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摘要：2019年1月1日起，高校开始执行《政府会计制度》，支出收入合同作为校区参与社会重要经济活动之一，在政府会计制度执行中具有桥梁作用，本文通过分析校区合同管理的现状，提出合同管理存在的弊端，同时提出要建立全程联动、模块衔接、信息系统控制机制，把集中归口管理与专项管理进行信息化整合，在内控程序上把控校区管理的风险。
关键词：内部控制;合同管理机制;信息化
一、前言
依法治国是党领导人民治理国家的基本方略，依法治校是依法治国方针在高校办学活动中的具体体现和要求。2019年1月1日起，高校开始执行《政府会计制度》，该制度改革的特点是引入权责发生制，要求财务部门确认当期收入及成本，及时准确的反映学校目前资产流转、负债等财务真实情况，控制学校的财务风险。支出收入合同作为校区参与社会重要经济活动之一，在政府会计制度执行中具有桥梁作用。校区需通过建立预算、采购、合同准备、合同审查、合同订立、履行、结算、归档、评价服务商、资产入帐等环节的信息联动化来牵制规范合同管理流程，在内控中减少合同管理的风险。
二、校区合同管理的现状
（一）缺乏统一管理机构
调研发现大部分高校合同管理机构一般设立在法律事务办公室或综合办公室。目前校区合同由不同部门管理，未建立统一归口部门。根据财政部内控基础性评价指标要求，学校应设立专职合同管理人员及部门并建立登记台账，对所有有效合同进行有规律的排序编码，利用编码可以查询到财务预算、国资采购等相关信息，使得合同管理与财务预算收支管理、国有资产采购管理有效结合，提高学校服务质量、效率和效果。
（二）缺乏合同电子信息化
随着教育体制改革深化及高校内部风险控制的要求，学校应梳理财务经济的相关业务及流程，在遵循学校内控的基础上，分析识别风险，补充完善业务流程。目前校区合同审批、合同保管以纸质合同为主，这样未充分考虑到业务本身的运行方式，未打破各部门之间的界限，部门之间的信息未能无障碍传递。
（三）合同结算终结缺乏监督
合同签署要经历合同基本信息准备、合同审批签署、合同履行、合同结算、合同终结这些阶段。在合同准备及合同审批签署阶段，各部门领导要对合同相关内容进行审核，此时发现问题的几率最大，监督全面。合同一旦进入结算阶段、终结阶段，只有合同经办人对合同的支付结算情况有了解，结算几笔，还有多少质保金等信息反而无人理会，甚至经办人会产生等到合同相对方要的时候在支付也不迟的想法，所以合同的结算阶段时缺乏监督管理的。随着校区不断发展，如果不安排专门的部门和专业人员对合同进行统一动态监督，财务部门就只能按照实际收款、付款情况确认收入、成本，无法按照合同约定条款的时间期限计算当期收入与成本。
（四）缺乏专职合同管理人员
校区对外签订合同涉及材料、设备采购、科研研究等各方面。这对合同管理人员提出了很高的要求，他们要熟悉学校的财务、合同等校区相关流程，还需具备逻辑、分析能力及责任心。目前院系及机关各职能部门的合同管理人员是由办公人员兼职或由“2+X”助管担任，助管在工作两年后会离开校区，这样会造成合同管理的不连续性，存在内控风险。
三、加强校区合同内控管理的措施
（一）建立合同统一管理部门
好制度要好体系作为支撑才能贯彻执行，建立健全校区合同统一管理部门是关键。通过调研，规模较大的高校由法律事务办公室负责合同管理，法律事务办公室针对合同可以从法律角度对合同进行审核也可以作为一个比较客观独立的部门对合同进行一个统一的管理，目前校区不具备设立法律事务办公室的能力，建议在综合办公室设合同统一管理部门。合同统一管理部门职责为在合同履行、结算两个关键流程中确定审批流程及内控标准，按要求审核监督合同结算、终结等环节，规避法律风险，维护校区合法利益。具体流程如下：一是完善修改合同管理办法。校区应进一步完善和修订校区合同管理办法，进一步规范授权委托书、法人签字章、合同专用章的使用管理制度，严格按照一事一审、一事一签的管理流程进行审查，明确各位领导的授权权限，避免在管理中出现授权不明、职责不清等行为。二是引审计为合同管理的必要流程。在合同管理中，尤其是在合同的前期准备即合同准备信息、合同审批流程中，将审计纳入其中是对合同管理风险点的有效把控。审计部门应在易出问题的事项中从专业的角度制定审计办法，确定合理的审计范围，针对合同金额巨大、关系学校切身利益的合同，应纳入审计必审事项，在审计的过程中审核相关内容，完成合同的内部审计，降低执行风险。三是合同订立前，按合同为询价、招标、单一来源采购、谈判等不同方式，形成不同维度的审批流程，通过多层次的权限管理，加强合同信息的前期审批。同时建立供应商资质评价平台，对于履行合同不合理的供应商拉成“黑名单”，踢出学校服务行列。四是合同订立中，明晰合同审批流程，合同经办人准备材料→申请部门审核→预算部门审核→财务部门审核→合同管理部门审核→按照合同标的金额及事项的大小，分别送分管校领导、总会计师、校长审批→签署盖章备案登记。五是合同签署后，合同履行是高校实现合同目的的关键。合同经办人应对合同进行准确把握，及时关注合同相对方的动态，遇到不按合同履约的情况，及时汇报并采取措施，规避经济损失。在履行过程中如果出现重要事项的变更，要进行书面协议的变更留档，不得进行口头变更。合同履行结算后，不得以任何理由增加合同相关协议。六是合同归档工作。合同管理部门应在初期合同登记、变更情况的基础上，结合校区业务内容对合同进行统一编号，此编号可以查询到合同从预算到采购到合同到资产上帐的系列内容。
（二）建立联动信息化平台
目前，高校合同的信息化管理往往仅包括合同线上申请、线上审批等功能，缺少预算、采购、资产上帐等程序的信息化管理，校区应建立信息化一体管理，将预算、采购、资产等管理模块与合同管理相连接，形成校区关键业务模块的信息系统联动，使“事前规划→事中控制→事后监督”有效衔接，实现以预算管理为主线、以资金管控为核心的合同订立及履行流程的管控工作。
（三）加强合同履行控制体系
合同履行环节控制是指高校借助对合同实施状况的监督，规范合同补充、转让和解除等合同变更程序，明确合同结算要求，妥善处理合同纠纷，详细登记合同履行和变更情况，严格管控高校合同的履行过程。合同归口管理部门应当加强对合同履行情况的跟踪和监控，实行从合同订立履行到终结的全过程管理，确保合同履行环节的监控与监督。如果发现对方或自身因素造成无法按期履行合同的情况，需采用相应对策进行止损。
（四）增强合同管理队伍建设
通过分析高校在合同管理中出现的弊端，高校应该从源头做起，加强合同管理人员风险防范意识，通过开展法律知识培训、法律实务专题研讨的方式提高校区管理人员的法律素质，管理人员只有有了足够的法律知识才能尽可能地规避合同中会出现的法律风险，才能更好地保护校区的合法权益。
参考文献：
［1］刘馨阳.从内控角度初探高校合同管理机制.现代经济信息2019（01），21-22.
［2］李蓉，金忠兆.高校合同管理与审计实务探索.行政事业资产与财务2018（15），93-94.
［3］徐斌．浅谈高校合同管理的重要性和可行性建议.现代经济信息2018（14），134.
作者:罗婷婷 闫鹏 周文杰 王宏宇