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摘要：针对高校数字化档案管理项目建设的要求，要从成本管理的角度对项目成本进行控制。通过对成本管理的定义和基本的方法进行阐述，结合某高校数字化档案建设项目，对其成本进行预算；针对成本预算表，就影响成本预算的因素进行分析和阐述；提出数字化档案项目建设成本控制的对策，从而为高校数字化档案管理建设提供参考。
关键词：成本管理；WBS方法；档案管理
当前，我国已进入信息化时代，学籍档案涉及范围也越来越广泛，如出国、就业、教育、评职称等各个方面。因此，加强对学生学籍档案的数字化管理成为目前信息化背景下思考的重点。但是部分高校依旧使用落后的学籍档案管理方式，这种方式已经不能适应现如今学校的工作状态。为此，为改善学籍档案管理方式，结合成本管理理论，提出一种数字化档案管理项目，目的是充分发挥数字化档案管理的优势，以提高学籍管理工作的效率。
一、成本管理理论
1.定义
对成本管理来讲，就是保证项目在计划范围以内完成。其主要包括确定所需资源的种类及其具体的需求量、估计成本并具体分配、制定成本的预算表等。目前，成本管理理论主要包含两个内容，分别是作业成本管理和全面成本管理。
2.方法———WBS成本管理法
目前，针对项目建设的预算有很多种成本预算的方法。本文选择WBS工作分解法进行详细介绍。WBS法的应用有一定的前提要求，包括保证需求完全划分、拟定完整的步骤、绘制WBS表。在满足前提条件后，方可进行成本预算。WBS法要求先将工作结构合理分解到可以操作的程度，比如具体的某一环节需要哪些物料等，然后再进行具体到每个WBS要素的成本预算。
3.数字化档案管理项目成本预算
采用上述的WBS法进行成本预算，绘制成本预算表。其主要内容包括项目阶段、时间、成本构成以及成本预算。而结合数字化档案管理项目的实际，将其成本预算表设计为表1所示。
二、影响学籍档案数字化项目成本控制的因素
1.项目时间因素
学籍档案管理系统项目开展过程中，时间难以控制，时间的延长与过度减少都会增加项目的成本，因此学校为能尽量保证在合理范围内控制时间，这就需要了解项目成本与其开展的时间之间的关系，具体关系如下图所示：由图1可知，T点（合理）所对应的是C点（合理）。通俗来说，当达到合理时间的最低点，此时成本最低。这个点也就是项目成本管理最合理的点。同时，观察可得，项目时间T延长时，项目成本也会因为人工费等各种费用的增加而增加；相反，项目时间压缩，导致工期紧张而不得不抢工，必然会产生更多不必要的抢工费等其他费用，这样当然会导致成本的增加。因此，应合理控制时间，这样才可以保证项目成本最低。
2.项目质量因素
学籍档案管理系统的时间因素会或多或少影响项目成本，但质量因素才是真正直接影响项目成本的因素。如果一味追求过高的质量，成本投入必然会增加；相反，如果质量不合格，无法达到要求，就需重新返工或者其他弥补的措施，这样也会导致成本增加。因此，质量过高或过低都会增加项目成本。具体情况见图2。图2中通过鉴定成本、预防成本以及故障成本来综合反映成本与质量的变化。鉴定成本是指验收项目质量的费用，预防成本是指前期为了预防发生项目不合格或故障的情况产生的费用，而故障成本则是为解决项目不合格的费用，比如因项目质量不合格而导致返工的返工费，维修项目的维护费等等。从图2发现，当项目质量差或不合格时，即项目质量处于改进区时，为使项目质量合格，达到适应区或至善区，往往会选择对项目进行维护甚至是返工，这样故障成本就会大大增加，综合的成本也会增加；然而，如果一味过度追求项目质量，想达到至善区，在项目技术设计上就会投入更多的人力物力，也就是前期的预防成本会大幅度提高，这样也会导致项目综合成本的增加。因此，其实只需将项目质量控制在适应区即可，不必追求过高的质量要求，也不可降低质量，这样就可避免不必要的鉴定成本、预防成本或故障成本增加，从而更好地达到控制成本的效果。
3.项目技术方案因素
除了上述介绍的时间因素和质量因素，技术方案因素在控制成本时也是至关重要的。项目的技术方案不同，会导致项目质量不同，也会影响项目实施时间及进展。确定合适的技术方案，可以控制时间在合理范围内，同时保证项目质量达到适应区，以保证不会增加不必要的成本。若项目技术方案选择不当，则会产生各种问题，如时间增加或质量问题，这样都会导致项目成本的增加。需要注意的是，项目技术方案可以根据实际情况进行改变，以追求最好实施效果。
三、学籍档案数字化管理项目成本控制措施
在学籍档案管理系统中，结合高校实际情况，具体使用以下措施来保证成本的合理控制。
1.从技术方面采取措施
采取技术措施就是通过调动技术人员积极性，选择合理先进的技术方案、技术方式等达到节约成本的目的。首先，在对技术人员的管理上，要使用合适的管理制度及方式，充分发挥技术人员的主观能动性，以求达到更高的工作效率。其次，选择技术方案时，在满足质量要求的前提下，将时间控制在合理范围内，尽可能选择经济合理的技术方案，从而进一步降低成本；与此同时，因为在项目的具体实施中，物料费会占有很大比例，从这个角度来分析，可以广泛使用节能高效减耗的新技术方式，这样不仅可以提高效率，还可以有效控制成本。最后，为了降低故障成本、预防成本等，应在项目质量上严格把关，从而节约成本。
2.从经济措施上控制成本
采用经济措施包括人工费控制和物料成本控制两方面。首先分析人工费。应严格控制人工成本，因为人工费在项目成本中占很大的比重。其次，需要控制项目分包单价，参照地区的市场价格，进行分析来制定单价。再来谈物料成本的控制。对物料的控制主要分为两个方面，一是用量，二是价格。在物料的用量上，使用先进改良技术，杜绝浪费，坚持贯彻节约物料的技术手段；在采集购置、运输等过程中减少物料损耗；在满足项目质量要求的前提下，使用创新型环保材料，从而降低成本。在价格的控制上，在采购过程中充分调查物料市场，在不影响质量的情况下选择合理价格的物料。可以将物料进行分类，在主要物料的采购上可适当性地减少；同时在采购物料时需充分考虑运输费用，综合选择最经济合理的方式购买，从而降低运输成本，有效控制物料成本，对整个项目的成本和经济效益产生直接性的积极的作用。
3.完善项目成本管理体系
要建立完整规范的项目成本管理体系，分级管理，不同级别负责不同职责。具体实施应根据实际情况，划分所有的部门及其成员的工作职责，使其清楚自己的工作任务及权利。这样可以更好地管理部门成员，调动其工作积极性，从而提高工作效率，降低人工成本。同时，也要设立合理的奖惩制度，以促进员工更好完成工作。
四、结语
总之，对于高校数字化档案管理项目的开发中，要充分把握时间、质量等这些对成本管理有直接影响的要素，并从技术方案、经济措施和质量体系等角度，才能更好完善档案管理系统的开发，减少开发的成本。
参考文献：
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[3]王孙如.接收数字档案节约社会成本[J].城建档案，2010，（10）：42-44.
作者:王玮 单位:陕西省行政学院
第二篇:高校档案管理工作创新对策
［摘要］高校的档案管理工作是教学教研工作中比较重要的一项工作，档案管理是关系全校师生利益的一项工作，因此必须得到相应的重视。在信息时代，现今的高校档案管理工作已跟不上数字化时展的脚步。而创新作为驱动发展的根本动力，可以使高校档案管理工作重新焕发活力。本文通过分析高校档案管理创新的重要性，说明现今高校档案管理系统的问题，并提出一系列相应的措施，以期能够实现高校档案管理的可持续发展。
［关键词］高校；档案管理；创新驱动
高校档案的管理工作在高校的人才培养、教育教研和教育事业的建设中扮演着非常重要的角色。目前，管理体制的僵化与大数据时代的蓬勃发展形成了鲜明的对比。在档案管理问题上，传统的管理体制已无法适应现代档案冗长、繁琐的信息匹配方式，传统档案管理体制束缚了高校的改革发展。因此，探寻一条适合现代高校的档案管理工作的道路，成为高校目前急需解决的问题。
1高校档案创新管理的重要性
1.1促进档案管理意识的转变
创新即打破传统思维模式的束缚，采用一种新的发展眼光或者新的发展态度，对特定事物进行更新变革，使其能够适应现代化发展的需求。高校档案创新管理最主要的是创新工作的开展，以改革的态度对待高校管理工作，以创新的眼光看待高校档案管理模式，从局部到整体，完成整个高校档案管理的创新。高校档案创新管理，能够促进管理意识的转变，在创新的过程中难免会碰到这样或那样的难题和障碍，在解决这些障碍的过程中，利用创新的特点可逐渐转变工作人员的工作状态，在创新思维的影响下，逐渐改变工作人员对待档案管理的工作态度，使其不知不觉地完成管理意识的转变，达到潜移默化的效果。
1.2促进高校人才资源管理
人才资源是高校工作的重心，拥有人才才能获得创新驱动的动力，想要完成人才资源的合理利用，就必须合理地利用档案资源。然而，传统的档案管理工作方法遇到了越来越严峻的挑战，传统的管理模式已不适合庞大的数据统计，精简瘦身的大数据统计方式，对人才管理具有至关重要的作用。发展中遇到的难题，需要利用创新思维进行解决，档案管理工作改革需要创新激发活力，优化管理办法，提高档案管理工作的效率，通过提高效率解决人才资源的流失问题。高校档案创新管理，能将档案本身的作用最大化，利用档案承载的信息，提升高校对人才资源的管理，完成人才资源的合理利用，最终实现高校本身的创新发展。
1.3有利于学校文化传承
创新不是全盘的否定，而是通过改革办法，去其糟粕、取其精华。档案工作创新管理是对传统管理模式的变革，在最大限度地保留传统管理优势的同时，完成工作方法的转变，使其与高校自身的文化底蕴相结合，完成创新，促进学校文化传承。档案里具有丰富的校史文化，通过对档案管理工作进行创新改革，能继承高校优秀的教学精神，充分发挥档案在高校文化发扬继承中的作用，形成一个高校独特的文化风格。创新管理不仅仅是对档案管理工作的创新，还是对一个学校文化底蕴的继承发扬，利用创新的办法，优化管理模式，使档案中校史校训的真正含义被学生充分理解，在促进校园文化的理解中，可不知不觉地完成学校文化的传承工作。所以说，档案创新管理对学校文化传承具有重要意义。
1.4有利于高校的稳定发展
高校教育事业的发展并不是一帆风顺的，档案记录中既有经验也有教训。无论是经验还是教训，对一个学校来说都具有非常重要的作用，把档案作为重要依据，实事求是地看待学校面临的问题与所处形式，才能做出合理的判断和决策，真正地摸索出一条适合自己学校的特色之路。档案管理工作的创新，可更为直观地将学校发展过程中存在的问题，以及前人的领导决策、经验教训进行展现，根据这些经验和教育，将目前面临的问题或障碍逐步解决，达到促进高校稳定发展的目的。档案创新管理不仅是完成管理工作的优化，还可为学校其他方面工作的开展提供了便利，为建设现代化高校和学校的稳定发展，具有非常重要的促进作用。
1.5顺应时代的发展要求
为贯彻建设社会主义文化强国，建设21世纪100个一流大学的号召，高校必须要提高办事效率，为积极建设社会主义文化强国做出贡献，要想提高办事效率，高校就必须对某些僵化、拖沓的体制进行改革。对传统的档案管理系统进行创新改革，对于今天的高校来说具有非常重要的意义，利用创新作为改革驱动力，可提升高校档案管理工作效率，这也是时代对高校档案管理的具体要求。目前来看，我国高校的传统档案管理体制严重阻碍了档案管理前进的道路，对档案管理工作进行创新改革，不仅仅是完善档案管理体制机制的最佳选择，还是时代对现代高校档案管理工作提出的重大考验。利用现存的档案管理问题，倒逼档案管理工作创新发展，采用更为合理的创新管理办法，改进僵化的档案管理体制，可提升档案管理效率和质量，从而推荐高校教育教研工作的发展，实现向现代化高校的转变。
2现今高校档案管理存在的问题
2.1档案管理意识落后
一般来说，档案管理工作是一项比较繁琐的工作，这项工作一般在幕后进行，没有教学科研的靓丽风采，成绩也不容易显示出来，因此，在高校的日常教学、科研、生活中，难以被人多加重视。随着信息化时代的发展，恰恰证明了这种观念、意识的落后之处，这种观念意识桎梏着高校改革创新的脚步。高校档案管理工作作为幕后工作，很难做出比较有意义的成绩。因此，高校的领导决策者，一般将即将退休的工作人员安排到档案管理的工作岗位，这些老同志的工作热情不高，对于纷繁复杂的档案管理工作更是难以全力以赴。档案管理工作人员长期保持着一种不求有功、但求无过的心态对待档案管理，不能充分发挥档案管理工作对学校体制改革，学校可持续发展的作用，浪费了大好的资源优势。
2.2档案管理体制落后
传统的档案管理体制机制僵化，已成为阻碍高校进步发展的一种落后体制。一个好的管理体制机制，包括人才的引进、薪酬奖励、技术设备更新等机制系统的统一、协调运作，而在高校的档案管理机制中，这些明显有促进作用的机制没有得到较好的落实，人员老化、人才引进缺乏、薪酬奖励与档案管理做出的成绩没有明显关系、制度内工作人员的热情不高，整体呈现一片死气沉沉的气氛。在这种体制下，档案管理工作很难做出对高校改革发展有促进作用的成绩。新一代科技革命正在蓬勃发展，机遇稍纵即逝，管理体制的僵化、落后，对建设现代化学校来说阻碍非常大，这些僵化的体制内包含腐朽的工作办法和工作人员的意识，已不能促进学校的发展，现代高校需要更为妥善的安置方法和改革办法改善这种情况，因此，其要用“刮骨疗伤、壮士断腕”的勇气，优化档案管理体制，完成学校档案管理的优化升级。
2.3档案管理人才匮乏
由于管理体制的僵化，档案管理部门成为大多数工作热情消失的工作人员的“养老办公室”，这对整个档案管理工作具有非常不好的影响。档案管理工作需要具有专业素养的人才进行担当，其对专业技能要求较高，职业素养要求较高，与此同时，档案的管理、整理是一份相对较为枯燥的工作，需要工作人员不断进行档案资料的整理、分类、归纳。时展对档案资源管理的要求更加严格，对专业人员的渴求变得越来越迫切。但僵化的体制缺乏吸引人才进入的有利因素，人才进不来，管理工作的革新缺乏内生动力，对高校的整体教育、教研工作具有非常不利的影响。且档案管理工作的职称、薪酬较低，如果非专业人员进行档案管理工作，很难有较高的思想觉悟与职业素养，更不用提尽职尽善地完成工作，因此，难以形成高效的档案管理体系，对学生和学校来说具有阻碍作用。
3高校档案管理工作的创新对策
3.1促进高校档案管理体制改革
一个良好的档案管理生态环境的形成，必须要有良好的档案管理体制。目前，资源驱动、投资驱动已不适合经济发展的新常态，我国经济增长进入了结构优化、动力转换、创新驱动发展的新阶段，将创新驱动摆到国家发展全局的中心位置成为现实的需要。高校档案管理工作的发展也需要创新驱动，创新就是要对目前僵化的档案管理体制机制进行改革，要针对性地进行体制内的变革、升级，并建立良好的薪酬奖金奖励机制以及完善的人才引进机制，利用问题倒逼管理机制进行改革升级，完成自我价值的实现，促进高校教研教学、培养人才工作顺利进行，促进高校可持续发展。
3.2树立科学化的高校档案管理理念
高校档案管理机制的僵化，关键是相关领导决策者对档案管理思维的僵化，是其对档案管理工作的不重视，最终使档案管理工作脱节于信息时代数字革命的潮流，桎梏了高校教育水平的提高。高校的档案管理关系到我国高校跻身于世界一流大学的荣誉，只有树立科学化的档案管理理念，才能实现高校的自身价值。高校要树立服务型的档案管理理念，向广大师生、领导干部提供服务，服务于学校的发展建设。首先，要服务校园文化建设，档案室最能体现一个学校的独特文化资源，树立服务理念有利于宣扬学校文化理念，利用文化建设，提高文化自信。其次，要有服务学生就业的意识，学生就业问题是每年高校必须面对的难题之一，提升档案管理服务意识，有利于学生顺利完成就业，也有利于学校自身的发展建设。
3.3引进档案管理专业人才
我国是一个社会主义国家，正处在社会主义的初级阶段，改革开放的大业需要大量的人才资源来完成。档案的创新管理工作需要具有专业素养的人才来完成，让真正懂得管理的人进行管理工作，才能使档案管理工作事半功倍。对档案管理体制的变革，也就是对人才引进机制的变革，因此，高校要通过外部吸收人才，同时也要从内部挖掘人才，通过建设一支具有专业知识素养、专业管理技能、高尚道德品质的队伍，完成高校档案管理的升级优化，使档案资源信息能够伴随学校的发展，为高校建设成为一流的世界大学做出贡献。人才是强国的重要因素，也是建设自己特色的重要因素，人才的引进对档案管理、对学校教研教学、对学校的发展建设，都具有非常重要的作用。
3.4促进高校档案管理实现电子化
现在的时代是科技的时代，是数字化的时代，是信息共享的时代。高校传统的档案管理是依赖纸质材料的整理，而随着科技革命的发展，数字化服务与自助化服务已经融入各行各业中，也为各行各业的改革带来了机遇。这种机遇稍纵即逝，因此，档案管理工作应该抓住这次机遇，积极建立电子档案，对原有的纸质档案材料进行整理、分类、归纳，利用大数据的优势，找出适合高校档案管理建设的重要发展方向。电子档案方便保存，且不易丢失、不易损坏，与其投入大量的人力、物力进行纸质材料的整理工作，不如选择一种更为省时、省力的电子档案管理。纸质档案与电子档案相比，具有很多不合实际的地方，从占用空间上说，纸质材料比电子档案要消耗的资源更多，再加上定期维护保存的费用，这是一笔不划算的买卖。而电子档案既节省了空间，又节省了查找的时间，且在这个基础上还起到了一定的环境保护作用。目前，各大高校的电子档案还不完善，有的学校甚至还没有对电子档案形成正确的认识，对其重视程度还很低，这种观念是非常不利于领导做出正确的决策，以及促进学校发展。
4结语
高校的档案管理是关系全体师生、学校建设的一项重要工作，因此，高校必须要给予高度重视。在信息化时代，想要完善档案管理的工作，就必须进行改革创新，且创新是第一驱动力，只有通过创新才能对高校档案管理进行完善，及时采用合理的方式、方法，有效完善档案管理工作运作模式，从而推动高校建设快速发展，实现高校向现代化高校的合理转变，最终做到高校教育体系的可持续发展，形成良好的教育生态环境。
主要参考文献
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作者:高伟娜 单位:吉林建筑大学城建学院
第三篇:高校在线课程教学档案管理对策
［摘要］本文针对近几年在高校发展起来的MOOC等网络在线教育，从教学档案管理视角出发，对国内外网络教学信息资源在保存和利用方面面临的挑战和存在的问题进行了分析，从而对高校在线课程教学档案管理提出对策和建议，为国内教育机构和高校在创建、管理网络在线教育资源方面提供一些参考。
［关键词］在线课程;教学档案;管理对策
网络信息资源与传统文献相比，具有宝贵的利用价值和大数据服务的功能，但是随着网络技术的不断发展和网络信息资源的不断扩大，这些宝贵的资源如何做长期保存、利用，给各个国家及各级教育机构带来了前所未有的挑战。
一、网络在线课程教学档案信息化管理的重要性
(一)网络教学资源的学习利用价值大
从1999年美国麻省理工学院向社会开放网络课程以来，到现在盛行的MOOC，汇集了国内外众多名校名师的优质教育资源，是不可多得的教育资源，而且这些在线教育的应用范围可以扩大到全国乃至全世界的每个角落，尤其是对一些偏远地区教育资源严重缺乏的情况下，在线教育更有利于促进我国实现大众化教育的任务。
(二)网络教学资源占用空间大易消失
网络教学资源来自各个国家众多高校的网站，资源信息量大占用的空间也很大，完成保存并实现有效的实时运转以及反复利用，工作量和软硬件设施的投入受到很大的挑战。另外，由于信息更新速度快，大部分网络教学资源在被广泛利用的同时，也在不断地消失，而且速度非常快，不利于资源的持久保存和利用。
(三)网络教学资源的学习者越来越多
从国外网络教育资源的发展来看，从最初的高校内部师生使用逐步发展到全国范围乃至全球范围共享使用，学习使用者从最初的随意学习发展到可以获取大学学分的教育。随着在线教育的广泛开展，学习使用者逐渐增多，为高校和社会解决了师资不足、课程资源不足等问题。
二、高校网络在线课程教学档案信息化管理存在的问题
(一)理念滞后问题
随着各项工作信息化进程的不断变革和应用速度的加快，档案管理工作也逐步进入信息化管理阶段，数字化档案馆应运而生，使传统的档案管理工作步入一个新的时代。就目前调研情况看，对于这些网络教育资源的管理各级高校及教育机构还没有统一的方案和保存标准，对网络教育资源的重要性认识不足，不利于网络教学资源的广泛利用，也严重影响高校及教育机构对网络课程教育进一步规范开发和管理工作的进行。
(二)管理机制问题
从推进大众化教育角度看，网络教学资源作为档案保存是一种社会公共事业，具有一定的现实意义。但是目前国内还没有一个系统的完整的标准来实现这一功能，标准化和专业化程度低，软硬件设施投入不足，手段与技术落后，同时，也缺乏相关法律条文的保障，导致在线资源的保障不能有效得到应用，受教育范围也受到很大制约，急需建立完善的管理制度保障在线教育资源的广泛、长久利用。
(三)人员技术问题
高校档案信息资源逐步大量数字化，逐步向数字化档案馆迈进，馆藏逐步以数字化资源为主，服务手段逐步向多样化、网络化、全球化发展，服务对象逐步突破了本校本地区的范围。但是从目前情况看多数高校档案人员还处于仓库管理员的层次，很少有档案管理专业的学历，管理手段多数只是收集、借阅，数字化内容的档案较少，信息化手段落后，严重制约网络在线课程资源的有效管理和持续利用。
(四)经费不足问题
档案管理从传统的纸质档案收集管理发展到信息化管理模式，需要一定的软硬件等设施的投入，需要一定的资金做保障，目前，由于经费不足，导致在线教育资源多数靠高校自身解决本校开发的课程资源，只能应用在本校范围，而且开发数量有限，在社会上进行的网络在线教育主要依赖一些公司购进高校部分课程再进行有偿服务，开发范围和应用范围大大缩小，不能很好地发挥网络在线教育的本质功能。(五)知识产权问题网络在线教学资源是各个国家众多大学开发研制，大部分网络课程资源使用权基本在本校范围内，这样，其他学校以及社会学习者无法享受这些优质资源，对教学资源本身是一种浪费，如果解决好著作权、知识产权这样的问题，以网络教学档案的形式的进行规范的呈缴、开放、利用，对社会教育是一件有意义的事情。
三、高校网络在线教育课程教学档案信息化管理的建议与对策
高校在线教育教学档案信息化管理工作是高校档案管理事业发展的重要工作之一，特别是当前网络技术迅速发展的形势下，推动高校教学档案信息化管理，实现高校网络教学档案的信息化服务功能，必须改变管理理念、提高创新意识，抓住契机，积极变革管理手段才能与时俱进。
(一)提高认识建立科学的管理体系
按照最新颁布的《高校档案管理办法》，结合当前网络教学资源建设和保存的实际情况，应积极制定高校网络教学档案保存和管理的实施细则，做到从宏观上把握主线，从微观上把握细节。首先要提高认识，更新理念。高校要实现教学档案信息化管理工作，必须提高全校教师对网络教学资源保存和利用价值的正确认识，尤其是高校领导要有超前的信息化管理意识，与时俱进，积极接受以MOOC为代表的网络教学模式，将网络教学资源早日纳入教学档案的管理内容中，推动高校网络教学档案的信息化管理进程。其次，学校档案部门要做好与各行政部门、教学部门的联系工作，做好宣传，及时收集各部门有关的网络教学资源，防止有价值的数字化文献的流失。再次，高校优质的网络教学资源要实现高校间、高校与社会间的资源共享功能，各级教育机构要建立密切的合作共赢关系，共同讨论建立网络教学资源的共建共享机制，共同推进高校档案网络教学档案的信息化服务进程，提升高校优质资源的服务水平。
(二)提高人员的信息化专业化素养
高校教学档案走向信息化管理阶段，对档案管理人员的素质要求有了根本性的变化。档案管理人员的信息化能力是关键因素，不但需要专业的档案管理知识，还必须具备高水平的信息技术运用能力，熟悉数字化档案馆的工作流程，熟练掌握网络教学档案管理平台和系统功能的应用技术，使档案在信息化管理以及服务上更科学、更实用。首先，要加强专业理论知识的培训，如历史学、文献编纂学、目录学、网络信息鉴定理论、相关的法律、法规等专业知识。其次，加强信息技术的培训和操作能力的训练，如计算机录入技能、检索技能、相关网络技术的学习。再次，积极引进复合型人才，努力营造一支政治强、业务精、作风正、工作实、纪律严的专业人才队伍。
(三)完善组织管理制度和保存制度
目前，大多数高校的档案管理制度和保存制度没有体现出信息化管理模式下在线教育资源的管理要求，缺乏与时俱进，对教育资源纳入教学档案管理缺乏前瞻性。所以，高校档案馆(室)必须面对现实，接受挑战，积极修改、完善相应的组织管理制度，本着一切为教学服务的宗旨，才能更好地促进高校网络教学档案的保存和管理工作。从宏观上看，国家、政府和各级教育机构可以建立图书馆和档案馆为主的网络在线教育资源信息化管理体系，建立地方各级教育管理机构和高校等为辅的分布式分支机构，逐步在国家图书馆和档案馆的引导下，有组织有计划地构建出我国国内的网络在线教育资源管理网络。从微观上看，高校作为一个网络教学资源保存中心，学校各部门、各教学单位作为分布点，形成一个较小的网络教学资源保存体系。区域性的资源保存中心如高校档案馆(室)与国家档案馆建立联动机制，有效实现在线教育资源的管理和利用。
(四)加大资金投入优化资源保存环境
随着国家教育信息化工作的全面开展，网络教学资源的开发和利用已经在全国高校普遍开展起来，尤其是MOOC引进后，全国网络教学资源数量发展很快，在线学习的学生人数越来越多，庞大的网络课程资源、快速的内容更新要求，对硬件、软件的投入和配置要求很高，高校现有的档案馆管理硬件和管理系统已经远远不能适应当前的要求，需要投入很大的经济成本才能实现网络教学档案的保存和利用工作，而且，随着网络教学档案数量的不断增加，这笔投资变得越来越大，高校自身是难以负担的。为了优化网络在线教育资源的管理环境，首先需要非常强大的基础设施建设，如服务器、机房、电子出版物阅读设备、课程平台建设、系统购置、在线信息资源的存储等等，都需要大量的专项资金做保障;其次需要运行保障经费，如软硬件维护、系统升级、档案管理人员业务培训等;再次是在线资源的建设和管理工作方面的经费保障，课程的开发和资源持续再利用是实现在线教育有效开展的最终目的。对于目前出现的经费瓶颈问题，解决途径一是需要国家教育部门牵头制定统一的标准和规范，二是政府率先投入专项资金，协调高校和社会力量共同加入这项利国利民的教育工程建设，与时俱进，营造网络在线教育资源的有效管理和利用环境，推动在线教育的有效开展。
(五)加强教学资源的全面整合和共享
整合优质教学资源，逐步建设多种学科、多种专业课程的网络共享平台，推动高校优质网络在线教育课程资源共享是将后教育领域面临的新的发展趋势。从高校网络教学档案信息化建设角度来说，要实现资源的整合与共享，高校档案馆(室)在网络在线课程资源的建设和管理过程中要求具备开放性和兼容性。在为本校师生提供在线教学档案资源服务的同时，也能更好地为其他学校乃至社会各行各业的学习者提供在线教育服务，在网络在线教育课程资源不断增加和累积的基础上，要更好地注重模块化、多功能和交互性的建设和作用的发挥，逐步发展成为有价值的网络在线教育数字资源库，通过在线教育网络平台，提高在线教育资源的建设质量与利用服务效率，进一步实现院校、学科、专业、课程之间的信息共享。高校教学档案信息化管理是一项复杂的系统工程，涉及的学科、专业、课程较多，为了避免重复建设，高校之间应该建立统一规则、走共建共享之路。总之，教学档案从传统管理模式向信息化管理模式过渡是一项长期性工程，需要国家、社会、地方政府、教育机构等多方面的努力才能更好地实施。随着信息技术的发展，学校教学等各项工作也随之发展变化，高校在教学档案信息化进程中，需要逐步完成过去传统档案的数字化建设工程，同时尽快完成现有电子文件等教学档案的归档工作，对于新型的网络资源管理，各级教育机构和高校必须认真审视这种新生事物，正确认识这种资源的重要性和可持续利用价值，积极提高管理意识，完善现有的管理制度，适应信息技术的要求，构建教学档案信息化管理模式，促进高校教学质量的提高，促进国内外优质教育资源的有效利用，对于提高高校学生教学质量，实现大众化教育具有积极的作用。
［参考文献］
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作者:白海珍 单位:内蒙古财经大学
第四篇:民办高校档案管理探索
提要:民办高校因为投资主体为私人或企业，导致其重要的关注点在学校招生的多少和教学质量的高低，忽略了学校和教师的档案管理。公办高校之所以发展迅速，它的文化传承是必不可少的重要一环，而这一传承的载体就是档案。因此，民办高校要步入高速发展的快车道，必须提高档案管理水平，体现民办高校诚信建设的发展过程和教师的成长历程，把民办高校的历史有机地衔接起来。
关键词:民办高校；诚信建设；档案管理
一、引言
随着新修的《民办教育促进法》正式实施，民办高校规范管理提到了议事日程。民办高校在我国已经不算是新鲜事了。但是像20世纪80年代之后蓬勃发展的态势确实是很少见的，也很壮观。民办院校的发展，离不开辛勤耕耘的教师和朝气蓬勃的年轻学生，也不可缺少吃苦耐劳的后勤服务和精打细算的财务人员；无一例外的拥有着教学大楼、图书馆、宿舍和食堂，包括先进的教学设施设备、丰富的馆藏纸本图书和期刊、品类齐全的电子书刊、查准率和查全率较高的信息检索管理平台；与时俱进的校园文化、丰富多彩的校园生活、风格各异的教学活动，给成长中的民办高校描绘了一幅绚丽的图画。档案，事无巨细地记载着民办高校从无到有、从少到多、从小到大及从自然到科学的发展过程，记录着教师从事教育教学活动的一段人生旅途，承载着莘莘学子的追梦故事。这一切，不仅让民办高校自觉地开展诚信自律建设活动，也令民办高校付出洪荒之力营造有利于自身发展的客观环境。最近几年，国家对民办高校的管理越来越关注，为了更好地支持民办高校发展，制定精准扶持民办高校发展的财政支持和宏观调控政策，国家、省及市的教育管理部门经常请民办高校上交诸如财政资金应用绩效评价、内涵建设等项目自评报告。为使民办高校所填写汇报材料的真实性，需要民办高校开展诚信活动，以保证所填写的内容真实性和权威性，助推民办高校档案管理工程提升到一个新的高度。
二、民办高校档案管理现状
事实上，民办高校同国家公立学校一样，同样存在着人事档案、财务档案、教学档案、图书档案、科研档案、内外联档案、收发文档案等等。但是，民办高校的档案管理与民办高校的发展速度并不对称。具体表现有如下几个方面：（一）民办高校举办者不重视档案管理。最先发展起来的民办高校，是摸着石头过河的一群有创新精神和冒险精神的开拓者。他们不知道民办高校的发展会是什么样的，国家的政策会如何变化，只是凭着对教育事业的热爱，或者说被庞大的教育市场利益所吸引，不畏艰难地坚持办学。这一阶段，所有的民办高校创办者，想得最多的事，就是如何把学生招进来，如何招聘到能担任教学工作的老师，如何雇佣到后勤服务和保安人员维持学校的安全。夸张一点说，对于档案管理，这些民办高校的创办者最重视的是学生的档案不要丢了，财务账目尽量清楚。而教师档案、教学档案、科研档案等的管理，还没有引起民办高校举办者的重视。（二）客观原因忽略了档案管理。民办院校的性质，导致民办高校在成立与发展过程中就存在一些先天性缺陷。加之，其人员的流动性非常快。加大了管理人员对民办高校工作的不安全感和无归属感，思想意识里就有一种随时换工作的准备。表现在工作过程中，他们只注重完成接受的每一项任务，不去考虑这些工作任务完成后的存档问题。或者说，即使当时完成某项目工作任务的管理人员离职后把材料留下来了，由于民办高校的离职制度不完善，可能会出现双方没有进行工作交接的情况。于是，后来的人不一定会知道或注意这些原始档案材料，走掉的人也没有机会告诉后来的人这些档案材料在哪里。最终结果，还是导致原始档案资料的遗失。（三）主观原因造成档案材料的丢失。一是民办高校人员来往频繁的特点，造成人事档案材料多而复杂。人事管理部门源于对应聘与入职人员频繁性的厌倦，主观上就产生怕麻烦及没有必要保留离职人员档案的思想，加之民办高校的教师来自全国各地，部分教师的人事档案也未必是真实的，所以行政管理人员就自动放弃了离职人员的档案管理。甚至有些离职人员因新单位工作的需要，回原单位请求出具其工作考核情况，遭遇原单位以“不为离职人员服务”的理由拒绝了；二是民办高校工作人员基于自己利益考虑，而放弃岗位工作档案的保存。民办高校用人机制灵活的特点是一把双刃剑，在提高选人用人效率的同时，也造成人员不稳定的情况多发。不排除部分管理人员想保住当前的工作岗位，主观故意将做过的工作内容不做记录，更谈不上留存。其目的是提高工作内容的神秘性，降低工作的连续性，提高工作岗位进入的难度，让新人无法快速进入工作状态，尽而实现其继续在本岗位工作的愿望；三是校方与被聘用方合作不愉快被逼离职，或者是离职时薪酬问题没有处理好，被聘用方为了报复校方及泄私愤等原因，离职时故意损坏或丢失自己所掌管的档案资料。同时，也不排除被聘用者本身素质低、责任心不强，工作过程中不注意资料的保存和整理，也是档案材料丢失的重要原因之一。
三、民办高校档案管理不完善的后果
（一）影响民办高校的诚信度。档案，是固化组织或个人在以往社会实践活动中所做出的决定、开展的活动及所发生事件的信息，是当时情景的再现。任何一个民办高校档案材料的不全面或者是丢失，无疑对民办高校的发展过程缺乏真实和详细的记录，必然会给这些民办高校在经验总结、科学平台建设、教学规律的掌握等方面造成困惑，给民办高校应付各级领导检查及对外宣传等方面造成极大的不便，虚假陈述的现象就不可避免，进而影响到民办高校的诚信度。（二）影响民办高校的文化沉淀。一所高校，文化的形成需要几十年甚至几百年的不断沉淀、积累和提炼。而对于民办高校，其文化的沉淀更需要一个长期的发展过程。在国外，全世界排在前10名的大学都是民办或者私立高校，中国民办高校因起步较晚在国内都处于劣势，缺乏的就是文化的沉淀。在这样的情况下，如果民办高校发展过程中的档案材料丢失的话，直接影响到民办高校文化建设与传承。（三）影响民办高校的持续提高与发展。民办高校，因其举办者与公立高校不同和起步晚等特点，导致其发展规律和过程有别于公办高校。同时，民办高校师资结构的不均衡性和学生来源的低分数性，造成民办高校教育规律、管理体制也与公办高校不同。因此，民办高校档案的保存和管理意义巨大，作用非同小可，表现出很高的不可替代性。毫不夸张地说，民办高校档案的缺失，直接影响民办教育服务区域经济社会的发展，进而影响民办高校健康发展与提高。
四、提高民办高校档案管理的措施
（一）建设档案管理制度文件。民办高校要提高对档案管理的重视程度，从制度层面上来完善档案的管理工作，制定一系列可行的档案管理制度。包括办公室档案管理制度、科技档案管理制度、人事档案管理制度、图书馆档案管理制度、院校之间交流活动档案管理制度等，并将制度落实到具体的管理部门，确认责任人，并作为部门和个人的业绩考核指标。（二）开展档案管理培训工作。采取走出去请进来的方式，对档案管理人员进行岗位技能和责任的培训工作，从思想上让档案管理人员意识到档案管理工作的重要性和不可或缺性。通过培训，增强档案管理人员的工作水平和能力，明确和认知档案管理岗位的责任和义务，提高档案管理人员在工作过程中遵循档案管理工作规律和制度的自觉性，保证档案管理工作的有序开展和质量保证。（三）利用信息化技术开展档案管理。充分利用电子设备在档案管理工作中的重要作用。将重要的文件和材料扫描为电子文档保存在电脑里，以备纸制档案受损或丢失时可查阅。条件允许的民办高校，可以在OA办公系统中增加档案管理模块，既节省了档案管理信息化的建设经费，也避免了重复建设，更方便了档案的管理与查找。（四）设立专门的档案室。2016年11月7日，第十二届全国人民代表大会常务委员会第二十四次会议通过“全国人民代表大会常务委员会关于修改《中华人民共和国民办教育促进法》的决定”。新的《中华人民共和国民办教育促进法》对民办教育的发展做出了更详细的规定。而民办高校的档案管理工作是民办高校诚信发展的载体。因此，为了更好地保管档案材料，有条件的民办高校最好设立单独的档案室，用来存放档案材料，真实而详细地记载着民办高校的发展历程，以防丢失或损坏。（五）加强档案管理经费投入。民办高校档案管理工作薄弱，与民办高校举办者对档案管理工作的重视程度有着非常重要的关系。客观地说，大部分民办高校的举办者对档案管理工作都是不重视的，或者是认为没有用的。因为民办高校创办初期，生存是民办高校的首要问题。而生存、生源是民办高校的命脉。故民办高校无一例外地都将主要精力放在招生和教学方面。随着国家对民办高校的政策与财政支持，民办高校向规范化和正式化的快车道上行驶，档案管理工作成为民办高校科学化发展的一个重要标志。于是，民办高校档案管理工作摆在了议事日程。鉴于档案管理工作是一项重要的物质实践活动，因此，各民办高校要加大在档案管理工作上的经费投入，以保证档案管理工作的顺利进行。
主要参考文献：
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作者:康穆霞 单位:广东白云学院
