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摘要：在当前社会经济不断健康快速发展下，医院与外界的经济活动日益趋多。作为经济业务合作的契约，合同是经济业务活动有序进行的重要保障。本文通过对医院经济合同内控管理中存在的问题进行分析，提出可行性建议，以期能够有效加强医院经济合同内控管理，合理规避经济风险，保护国有资产不流失。
一、经济合同内控管理现状
随着经济管理理念的不断深入，医院越来越重视经济合同管理工作。但由于长期以来的管理缺失，导致在实际工作中，合同管理工作在各环节普遍存在种种问题，严重影响了医院经济业务的有序开展。
（一）合同签订管理
医院经济合同签订过程包括前期调研、合同洽谈、合同审核等流程，其中较为常见的主要问题有以下几个方面。（1）合同签订前期调研不足。合同签订前期，医院需进行充分的前期调研，如与医院签订合同的主体是否符合要求、合同标的价格走势等，以此规避不必要的经济风险。但大部分医院在合同签订前期，缺少必要的相关调研，带来潜在的经济风险，提高医院机会成本。如合同签订后，因对方资质不符合暂停执行，或合同签订价格过高，提高医院运营成本等。（2）合同洽谈不全面。合同的洽谈是双方达成合同内容的重要环节，既包括技术性要求，也包括法律问题。由于医院对于合同的洽谈并不重视，合同的洽谈简单随意，对于一些应该谈细、谈全的问题，以及执行过程中可能存在的风险，均未谈实，导致合同执行过程中，再次协商变更现象较多，增加了潜在的经济风险。（3）经济合同条款审核不到位。经济合同是双方当事人权利义务的表达方式，具有法律约束力。由于大部分医院缺少专业的法务人员，导致经济合同审核不到位，合同执行困难。较常见的问题主要包括：①合同条款不全，如必要的竞业禁止、竞业限制、保密要求、违约责任、纠纷解决等条款的缺失，不利于保护院方利益；②条款不利，尤其是权力义务方面的条款，合同条款未能很好地体现医院利益；③合同文字不严谨，用词模糊，容易造成误解，引起双方争议，不利于合同的执行；④合同签订人不合法，与医院签订合同的当事人非企业法人，且无相关授权书，导致合同签订无效，严重影响项目执行。
（二）合同执行管理
经济合同的履约环节是合同管理的重要环节之一，由于医院在经济合同履约环节管理松散，容易造成履约风险。（1）合同执行进度管理不到位。经济合同的执行过程中，执行进度的管理非常重要，能够有效促进项目的顺利完成，保证项目建设目的的实现。医院在合同执行过程中，往往忽视合同的执行进度管理，未能严格遵循合同要求落实执行进度管理，导致实际进度与要求严重不相符，项目工期延误现象频现，尤其是基建、信息等建设项目，增加了不必要的潜在风险和运营成本。（2）合同变更管理不严谨。合同履约过程中，为保障合同更好地履行，有时需及时对经济合同内容做相应的变更，并根据要求签订相应的补充协议。由于合同执行管理部门在执行过程中，往往忽视合同变更的重要性和谨慎性，或合同变更没有应有的协商谈判，且缺失相应的书面记录材料，或对于应变更的事项未做相应的修改，尤其是不能履行或无履行必要的事项未做及时的变更和解除，导致医院的合法权益无法得到很好的维护。
（三）合同档案管理
经济合同档案管理主要是对合同的履行过程及履行过程中发生的各类情况进行书面记载，并整理归档。合同档案具有法律效应，是合同发生纠纷的处理依据，因此科学管理合同档案，可有效的保护医院合法权益。由于医院对于合同档案管理的重要性认识不足，缺少对合同归档的检查及监督管理，在合同档案管理中，通常存在档案的管理风险。（1）合同档案材料缺失。合同的签订及履行过程由一系列复杂的环节组成，且周期较长，在整个过程中涉及的各类书面材料较多，这就要求合同承办部门配备专门的管理人员负责各类材料的收集和整理。由于医院的管理部门缺少这一岗位的设置，在实际操作过程中，存在同一合同不同阶段不同人员管理，导致合同档案的收集呈无序状态，合同档案材料收集不齐现象时有发生，给医院带来了潜在的经济风险。（2）合同归档不及时。由于管理部门对合同归档管理的不重视，合同履行完毕后，各项材料的归纳、整理和归档工作拖拉，加上档案管理部门对于合同档案重要性的认识不足，导致合同的归档工作不及时，档案管理混乱。
二、经济合同内控问题的原因分析及应对措施
（一）经济合同内控问题的原因分析
（1）对经济合同风险控制的重要性认识不足。医院合同执行及管理部门对经济合同内部控制管理较为轻视，对经济合同各风险环节缺少必要的监督管理，不能有效地规避潜在经济风险。（2）经济合同内控管理流程不完善。经济合同的管理，通常涉及多个部门，各部门根据各自的工作职责对合同进行管理。由于管理行为的人为分割，导致合同管理过程中，既管理重复，又存在管理缺失环节；既不利于合同的有效执行，又无法有效规避经济风险，使得合同管理工作流于形式。（3）缺少专业的合同管理人员。医院的经济合同，通常涉及经济、医疗、信息、基建、设备等各个层面，因此更需要具有丰富经验的专业人员对合同进行全程、动态的管理。但实际情况中，医院往往缺少专业合同管理岗位的设置，或者即便设置了这一岗位，也缺少富有经验的专业人士担任这一岗位，导致经济合同的内控管理混乱。（4）经济合同内控信息沟通不通畅。经济合同的内控管理一般周期长，涉及部门多，管理过程中需要沟通交流的信息比较多。由于缺少有效的信息沟通机制，信息在各部门间无法有效传递，导致合同执行过程中出现的问题不能及时得到解决，不仅影响了合同的有序执行，更增加了潜在的经济风险。
（二）经济合同内控问题的应对措施
面对合同管理中存在的种种问题，医院可以根据现有的管理水平，对合同内控管理加以完善。（1）提高对经济合同内控理念的认识。鉴于长期以来经济合同管理理念的缺失，医院一方面可以通过大会培训、多媒体宣传等方式，提高医院全体员工对经济合同内控管理的认识；另一方面可通过专题讲座、外出培训等方式，培养一批具备专业知识的专业人才，服务于经济合同管理工作。（2）完善经济合同内控管理流程。根据经济合同管理中存在的问题，结合合同内控管理要求，梳理合同执行流程，对缺失环节进行增补，对不合理的环节进行修正，不断完善合同管理制度和流程。（3）设置合同管理专职岗位。医院可在内部设置合同管理专职岗位，并设定绩效考核目标，安排富有责任感和工作经验的高年资工作人员，担任这一岗位，对经济合同进行全程、动态管理。（4）健全经济合同内部控制信息化建设。根据经济合同管理流程，结合合同内控风险点，建立经济合同信息管理平台，提高各环节内部信息的流转效率，加强经济合同的全过程监管。
三、实例分析——以FK医院为例
FK医院经济业务繁多，为了确保经济业务的有序推进，规避潜在的经济风险，医院对经济合同的管理尤为重视，从制度完善、人员培训、岗位配置、信息建设等多个层面，完善经济合同的内控管理。
（一）定期召开培训例会，提高经济合同内控意识
FK医院在很长一段时间内，对于经济合同的管理较为粗放，医院职工对于经济合同内部控制管理的重要性认识不足，在合同的签订、执行、跟踪、反馈等管理环节上随意性较大。鉴于此，FK医院通过专家讲座、多媒体宣传、自查自纠等形式，不定期组织召开合同内部控制管理培训例会，根据合同管理要求，以及管理过程中存在的问题及潜在的风险点，从业务环节、风险防控等角度进行分析探讨，不断完善流程管理，强化员工风险意识。
（二）梳理关键环节，完善经济合同内控管理制度
FK医院经济合同管理的内部控制管理建立较晚，且暂无可参照实施的案例或细则。为完善医院经济合同内控管理，由医院财务部门牵头，会同设备管理部门、后勤部门、科研部门等相关职能部门，根据行业规范，借鉴企业内控要求，对医院各类业务中涉及的经济流程和规章制度逐条梳理，并结合医院实际情况及专业人士建议，分析经济合同管理过程中存在的风险点，并根据风险点，不断完善医院经济合同管理制度以及管理流程，明确各职能部门在经济合同管理中的职责定位，使得经济合同内控管理有据可依，有效规避潜在的经济风险。
（三）设置合同管理岗位，加强经济合同全程管理
为了加强经济合同管理，FK医院在财务部设置专职合同管理员，由高年资人员担任，同时在各职能部门设置兼职合同管理员。专职合同管理员对经济合同进行全程风险监管，包括签订过程中的法务审核，合同执行中关键节点的跟踪及指导，以及执行完毕后的合同归档管理；兼职合同管理员负责部门经济合同的各项具体管理工作，包括合同签订过程中，各项会议的书面记录，合同的签订，合同执行的管控，执行过程中涉及的会议纪要归集，以及合同执行完毕后的各类材料收集及归档。通过设置专职及兼职合同管理员，分别从操作层面及监管层面，对经济合同进行全程管理，分工明确，责任到人，有效加强了经济合同的内控管理，规避了潜在的经济风险。
（四）建立经济合同管理系统，规范经济合同内部控制行为
为了进一步推动医院经济合同内部控制工作，由财务部门牵头，协调其他职能部门，在现有的信息平台上，结合权力监控要求，将经济合同管理的控制要求、控制环节和控制措施内嵌于合同管理信息系统中，通过授权控制和流程控制，保证各类信息在权限内公开透明，既实现了信息的有效流转，又实现了经济合同内部控制的程序化、常态化，规范了医院经济合同内部控制行为。
作者:白云? 单位:同济医院附属上海市肺科医院
