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[摘要]随着高等教育的普及，高职院校教师队伍在不断地扩大，教学过程中的人事调动大多都是根据人事档案进行的，但是由于大多数院校的工作核心在于教学工作，还没有认识到人事档案管理的重要性，导致学校内部的档案管理出现问题。主要从档案管理工作的重要性出发，就目前高职院校人事档案管理工作中存在的问题进行针对性分析，寻找到问题产生的原因，并根据当今时代人事档案管理的新趋势，对传统的人事档案管理方式进行改革，从而使现存问题得到有效解决。
[关键词]高职院校；人事档案；规范化管理
1人事档案规范化管理的重要性
人事档案管理工作作为学校各项工作中最为基础的人事组织工作，档案本身不仅具有极高的收藏保存价值，而且还可以为各项数据的采集、查询提供可靠依据。高职院校人事档案对广大教职工的个人履历、思想作风、业务能力等都有详细的记录，是学校教师队伍建设的基石，为学校内部人才的选拔、调动、评比等提供科学、可靠的数据支持。实现档案管理规范化、制度化，不仅能够有效解决传统档案管理弊端，有效提升高职院校人事档案管理水平，还能够确保人事档案管理工作的准确性，并且省略了很多不必要的环节，有效提高工作效率，为相关人才的调动提供科学保障。除此之外，传统纸质文档不易搜索、保存，当需要调取信息时，往往需要花费大量的时间、人力搜索，随着近代无纸化办公的流行，借助数字信息化技术对人事档案进行信息化处理，不仅能够节约时间，还能够确保各项数据资料的完整，加强数据资料的私密性，防止核心资料被泄漏。
2目前高职院校人事档案管理工作中存在的问题
2.1档案管理工作重视程度不足，相关制度没有健全
各院校目前工作的重点在于教学与科研工作，人事档案与院校工作核心没有直接的联系，所以经常被院校领导忽视，相关管理制度也就没有得到完善，大多数人事档案管理人员往往是身兼数职，并且人事档案管理工作相较于其他工作而言更为枯燥，所以管理人员也就不会花费太多的时间与精力在人事档案管理工作方面。档案管理人员没有满足标准，经费不足导致一些必要的管理设施无法到位，在对人事档案材料进行整理时由于缺乏人手导致一些信息没有经过核实以及部分档案缺失却没有得到及时补充等等问题与高职院校人事档案管理制度没有得到完善、相关制度没有深入实施、缺乏应有的岗位责任制有着直接的原因。正是因为学院领导的不重视，导致一些规范、先进的管理模式没有被引入，档案管理工作的效率以及质量也就迟迟无法提升，制约高职院校的发展。
2.2档案管理人员素质偏低
档案管理人员直接参与到人事档案管理工作之中，他们的素质将会直接影响到人事档案管理工作的质量以及效率，并且会对档案规范化改革进程造成一定的影响。从整体水平来看，因为人事档案管理工作比较繁琐，年轻人很难静下心从事这项工作，并且档案管理相较于其他工作而言对于业务能力以及技术的要求相比较低，行业准入门槛较低，导致各高职院校中从事档案管理工作的人员素质普遍偏低，且群体年龄普遍偏大，对于新事物、新理念的接受程度比较差，工作效率比较低，将会对新制度的推行造成一定的阻碍。除此之外，由于人事档案管理的工作节奏比较慢，长期以来大部分管理人员养成不好的工作习惯，对于工作怀抱得过且过的态度，不会主动发现问题、解决问题，而是等到问题堆积过多或是超出自己能力范围时才会选择解决或是上报，这种对待日常工作不主动热情的工作态度是导致档案管理工作效率始终无法得到明显提升的关键因素。
2.3档案处理速度慢，信息化程度低
高职院校人事档案管理工作量比较大，并且在处理档案时需要保持极高的注意力，导致档案处理速度较慢，除此之外，随着工作节奏的加快，人事档案的更新速度也在不断地提升，这也在一定程度上提高了人事档案管理工作的难度。传统纸质文档不易搜索、保存，当需要调取信息时，往往需要花费大量的时间、人力搜索，虽然目前有一些院校已经引入了信息化档案管理模式，但是档案的收集、录入（更新）过程也需要花费大量的人力，并且由于目前人事档案信息化管理程度还不够高，各院校之间无法实现档案资源的互联互通，档案信息无法共享，导致人事档案的价值无法完全发挥，这也是制约档案规范化管理的一个重要因素。
3加强人事档案管理工作规范化的具体实施方法
3.1加强院校重视，健全管理制度
院校领导的重视能够使人事档案管理工作达到事半功倍的效果，所以，学校领导应该加强对人事档案管理工作的重视，将人事档案管理工作作为学校行政管理工作中一项重要的内容纳入到学校的各校工作之中，对人事档案管理人员进行年底考核。另一方面，人事档案管理工作是一项比较严肃的工作，所以需要加快建立并完善人事档案管理制度，推动档案规范化管理进程。就目前档案管理工作中出现的一系列问题，进行科学、系统、全面的分析，在人事档案调取、查阅的时候，需要严格按照相关制度进行，建立健全档案管理制度，能够有效预防档案数据遗漏、丢失，确保相关档案的准确性。
3.2提升人员素质
人事档案管理工作具有极高的机密性，并且工作内容比较单一、枯燥，工作人员极易失去耐心，因此在挑选档案管理人员时，首先选择责任心强、能够坚守岗位的人员从事人事档案管理工作。随着档案信息化进程的推进，为了确保各项资料的私密性以及准确性，需要对档案管理人员队伍进行优化调整。虽然现在大多数院校都已经引入了数字档案，但由于管理队伍的素质参差不齐，导致没有取得应有的效果，所以需要加强对现有人员的素质教育，提升他们的专业知识，使他们认识到档案管理工作的重要性，除此之外，还需要及时选拔一些有技术、经验、能力的人才加入队伍之中，提高整个管理队伍的人员素质，从而使人事档案信息化管理的工作效率能够得到进一步提升。
3.3实现档案信息化管理
伴随着数字信息化时代的到来，高职院校也需要紧随时展潮流，及时对人事档案管理工作进行改革创新，确保其能够更好地服务于院校。通过借助国内外先进的科学技术，实现互联网技术与人事档案管理的充分融合，从而能够实现人事档案资料的共享，为社会输送更多的人才信息。总之，随着社会科技信息的进步，高职院校如果想要得到进一步发展，就要紧随时代潮流，与时代接轨，将数字信息化技术融入到人事档案管理工作之中，对档案管理进行优化调整，最终提升档案的使用率。网络人事信息档案管理工作的建立和开展，凭借其与时俱进的时代气息，实现当前时代对高职院校人事档案管理的要求，进一步推动院校档案管理工作进程。
4结语
人事档案管理工作需要长时间的坚持，在此之前，我们需要对高职院校人事档案管理工作对于院校发展的重要性有一个全面的认识，从而能够有意识地加强人事档案管理意识，建立健全人事档案管理制度。通过加强对人事档案管理工作的重视，加大院校人事档案管理力度，优化人事档案管理队伍，提升档案管理水平，在档案管理工作中融入信息化技术，实现档案价值的充分利用，实现档案管理规范化、制度化，最终能够进一步提升院校的社会竞争力。
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作者:张艳梅 单位:廊坊卫生职业学院
