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关键词:精细化管理;图书采购;质量;优化
摘要:文章分析了当前高校图书馆在图书采购中存在的质量问题，介绍了精细化管理的特征及其理论体系，并提出将精细化管理理念应用于高校图书馆图书采购质量管理中，以期为促进高校图书馆的建设和发展提供借鉴与帮助。精细化管理是对产品进行一定调整并致力于服务及运营的过程。其中，被服务的需求作为最首要的因素，应引起企业足够的重视［1］。精细化管理可以用“精、准、细、严”几个字形容，所谓精是指精益求精，以更高的标准来要求;准是准确无误，没有差错;细是重视细节，对微小的部分也能把握;严是严格控制，没有松懈的余地。精细化管理能使高校图书馆有效管理图书的采购和借阅等工作，提升工作效率，提高图书采购质量。
1高校图书馆图书采购存在的质量问题
1．1馆藏结构不合理，片面追求数量忽视质量
随着高校合并热潮的到来，各高校都在加强自身建设，不仅在招生数量上有所增加，也注重开展一系列校园活动甚至是同其他高校进行评比，从而迎合热潮的需求［2］。但高校合并热潮有利有弊，在给学校带来发展契机的同时，也给学校带来了一定负面影响。就高校图书馆来看，图书的数目在热潮的带动下大幅度增长，图书的品种和范围也相应增加，但这种单纯的数目增长，并未结合师生们的实际需求，对教学和科研也不能发挥最大的作用，反而导致资源浪费。
1．2采购方式单一，招标采购存在利益冲突
近年来，高校图书馆的文献采购由政府统一进行，确定图书供应商，由图书供应商提供书目，高校图书馆再根据图书供应商提供的书目选择采购。在图书的实际采购过程中，政府作为主导方发挥了关键的作用，而图书馆作为被动方，参与的部分很少，因此很容易和图书供应商产生意见分歧，从而产生矛盾，这不利于双方长远的合作和发展。一方面，高校图书馆想要合作的供应商可能和实际中标的供应商不一致;另一方面，不同供应商的经济需求也不同，提供的图书质量及供应渠道会有所差异，这会带来一系列的后续问题，如供应商提供的书目并能不满足图书馆的需求等［3］。
2精细化管理的特征及其理论体系
2．1精细化管理的特征
精细化管理实质上是一种管理理念和技术，它将规则进行具体的划分，并进行细化和标准化，使其更加适应企业的需求。针对精细化管理这一概念，一些学者认为精细化管理是以“精确、细致、深入、规范”作为基本特征的全面管理模式，致力于复杂的事情简单化，并使其更加流程化、定量化、信息化［4］。精细化管理主要有以下几点特征:①精细化管理不是指某种固定的方法，而是一种理念的存在。②精细化管理并非一成不变，而是要打破旧有思维，以更加高效的方式对其进行优化，使其更加适应实际需求。③精细化管理不是最终的结果，也不是某种目标的制定，而是一个长期的过程。
2．2精细化管理理论体系
精细化管理理论体系大致有三层:理念层、方法层和机制层。精细化管理的核心是理念层，精细化管理作为一种管理理念，在实际运用过程中为管理层提供方法及参考。精细化管理模式方法层主要包括:细化、量化、流程化、标准化、链接化、经济化、实证化、精益化等。其中，细化对工作的细节有很高的要求，主要包括管理工作的细化、工作内容的细化、指导内容的细化、管理质量的细化等。它将一项完整的工作根据一定细则进行划分，使其成为多个部分，并注重多个部分之间的协调与合作，使效率得到提升。量化是将各项工作包括后期的实施成果都以数量来计算。这项工作包括工作布置的量化及目标的量化等。流程化指的是一种流程模式，即先把工作进行划分，再逐一分析、改造及优化，具体步骤如下:首先将目前的流程进行相关的描述;其次是流程分析，对存在的问题及亟待提升的部分进行探究;最后是流程改进或者流程再造，在改进流程的同时推动整体的发展。标准化作为精细化管理的关键部分，要求工作应具备统一的规格标准、操作标准、数量标准等。链接化强调各部门及成员在工作上要相互协助，共同促进部门的发展。经济化强调成本的节省，通过压低成本提升经济效益，从而在市场上有更大的发展空间。实证化的内涵主要涉及求真和务实两个方面，既要讲究实际，也要讲究成效。精益化指精益求精。同时，企业进行精细化管理也离不开机制层。高校图书馆应切实做好组织工作及组织的建设工作，结合本馆实际情况制定符合自身实际需求的制度，并在后期的发展过程中逐步加以完善。
3精细化管理在图书采购质量管理中的具体应用
3．1摒弃传统观念，全方位、多层次收集读者需求的信息，制定合理的采购标准
对任何一个高校图书馆而言，图书的质量永远都是排在第一位的。精细化管理理念也应秉承这一准则，将图书的质量放在首要位置而不是一味地追求数量。读者作为图书最直接的利用者，其需求是高校图书馆采购图书的关键因素，且后期的反馈和满意度也是重要的考虑因素之一。因此，高校图书馆在图书采购的过程中应充分考虑受众的需求，购买读者真正需要的图书。高校图书馆要想真正掌握读者的需求，就应当深入读者，通过调查问卷等多种方式对其需求进行分析研究。此外，高校图书馆还可对馆藏图书情况进行分析研究，使其真正能够被读者所利用。高校图书馆对高校的发展有着重要的影响，因此必须提高馆藏图书的利用率，可以采取分类的方法制订图书采购方案，根据不同的读者、不同的需求、不同的水平做不同的安排，如图书的选择、购书的渠道等［5］。此外，高校图书馆还应制订长远的发展目标，制订科学完善的评价指标、评价形式等，最大限度地对馆藏图书资源加以利用。
3．2严把图书采购招标关，各环节工作做细做实，确保招标工作科学规范
目前，高校图书馆的图书采购主要采用政府招标方式，中标的图书供应商对该校图书馆的图书选购起着重要的作用。因此，图书馆严格把关招标过程，选择合适的供应商显得尤为重要。招标程序通常有以下几项:成立图书采购招标工作领导小组、招标公告、资格预审、开标、定标、招标结果公示等。我国高校图书馆在图书采购招标方面有两点需要注意:①严把资质预审关。把关内容主要是投标供应商法人资格、服务能力等，通过资质预审排除资质不高的供应商，使招标环境更加完善。②完善评标标准，并以标准作为评标的依据。评分标准通常由商务标和技术标构成，总分值为100分，评标小组专家以该标准为依据进行评标。
3．3建立合同期限内供应商的评价标准，对供应商进行跟踪监督和定期评估
高校图书馆与中标供应商签约后应制定一定的图书采购评价标准。书目信息是高校图书馆进行图书采购时必须使用的信息，这一信息对图书的质量起着关键的作用，而各出版社的书目众多，图书供应商要从中选择适合高校图书馆的图书，就必须综合很多因素，因此书目信息便成为判断供应商供书能力的重要因素。图书到货率即供应商的实际到书与预订图书的比率，高校图书馆在图书采购过程中实际收到的图书和书目会存在一定偏差，这可能是由于供应商自身因素造成的，也可能是由于失误或出现突发性问题造成的。图书能否按照预订的数目抵达图书馆，关乎高校图书馆馆藏建设，因此该项指标所占评标分值很大。另外，高校图书馆可以要求中标供应商完成数据编目和加工等工作，包括加盖馆藏章，贴条码、书标等［6］。
3．4树立“顶层设计”理念，强化图书采购管理与运行体制创新
顶层设计指的是将方法系统化，站在全局立场看待问题，统筹规划项目，提升效率，以最少的输出获得最高的输入，完成最终的目标。高校图书馆对图书的选择和采购涉及高校发展和师生学习，因此必须认真对待采购工作。由于精细化管理是一项整体性较强的工程，因此不能哪里有问题就解决哪里，而应具体规划高校的实际需求，并树立一种全局观念。此外，高校图书馆还应致力于规章制度的建设及团队的打造。一方面，高校图书馆应对旧有购书体系进行调整，使图书采购不能单纯依靠图书供应商，而应对其他方式和渠道进行探索，如努力推进“您选书，我买单”活动的实施进程;另一方面，高校图书馆还应针对管理机制不足进行调整。如:提高馆员的自主能动性，将强制管理逐渐转化为“能本管理”。另外，高校图书馆应当根据馆员的不同年龄及专业知识结构组建团队，通过团队合作促进采购工作的开展。
参考文献:
［1］刘自强．高校图书馆图书采购招标存在的问题及对策［J］．图书馆建设，2012(7):16－18．
［2］黄志良．中国图书出版业发展特点与存在问题简析［J］．泉州师范学院学报，2013(4):105－109．
［3］刘梦星．论高校图书馆精细化管理的价值、途径和目标［J］．大学图书情报学刊，2011(6):12－14．
［4］郭颖，关绍伟．高校图书馆文献采访质量影响因素分析［J］．情报杂志，2011(S1):230－232．
［5］胡永强．高校图书馆个性化文献采访研究［J］．图书馆学研究，2013(14):37－40．
［6］胡伟，马恩双．我国高校图书馆图书采购监管制度之重构［J］．图书馆理论与实践，2012(7):72－76．
作者:容海萍 单位:广西警察学院图书馆
