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摘要：合同管理是施工企业经营管理的重要内容，是施工企业内部控制中业务层面控制的一个方面。因此，基于内部控制视角，探讨施工企业合同管理风险及其防范具有重要的现实意义。本文在分析内部控制视角下施工企业合同管理风险及其防范的重要性基础上，深入探讨了施工企业合同管理中存在的主要风险及其表现，提出了风险防范的对策建议，以期为施工企业合同管理提供有价值的借鉴。
关键词：合同管理；风险防范；内部控制；施工企业
合同是对双方权利和义务的约束，是企业经济业务的体现。合同关乎着企业的利益，因此需要对合同进行有效的管理，合同管理是企业经营管理的重要内容之一，对企业的有序发展和运行起着十分关键的作用。合同管理也是企业内部控制中业务层面控制的一个方面。随着社会经济的发展，企业对合同管理的认识不断改善和提高，但是因为一些主观和客观的原因，还是存在控制缺陷，由此给企业带来的风险会极大的影响企业的经营和发展。有效的合同管理，能提高企业的工作效率，使企业管理科学化规范化。因此，应重视合同管理的内部控制措施，提高企业的内部控制水平，减少合同管理不当带来的风险，增强市场竞争力，提高企业经济效益。
一、施工企业合同管理中存在的主要风险
施工企业合同分建设工程合同和材料采购合同以及专业分包合同等，涉及的业务内容非常广泛。在企业的合同管理中，由于相关人员的业务能力和执行程序存在的问题，往往存在很多的风险缺陷，具体主要表现为以下几个方面：
（一）不签订合同、未经授权签订合同。企业相关业务人员合同意识不强，对经济业务订立口头合同。口头约定看似方便，但是没有约束力，有纠纷时难以取证，极易造成交易风险还有税务风险。企业没有系统的合同管理流程，印章管理不严，未经授权订立合同，可能导致企业合法权益受到侵害。
（二）合同履行过程中监管不当、监管不到位。合同签订后，未进行跟踪管理，监管不全面，未有效履行合同。施工企业的施工合同一般周期都比较长，企业未有效进行动态跟踪管理，可能出现未按照合同约定达到施工进度、施工质量不合格、材料控制不严和预算出现偏差等，影响施工进度和质量，导致企业经济利益受到损害。
（三）合同纠纷处理不当。在合同履行中既有合同当事人主观原因不想履行合同或者不完全履行合同，也有种种客观因素导致合同无法按约定实现。由此可能产生影响工程质量和工期、采购的材料不合约定、分包工程质量不合格、未按合同约定及时付款以及人员伤亡等纠纷。企业对合同履行中发生的纠纷没有采取积极有效的方法和态度，没有积极主动的做好应做的工作，而是互相推诿，对事态的发展听之任之，极易造成恶劣影响。
（四）财务部门对合同的管理不到位。财务部门对企业签订的经济合同有关涉财涉税事项掌控不到位，造成诸如收入确认不及时不准确等税务风险和未及时收款造成的资金风险。对付款没有参照合同约定，出现付款不当甚至超额付款，甚至在没有合同的情况下，只是执行业务部门的付款申请，没有起到审核把关的作用，给企业造成经济损失和税务风险。
（五）缺少合同履行情况评估分析。合同履行过程中和履行完毕后未对合同履行情况评估分析，未对发现的问题形成报告及整改意见，不能形成借鉴，导致类似的问题重复出现。未建立客户供应商信息库，未对客户和供应商的信用情况进行评估登记，可能因为有关人员私利，重复选择不合格客户和供应商。
二、施工企业合同管理风险防范的对策建议
合同管理是企业内部控制的重要部分，规范的合同管理制度不但可以让企业有序运行，工作效率事半功倍，而且能为企业创造更多的内在价值，使企业走向规模化、利润化。如何加强合同管理，使企业的管理制度逐步完善，结合企业自身情况归纳为以下几个方面：
（一）加强合同意识，完善合同管理机制。合同是双方权利义务的保障，也是税务“三流合一”的证据之一。为了减少交易风险和税务风险，企业的经济业务中除了标的额较小的能立时结清的以外，都应当订立书面合同。重要的、标的额较大的合同，在订立前相关部门应充分调研对方的主体资格、信用状况，确保具有履约能力。调研结果应签字确认保存。订立合同时，企业根据不同的业务适用不同的合同文本，文本格式相对固定。企业应制订合同会签制度，会签部门包括业务（如经营部、材料部）、财务、法务等职能部门。业务部门审核合同主体、内容、价款、付款方式、付款进度等是否符合约定，出现合同第三方的，是否有特别说明。财务部门在事前应进行税负测算，合同审核时重点关注以下几点：合同结算条款是否符合企业信用管理规定、合同结算方式是否符合企业相关规定、合同中约定税负承担发票开具等条款是否符合国家税收法律法规的要求等。法务部门审核合同权利和义务、违约责任和争议解决的条款是否明确，是否符合法律规定。各职能部门应在合同会签单上签署意见，一些特殊事项财务部门应在审核意见中加入备注，如标明是租赁合同还是仓储合同，是简易征收还是一般计税。无异议的合同，单位负责人在合同会签单上签字后，加盖合同专用章。
（二）加强合同履行环节的风险管理。对于施工合同，建设期通常比较长，在合同履行过程中，应加强跟踪进行动态管理，对合同履行情况及效果进行检查、分析和验收，确保合同全面有效履行。施工企业的施工质量和进度是关键控制点，要保质保量的完成合同，对分包业务由经营部负责跟踪检查和验收，保证达到合同约定的质量和进度。对购进的材料设备由材料部负责验收，保证符合合同约定和要求。对发现影响施工质量的任何问题都要及时解决，将风险控制在有效范围内。企业在注重施工项目的合同管理时，最不能放松的是对现场施工人员的安全管理，人的安全问题尤为重要。由企业质安部定期和不定期地与业务部门对施工现场的安全防护情况进行检查，加强安全知识的宣传，尽量减少甚至是杜绝人员伤亡事件的发生。在合同履行过程中，如发现有显失公平或政策调整（如增值税率）或者要变更的合同事项，应经双方协商一致，按规定权限和程序调整，签订书面的补充协议。
（三）妥善处理合同纠纷。一项建筑工程，既需要建设方、总包方、分包方、供应商等多方的合作，又离不开农民工、政府和其他有关部门的支持。对于这么多方面的合同相对方，即使合同管控再完善，也免不了各种因素的变化导致合同纠纷。对于合同的纠纷管理，企业应加强重视。发生合同纠纷时，应主动加强联系和沟通，依据国家相关法律，在规定时效内与对方当事人协商，协商一致的签订书面协议，协商无法解决的，再通过法律途径解决。不管哪种解决方式都各有利弊，在发生合同纠纷时，企业应根据实际情况，结合法务部的意见，采取简便有效的处理方式。当然最重要的是合同双方要在公平合理的前提下，本着诚信的原则实现合同目标，而不是把精力放在费时费力的纠纷上。
（四）加强财务部门对合同管理的控制。任何一项经济业务，最终都会通过财务部门核算落实。作为最后一关的控制，财务部门更应该加强管控。企业所有签订的经济合同都应该传递给财务，确定固定人员集中管理。财务对接收的合同应与业务部门做好交接登记，交接单应注明合同相关事项。除了本单位业务部门提供的合同，其他人员提供的合同不予接收。接收合同时，应检查是否有合同会签单，合同是否完整。财务档案管理人员建立合同台账，作为缴纳印花税的参考。财务部门对应签未签的合同有权拒绝付款，对未按合同约定履行的，查明原因后，应及时向有关负责人报告。对业务部门提供的收款节点通知，根据合同约定及时向对方催收款项。在发票的管理上，严格执行合同，减少税务风险。与合同不相符的发票拒绝接收和付款。《合同法》规定建设工程合同应该签订书面合同，因此严禁未签订合同开具发票，除合同有约定或授权外，严禁开具与合同主体不相符的发票。
（五）加强合同档案管理。企业应加强合同的档案管理，不同业务的合同分别制订合同档案台账。合同档案应按年度序时编号，将合同主要内容登记在台账上，特殊事项如是否异地施工、计税方式等应备注标明，便于使用者参考执行和查阅。企业应充分利用信息共享平台，授权特定人员对台账进行在线编辑，完善相关信息，减少重复工作，充分实现信息共享。除特定人员，限定其他人员只有阅读权限，以防对台账信息进行改动，影响使用效果。企业定期对合同和台账进行纸质资料的归档，做好备份，防止电子版资料的丢失。
（六）建立合同履行评估制度。为防范和控制合同风险，企业应当建立合同履行情况评估制度，每年对重大合同的履行情况进行分析评估，对存在的不足及时调整。评估结果应形成书面报告，制订整改方案，以便形成借鉴。企业建立客户和供应商信息库，对履约情况备案登记，特别是信用不良的要特别备注，以便日后参考。对供应商的选择不能出于个人私利等原因总是限于既定范围，应该设定一定数量的备选供应商，增加价格的透明度。
三、结语
综上所述，合同管理应该是全面的、动态的、全过程的管理工作。建立规范的内控制度，有助于提升企业的内部管理水平和降低企业风险，使企业有序运行。合同作为企业经济业务的体现，合同风险管理对企业的意义重大。企业应全面提高风险意识，充分重视合同的管理控制，以降低合同中风险对企业带来的影响，使企业健康发展。
参考文献：
[1]康显桃.施工企业内部控制中的合同管理发挥的作用之研究[J].会计师,2017(04):47-48.
作者:袁晓华 单位:山东兴华建设集团有限公司
