精细化管理在医院档案管理的应用

前言:寻找写作灵感?中文期刊网用心挑选的精细化管理在医院档案管理的应用,希望能为您的阅读和创作带来灵感,欢迎大家阅读并分享。

精细化管理在医院档案管理的应用

摘要:随着医疗体制改革的发展,使得医院服务水平得到了快速提高,但也加大了医院之间的竞争力度。在此背景下,我国很多医院认识到了档案管理的重要性,有利于了解医院的发展历史,找出发展中存在的不足,并及时进行改正与完善,实现医院的核心竞争力。对此,笔者以山东省滨州市人民医院为例,对精细化管理医院档案管理中的应用进行了分析,并提出了有效的建议,以供相关人员进行参考。

关键词:精细化管理;医院档案管理;应用探究

引言

档案管理是医院管理工作中的重要组成部分,对提高医院管理水平,推动医院发展具有十分重要的意义。很多医院在进行档案管理工作时,以粗放式管理为主,使得档案管理效果受到了严重的影响,经常出现档案丢失、损坏等问题,不利于医院的发展。而山东省滨州市人民医院自采用档案精细化管理模式以来,档案管理水平得到了明显提升,开始向系统化、规范化方向发展,能有效提高医院的管理水平。

1浅析医院档案管理工作的意义

通常情况下,医院档案主要以日常工作记录为主,是医护人员开展医疗活动的基础。因此,做好医院档案管理工作,有利于医疗服务活动顺利进行,确保医院可以正常运转。医院与其他企事业单位不同,其档案载体包括纸张、光盘、电子硬盘等,以记录视频、音频等信息,从而记录整个医疗过程。通过加强档案管理,有利于医护人员对医疗过程进行分析、探究,便于进行学术交流,不断提高医院的医疗服务水平。同时,档案在某种程度上可以作为“证据”,保护医院的合法权益不被侵犯,促使医院事业安全、稳定的发展。精细化管理理念最早诞生于20世纪10年代,由美国发明家泰勒所提出,使得精细化管理理念开始进入大众视野中。随着时间的发展,在20世纪70年代,日本提出了“精益生产”理念,使得精细化管理理念得到了丰富和拓展,并广泛应用在各行业中。山东省滨州市人民医院将精细化管理理念应用在档案管理工作中,有利于对档案进行分类管理,以简化管理流程,提高管理效率。同时,该医院还将信息化技术应用在了档案管理工作中,能有效提高档案管理质量,发挥其综合效益价值[1]。

2医院档案管理中存在的不足

2.1缺少完善的档案管理体制

目前,我国很多医院过于注重经营管理,很多制度也是围绕经济效益而建立的,忽略了档案管理的重要性,导致档案管理人员缺少约束力,使得工作质量受到了影响。同时,医院学术研究需要以档案为基础,一旦档案管理效果受到了影响,会影响医疗工作的开展,不利于医院的发展。

2.2管理方法落后

许多医院在进行档案管理时,以粗放式管理方式为主,导致档案管理工作缺乏相应的标准,经常出现管理混乱等问题,对管理效果造成了严重的影响。同时,医院各部门对档案管理工作缺少重视程度,难以进行配合,对档案的收集与管理效果造成了影响。

2.3缺少完善的信息化设施

在医疗体制改革的发展下,医院的医疗服务水平得到了快速提高,产生的数据信息量越来越多,给医院档案管理工作带来了很大的挑战。另外。很多医院在档案管理方面缺少投入力度,缺少完善的信息化系统,难以保障档案管理效果。

3探究精细化管理在医院档案管理中的应用对策

3.1健全档案管理体制

常言道“无规矩不成方圆”,而医院档案管理工作若缺少制度支持,难以对员工形成约束力,对档案管理效果会造成影响。因此,医院应加强档案管理体制的建设力度,将精细化管理理念融于管理制度中,以保障管理效率。例如,医院应健全岗位责任制,明确各个管理员的职责和义务。有利于提高管理员的责任意识、管理意识,以约束自身的行为,提高档案管理质量。同时,医院应健全档案管理规范,明确档案的收集、整理、分类、查阅、归档等方面的要求,促使档案管理人员按照要求进行工作,以保障档案管理的有效性与实效性。

3.2创新管理方法

传统的粗放式档案管理模式存在很多限制性问题,缺少统一的档案管理标准,导致档案管理工作存在明显的随意性、盲目性等问题。在这种情况下,经常会出现管理混乱的情况,导致档案数据存在丢失、损坏、泄露等问题,使得医院档案管理效果受到了影响。对此,将精细化管理应用在医院档案管理工作,促使员工转变管理理念,创新管理方法,以保障管理效率。例如:①在进行档案收集时,由于医院档案资料比较多,应按照一定的顺序,将从各科室收集来的数据进行记录,并标明收集时间、内容、数量等。②当进行归档管理时,应将同类文件放在一起,并根据内部之间的差异进行排序,有利于保障归档的规范性。同时,在进行归档工作时,尽可能增派人手进行监管,避免出现疏忽、疏漏等问题,确保档案的完整性。③当进行借阅时,要求相关人员带着本部门批条进行借阅,并将借阅时间、借阅人、借阅档案、归还时间等进行记录,有利于明确档案的去向,避免出现归档不及时或档案丢失等问题,提高档案管理的安全性,实现其综合效益价值。

3.3提高档案管理人员综合素质水平

现阶段,很多医院档案管理人员的综合素质水平比较低,缺少专业的档案管理知识和技能,使得档案管理效果受到了影响。对此,医院应将精细化管理理念应用在档案人员管理中,以提高员工的综合素养,满足医院档案管理的需求。例如:①在进行档案管理人才选拔时,应坚持本专业人才优先的原则。主要是因为这些人才具备专业的知识和技能,能满足岗位需求,有利于保障工作质量。同时,还需要对其职业素养、法律意识、道德修养等进行综合考察,在满足这些需求后允许上岗。②医院应对现有的档案管理人员进行技术培训,一般可采用“按需培训+专项培训”相结合的模式,对员工的技术水平进行分析,了解存在的不足,并采用针对性培训措施,如信息技术培训、档案管理技术培训等,确保档案管理工作顺利进行。③医院应完善绩效考评体系,将考核内容贯穿于档案管理全过程中,对每一个环节进行考核。以考察员工的档案管理能力、服务态度、责任意识、出错情况等,并制定相应的惩处措施,从而激发员工的工作积极性,不断提高医院档案管理水平[3]。

3.4加大信息化设施投入力度

在大数据时代的发展下,医院每天产生的数据信息量越来越多,给档案管理工作带来了很大的难度,传统的档案管理模式已无法满足现代医院的发展需求。对此,医院应加大信息化设施的投入力度,健全档案信息化管理体系,促使档案管理人员利用大数据来进行批量处理,能有效提高数据处理效率,并自动进行分类。同时,档案管理人员可建立网络共享数据库,对各个科室设置管理权限,促使其在权限范围内进行数据传输、借阅,以提高档案管理效率。另外,医院还可加大云存储、云备份技术的应用力度,当系统遭到攻击时,可及时进行数据恢复,避免出现数据丢失、损坏等风险,确保医院档案管理工作顺利进行。

4结束语

综上所述,将精细化管理应用在医院档案管理工作中,有利于对各个管理环节进行控制,并将管理职责进行细分,以约束员工的行为。促使员工不断提高管理质量和效率,从而提高医院的管理水平,推动医院快速发展。

参考文献

[1]谢家祝.档案精细化管理在档案管理中的实践应用[J].城建档案,2017(06):75~76.

[2]蒋叶秋.精细化管理在医用耗材及供应商资质文件档案管理中的应用[J].办公室业务,2016(11):95.

[3]许华萍.试论精细化管理理念在新建医院基建工程档案管理中的应用[J].企业科技与发展,2013(07):50~51.

作者:许志颖 张楠 单位:山东省滨州市人民医院