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摘要：目前，国有企业承担大量经营业务，合同量较大，查询、统计和分析复杂。多数国有企业缺乏合同管理系统的需求论证，没有搭建此类信息化平台，极大影响了国有企业经营、管理和服务的工作效率，不利于单位的可持续发展。本文通过分析国有企业的合同管理信息化的必要性，根据国有企业的特点，提出了国有企业合同管理信息化建设的构想和解决方案。
关键词：国有企业；信息化；合同管理
目前，网络技术和信息集成技术快速发展，信息化技术的运用已成为国有企业精细化管理和可持续发展的重要因素。作为国有企业，既担负着国家重要科学技术研究，把握科学技术发展的导向；又要从事大量涉及民生的经营活动，承担着社会责任。随着经济规模的不断扩大，各类经济合同的增加，国有企业对降本增效、合同履约风险的管控等有了更高的要求和更迫切的需求。
一、国有企业建立合同管理信息化系统的必要性
企业信息化建设是指通过在企业运用计算机及网络等技术，设计和集成企业所需的管理信息系统，来提高企业的生产运营效率，降低运营风险和经营成本，从而提高企业的经营管理能力，以期增加企业获利和提高持续经营的能力。国有企业面临大量的研制合同与采购合同订单，贯穿于科研生产各个环节，传统的人工管理方法手段落后，效率低下，而且容易造成合同遗失，远远不能满足国有企业规范、科学、可持续发展的需要。因此，必须借助信息技术，构建以销售、采购合同管理为中心，结合内部控制要求，与其他相关业务管理系统集成的合同管理系统，对收付款合同信息进行收集、传达、加工、处理、存储和管理。本文将结合国有企业的管理特点，对合同管理信息系统的构建提出初步探讨。
二、合同管理信息系统功能构想
通过构建国有企业合同管理信息系统，实现收付款合同全寿命周期管理的电子化、流程化，并初步具备合同管理工作的在线流转、统计、分析功能，以达到内部相关业务部门信息共享，提升管理水平和管理效率。
1．合同管理信息系统涵盖的业务范围
（1）单位全部的收款合同，包括提供科研、预研、装备产品及服务等。（2）单位全部的付款合同，包括科研生产物资采购、加工服务外协外包、固定资产投资购建等。
2．合同管理信息系统主要功能设计
（1）收款合同管理功能包括：以合同评审／登记（涵盖研制任务、合作意向、协议等）为起点，覆盖合同登记、单位内部签批流程、合同变更、合同台账、合同执行、合同归档、客户管理、统计分析等功能。（2）付款合同管理功能包括：从合同签订为起点，覆盖合同范本管理、在线编辑、审签、合同变更、合同台账、合同验收付款、合同归档、统计分析等功能。通过合同管理信息系统建设，规范付款合同的管理过程，实现付款合同全过程的监督审查；同时采集收款合同必要信息，为项目计划、立项、研发生产、交付、催款、售后等业务过程提供信息支持。（3）功能框图
3．合同管理信息系统操作人员授权
根据国有企业内部控制管理设计要求，需要对合同管理信息系统操作人员的不同职责进行相应的授权管理，以保证系统使用安全正常，发挥效益。
三、合同管理信息系统业务模块设计
按照合同资金的流入、流出分类，将国有企业的全部经济合同分为收、付款合同两类，下面根据这两类合同管理的不同业务需求，分别介绍收、付款合同业务模块的设计。
1．收款合同管理业务模块设计
收款合同管理主要涉及客户、基础信息、管理评审、立项研制、履约、归档等过程的在线监控，以及适应内部管理决策需要的统计分析。总体业务模块需求应包含：基础信息管理、客户信息管理、合同范本管理、合同起草管理、合同评审管理、合同签订管理、合同履行管理、合同归档管理、合同统计分析。具体功能设计详述如下：（1）基础信息管理。具有合同类型、性质、产品或服务信息、评审条款、履行情况提前预警、超期警告等基础数据维护功能，实现合同通用基础数据的统一、规范管理。（2）客户信息管理。具有客户信息、信誉维护及评价、统计等基础信息维护功能，便于对客户资信的及时了解，防范合同履约风险。（3）合同范本管理。实现合同范本的规范管理，具备合同范本导入导出、新建、收藏、统计、分类管理等功能，统一合同范本模板库，每类合同下可关联多个范本。（4）合同起草管理。实现合同基本信息自动提取、合同文本在线编辑、复制起草、合同补录、合同草稿暂存、合同起草业务流程追踪等功能，以提高合同起草工作效率。（5）合同评审管理。合同评审支持线上在线评审信息和线下评审结果信息登记两种模式。根据合同管理要求设计出多个线上在线评审流程，承办人可根据业务内容匹配相应的审批流程，并可在线跟踪流程审批节点。审批人可对合同信息、技术内容等进行审查，并提出审核意见；如果审核不通过可退回承办人重新编辑提交。（6）合同签订管理。系统将根据审批完成的合同，按照单位标准合同编码规则自动完成合同编号，同时设定外来合同编号手工录入功能。对系统编号完成的合同导出带防伪标识的合同文本，打印纸质版后履行签字盖章手续，再将合同签署页扫描上传。（7）合同履行管理。对合同标的履行交付、合同回款计划与到款情况、超期履约提醒、合同变更、中止、解除等全过程信息进行登记管理，对变更作废的合同予以保留，实现历史记录的追逐查询。可与财务管理系统集成，共享合同到款及开发票情况，落实回款计划。同时具备线下数据导入功能。（8）合同归档管理。承办人对正常履行完毕或非正常因素停止履行的待归档合同进行甄别，手动归档，填写归档信息后保存至档案管理系统，方便日后查询合同发生的全过程。（9）合同查询、统计分析。根据管理需要，相关人员可在授权的范围内查看合同的文本内容，掌握合同相关信息。还可利用多条件组合查询功能、模糊查询功能，查询所有合同状态信息，动态监控合同执行情况。利用各种查询功能对合同金额及合同数量进行统计以及发展趋势分析；对合同查询、统计结果具备导出、打印功能。
2．付款合同管理业务模块设计
付款合同管理主要针对供应商合同签订管理，涉及合同起草、签订、审批、履约进度、归档等过程的在线监控，以及适应内部管理决策需要的综合统计分析。总体业务模块需求应包含：基础信息管理、供应商信息管理、合同范本管理、合同起草管理、合同审批管理、合同签订管理、合同履行管理、合同归档管理、合同统计分析。为避免重复建设，其中供应商信息管理可与物流管理系统信息共享。其它具体业务模块的详细功能与收款合同管理基本相同，不再赘述。
四、合同管理信息系统集成思路
为提高合同管理信息系统的使用效益，发挥其强大的管理功能，考虑与其他业务管理系统集成，以达到信息共享，互联互通。集成的基本思路是：与单位门户系统集成，共享门户系统中组织机构、人员信息，实现账户统一管理、单点登录管理。与主数据系统集成，共享主数据系统中的项目管理信息。与物流系统集成，在付款合同起草阶段共享物流系统中的采购订单等信息。与财务报账管理系统集成，在收付款合同履行阶段共享财务报账管理系统中的合同收付款结果信息，作为合同履行数据。与招标系统集成，合同草拟阶段，对于应招标的合同，选定招标系统的中标通知书编号进行业务关联，共享合同招标结果信息。另外，考虑到单位信息化总体规划的建设需要，要具备与其他的业务信息化系统的数据接口功能。
参考文献：
［1］王君彩．财务管理与控制［M］．经济科学出版社，2017．
［2］陈虎．财务就是IT—企业财务信息系统［M］．中国财政经济出版社，2017．
［3］陈虎．从新开始—财务共享财务转型．财务智能化［M］．中国财经出版社，2017.
作者:郭文清 单位:中国船舶重工集团公司第七一七研究所