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摘要：近年来，国家不断加大科研创新投入，出台了一系列政策保障科研事业的顺利进行，加之事业单位改革，推动科研事业单位逐步向经营性企业转变，在此背景下，加强合同管理、提升内部管理水平已成为科研事业单位必须重视的内容。有效的合同管理不仅保障着科研项目的高效运行，而且也是维护单位正当权益的依据，但是科研事业单位由于其经济业务的特殊性，在合同管理过程中侧重点有所不同。文章梳理了科研事业单位合同管理的主要问题，并深入分析其产生的原因，在此基础上有针对性地提出了相应的建议，以此来防范合同管理风险，保障科研事业单位合同管理工作的顺利进行。
关键词：科研事业单位;合同管理;合同流程
一、科研事业单位合同管理概述
当前，单位之间的业务往来大部分是通过合同来实现的，在一定程度上，合同促进了社会经济资源的有效配置，为社会经济的发展做出了重要贡献。合同管理一般来说是指合同的全流程管理，包括合同立项、选商、合同文本起草、合同审批、合同签订、合同执行和合同归档等流程，因此必须要坚持全面性和系统性的原则，确保合同管理的科学性和有效性。科研事业单位与企业单位的合同管理相比既有相似之处，也有其独特性。这是因为科研事业单位承担着国家科学研究的任务，相关业务一般较为复杂、综合性较强，且涉及专业化和定制化的相关技术，甚至涉及国家秘密，再加上科研任务大多是由政府资金进行投资，所以，为了保障科研项目的顺利开展、防止国家秘密的泄露和保障国有资金的安全，需要更加关注科研事业单位的合同管理和信息安全管理。此外，加强科研事业单位合同管理有助于提高科研项目的开展效率。一方面，由于单位在签订合同时已经详细列明了此次科研项目所要采购或加工的主要内容，对于产品或服务的质量标准和技术指标也有着详细的规定，同时也会明确交货时间、验收时间、质保期限等重要时间节点，因此，合同相当于科研项目开展前的一份详细规划蓝图和行动指南，按照合同中明确的事项执行即可控制整个项目流程，提高科研项目的执行效率。另一方面，合同中也会明确约定双方的权责，有助于防范后续合同执行的隐患问题，预防各种意外情况的发生，即使发生风险，也能提供妥善的处置方案。尤其是相对于口头协议，书面合同的安全性更高，在出现风险时有相应的依据，能有效保障自身权益，保障科研项目的顺利进行。总之，做好合同管理不仅能为后续科研工作做好铺垫，而且还能有效控制合同风险。
二、科研事业单位合同管理的主要问题
（一）供应商资格审查制度不健全
在签订合同过程中选商阶段面临的风险主要是供应商资质是否符合要求，供货是否及时等风险，所以需要在合同签订前对供应商进行资格审查。目前国内大部分科研事业单位已经基本形成较为完善的供方评审制度，在签订合同时，只要超出一定限额或单位规定的其他条件，都需要在对供应商资质进行评审之后才能进行合同签订的后续工作，而且对于一些重要的合同还要进行三方比价，经三人以上采购小组评审之后才可以确定供应商。但是合格供方评审所需资料较多，时间也较长，存在延误风险，影响合同签订的效率。而且通过上述方式也并不能完全了解供方资质问题、履约能力和诚信情况，也不能有效防范因供应商资质引发的合同风险。此外，科研事业单位一般还缺乏对合格供方进行适时更新和动态管理，一方面如果采购的产品或服务在市场中是充分竞争的，各个供应商提供的产品或服务不存在异质性，选择哪家供应商主要看其价格和服务质量，这种情况下一旦确定某家供应商为合格供方，且不进行动态管理和适时更新，则会给单位带来一定的市场风险；另一方面，虽然某些供应商在规模、人员和技术上不占绝对优势，但是在地域位置上存在明显优势，与其合作可节约较大一笔运输费用，所以在特定条件下选择其为合格供方，但是一旦条件发生变更，其也就不再存在竞争优势，而如果没有及时进行资质剔除，则可能会导致后续其他部门盲目选择，为单位带来损失。
（二）合同审核管理不科学
1.人才储备上。在科研事业单位往往没有设立专业的法务部门，有法律、法学背景或学历的人才也较少，所以不能有效地识别出合同中的法律风险。一些科研事业单位可能会聘请律师事务所的律师作为法律顾问，在合同的草拟、制定、审查和修改时辅助单位进行合同法律风险审核，但是对这些法律顾问提供服务的质量考核较为宽松，更多的是对服务时长、服务态度等定性指标考核，对其约束性较差。此外，单位对于法律顾问提供的审核意见也缺乏有效的分析和落实，不能起到真正的法律风险防范作用，难以保障合同审核的质量。2.合同的审核流程不科学。合同的风险不仅涉及法律风险，还存在商务风险、财务风险和技术风险等等。在科研事业单位，如果仅凭某个部门或某几个人员负责合同风险把控，则很可能不能全面识别出合同中存在的风险。比如在合同审核过程中，如果仅由科研业务部门进行审核，由于其并不了解合同签署过程中存在的商务和财务风险，对于付款时间、付款方式和交货验收等条款要求相对宽松，为后续的合同执行埋下隐患。有些单位虽然会将合同审核的职责划分到几个部门，但是也存在职责划分不明确、审核流程设计不合理、审核过程流于形式等问题，缺少对合同管理的相关制度和要求的学习，把合同审核和签署当作一般性的事务工作，对合同风险重视程度不够，只是在合同审批表中进行签字，无法判断其是否进行了实质性审查。
（三）合同履行控制不严谨
一般而言，在合同执行阶段，单位面临的风险主要包括合同进度风险、合同质量风险和合同变更风险等等。1.合同进度风险。指在合同的履行过程中，供应商不能按照合同文本中约定的时间节点完成相应的合同义务，从而影响交易进度。造成这一现象的主要原因是项目负责人未能对合同的履行情况进行跟踪管理，对于合同的履行情况不清楚、不了解、不控制。科研事业单位常会签订大量的外包合同，而外包合同具有较强的定制性，需要项目负责人与供应商充分沟通，并召开多次技术评审会，所以如果在外包的过程中不进行进度把控，不及时了解外包项目的进展情况，则会导致供应商不能按约定交货等风险的发生，造成合同违约。2.合同质量风险。主要表现为合同标的产品或服务的质量在交付时不能满足实际需要，而造成这一问题的原因一方面是由于合同中对于产品或服务的技术指标、质量标准和验收标准未进行明确，或者是使用的技术指标或国家标准已经过期，所以在进行验收时缺少依据和标准进行判定；另一方面是由于单位为了追求合同执行率，在付款方式选择上没有约定质保金，对供应商的约束性较低，进而给单位带来一定的质量风险。3.合同变更风险。主要是指合同在执行后，双方缺乏有效的沟通，未经双方同意或者未通过相应的管理程序和管理制度擅自进行合同条款变更，尤其是擅自对技术参数、合同价格或交货时间等关键性指标进行变更，将会直接导致合同无效，引起合同纠纷。此外，在对合同条款进行变更时还存在对变更的条款陈述不够明确、存在歧义等问题，这也影响合同的后续执行。
（四）合同保密防范不到位
科研事业单位承担着保障国家科学研究和技术开发的重任，相关研究数据需要严格保密，一旦信息泄露将会带来严重后果。尤其是随着互联网信息技术的运用和信息化管理水平的提升，给科研事业单位的保密工作带来了不小的挑战。虽然在一定程度上由于信息化管理的开放性、共享性等特点可以提升单位管理效率和合同审核审批速度，但与此同时也增加了信息安全保密的难度。一方面，一般的科研事业单位并没有认识到保密工作的重要性，如果不是科研项目特殊要求则认为自己从事的工作不涉及国家秘密，不需要进行保密，但是很多信息仍具有较强的敏感性，一旦泄露也会带来一定的危害。另一方面，信息化技术的发展也对保密技术和保密人才提出了更高的要求，不仅要掌握项目科研的保密要点，还要能综合运用信息安全技术进行防范。目前一般科研事业单位并没有设立专门信息安全技术部门，也没有对应的信息安全技术人才，严重影响着保密工作的开展。
三、科研事业单位合同管理的对策
（一）加强对合作单位尽职调查
针对合同选商阶段存在的风险，首先，科研事业单位需要对供应商的选择进行严格管理，要求科研业务部门在进行供应商选择时做到严格审查，主要对其提交的资料文件和网上披露的信息进行审查，讨论其是否具备履约能力。同时也对其经营范围、经营业绩和信用状况等进行审查，综合分析其市场信誉、资信状况等，以此来保障供应商选择得当。其次，在进行供应商资质审查时，要组建一支专业能力强、结构合理的团队，不仅要包含业务部门的人员，还要有财务、法律、技术等相关人员参与，必要时还可以聘请外部专家或顾问参与，群策群力，全面分析把控供应商的履约能力等风险，保障单位的权益。最后，要对合格供方进行动态管理，要及时对供应商的信息进行更新，针对已经失效的资料要求供应商进行更新，针对已经失去竞争优势的供应商应及时剔除，以防后续合同签署时盲目选择合格供方单位，这也就使得合格供方评审工作失去其自身的价值。
（二）完善合同审核管理制度
一方面，科研事业单位应充分发挥人才引进优势，优先引进具有法学背景的专业技术人才，或者从律师等行业中引进技术骨干，扩充合同审核管理的队伍。此外，还要定期开展合同管理审核培训活动，对合同经办人员和审核人员的法律意识等进行培训和教育，使得单位员工熟悉合同管理的基础法律知识，增强合同风险防范的意识。还要在进行培训的过程中针对不同部门的不同特点，以及该部门常签的合同类型进行有所侧重地培训。对于合同经办人员，要重点培训其在选商阶段、签订阶段，以及履行阶段出现各种意外事件或合同纠纷的应对策略，以及商务条款和财务条款的重要性；对于合同审核人员，应重视对其合同审核过程中相关法律风险和相关法律法规的应用进行培训。另一方面，各部门也要加强沟通协作、相互配合，通过优化组织结构，提高合同管理和审批流程速度。此外，还可以通过完善合同管理制度体系，依照制度对合同全过程进行控制和动态管理，充分发挥制度对合同审核管理的作用。
（三）重视合同履行阶段监控
1.针对合同进度问题，单位可以通过风险转移等措施进行规避，比如在签订合同时要求对方提供履约保函或者签订保险协议，将履约风险转移出去，以此来确保合同可以顺利实施。2.针对合同质量风险，单位必须在合同签订前就明确质量标准和验收标准，同时在合同中约定，针对质量不达标的产品保留单方面终止合同的权力，保障单位的利益不受侵害。此外也要加强验收手段，确保验收人员能独立履行义务，不受其他干扰，进行公平公正的验收。3.针对合同变更风险，单位要制定合同变更管理制度，并在合同文本中增加合同变更的方式。当合同要变更时，与对方进行积极沟通，确保合同条款的变更不会使单位的利益受到侵害，与此同时也要留好书面凭据，并加盖公章。如果出现合同纠纷，单位应保留好相关证据，尤其是合同签订各个环节的业务凭证，以此来保障自身的权益，任何人不得在未经授权或违反制度的情况下做出答复或承诺。此外，单位也可以通过明确合同纠纷的类型、相关人员的责任、纠纷处理办法等进行事前防范。
（四）强化保密防范技术
首先，科研事业单位应按照保密工作要求定期进行保密知识的培训学习和法治安全教育，以此增强保密观念，养成保密习惯，提升敏感性和鉴别力。其次，单位应进行主动性预防性检查，采取定期检查和突击检查相结合的方式，及时发现窃密和泄密隐患，对保密情况、存在的问题、责任归属和整改措施做好检查记录。此外，针对涉密人员，应签订个人保密承诺书，将保密管理工作进行细化分工，做好责任分工，避免互相推诿情况的发生。最后，针对信息化技术的应用，科研事业单位应紧跟社会发展，对涉密工作所用的计算机进行定期检查，做到涉密电脑不联网，并制定专门的硬盘台账，做到存储介质不混用，杜绝非法人员网络入侵，而且要加大保密防范技术研发投入以应对信息化条件下保密要求跨领域、跨部门的特殊性，从根本上把国家保密工作落实到位，维护国家和单位的信息安全。
作者：迟兆洋 陈立兵 单位：东方国际招标有限责任公司
