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摘要:采购工作作为高职院校后勤工作的重要方面，影响到学校的正常运转。为改变高校采购计划管理方面的盲目性、无序性、低效性，本文对高职院校采购计划管理系统设计进行研究。在分析当前高职院校采购工作常见问题的基础上，提出建设采购计划管理系统的必要性，并根据采购计划管理系统的构建原则，明确设计思路，提出管理系统的初步架构，为高职院校采购计划管理系统设计和开发提供参考。
关键词:采购计划;管理;高职院校;系统
采购是高职院校学校管理工作的重要部分，维系着学校的正常运转和教育教学秩序，关系师生员工的切身利益和学校的长远发展。采购需要遵循以需求为原则，事先做好采购计划。作为高职院校，采购的物品和服务涉及各个方面。为了使采购最优化管理，尽可能减少采购成本，需要加强对采购计划的管理。在信息技术飞速发展的今天，借助电脑软件系统对各项事务进行管理已成为一个趋势，在各行各业中都得到了广泛的应用。采购计划管理系统在企业、大型商店等单位得到了广泛的应用，取得了良好的效果。但在当前高职院校采购计划管理中，采用软件系统进行系统化、高效化管理的还比较少见。造成上述情况的一个很重要的原因在于缺乏与高职院校采购实际相匹配的管理系统。虽然现在市场上有很多ERP管理系统，但对于高职院校的采购计划管理，存在诸多不相适应的地方。因此，本文对高职院校采购计划管理系统进行研究，在结合高职院校采购实际的基础上，遵循采购工作的基本原则和系统设计的基本规范，提出高职院校采购计划管理系统设计构想，为高职院校采购计划管理系统设计开发提供思路和参考。
一、当前高职院校采购工作中常见的问题及应用采购计划管理系统的必要性
(一)当前高职院校采购工作中常见的问题
1．采购工作计划性不强
采购的集约化、高效化要求采购工作必须具有计划性。通过相关调查发现，当前部分高职院校在采购工作中并未形成未雨绸缪、提前计划的习惯，采购计划管理工作滞后。第一，体现在采购随意性较大，任由各部门及各实际操作人按照自己的想法实施，缺乏统筹协调、科学调度，临时性、小零散采购项目较多。第二，体现采购工作前瞻性不足，一些部门照搬照抄往年的采购计划，未能根据实际需要，预见性地做好采购计划。第三，采购赶急图快、应付了事，在填报采购计划时不严谨，所需采购物资罗列不准确，论证不仔细，没有确定详细准确的采购方案和采购清单，没有事先预估采购项目的价格，造成采购计划存在较大的盲目性，在实际执行中遇到一些困难。
2．采购工作中缺乏信息沟通
高职院校的采购往往由后勤部门负责，但采购具体项目和计划往往由学院各部门、单位提出。一方面在采购计划制定中，缺乏横向的联系和沟通。提出项目采购计划的各部门、各单位缺乏与汇总计划的后勤部门的沟通联系，后勤部门缺乏对采购计划的统筹协调，在计划的确定中大都是单向的信息沟通，从而影响到采购计划的科学性。另一方面，在采购过程中缺乏与采购来源企业的纵向沟通，容易出现信息理解失误或信息的有效流通受到阻碍，造成采购计划的实现与之前存在较大的偏差。
3．采购工作缺少监督
采购工作作为高职院校直接以货币为媒介进行的商品交换，掌握着大量资金的使用权，必须得到有效的监督，否则容易出现一些违规行为。当前采购工作虽然透明化程度得到了很大程度的提高，一些大宗物品的采购通过政府采购平台进行。但对采购计划制定、采购实施、采购制度落实情况等缺乏全程的监督，导致在某个环节仍然存在一些风险点。
(二)高职院校采购工作中应用采购计划管理系统的必要性
鉴于此，为解决上述问题，进一步规范、科学高职院校采购计划管理工作，构建一个高职院校采购计划管理系统是十分有必要。一方面，信息化是当前社会发展的趋势，在各行各业的管理中，借助信息技术可提高工作效率成为一种业界的共识。另一方面，采用信息系统对高职院校采购计划进行管理，能解决当前高职院校采购中存在的弊病。比如借助信息系统的优势可以增强采购的计划性，加强各部门、各单位之间的信息沟通，并通过信息系统提高采购计划管理的透明性，构建无死角、全方位的监督体系，使高职院校采购工作规范化、阳光化、高效化，进而提高高职院校管理水平。
二、高职院校采购计划管理系统构建初步设想
(一)高职院校采购计划管理系统构建原则
1．实用性原则
高职院校采购计划管理系统必须以实用性为最高准则，设计构建高职院校采购计划管理系统是为提高其采购计划的质量和效果。因此，在设计的过程中也必须与高职院校采购实际情况相吻合，与高职院校采购工作实际需求保持一致。在系统构建中，要在实现功能的同时，尽可能方便操作，操作界面简单友好，适合不同岗位和不同计算机技术水平的人员使用。要易于维护，保持稳定性，为采购工作的顺利实施提供保障。
2．规范性原则
采购计划工作的规范性决定了采购计划管理系统的规范性，要按照采购工作制度要求设计系统，在系统功能架构中，要符合采购制度的要求，比如操作权限、数据权限等，将采购制度体现在操作系统的约束中，将系统的规范性演变为高职院校采购计划的规范性。
3．交互性原则
采购计划管理作为一个多方参与的系统工作，在使用过程应该改变单向沟通的特点，通过其交互性来加强采购计划管理的信息沟通，通过信息沟通加强采购计划的科学性、合理性。
(二)高职院校采购计划管理系统设计思路与架构
1．高职院校采购计划管理系统设计思路
一是实现采购标准化。改变采购的随意性，实现采购程序、采购产品、采购计划的标准化。二是实现价格合理化。采购计划管理系统的使用并不是追求最低的价格，而是追求价格的合理化，在产品、服务与质量之间取得一个最佳的平衡。采购计划管理系统的设计也应该遵循价格合理化思路，以最合理的成本采购最可靠、质量最好的商品及服务。三是流程透明化。管理系统的流程要公开透明，每个流程的责任人，操作的记录都要相对透明化，且每个流程的相关信息，比如采购的物品、采购的厂家、采购竞价的过程都要能接受相关方面的监督，让采购计划真正全方位无死角。四是管理自动化，作为信息系统的一个独特优势就是自动化管理，节约人力物力，借助计算机的计算能力和算法的自动计算特征，实现采购计划管理，比如资料报送、资料汇总、信息、数据统计等方面管理自动化。
2．高职院校采购计划管理系统架构
高职院校采购计划管理系统主要包括:采购计划申报子系统、采购计划收集子系统、采购计划统筹子系统、库存管理子系统、订单生成子系统、采购计划监督子系统。采购计划申报子系统为高职院校各部门通过该系统进行采购计划申报，每个部门安排一个管理员统一申报。该子系统还需建立采购商品及服务目录，根据学校的需要，通过集体商定进入该系统的商品和服务目录。在采购计划申报时，让申报者从申报目录中选择，从而使采购商品和服务标准化。采购计划收集子系统即对各部门提出的采购申请进行审核与汇总。在各部门提出采购申请后，学校管理部门通过该子系统对采购申请进行审核，确定通过与否，对初审通过的采购申报计划进行汇总。采购计划统筹子系统，指在对采购申报计划进行汇总后，总的采购申报计划可能超出学校的总体财政支出计划或者超出采购物品数量，则需要通过采购申报总计划进行统筹协调。在系统中，按照轻重缓急的原则对采购物品或服务进行分类，在财力有限的情况，优先采购急需的物品和服务。存在争议的情况，通过该系统向各部门反馈采购意见，各部门对采购意见进行调整。经过多次调整优化，最终形成一个完善的采购计划。库存管理子系统指对当前学校库存的物品和未履行完的服务进行管理。采购作为一个补充物品或服务的过程，需要以现存的物品和服务作为基础。并且，采购进来的物品和服务也需要进行管理。因此，要通过库存管理子系统查看现有的库存状态以及采购物品及服务的使用情况。订单生成子系统指高职院校采购主管部门汇总采购计划后，对采购商品及服务进行归类，尽可能地改变分散采购的形式，将同类型的物品集中进行采购。该子系统还要包含对各供货单位的资质进行审核，在符合条件的供货单位中选取最优的单位作为供货对象。采购计划监督子系统即对整个采购计划管理过程进行监督，监督是否按照采购各项制度进行采购计划申报，是否存在重复采购和超范围采购的行为以及是否存在浪费的现象，在供货单位的确定中是否按照采购有关法律法规，是否遵循了节约高效的原则等。在系统中，如果存在违规行为，系统可以自动预警并生成建议反馈给监督人员。监督人员也可以通过该子系统随时叫停涉嫌违规的采购计划有关工作。
三、结语
高职院校采购计划管理系统对于提高高职院校采购计划管理的效率和规范性、科学性具有重要的意义，能解决当前高职院校采购计划管理中所存在的一些问题和弊病，也能使高职院校采购标准化、合理化、透明化。因此，有必要加强当前高职院校采购计划管理系统的建设，以不断提高高职院校采购工作水平。
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作者:苏小蓉 单位:广东南华工商职业学院
