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摘要:[目的]优化高值耗材管理流程,实现病人、医院和供货商三方利益共赢。[方法]针对传统介入高值耗材管理流程存在的弊端,科室运用医院自主研发的高值耗材管理系统对所有介入手术中使用的高值耗材实现全程信息化管理。[结果]该系统从采购、入库、使用、收费、出库、财务核销结算各个环节进行全程跟踪,实现介入高值耗材使用安全和质量控制,真正体现介入高值耗材的全流程追溯管理。[结论]介入高值耗材信息管理手段提升了医院介入高值耗材物流管理效率,高值耗材的管理模式更加科学化、精细化,达到了规范管理、方便临床使用的目的。
关键词:信息平台;介入高值耗材;管理
随着现代医学创新发展及人们对生活质量要求的提高,介入微创诊疗技术在医疗行业发挥越来越大的作用。介入耗材是介入诊疗中不可或缺的工具,因其具有品种繁多、材质多样化、规格型号复杂、专业性强的特殊属性[1],在管理上具有一定的难度。我院是一所集医疗、教学、科研于一体的大型综合性三级甲等医院。我院的介入科是心血管、肿瘤、神经和消化等专科进行微创介入治疗的共同场所,2016年的介入手术量在5000台左右,并以每年20%的速度在不断增长,高值耗材使用金额月均在1千万左右。如何防止介入耗材积压过期,提高查找所需耗材的准确性和缩短查找时间、增加扣费正确率并减少前期成本投入,是耗材管理工作的一项重要任务。医院自2015年10月始自主研发了一套高值耗材管理系统,利用信息化对介入手术中使用的高值耗材实现全程管理,取得良好效果。现报告如下。
1介入高值耗材的界定及分类
对何谓高值耗材,国家一直未给出明确的定义。在查阅文献中可发现目前对于介入高值耗材的定义,普遍认同的说法是介入手术中使用的、直接进入人体内、价值相对较高的医用材料,如植入式心脏起搏器、介入导管、导丝、球囊、支架和其他植入性器材等[2]。结合我院介入耗材特点可将其分为常用高值耗材和非常用高值耗材两类。①常用高值耗材:为各介入专科通用的高值耗材,如各种型号、种类的导管和导丝、动脉鞘、高压注射器、压力传感器、压力延长管、三通连接器等,这类耗材价格相对较低,一般不超过1000元。②非常用高值耗材:为介入医生在术前不可预测需使用,只能在手术过程中根据实际情况可能用到的高值耗材。包括各专科使用的球囊、支架、微导管、起搏器、起搏电极、消融导管、先心封堵器、下腔静脉滤器、各种型号规格的充填栓塞材料,如弹簧圈、各种液体胶、吸收性明胶海绵颗粒等,这类耗材的价格较高,均超过1000元。
2传统耗材管理流程及弊端
2.1传统管理流程
根据介入耗材的分类考虑其价格及使用量,我院原存在两种流程(见图1)。
2.2传统流程的弊端
由传统耗材管理流程可以发现存在以下弊端:①对常用的高值耗材需要先预支付成本,后期使用后才能陆续产生收入,先期投入太大,负担较重,不利于经济核算;②非常用高值耗材虽然是先使用后出账,但是由供货商直接送货至介入科,质量和安全是否有保障,医院耗材管理部门无法及时、准确地掌握情况;③因介入耗材使用量大,出入数目变动频繁,二级库管理工作量大,有可能因过期、丢失等浪费现象造成科室成本的损失;④耗材收费需要人工查找字典内的名目,浪费较多的精力和时间,并有可能出现漏收费、收错费、重复收费等问题;⑤无法实现耗材的可追溯管理,质量把控困难;⑥流程复杂,需要多人核对并签字,供货商需要来回奔波,并可能无法及时收到货款,抱怨较多。
3介入高值耗材管理信息系统的使用
基于以上传统流程的弊端,近几年来越来越多的医疗机构开始尝试采用信息系统对高值耗材进行科学化的管理,其中较常用的是使用条形码技术,包括采用自己医疗机构内部流通的条形码及耗材自带条形码两种方式[3]。考虑到院内生成的条形码存在条码打印工作量大、易出错及仓库管理人员比较紧缺的状态,我院采用的是更加便捷、省时省力的方式,即耗材自带条形码的方案。
3.1介入高值耗材信息化操作流程
3.1.1前期工作
该流程的前期工作是要根据供货商提供的产品条码信息在材料字典中进行维护,然后对不同厂商的耗材条形码规则进行个性化设置。为了进一步优化流程,我院信息部门借助互联网技术,开放供货商权限,让供货商能够通过网络进入医院综合运营管理系统(HRP)中特定平台,并在其权限范围内进行耗材的维护,及时更新相关信息,极大减轻了医院物资采购部门的信息维护和核对工作量,并保证了相关信息的准确性和及时性。
3.1.2备货环节
为避免科室二级库的耗材数量太多影响管理,同时又综合考虑频繁送货带来的不便性,介入科护士长根据日常择期手术及预估的急诊手术量设置耗材基数和最低警戒数,基数为预期3d左右的手术使用量,最低警戒数为1d的手术使用量。当系统内的耗材数量低于最低警戒数时,系统会自动发送备货信息给仓库管理人员,包括材料名称、规格、达到基数需要的数量,由仓库管理人员审核后发送给供货商通知其送货。供货商将在次日下午将材料送至设备仓库由仓库管理员对材料信息及质量进行审查,并扫描材料包装上唯一的条形码进入医院一级库。审核后的材料即被送至介入科。
3.1.3二级库管理环节
介入科护士长及护理主管对材料再次审核,重点在于确认材料名称和外包装完整性、有效期,确认无误后扫条形码进入二级库。只有在一级库有记录的耗材,才能被二级库所接收,在系统上可以查阅材料的完整信息。2017年7月我院又引入耗材智能柜助力高值耗材的管理。智能柜既可以通过扫描瞳孔功能保证耗材储存的安全,又可以智能化实现耗材进出实时记录和余货盘点,再次简化了耗材管理人员的工作量。
3.1.4使用环节
手术过程中巡回护士根据医生的需要使用耗材,并扫码进行扣费,生成收费单,自动冲销库存量,耗材信息可以同步进入电子病历的术中医嘱,打印后保存于病人病历中,同时护士将条形码贴于病历相应的位置,实现三单统一,也方便后期追溯查询。
3.1.5盘点环节及质量控制
护士长或护理主管每天早上审核前日使用的耗材,通过手术登记本及智能柜上记录的数量进行盘点,及时发现漏扣费或扣错费行为,并能追踪到使用护士。每周一对前周耗材使用情况进行总盘点,并动态设置本周的基数值和警戒值,以满足手术需要。对接近有效期的耗材根据其使用的频率予以考虑退库或优先使用处理。每月进行1次质量分析,重点讨论耗材使用流程中出现的问题及不良事件,并运用PDCA等质量管理工具进行持续质量改进。
3.2急诊或特殊情况
使用耗材绿色通道的设立针对班外时间或急诊手术需使用的特殊耗材,信息系统中设置了“绿色通道验货”功能,即应急情况可绕过设备仓库,直接进入介入科二级库扫码并使用,要求该类耗材必须为我院材料字典中已存在的产品,由介入手术护士进行现场验货,手术结束后若有未用完的余货,必须退出绿色通道,由供货商在班内时间按照正常流程进行入库。由于该功能为应急使用,缺少首道监控环节,容易产生安全隐患,因此只能限量限权临时使用。
3.3新流程取得的成效
新系统自构建以来经过1年的试用及不断修改,逐步完成了新旧流程的平稳过渡,其便捷功效得到明显体现:①物资管理部门及科室使用部门双重把关,确保使用在病人体内的高危高值产品从资格到质量的安全,保护了病人的健康和利益,同时也规避了医院因传统高值耗材管理缺陷所可能带来的法律风险;②扫码即可完成收费,花费在耗材收费上的时间由传统模式时的平均每台3min缩短至扫码扣费时的平均每台30s,极大地提高了收费效率;③保证了耗材实际使用与收费信息的一致,改变了收费操作需要熟悉收费项目才能收费的局面,收费失误率由原先的13.3%下降至现在的0.8%,护士的满意度由原先的75.4%上升到96.1%;④可对病历中的条形码实现追溯,更加规范了高值耗材的流程管理;⑤对于接近有效期的耗材,通过系统的提示,可给予优先使用,避免浪费现象;⑥可通过信息系统调出耗材使用明细,并生成账单,了解一段时期内耗材使用情况,调整基数,也可杜绝漏收费现象,同时通过预先设置耗材最低数量的警戒值,当库存数量达到警戒值时,会自动生成备货需求发送给采购人员,保证手术中耗材供应的连续性;⑦先使用后结算,节约院内资金;⑧因耗材的扣费数量与使用数量自动绑定,供货商票据上耗材的数量来源于信息系统,真实可靠,因此核对流程更为简便,供货商收到货款的时限较前明显缩短,配合度普遍更高。
4小结
我院通过自主研发基于信息平台的高值耗材管理系统,运用较成熟的条码技术,实现对高值耗材从采购、入库、使用扣费到出库、财务核销结算的全程信息化管理,既方便了科室的使用,也简化了供货商的签票流程、缩短其收到货款的时间,同时提升医院对高值耗材可追溯的精细化管理水平,受到普遍好评。后期我院将扩大该系统的使用范围,惠及更多科室,同时将再灭菌产品的条码管理纳入下一步的工作计划中。
参考文献:
[1]张晓丽,范小红,金永春,等,高值植入性耗材临床应用管理系统建设与应用[J].中国医疗设备,2015,30(11):133135.
[2]梁金凤,徐向天,刘旻,等.借助HRP系统实现医用高值耗材的精细化管理[J].医院管理论坛,2014,31(10):2730.
[3]郑小云,李湘平.厂家条形码在医用耗材管理中的应用[J].现代医院,2016,16(7):10711075.
[4]王晨亮,李先锋,巩清源,等.基于HRP系统的高值耗材条码化闭环管理实践[J].中国医院,2016,20(12):7172.
作者:方艳 单位:福建医科大学附属第一医院
