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【摘要】在高校办公室中，会务工作占有非常重要的位置，常常起到协调与联系高校其它各项工作的重要作用。因此，分析高校办公室会务工作中的精细化管理具有十分重要的意义。本文主要分析了精细化管理的定义，并在此基础上分析了会务工作引进精细化管理的重要意义，促进会务工作精细化管理的有效措施。
【关键词】高校；办公室；会务工作；精细化管理
随着高校改革的不断深入，越来越多的高校开始重视高校办公室的会务工作。面临不断增长的新要求，高校办公室在会务工作的过程中必须不断提升工作质量，促进高校办公室会务工作中的精细化管理，从而更好地为高校的学生和工作人员服务，提升工作质量的同时为高校学生及工作人员带来好的体验。
1.精细化管理概述
所谓精细化管理，具体指的是一种管理理念与管理技术，这种管理理念与管理技术最初出现在上个世纪中期的日本。在管理的过程中，不仅强调需要应用专业化的管理理念，系统化的管理模式，还需要建立在数据化与信息化的基础上。转变管理观念，将管理的重点放在服务对象上，强调管理效率，注重给服务对象带来良好的管理体验。经过系统的、专业化的精细化管理，有效节约应用于管理的时间与精力，达到提高管理效率的同时减少管理成本的支出。
2.会务工作引进精细化管理的必要性
高校办公室中的会务工作在高校的各项工作中起着非常重要的桥梁作用，能够有效促进高校各项工作的协调运转。往往高校办公室会务工作办事效率的高低能够从一定程度上反映高校办事效率的高低，从某方面来说也是对高校工作能力的重要显示。而在高校办公室的会务工作中引起精细化管理的模式，更加有利于提升高校办公室会务工作的工作效率，促进工作能力的增长的同时减少管理成本的支出。精细化的管理模式能够使常规的工作更加规范化、专业化，让办公室的工作人员都能够按部就班地完成好规定的任务。
3.会务工作中实现精细化管理的有效措施
（1）转变观念，统一思想，提升精细化管理的意识
为了做好这方面的工作，需要注意以下几个方面:首先，要求从事高校办公室会务工作的相关工作人员应当重视工作细节，这是由高校办公室会务工作的工作特性所决定的，因为高校办公室会务工作相对于其它工作来说要繁杂的多。作为高校办公室会务工作的工作人员，理应认真对待每项会务工作，树立谨慎、细心、踏实的工作态度，争取在各个工作人员合作的情况下，把每项会务工作都完成的出色；其次，作为高校办公室会务工作中的服务人员，理应树立良好的服务意识。会务工作的很多工作内容都是带有服务性质的，作为工作人员必须转变传统的工作观念，将为服务对象提供良好的服务体验作为工作的重要目标之一。在实际的工作过程中，还应当注意结合服务对象的个性特点展开针对性的工作，只有用这样的态度去工作，才能够力求会务工作做得完美；再次，是要求工作人员要树立良好的规则意识。俗话说，没有规矩，不成方圆。只有在体制内工作，要想要工作的出色，干出一定的成绩，作为管理层的人员就需要树立一定的规章制度督促工作人员去遵守。作为工作人员，为了使得自己的工作更有价值，理应树立一定的规则意识，在高校办公室的相关规章制度下去工作；另外，需要高校办公室会务工作的工作人员能够树立大局意识。所谓的大局意识，就是要求会务工作人员能够认真对待每一项工作，遇到困难后能够不逃避，积极承担，从公司的大局着手，不要因为一些蝇头小利而把集体的整体利益放在脑后；最后，作为高校办公室会务工作的相关工作人员，还要求树立节约意识。在办理会务工作的过程中，理应本着为高校节约成本的前提出发，在促进资源有效利用的同时，努力提升工作质量及工作效率。
（2）注重过程，将精细化管理方案落实下去
为了做好这方面的工作，需要注意以下几个方面:首先，做好会务工作前的准备工作。在有相关的会务工作安排后，理应积极安排工作人员协调负责相关工作事项，将每项工作都落实下去，并且保证各项工作能够做到紧密联系。在各项工作做好后，以良好的工作态度提醒会务参与人员能够准时到会并最后检查会务室的相关设备能否正常运转；其次，在会议举行的过程中理应提供非常周到细致的服务，让到会人员能够有较好的服务体验。在参会人员到场后，要引导他们进行签到，领取相关文件等会议前的准备工作，在这个工作过程中要做到快速、有序；其次，做好会议进行时的工作。当在会议开始后遇到紧急情况，理应快速做出反应，积极妥善地处理好相关的工作；最后，做好会议结束后的总结交流工作。在会议结束后，会议工作人员应当从工作过程中总结工作经验，促进会议工作的创新发展。
（3）督办提升，建立长久有效的会务工作精细化管理机制
会议的结束并不意味着整个会议工作就真正结束了，理应从整个会议工作的过程中总结相关的经验，只有这样才能够不断促进会议工作的不断创新与发展。在会议结束后，理应做好材料的整理工作，并将会议的方案记录在案，为下次的会议工作做准备。与此同时，将会议总结的经验也记录在案，确保下次会务工作的过程中能够派上用场，促进会务工作的不断发展。
4.结语
综上所述，做好高校办公室会务工作的精细化管理具有重要意义，不仅有利于提升会务工作的工作效率，也有利于减少会务工作的管理成本。为了更好地做好高校办公室的会务工作，理应做好会务前的准备工作，转变观念，树立精细化管理的意识；重视会务工作的过程，落实精细化管理的工作方案；在会议结束后，积极总结工作经验，为下次会议工作作准备，促进会务工作的不断发展。
参考文献：
[1]张凯,于喜海.浅谈高校办公室会务工作中的精细化管理[J].中国电力教育,2013(01).
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[3]戴长雷,吴敏,常龙艳.培养学生综合素质的一个重要途径——组织大学生、研究生承担学术会议会务工作的实践与思考[J].创新与创业教育,2011(06).
作者:闵斌 单位:西安科技大学
