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摘要：简述了高职院校教学档案管理的重要性，从提高档案管理意识、实现档案信息化的规范管理、加强档案管理队伍建设等方面，分析了教学档案建设和管理存在的问题，并提出了相应的对策。
关键词：高职院校；教学档案；问题；对策
随着教育部对于高校教育水平评估工作的开展，各大高教职业院校对于学校教学档案的建设和管理也开始日益重视。高校教学档案是指高校从事教学管理、教学实践、教学安排、科研等活动中直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录［1］。早期档案以文献材料为主，存在着管理方式不规范，管理队伍整体素质不高，管理手段落后等问题。随着高等教育改革的深入和计算机、网络技术的迅猛发展，对教学档案管理工作提出了更高的要求，在网络技术和信息化环境下如何充分发挥教学档案信息资源为教学工作服务，主动适应高等教育改革发展的需要，已成为高职院校教学档案管理工作面临的重要任务。
1高职院校教学档案管理工作的重要性
1.1教学档案是高校教学水平评估的基础和依据
教学档案是在教学活动过程中逐步积累直接形成的一系列原始资料，它记录下了学校进行各种教学管理、教学活动、科学研究的发展历程，是衡量学校办学能力、教学质量的重要依据，也是教育水平评估的重点内容［2］。教学评估可以促进高校的建设、改革和发展，是提高学校教育教学质量的有效手段。在教学评估过程中，教学档案材料是教育部专家组了解高职院校办学目标和定位、教育理念及水平、教学方法与管理、办学质量评判等的重要支撑材料。高职院校是否拥有完整的教学档案和规范化的管理，都将直接影响到教学评估的结果［3］。依托教学评估，可以及时发现学校教学档案管理中存在的问题，通过以评估促建设，提高教学质量和管理水平，加快教学档案信息化建设。教学评估工作不但为教学档案管理提出了新的要求，也给高职院校今后的教学工作和档案建设带来了良好的发展机遇。
1.2教学档案的科学管理
教学档案是教学活动的真实凭证，是进行教学改革、科研创新活动的参考依据。教学档案反映了教学管理及教学活动的全过程，它包含了档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等活动，记载了教师和教学管理人员在教学过程中不断探索形成的教学研究成果和经验教训。教学档案是在教学管理活动中直接形成的历史记录，具有很大的真实性和确定性，它是今后学校教学改革、提高档案信息化建设的重要参考资料，是学习教学历史、制定学校教育发展规划的好教材。建立健全完善的档案管理制度，是加强教学档案标准化、规范化管理的基础。通过优化教育资源、规范教学档案管理，制定档案工作人员岗位职责可以提高教学档案管理水平。在实际工作中，学校应该严格执行档案管理的各项制度，充分发挥高校教学档案的信息功能和服务功能，为教学档案工作进入科学规范的管理创造有利条件。教学档案进行规范化管理，对促进教育改革，提高高职院校的教学管理水平具有长远的现实意义。
2教学档案管理中存在的问题
2.1档案管理意识不强，管理制度不健全
虽然教学档案是衡量高校教学质量和管理水平的重要尺度，但是，从当前高职院校档案管理情况来看，很多院校把教学质量、办学特色等放在第一位，对教学档案并没有予以高度的重视，形成了“重教学，轻管理”的局面。有些院校的档案存放处于杂乱无章的状态，各个部门自我保管。一些档案缺乏统一的标准，没有制定归档文件整理办法，导致收集、整理、归档不及时，甚至出现很多档案材料不齐全的现象。按照现代化的教学管理要求，必须有健全的档案管理制度，并采用科学规范的管理方法，严格遵循相应的档案管理程序［4］。然而，我国各地高职院校的教学档案工作水平参差不齐，档案管理的标准体系也有差别，很多院校呈现的是档案管理流于形式，没有健全的档案管理规章制度，更没有形成档案的标准化、规范化管理。
2.2教学档案管理手段落后，信息化程度不高
教学档案是由教学管理及教学活动直接形成的，具有一定保存价值。虽然当前计算机、网络信息技术已经渗透到了社会发展的各个方面，但是在高职院校的教学管理过程中，教学档案信息化管理技术的使用程度依然不高。随着高职院校办学规模的快速扩大，传统的教学纸质档案不断增加，给档案的存放和查询带来很多困难。有些高职院校手工操作仍然是日常教学档案管理工作的主要模式，还有一些最原始的档案记录是复印件，查阅起来费时、费力，工作效率低下。这些传统的档案管理方式，不仅增加了教学文件存档工作量，而且存在着查询烦琐、档案资源利用率低、信息共享程度低等问题，从根本上制约了档案管理工作的发展。在今天现代化网络技术发展的环境下，传统的档案管理方式已经不能适应新时期学校发展对档案管理工作的要求，教学档案信息化已成为高职院校档案管理工作的重要建设内容。建立档案管理系统和网络平台，利用现代化信息技术可以促进高职院校教学档案收集工作的标准化、规范化管理，对提升档案管理工作效率是非常必要的。同时，为了和高校及当今社会推行的自动化、无纸化办公相衔接，也要求教学档案进行信息化管理［5］。
2.3档案管理队伍人才匮乏
高职院校的教学档案产生于教师的教学活动、学生的学习活动和教学管理的全过程，收集整理档案涉及的内容也比较复杂，一般包括档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等活动。建立一支高素质的教学档案管理队伍，是搞好高校教学质量、提高档案管理水平，培养档案管理创新人才的保障。教学档案工作要求熟悉教学活动、具有档案管理知识的人员来担任［6］。但是，很多地方高校没有专业档案员，大多数是由教学文秘来担任或是由新入聘的教师兼职等，由于档案工作人才匮乏，人员变动大，很容易造成档案管理和收集缺乏连续性，导致档案管理质量不高。近些年来，随着招生改革的发展，招生形式多样化，很多地方高校不断扩招，形成的教学档案数量也急剧增加，大量的材料急需工作人员收集、整理和归档。但是，这些承担教学档案工作的人员，普遍存在服务意识差、对档案管理工作没有兴趣，缺少档案信息收集的主动性，在应用计算机、网络信息技术方面能力低下等问题。还有一些人，因为没有经过档案管理相关业务的学习和培训，所掌握的档案知识不够，收集整理档案材料不及时，造成档案管理的归档不规范，归档质量差，甚至导致一些教学档案资料错漏和缺失等问题。
3加强教学档案管理的措施与对策
3.1提高认识和工作主动性，建立健全激励奖惩制度
由于教学档案材料是学校教学、科研活动的真实记录，具有特殊的查考和研究价值，能反映出高校的教学管理水平。因此，高职院校领导要高度重视和支持教学档案建设和管理工作，把教学档案工作应纳入学院教学工作计划中，增加教学档案建设和管理的财力、物力投入，如计算机软件系统、网络设备等，把教学档案管理工作和其他教学实践活动结合起来，鼓励所有教职员工积极参加，提升大家对教学档案工作重要性的认识。学校要加强制度建设，规范档案管理，应建立“学校统一管理，学院分级负责”运行机制，出台相应的教学档案管理制度，制定积极有效的档案管理“分配”和“奖惩”办法，如“档案管理员职责”“档案登记、整理制度”“档案管理目标任务奖罚办法”等，将档案管理目标列入相关人员的岗位考核和职责中，充分发挥和调动档案管理工作人员的积极性。在教学管理中建立“督导组检查”制度，定期或不定期地对教务人员的业务档案和教师的教学档案进行督促和检查，促使各类人员重视教学档案材料的积累和归类。通过不断的收集和整理、督促和总结，最终形成具有系统性、真实性的教学档案材料，为高职院校教学档案的标准化、规范化管理打好基础。
3.2教学档案的信息化建设
教学档案信息化就是将教学活动中形成的档案信息，利用计算机进行收集、筛选和不同层次的加工，以便进行文件的接收、查找和借阅，更好地实现教学档案资源共享［7］。高职院校教学档案真实地记录下了教学、科研工作的过程和结果，把教学管理类文件档案进行网络信息化整理，通过系统归类并数字化。电子档案标准化、规范化是教学档案信息化的基础，教师应该熟练掌握计算机和网络应用技术，积极做好档案信息资源的开发和利用，把教学类的文件档案如教案课件、教学大纲、教学方法等内容数字化，让教师和学生通过网络共享教学资源。所以应改革传统的档案管理模式，加强对教学档案信息化工作的重视，加大对教学档案信息化建设的资金投入，利用飞速发展的网络技术开发档案管理信息系统，提高档案管理的现代化水平。档案管理信息系统在教学档案中的应用，不但可以提高档案材料的收集、整理、保管、统计等工作效率，还能保障档案的长久保存和快速查询，有利于发现教学档案中有价值的信息，为教学改革的正确决策提供有力数据支撑。档案管理信息化的主要目的就是改变传统的教学档案管理模式，开发档案管理的新途径，有效发挥档案的信息功能和服务功能。近些年来，随着科学技术的快速发展，社会信息化程度越来越高。各大高校都建立起了校园网，通过网络实现教学档案的收集、整理、检索、传递已经成为现实，异地用户也可以利用网络查询、远程服务等功能实现档案资源的共享。实现档案管理的信息化、网络化，不仅是提高教学档案管理工作现代化水平的手段，更是社会发展的必然趋势和现代档案管理工作的发展方向［8］。
3.3注重“继续教育”，加强专业人才培养
教学档案管理工作具有其特殊的复杂性，具有来源多、涉及面广等特征。高职院校应该重视档案工作人才培养，因为档案管理队伍的素质是档案管理水平高低的决定性因素。档案信息化需要一支高素质的专业人才队伍做支撑，可以通过引进专业人才、招聘档案管理专业毕业生、选送骨干到高等院校或先进档案馆进修学习、鼓励自学成才、增加档案管理人员工资待遇等方法，吸引大量年轻有活力、熟悉计算机网络技术的人才进入档案管理队伍，提高档案管理队伍业务素质水平［9］。培养档案专业人才，还要重视加强档案管理者的“继续教育”工作，因为专业培训和学习是提升档案管理人员素质的直接途径。通过提供培训、进修、观摩学习的机会，帮助教学档案管理员提高运用信息技术的方法和技能［10］。学校应将管理队伍的“继续教育”纳入学校教学发展的规划中，每年有计划地举办档案培训学习班，对教学档案管理人员进行系统的、定期的学习培训，使他们能熟练掌握专业的档案管理技术和信息检索技术，做好教学档案的存储、编辑和研究工作。学校也可以选择“送出去、请进来”的学习、交流模式，邀请专家、教授来学校举办专题指导或档案专业知识和技能讲座，提高档案员的业务素质和工作能力。采取有力的激励措施，定期或不定期举行教学档案信息工作方面的知识竞赛和技术大比武等，鼓励教学档案管理人员，积极学习档案管理知识，提高业务水平和综合素质，努力掌握计算机软件和网络技术，使各种先进的现代化网络传播技术手段和方法能够为用户服务，并在高职院校教学档案的信息化管理和利用过程中发挥更大的作用。
结语
随着高职院校教育事业的不断深入发展，教学档案管理水平和利用水平成为衡量教学质量的重要指标，高职院校必须与时俱进，优化管理方法，采取相应措施，在传统档案管理的基础上，合理利用计算机网络资源，促进教学档案管理的自动化、实时化、网络化。教学档案管理信息化，可以提高档案管理的工作质量和利用效率，减少档案在收集和整理过程中的损坏和丢失，更好地发挥档案信息的保存和服务功能。档案工作的最终目的是为利用者服务，档案的价值在利用中才能得以实现［11］。档案管理工作者，必须提高自身的综合素质水平，加强继续教育，更好地适应新时期高校教学档案管理工作的新需求。尽管新技术的发展给教学档案工作带来了便利与难度并存，但是教学档案信息网络化是知识经济时代档案管理发展的必然趋势。
作者：李佳川 单位：杨凌职业技术学院
