前言：寻找写作灵感？中文期刊网用心挑选的合同管理对费用控制的作用，希望能为您的阅读和创作带来灵感，欢迎大家阅读并分享。
摘要:近年来，在海外项目市场中，各大总承包商之间的竞争愈演愈烈。通过有效合同管理加强项目执行期间的费用控制、降低项目成本，已成为很多海外项目工程公司提高投标竞争力的重要途径。以海外总承包项目为载体，以项目执行时间顺序为轴线，探讨合同管理对费用控制的作用。
关键词:费用控制;合同管理;海外总承包;总承包商;业主
0引言
近年来，国内煤化工乃至整个建筑业市场热潮不再，各大工程公司已然面临“僧多粥少”的局面。在此种境地下，多数大型工程公司选择以国家提出的“一带一路”倡议为契机，尝试承揽海外EPC总承包项目。然而，在多数情况下，相比较于国内EPC总承包项目，海外EPC总承包项目的执行难度及其所面临的风险更大，且对合同管理及费用控制的精细化和专业化管理的要求更高。因此，做细、做深、做透合同管理与费用控制工作意义重大，利用两者之间的关联更好地去融合管理也非常必要。本文以项目执行时间顺序为轴线，对合同管理在费用控制工作中产生的作用进行探讨。
1合同签订阶段
在合同签订阶段，需要对合同文本中的一些关键条款进行评审，尤其是对于涉及承包人工作范围、违约责任及可主张权利的条款，如缺陷责任、变更索赔、停工权利等，因为这类条款中暗藏的风险和陷阱都极有可能对后续的费用控制造成极为不利的影响。下文以几条典型条款为例进行论述。
1.1现场条件和测量放线
FIDIC银皮书项下4.10、4.7条款虽规定施工现场地下及水文条件、原始基准点、基准线、基准标高由业主提供，但是却明确说明业主对这些数据的准确性不负有任何责任，由总承包商负责核实和解释业主提供的相关数据。基于目前国家提出的“一带一路”倡议，很多项目的建设资金是通过融资获取，甚至是通过多边融资的渠道获得的，这就使得业主在建设工期方面处于非常紧迫的状态。在此种情况下，业主往往急于授标，因此对于总承包商来讲往往没有充足的时间去核实施工现场的地下及水文条件及基准点、线和标高等相关数据，更难以合理量化。反观总承包商，其为了提高投标竞争力，又不能将此风险全部作价，于是在这种情况下风险也就产生了。由上可知，要求业主向总承包商提供的初步地勘报告显得尤为重要，并应尽最大努力在合同中约定:①如总承包商遇到的实际物理条件性质与业主提供的初勘报告不同，则总承包商有权提出费用及工期索赔;②如总承包商遇到的实际物理条件性质与业主提供的初勘报告相同，但是相比较于业主提供的初勘报告描述更为不利，则总承包商也有权提出费用及工期的索赔。海外项目合同对这一条款必须争取(哈萨克斯坦项目合同对此条款亦明确规定)，否则风险极大。
1.2设计责任
基于FIDIC银皮书项下总承包合同，所有设计错误的风险承担者是EPC总承包商。按照当前的海外项目市场的一贯做法，业主一般会提前委托一家设计院完成项目的前端设计工作(FEED)，并将此FEED设计文件作为招标文件的重要依据，且要求投标人在报价中考虑因FEED文件错误、缺陷、遗漏导致的后续工期延长或费用增加责任。这样承包商即面临与上述现场条件及放线的同样风险，如报价时间紧迫，总承包商只能选择将这些可能遇到的风险作价，从而可能导致报价高于业主预期。但这一条款一般情况下业主肯定会坚持保留。基于此，可采用两种方案在一定程度上规避风险:(1)在合同中约定总承包商在合同签订后的6个月内(具体时间可因项目的工期而定)有权提出FEED文件的错误、缺陷、遗漏之处，经业主核实后可作为承包人对合同价格和工期变更的理由。如果超出此约定期限，则此后再发现的任何关于FEED文件的错误、缺陷、遗漏都不能作为总承包商延长合同工期和增加合同价格的理由。采用此种方法对于发承包双方来讲较为公允，双方也都比较容易接受。而总承包商需在此约定期限内进行大量的FEED设计文件校核工作，包括开展详勘，核实业主提供FEED文件与实际情况数据差异等。(2)总承包商可以将自己无法承担责任的设计部分在合同中单独列出(如由业主采购的专利技术缺陷)，明确不承担由于此部分设计的错误原因所导致的损失，哈萨克斯坦项目即规定由专利商提供的专利技术缺陷造成的性能保证问题不由总承包商承担。
1.3责任上限
一般情况下，合同签订条款中会约定总承包商责任上限(责任上限包括工期违约责任上限及性能保证违约责任上限及其他违约责任，一般情况下规定为合同总额的10%～15%左右)，但是总承包商需仔细审查业主是否在其他合同条款暗藏玄机。业主有可能在其他条款中规定一些罚款情况不适用于责任上限条款(如违反东道主国家法律、违反海关条例、对业主融资造成影响等)，如有这一条款或类似的条款，责任上限条款相当于被架空，这对于总承包商来讲是非常危险的。
1.4不可抗力———战争
基于FIDIC条款19.1及19.4，对于战争，无论是发生在东道国以内还是以外，只要是造成项目工期滞后或者是费用增加，则总承包商都有权向业主提出索赔。但业主往往会隐蔽地将战争修改为“仅限于东道国内发生的战争”，这对总承包商来讲是非常不利的，因为项目的物资输送(包括人员、机具、设备材料等)往往会在很大程度上受到东道国周边国家的局势影响，由此业主的这一修改也在很大程度上缩小了总承包商因不可抗力导致损失的工期及费用索赔权利范围。以乌干达欧文电站项目为例(合同额约6800万美元)，此为最后总结的四大不平衡条款之一，最终该项目价值约1500万美元的机械设备被没收，约3300万美元保函被没收，向业主赔偿约230万美元。综上可知，在海外EPC总承包项目合同签订阶段，合同管理通过对不可接受的条款另辟道路及对合同条款的仔细严谨审核可从根源上尽最大可能降低项目执行风险，提高费用和工期的可索赔范围。
2项目策划阶段
2.1对资金计划编制支撑
费用控制人员需在总体测算收支情况后编制资金计划，但在海外项目资金计划编制中风险费用往往容易被忽视。在多数情况下，因受制于有限信息，风险量化工作往往难以开展，但是这并不意味着束手无策。以哈萨克斯坦项目为例，随着项目的推进，对项目的实质性内容越来越了解，一些最初以为是高风险的风险因素在风险清单逐步消除(如设计及施工一级资质办理风险、地下污染物风险等)，同样对于新识别的风险因素也在风险清单中予以补充(如业主不按里程碑支付的风险、采购货值分配与实际价值过大导致的违反关税条例的风险等)。这其中，有的风险可量化计算得出，例如，工期延期违约风险金=(工期违约罚金－工期延期保险可赔付金额)×工期违约预估概率;性能保证违约风险金=(性能保证违约金－保险可赔付金额)×性能保证违约发生概率。有的风险只能是通过专家对项目风险进行等级评价，预估风险发生的概率及造成的损失，如设计返工造成的损失风险金，政府报批延误导致的损失风险金等。因此，对于总承包商来讲，可编制具备一定精准程度的风险量化表，将此量化的风险费用纳入总承包商的资金计划、项目成本预算或费用控制指标中。由以上亦可知，风险识别、分析、量化不仅仅是项目策划阶段的任务，而且是贯穿整个项目执行期间的工作，需依据项目状态变化不停地调整，也要求费用控制与合同管理在风险量化过程中时刻保持高度关联。
2.2采购分包原则
对于海外项目总承包商与采购供货商之间的采购合同，因设备最终的入关国是东道国，因此清关报关风险相对较大。总承包商所面临的是真正的工期违约罚则、违反海关条例罚款。基于此，海外项目供货合同订立过程中的合同审查显得尤其重要。在供货合同中必须明确延迟交货的违约金计取规则，甚至对于关键的大型设备，如其影响设计进度，在进度计划关键路径上则可以将供货合同的供货周期分为几个重要的时间节点，并将每个点都设立延迟提供的违约金计取规则。另外，有些项目地处东道国免税区，形成永久工程的设备材料享有免税权利。对于此类项目，合同中往往会规定:由于总承包商的原因导致业主遭受海关处罚或者征收关税的损失由总承包商承担。对于此风险，总承包商不仅需要提高自身的清关报关能力，还需要在供货合同中明确要求供货商需提供的随机报关资料文件清单、份数及时间，以及其他业主在合同中的要求。
2.3施工分包
在项目执行期间，施工分包商与总包商的联系最为紧密，但“水能载舟，亦能覆舟”，对于总承包商来说，对施工分包商的有效掌控和利益平衡显得非常重要。以哈萨克斯坦项目为例，总承包合同中规定了EPC总承包商需满足的当地含量的比例，因此总承包商需在施工分包合同中约定施工分包单位需达到的当地含量百分比(具体百分比数量需根据施工单位性质测算确定)。费用控制人员在了解采购分交情况的同时，调查当地乙供物资供应情况，且需结合当地劳工政策分析施工单位的劳工比例，测算施工单位可以实现的当地含量百分比，并在合同中约束。对于总承包商与施工单位之间的内部索赔变更规定，建议采用“联合制”的方法进行规定，需明确对于同一可变更索赔事项，如果涉及总承包商与施工分包商两者，则分包商有义务做好同期索赔记录并按总承包要求提供相关证明文件，且明确“PayifPaid”(总承包能获得变更索赔，分包商才能相应获得)的原则，否则费用控制目标的实现将面临严峻挑战。同理，对于施工分包合同中的合同生效条件、工程款进度款支付比例、工期违约金记取规则等都需依托于总承包合同分析测算，并在分包合同中明确规定。综上，对于合同管理来讲，做好项目策划阶段的风险量化工作，并将海外总承包合同项下的总承包商风险及义务合理转移至分包，对后续项目执行期间的费用控制意义重大。
3项目执行阶段
在海外EPC总承包项目执行期间，总承包商与业主之间的索赔管理极为重要。对于索赔管理，一方面，需充分利用“合同条款”和“法律规定”这两杆枪;另一方面，需制定专门的索赔程序并架设专门的索赔组织机构。在索赔组织机构及索赔程序中，合同管理和费用控制均扮演非常重要的角色，因此仅以与两者均相关的索赔工作———“同期记录”论述合同管理对费用控制的作用。对于参与海外项目的总承包商而言，有时会借助专业律师团队参与到索赔工作中，但其所能给予的帮助往往是在总承包商深陷合同困境和法律盲区时给予提供新的索赔思路。一方面，利用合同条款间的逻辑性问题;另一方面，利用法律与合同不一致性问题去进行抗辩，或者是寻找合同未规定但法律赋予总承包商权利的法律条文等等，但是一切的因素归根究底还要落实到“证据”上面。如合同索赔出现争执，会逐步发展到DAB(争端解决委员会)，甚至最终到准据法仲裁，这时证据就对DAB及准据法仲裁的判决起到决定性的作用。因此，对于总承包商来讲，做好同期记录十分重要。基于FIDIC银皮书项下合同条件及一般情况下的海外总承包合同条件，其中均会对总承包商的同期记录做出严格的要求，要求总承包商在可索赔事件发生时及对项目持续影响期间需做好同期记录，且业主有权在任何时候检查。在具有成功索赔经验的企业中，其项目组甚至对所有涉及索赔的记录文件提出“三分钟”规定，即要求所有相关记录文件必须能在三分钟内找到，也正是由于良好的同期记录习惯，才能使该总承包商无论在DAB还是准据法仲裁中都做到有理有据。对于总承包商来讲，还需规定其下游分包商做好同期记录。因为在多数情况下，索赔事件是牵一发而动全身的，总承包商及分包往往在索赔事件上是相互关联的。因此，在分包合同中约定分包商是否能获得索赔与其同期记录文件质量直接关联，且与总包商是否能从业主方获得索赔亦直接关联显得非常重要。以圭亚那某糖厂项目为例，正是因为承包商有效的索赔管理，不但使得该承包商免遭约550万美元的工期违约罚款，而且获得费用索赔近1300万美元(超过合同金额的10%)，工期索赔418d(超过总工期的30%)。因此，对于合同管理及费用控制而言，在索赔过程中需紧密结合，且需兼顾费用索赔及工期索赔，做到索赔利益最大化。
4合同终止阶段
合同终止分为两种情况:一种情况是发承包双方依据合同规定双方责任义务履行完毕后的终止;另一种情况是在合同执行过程中，由于一方违约且构成合同终止的条件，守约方提出的合同终止，或者由于不可抗力的原因导致合同执行受阻，以至于合同不能继续执行的终止。对于正常履行完成合同责任义务后的合同终止在此不予赘述，下文以非正常情况下的合同终止为依据对合同管理与费用控制之间的关联进行论述。对于合同终止事件，总承包商最关心两方面的问题:一是合同终止事件的程序;二是合同终止后的费用清算。合同终止的原因一般有三方面:一是总承包商违约导致合同终止;二是业主按照自身需求终止合同;三是因业主违约导致合同终止。对于以上3种情况下的合同终止，所需满足的条件不同，合同解除的程序不同，更重要的是不同情况下的合同终止对发承包双方之间的利益倾斜有着极大的反差。以FIDIC银皮书项下的合同条件为例。对于总承包商违约导致合同终止情形，构成业主提出合同终止的条件在FIDIC合同条件15.2条款中有明确规定，此种情况下的合同终止，总承包商所能得到的费用很少甚至大多数情况下是要将部分得到的工程款退还给业主，具体金额计算方法为通过15.3条款计算的费用(总承包商已完工作计算费用)减去通过15.4条款计算的费用(一般为第二标与第一标的费用差额+业主由于合同终止导致的费用增加+合同规定赔偿的间接损失，具体依据合同规定)。由此可知，这种合同终止对总承包商来讲无疑是毁灭性的打击，因此在项目执行期间，总承包商需最大限度地履行合同义务，避免将自身置于此种境地。对于业主按照自身需求终止合同的情形，首先按照FIDIC银皮书合同条款的15.5条规定，即业主在此种情况下提出的合同终止不得以自身继续执行项目或者委托其他总承包商执行项目为目的，否则可视为业主为合同实质性违约，此可作为总承包商提出合同终止的条件。如业主按照自身需求提出终止合同，则总承包商所能获得的费用为通过15.3条款计算的费用(总承包商已完工作计算费用)加上通过19.6b)～19.6e)(即将运至现场的设备材料费用及人员机具遣返费用等)条款计算的费用。这些费用对于总承包商来讲属于比较能接受的结果，由于一般情况下合同会赋予业主自行解除合同的权利，因此这种局面是总承包商所不能掌控的。最后一种情况为因业主违约总承包商提出的合同终止。单纯就合同终止来讲，此种判定结果对总承包商来讲无疑是最理想的。但是总承包商在其准备向业主发出合同终止通知书之前是要做足功课的，需要提前假设业主可能做出的抗辩回应并设立对应措施，提前准备律师授权手续，提前准备准据法仲裁所需的文件，收集规整业主(包括由业主承担责任的相关人员)违约的证据，“打有准备之仗”。FIDIC银皮书合同条件16.2条列出了总承包商可以向业主提出解除合同的情形，但总承包商一定要按照程序进行合同终止，合同终止通知。对于有些情况(如业主延迟付款、业主实质性违约)，总承包商需在提前14d通知后方可终止合同;但对于8.11条款(构成拖期停工的条件)和业主破产的情形，则总承包商可在通知后立即终止合同，因此不同情况下所采取的合同终止程序是不同的。总承包商在科学评估终止与否后需当机立断，原因是一旦项目进入终止合同的地步，发承包双方必然会想尽一切办法将自身的损失降到最低，因此业主很有可能在知道总承包商可能对其发出合同终止通知书之前抢夺先机，以自身需求为由合同终止通知。根据FIDIC银皮书条件的15.5及16.2可知，因业主需求为由合同终止通知书的生效时间是28d后，总承包商以业主违约为由向业主发出合同终止通知书的生效时间是14d后，两者的时间差仅有14d。因此，一旦被业主抢夺先机，则总承包商所能获得的补偿将比其原本该获得的补偿少很多。因为按照FIDIC银皮书条件16.4的规定，如合同终止是因为业主违约导致，则总承包商可获得的补偿除了依据15.3条款计算的费用(总承包商已完工作计算费用)加上通过19.6b)～19.6e)条款计算的“够本”费用外，还包括16.4c)条规定的总承包商利润。对于不同情况下的合同终止，承包人所能获得的索赔费用见图1。对于不同情况下合同终止的时间关系见图2。综上可知，合同终止暗藏的微小变动或者过程中的稍许疏忽都可能导致最终的结果截然不同。因此，在后续面对此种风险问题时，合同管理及费用控制需紧密配合，尽量为项目挽回损失或争取更大的利益。
5结语
很多企业的海外项目执行经历验证了海外项目执行期间各岗位协同配合工作的重要性，因此合同管理对费用控制的作用及两者之间的高度关联性不容忽视。在今后的海外执行项目工作当中，以上思路将会对项目执行起到积极作用，同时有助于两个板块品质建设进一步提升。
参考文献
［1］张恬，杜波．建筑工程中的合同管理［J］.中国建设教育，2006，12(12):54-56.
［2］韩大华.如何做好海外工程项目的风险与索赔管理［J］.科技资讯，2013(28):116.
［3］徐延昊.浅谈海外项目中延期费用的索赔［J］.项目管理技术，2015，13(10):69－73.
作者:余荣星 单位:华陆工程科技有限责任公司