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摘要：高校档案的管理工作对于促进高校事业的发展有重要作用，是学校教学和管理的重要资料依据。档案管理的内容主要包括对各类档案的正确存放、信息的储存和整理、为师生提供档案需求等，与学生的管理和就业、教学的创新、物品的维修和管理等方面密切相关。传统的管理方式中有很多不足之处制约着档案功能的发挥，精细化理念的提出极大程度地改善了档案管理的工作质量，从细节出发完善管理内容，提升了档案的功能和利用率。本文结合笔者的一些工作实践，分析了精细化管理在高校档案的管理中的运用。
关键词：精细化管理；高校档案；实践
精细化管理是在科学的理论和实践中发展起来的一种管理文化，是一种使整体工作更加完善和饱满的管理手段，目前应用于很多领域，比如护理管理、档案管理等，而且取得了良好的效果。本文分析了精细化管理的内在思想和高校档案管理现阶段的常见问题，以及这种理念在高校档案工作中的具体应用。
一、精细化理念的内在思想分析
精细化管理的关键在于“精”和“细”两个方面，在高校档案的管理中，“精”就是要将相关工作最大程度进行优化，减少不必要的流程，完善不足之处；“细”是指工作要细致，内容详细全面、流程规范；因此，“精”和“细”代表的工作思想是精细化管理的中心思想。此外，这种管理理念的应用还带动了其他思路的改进，由于“精”使工作更加严格，各项制度和流程都得到了规范的管理；由于“细”使工作内容的差错率更低，信息更加完整和准确。精细化管理的内在思想决定了这种模式对工作的要求，就是紧抓各处的细节，将工作做细致、做全面、做准确，为学校创建一个科学、严谨、方便、高效的档案管理环境。精细化是一种工作态度，也是一种工作意识，更是一种科学的管理理念，是一种近乎完美的管理形式，主要体现在工作的各处细节上，促使了工作更加严谨，同时还培养了工作人员认真、负责的工作态度。精细化管理虽然对工作进行了细致完善，但是并没有打乱原有的工作秩序，相反更加促进了规则的执行力度，因为精细化理念就是在遵守相关规章制度的原则下实施的，它可以有效地避免违规行为的发生。精细化管理通过规范档案管理制度，将工作责任到人，明确了工作人员的工作内容和工作标准，使管理工作正规、有序地进行。
二、现阶段制约高校档案管理水平提升的因素
（一）现代管理模式难以推进
为适应新时代、高科技的需求，很多高校提出了将档案管理向信息化推进，这是现实发展的需要，但是高校虽然提出了要求却没有真正重视这项工作进度和结果。部分高校把主要精力放在了招生和管理以及教学等方面，将档案管理看作普通的文职工作，不仅没有充分挖掘档案信息的功能，还对这项工作缺乏基本的管理，因此并没有改变传统档案管理的方法，更没有引进这方面的人才推进信息化改进，这严重制约了档案管理工作质量的提升。同时档案管理的信息技术难以符合实际需求，使档案内容的作用难以发挥，档案查找耗时耗力，还容易造成丢失的现象，工作效率低下，部门之间难以有效沟通。
（二）管理体制不科学，风险性较大
档案管理的作用需要在长期发展中体现，而且没有明显的经济效益，很多高校领导因此忽视档案管理工作，不管对于制度的执行还是人力的配置都没有给予大力支持，因此很多高校的管理体制并不完善。有的高校对档案制度的执行没有监管，工作情况没有考核，相关的正规培训少之又少，工作人员情绪懈怠，不按照正规流程管理，学校对此缺乏合理的奖惩制度，造成工作质量不理想；部分高校甚至没有配置专门的档案管理员，只是由一些老师或者学生兼职管理，管理员缺乏专业的管理技巧，没有完全把心思放在工作中，人员流动大，导致档案查找时间长，整理混乱等现象；甚至还有的高校档案没有单独的管理室和储藏设施，和其他办公区域合并办公，不仅办公环境不利于档案的存放，而且人员嘈杂，档案容易出现丢失。
（三）资金支持不足，管理设施滞后
档案管理除了要依靠科学的管理制度以及专业的管理技术等方面，还需要学校提供适宜的存储环境和现代化的管理设施，如果设施过于落后或者配置不全，就会严重影响档案管理的效果。高校对档案管理的忽视造成了支持资金的不足，很多高校的管理设施有严重的滞后情况。部分高校的档案室阴暗、潮湿、没有通风口，档案的主要成分是纸质，易吸收空气中的水分，长期得不到通风和干燥，就会发霉、长虫，对档案造成严重的损坏。还有的高校储存档案的柜子和架子十分破旧，甚至连基本的办公设施都没有，工作人员在这样的环境中也难以发挥工作能力。有的管理人员安全意识淡薄，将易燃、易爆等物品与档案一起存放，存在较大的风险。
三、精细化管理在实践中的运用
（一）学生档案
由于学生群体在学校的学习时间有一定期限，因此主要从几个阶段来对学生档案实施精细化管理：第一个阶段是学生入学时。管理人员需要在学生档案到来之前做好相应的准备，接收档案之后及时进行登记和整理，按照新生的名册在档案上登记清楚所属的院系和专业以及学生号等，并且按照院系和专业进行存放。档案的书写要标准、清晰，按照正规的格式，而且要保证信息的准确和全面。第二个阶段是入学后，院系要及时收取学生自带的档案，并按照相关的标准进行存放和整理。所有档案归置完毕后进行第二次审查，确定每位学生的档案资料是否齐全，存放是否正确等，及时弥补疏漏或者更改错误。第三个阶段是学生学习期间，学生在学习过程中由于入党、参加社会活动、获得奖学金等情况会建立一些新的资料，这些资料要及时归入学生档案中。第四个阶段是学生毕业时，学生的档案离校时需要就业部门和学校联合管理，在移交档案时要确保信息无误；对于学籍有变动的情况，要将档案单独管理；学校要将档案的处理情况或者相关手续告知学生，并帮助学生对档案进行妥善的安置。
（二）固定资产档案
固定资产档案需要针对实际存在的物件进行核实，并对其型号、购买日期、价格、购买方信息等进行建档，部分资产还需要留有样品，并对同院系的资产进行统一存放，建立电子表格表明资产的数量等相关内容，纸质版档案则保存在档案袋或者档案盒中。此外，部分资产实物需要进行拍照留存，将照片也存放在档案中。固定资产档案除了信息的建立，多数还需要保管实物，因此储存室内要保持适宜的温度和湿度，定期清理灰尘，一些贵重的实物要加强保护，不得随意外借或者展示。
（三）教学档案
教学档案对于提高高校的教学水平和科研水平有重要作用，会经常被学生或者老师借阅和研究，而且具有很强的专业性，因此其管理也需要根据教学档案的特点实施。教学档案的整理需要在教师的指导下完善和建立，确保内容的全面和准确。为了方便使用，学校需要对教学档案中的内容建立电子信息渠道，将其统一放到资源库中，学生或者教师需要时可以通过搜索查找电子档案，省略了借阅纸质档案烦琐的手续。
四、结束语
管理效果的加强需要依靠细化工作分工和服务内容，使工作流程更加规范，工作环节更加精细，工作模式更加有个性。传统管理比较粗放，效果往往达不到实际需求，对其进行集中的规范管理后，效果有了明显的提升。高校档案的管理引进了精细化理念，极大程度地提高了档案的管理质量和应用效果，促进了教学水平的提升与学校的发展。随着大数据时代的开启，信息的利用变得越来越重要，档案管理的功能也得以深层体现，对高校档案工作实施精细化管理不仅为了适应时展的需求，也是为了满足学生及教师的需求。
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作者:周亚芳 单位:武汉东湖学院
