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[摘要]上海梅山钢铁股份有限公司(以下简称梅钢)档案馆为解决项目多、人员少、项目资料收集难的问题，自主开发了“项目资料归档过程控制管理系统”，按照档案规范，结合梅钢项目建设的业务特点，将项目资料归档的各个重要环节在系统中进行固化，实现对项目档案归档过程的全方位掌控。项目档案管理人员都有一个共识：项目资料收集是项目档案管理中的一个难点。虽然我们制定了相关的制度来保证项目资料的归档，但是在项目多、建设周期长、管理人员少的情况下，项目资料收集难的问题还是很突出，总是会发生重要文件未归档或缺失的情况。其中一个重要原因是我们档案管理人员无法全面掌握与项目资料形成相关的信息，如项目的关键时间节点、合同签订信息、设备购置信息等等，档案管理人员无法做到心中有数，有的放矢，通常只能被动接收。
一、系统方案的探索
随着企业信息化的高速发展，一般企业都开发了项目建设相关的业务系统，我们档案管理人员所需要的时间节点、合同信息、设备信息、施工监理信息等等都散落在这些系统中。以往都是档案管理人员向相关业务人员索要这些信息，再由档案管理人员手工汇总和整理，费时又费力，而且容易出错，信息还不完整。如果能通过信息化手段，由系统自动收集、汇总、规整这些信息，再进行有效的流程控制，将会极大地提高我们的工作效率，有效地促进项目资料收集工作的进行。基于上述思考，并根据实际管理流程，梅钢档案馆制定了“项目资料归档过程控制管理”方案：以档案信息管理系统为核心，将项目资料收集归档的过程固化到信息系统中的各个节点，对项目资料的归档情况实现全过程监控；建立档案信息系统与其他业务系统的数据接口，由系统接口自动收集、整理，并动态更新项目相关的要素，对各个项目的前期文件、设备文件、施工文件、监理文件，竣工图的归档状态实现全过程监控，档案管理人员与归档责任单位可以实时了解项目资料归档的进度；系统能动态生成月度归档计划和季度验收计划，建立项目档案验收模型；通过有效的计划执行和规范的档案验收，提高了工作效率，确保了项目档案归档的及时性、准确性、完整性。
二、管理系统的建设
(一)系统业务流程图
(二)数据接口
档案管理信息系统与工程项目管理系统、设备管理系统、采购系统建立数据接口，数据接口自动收集与项目资料归档有关的信息(如：项目编号、项目名称、项目单位、设计单位、施工单位、监理单位、工程合同信息、设备采购合同信息(含合同标的)、实物交接时间、交工验收时间、投产时间、竣工验收时间等，对收集到的信息进行动态整合，并对不同归档状态的信息进行视觉化处理，最终为档案管理人员呈现一张直观、全面的项目资料归档动态表。
(三)归档计划管理
系统按照“项目交工验收后3个月内完成项目资料归档”的原则，每个月月初自动生成月度归档计划(如图3)和待归档资料清单，并下发到各个归档责任单位；每个月月末系统自动统计归档数据，形成归档情况报表(如图4)，为公司项目管理部门提供绩效考核依据，为归档责任单位提供整改清单，为档案管理部门提供资料催交凭证。
(四)资料移交管理
归档责任单位收到归档计划后，按照计划清单进行资料收集及初步整理，并在线生成资料移交清单(如图5)，确认无误后在线完成归档信息的提交，人工同步完成纸质资料向档案移交工作。档案管理人员收到对应实物，清点无误后及时在线完成移交确认(如图6)，系统会自动将移交的资料状态标志为“已归档”。对于施工单位及监理单位，在其完成施工文件、竣工图、监理文件审核流程后，档案馆需最终确认归档，系统才会允许打印《归档完成证明》，作为施工单位和监理单位结算项目尾款的依据。资料在线移交过程中产生数据记录(如合同信息)可直接用于档案人员的系统整编，减少了数据信息的重复输入。
(五)验收计划管理
系统按照“项目交工验收后6个月内完成项目档案验收”的原则，每个季度自动生成季度验收计划(如图7)。档案管理人员收到验收计划后，按照系统预先设立的验收模型(如图8)，对项目资料进行逐项核查，同时记录需要整改的问题。针对竣工图，系统还提供了图纸核对功能：系统可实现施工图发放信息与竣工图接收信息(版本、数量、图号)进行自动核对，视觉化显示核对结果。对于验收通过的项目，最终开具《项目档案验收意见书》。
三、系统实施的效果
项目资料归档过程控制管理是档案管理信息系统的前端，是采用信息化的方式专门设计的一种项目资料归档管理的手段。按照档案规范，结合梅钢项目建设的业务特点，将项目资料归档的各个重要环节在系统中进行固化，实现对项目资料归档过程的全方位监控。经过一年多的实际应用，取得了良好的效果。
(一)有效树立项目档案归档全局观
通过数据接口收集并汇总项目信息，与归档责任单位实现信息共享，使各归档责任单位对其需要归档哪些资料、何时归档、是否已经归档做到心中有数，促使其在项目实施过程中就有意识地进行资料的收集和整理。
(二)提供归档信息即时查询，有效避免档案资料收集缺漏
归档责任单位可随时在线查询每个项目的应归档资料清单，其中随机资料直接细化到每一个标的。归档责任人只要搜索项目编号，系统就能即时呈现该项目的应归档及未归档的资料清单明细，归档责任人就可以对照明细逐一清点整理文件，生成归档移交目录信息，最后完成数字信息提交及纸质文件的移交。通过系统查询，相关人员能够及时有效地发现归档过程中的缺漏情况，便于及时整改。
(三)将项目档案规范嵌入各节点，提升档案整编规范性
在资料的收集过程中，明确了各类资料的整理、装订规范；根据项目档案的整编规范，设定了档案的分类规则，档案移交时即时分清归属，有效地提升了档案整编的规范性。
(四)设立管控节点，及时掌握每个项目归档进程
档案管理人员可以随时查询每个项目的归档进度，及时了解归档过程中存在的问题。通过系统动态生成每月归档计划，反馈给项目管理部门，实现对归档责任单位的考核；生成验收计划，有步骤地对已完成资料归档的项目进行档案验收；生成各归档责任单位的缺漏资料清单，督促其及时进行归档和整改。
(五)降低项目档案管理工作强度，提高工作效率
目前梅钢公司实施中的项目近600个，然而项目管理人员只有3名。在项目多、人员少的境况下，档案管理人员借助“项目资料归档过程控制管理系统”依然可以高效地管理这些项目档案，保证项目资料归档的完整性；另外，项目档案模型化验收的方式所花费的时间比传统的验收方式所花费的时间缩短了60%，并且提高了项目验收的精度。
参考文献：
[1]龚力军.浅析工程公司的档案信息化建设项目[J].价值工程，2018，37(22)：101-102
[2]朱彦玲.大数据时代企业电子档案收集归档攻略[C].中国档案学会.2014年全国档案工作者年会优秀论文集.北京:中国文史出版社，2014：353-356
作者:汤永华 单位:上海梅山钢铁股份有限公司
