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1.1高校档案管理理念比较落后,档案呈现方式和管理方式相对单一
目前高校档案管理依然保持着传统的“以藏为主,重藏轻用”理念,并且高校对档案管理的重视度依然不够,使得专业管理人才相对缺乏,并且由于现代化的硬件管理设备投资较少,使高校档案管理工作拥有较大的提升空间。高校档案管理部门主要是针对纸质档案、声像档案和电子档案这三类来进行整理,电子档案虽然是发展趋势,但由于受到前期较大投资的影响而基本还停留在口号阶段,并未进行实际操作运行。高校在档案管理工作中依然多通过手工来进行操作管理,对档案的查找、检索以及借阅等也依靠人工操作,使得整个管理工作效率较低,无法满足越来越大批量的文件查阅和异地查询等需求。
1.2档案管理专业人才相对缺乏
由于档案管理工作具有较强的综合性,处于高度信息化的今天,则要求档案管理人员更要具备多方面的知识与技能,不仅要熟悉档案管理相关的法律法规以及工作流程,还要对计算机、软件运用、网络和多媒体等信息技术有足够的了解,加之一直以来档案管理不受重视,使得原本就较少的专业人员又被过滤掉一批,从而导致目前专业人才缺乏局面。
1.3高校之间缺乏档案资料共享机制
我国各高校所设立的同类型专业较多,高校各自都会有很多科研项目与课题研究,但由于高校间的相对独立并封闭,导致这些科研项目和课题研究得不到共享,出现重复投资局面,造成人力、物力、财力的资源浪费。
2加强高校档案管理创新体系建设
创新是时代进步的动力,只有坚持不断的创新才能满足并推进社会发展,高校档案管理工作亦是如此,加强高校档案管理创新可以从管理思路、管理模式和管理手段三方面着手。
2.1档案管理思路的创新
首先要树立新观念,建立以人为本思想为指导的档案管理工作中心作为出发点,以观念创新作为管理创新的前提,进而加强并开辟高校档案管理发展的新途径。其次,在管理内容上,尽管目前高校有大量的文献资源,但仅依靠档案馆馆藏资源依然无法满足用户需求,这就要求必须实时调整并充实馆藏内容,进行有目的、有计划的收集和整理工作,并对现有资源进行优化,使之能够系统化和规范化。再次,要重视专业人才的引进与培养。结合档案管理专业工作特点来有目的引进专业人才,并且要营造良好环境,技能重用人才,又能培养人才,使之身处个性能够得到尊重、理解并鼓励创新的积极工作环境,并且具有通畅的职业升职保障,真正选拔能够解决实际问题的专业人才为档案干部,培养优秀的复合型人才为档案管理建设做出贡献。
2.2档案管理模式的创新
当今多数高校档案管理部门多归属于校办科室,其职责是服务于学校管理工作,而没有决策权利。随着高校管理体制的改革,档案管理工作的重要作用逐渐被发掘并被利用,这使得高校管理者逐渐意识到档案管理的重要性,并先后将其冲校办部门分离为独立职能部门,从被动的执行配合发展为能够主动决策,此管理模式的创新对促进高校档案管理变革具有重要意义。
2.3档案管理手段的创新
传统档案管理手段多为手工执行,与信息技术广泛普及的现代化管理手段相比,其较低的工作效率已无法满足行业需求。运用现代化管理手段来替代传统手工管理是高校档案管理改革创新的重点之一,尽快做好库藏资料的录入工作以实现档案检索自动化,能够提高档案管理工作效率和服务质量。并科学合理协调高校档案管理的服务与被服务关系、保密与开放关系、社会与部门利益关系来提高其创新发展程度。
3高校档案管理创新的实践情况分析
3.1人本管理理念已逐渐被多数高校运用到档案管理工作中
人本管理理念是加强知识管理的核心所在,通过最大程度促使档案管理人员发挥其主管能动性与积极性来进行改革创新,才能整体推进档案管理工作水平。校方通过积极配合并支持,真正重视档案管理工作并通过资金投入来加强硬件设备的现代化程度,才能将高校档案管理工作推向新高度。
3.2各高校的档案管理工作中对人才资源管理方面有所变革
多数高校在档案管理工作中开始实施全员聘任竞争上岗制度,并按岗位制定薪资待遇水平,这一变革极大地调动了档案管理人员的工作热情与主动性。并通过建立科学的激励机制来鼓励工作人员接收专业深入学习与成长,在职培训和继续教育等形式均能及时更新并扩充档案管理人员的专业知识和技能,这对调高整个档案管理队伍专业水平有着重要作用。
4总结
总而言之,档案管理工作在整个高校管理中占有重要地位,只有做好档案的收集整理以及归档工作的基础上,才能实现主动服务,充分发挥档案资料的价值。档案管理人员应以科学严谨的工作态度,结合档案管理创新思维,通过不断进行档案服务思路创新、管理模式创新、管理手段创新来提升档案管理工作的效率,为高校管理工作发展做出最大贡献。
作者:雷天琴 单位:宝鸡文理学院