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【摘要】随着大数据时代的到来，海量的数据正悄然改变着人们的生活、工作与思维方式，同时也给企业档案管理工作带来了新的挑战。本文从大数据的含义和特点出发，分析了大数据时代背景下企业档案管理面临的机遇、遭受的挑战，最后提出了优化大数据时代背景下企业档案管理的对策。
【关键词】大数据时代;企业档案管理;挑战;对策
1前言
随着人类社会向信息、知识经济广泛的深入发展，社会、企业每天产生海量的数据，整个世界进入了大数据时代。各行业都面临着对庞大而复杂的数据进行有效管理的巨大挑战，人们逐渐认识到对自身产生和拥有的大数据进行有效管理的重要性和迫切性，档案行业也不例外。如今，航空企业正积极推进数字档案馆建设，各类电子文件正以前所未有的速度不断增长，那么在大数据时代，如何做好企业档案管理，并深入挖掘和利用档案信息资源为科研生产一线服务，已成为企业档案工作面临的重要课题。
2大数据的含义和特点
2．1什么是大数据
大数据，又称巨量资料、海量资料，指的是所涉及的资料量规模巨大到无法通过目前主流软件工具，在合理时间内达到撷取、管理、处理。并整理成为帮助用户筛选决策的积极资讯。大数据描述的是随着数据量和数据类型激增而逐渐衍生出来的一种现象，不仅包括数量巨大、结构复杂、类型众多数据构成的数据集，还包括对这种数据集进行高速采集、处理与分析以提取价值的技术架构与技术过程［1］。
2．2大数据的特点
大数据的特点一般归纳为“4V”，一是数据体量巨大(Volume)。当前，典型个人计算机硬盘的容量为TB量级，而一些大企业的数据量已经接近EB量级。二是数据类型繁多(Variety)。这种类型的多样性也让数据被分为结构化数据和非结构化数据。三是价值密度低(Value)。如何通过强大的机器算法更迅速地完成数据的价值“提纯”成为目前大数据背景下亟待解决的难题。四是处理速度快(Velocity)。这是大数据区分于传统数据挖掘的最显著特征。
2．3档案大数据
档案大数据是在档案方面涉及的资料量巨大到无法通过目前主流软件工具，在合理时间内达到的撷取、管理、处理并整理成为帮助企业经营决策更积极目的的信息。近年来，各级档案行政管理部门都非常重视档案信息化建设，大力加快数字档案馆建设步伐，开展传统载体档案数字化，积极进行电子文件的归档接收工作。随着档案信息化建设的加快，档案信息资源呈爆炸式增长，主要呈现出以下特点:(1)档案资源巨大。为积极适应航空工业信息化发展需要，航空工业档案馆于2007年在中央企业中率先启动了首批16家数字档案馆建设试点，制定了《航空工业企事业单位数字档案馆等级考核评定验收管理办法》，组织开展评定验收。首批16家数字档案馆建设试点单位已完成考核评定验收。随着信息技术应用和数字档案馆建设，产生大量的电子文件将形成一个巨大的档案信息资源中心。(2)档案资源类型多。在传统的档案信息资源中，主要以结构化数据为主，随着信息技术应用和数字档案馆建设，档案信息资源的种类越来越多，档案信息不仅涵盖传统意义上的馆藏档案资源，而且包括各类现行文件、产品数据等。其载体形式包括语音、视频、图形、图像等，形成以档案信息为核心内容的企业综合信息资源库。(3)档案价值高，但价值密度低。价值密度的高低和数据总量的大小成反比。从档案的本质属性来看，档案具有重要的利用价值，但通常我们利用的数据却非常小。在航空企业里，档案汇集了企业在科研、生产及经营管理活动中所形成的全部成果，这些档案信息蕴含着巨大潜能，需要人员和技术的密切配合，方能将其转化为更大的真正价值。(4)档案资源处理要求高。档案数据海量增加，加大了用户在海量数据快速查询所需信息的难度。在庞大的数据面前，处理数据的效率就是企业的生命。
3大数据时代企业档案管理面临的机遇
3．1大数据时代给档案管理带来了机遇
传统档案管理在某种程度上需要依托特定的基本单位，随着大数据的到来，纸质档案会越来越少，数据化档案会越来越多，以“卷”或“件”为单位的档案管理方法已经无法适应一些新环境，档案人员会将花更多的时间和精力监控档案数据的生成及保障档案数据的长期安全性与可读性，不在局限于电子档案的收集、整理和利用。
3．2有利于档案利用价值的提升
由于传统的档案管理主要以纸质档案和各种电子档案为主，各类档案的利用基本上处于被动的利用地步，检索和利用这些档案要话费过多的时间和金钱，因此难以调动人们使用这些档案的积极性，而大数据在处理海量数据和分析复杂数据方面具有超强的能力，通过借助云平台，从海量的档案数据中自动搜索隐藏于其中有着特殊关系性的信息，并对其进行集中和分析，让挖掘和分析出来的档案信息更好的被利用。用户可以在海量的信息海中快速检索和搜索自己所需要的各类信息，更方便人们去挖掘和使用这些蕴藏在各类档案中的有效信息，将原来的“死档案”变成“活信息”，这也无疑进一步提高了档案的利用价值。
4大数据时代企业档案管理遭受的挑战
4．1传统的档案管理模式受到很大冲击
传统的档案管理工作主要是在对各类档案进行分门别类的、有区别有层次的档案管理理念的指导下进行各类档案的整理和管理，而在大数据时代，面对海量的档案数据，只能以“件”或“数据库”为管理对象，这就要求档案管理者在有原本档案分类处理的能力之外，还要具有极强的决策能力、信息识别能力以及信息发现能力，这必将对原有的档案管理理念和方法带来极大地冲击和挑战。
4．2数据的安全与保密成难题
大数据在给人们带来便捷获取档案资源的同时，也在数据安全与隐私的维护上存在很大的隐患，这既存在理念和技术层面上的因素，也涉及法律方面的问题。从国家层面上来说，带有国家密级的档案的泄露，会给国家造成重大的损失，严重的还可能危机国家安全。在面对数据的安全和隐私问题上，我们肩负三大任务:一是完善各种软硬件系统将安全风险降低程度;二是处理敏感数据过程中要设法、保护数据隐私，实现信息的保密;三是在开放的数据环境下设法避免数据被恶意使用，保证合法数据在正常状态下使用。
4．3技术挑战
大数据的容错计算相当困难，算法极其复杂，档案管理系统只能将失败的概率尽可能降低到可接受的范围，而不能完全排除。其次，大数据环境下的档案管理系统采用的是云计算技术，其优势在于聚集工作负载，提高资源共享度，这必然增加档案管理系统运行成本，同时，还会加大系统出现故障的频率。再次，档案管理系统存储了海量的档案数据，且种类繁多，结构多样，现在档案系统面临的关键问题是如何鉴定和区分数据的有用与否。
4．4大数据时代给档案管理人员的工作提出了更高的要求
大数据时代背景下的档案管理工作不断的专业化、多元化以及开放化，且档案收集、档案管理以及档案的利用都在不断的改进与改变，而档案管理的这些改进与改变，对档案管理工作者的管理理念、管理专业能力、以及档案处理技术等都有着更高的要求，这些都使得现代档案管理工作人员面临着更高的挑战。
5大数据时代企业档案管理的对策与创新举措
无论面对的是机遇还是各种严峻的挑战，我们都应积极的应对，不失时机地将档案工作推上一个新高度。在大数据时代下，档案部门应摆脱传统思维的限制，建设“大档案”，尤其是随着大数据时代的逐步来临，更应积极改革与创新，以应对并跟上大数据时代步伐。
5．1以数字档案馆为载体构建档案大数据，实现数据共享
数字档案馆的信息不仅涵盖传统意义上的馆藏档案资源，而且包括各类现行文件、产品数据等。其载体形式包括语音、视频、图形、图像等，形成以档案信息为核心内容的企业综合信息资源库，可有效满足企业对各类信息资源的需求，建成海量档案信息资源存储中心，这些数量庞大的档案资源经数字化技术处理或电子文件采集归档后，进行安全有序存储，并通过档案管理平台，提供网络化的共享和利用。在大数据时代下，档案系统中，除了大量的类型繁多档案数据之外，还有海量的用户行为数据，包括浏览、点击、借阅等，用户行为数据也是构成档案大数据的重要组成部分，本身的利用价值不亚于档案本身。
5．2完善大数据相关技术在档案管理中的运用
为了档案管理工作在大时代的背景下更进一步的优化与发展，就必须要完善大数据相关技术在档案管理中的应用。这就需要档案管理部门积极与专业的具有相应保密资质的大数据开发公司或者机构进行合作，在大数据公司的技术支持下，结合档案管理部门的实际情况，开发设计出适合档案管理部门的大数据技术和工具，来满足档案管理部门的发展需求。在大时代背景下的档案管理还与云计算、云储存以及虚拟技术有关，因此为了档案管理更好的发展，还必须与这些技术部门进行合作，在大时代背景下的档案管理中应用到的相关技术都可以得到专业的技术支援，进而不断的完善，使得档案管理工作可以更加有效的、高效的、高质量的进行。档案管理运用大数据技术需注意的问题:(1)大数据技术实现问题。大数据技术相比较传统技术更为复杂。档案大数据管理系统通常是一个由很多节点组成的分布式系统，实现起来较为困难，这就要求档案管理者打破专业限制，找寻与专业的具有相应保密资质的大数据开发公司或机构进行合作，将档案需求和大数据技术结合起来，才能开发出适合档案行业特点的大数据平台。(2)信息安全问题。企业档案记载和反映了企业科研、生产与经营管理活动的过程和结果，是企业科技进步与长远发展的基础，但有时人为操作的失误、系统软硬件的故障、计算机病毒等原因都会造成档案数据的破坏或丢失，会给企业甚至国家造成巨大的损失。对于航空企业，安全问题容不得半点马虎。(3)保密问题。大数据时代下，档案信息主要通过网络传输，容易被复制和扩散，导致档案信息资源在开发和利用的过程中可能出现涉密信息的泄露的问题，由于航空企业涉及国防、军事、科技等领域，档案涉密层次高，一旦造成泄密会直接危及国家的利益和安全。因此，在实现档案信息资源合理利用的同时，必须确保涉密档案的安全。
5．3加快档案管理人员的知识更新
在档案信息化高速发展的今天，计算机技术为档案管理注入了新鲜的血液，加快了数字化建设的步伐，作为档案人员，应该转变传统档案管理理念，增强对数字化管理的重视程度，重点放在数字化管理和网络化资源建设上。因此，档案人员应加强微机学习，努力提高计算机水平。在学习现代化知识中，不断拓展档案创新的新局面，形成一个既能全面了解档案理论知识，又能熟练掌握计算机操作技术的复合型档案管理人才的发展格局。除外，要加强档案硬件及网络基础设施建设，为档案管理人员创造出良好的外部环境，培养出一支综合素质高的档案管理队伍。
6结语
大数据时代的到来给当代档案管理工作既带来了机遇，同时也带来了一定的挑战。作为档案工作者，要努力抓住新时代的机遇，严肃对待挑战，不断学习和创新，围绕企业的科研生产与经营管理工作对档案管理方式和手段进行深入思考、重新认识。充分运用新技术，在时代浪潮地推动下，更好地开发和利用档案信息资源中蕴藏的巨大知识宝藏，从而真正在大数据时代背景下发挥档案管理的重要价值。
参考文献:
［1］张欣．解读大数据时代下档案管理的价值提升［J］．理论观察，2014(1):108～109．
［2］李小晨．大数据时代背景下的档案管理探讨［J］．云南档案，2013(06):48～50．
［3］王玲，张妍妍．大数据时代档案工作面临的大机遇与大挑战［J］．兰台世界，2014(6)．
［4］舒涛，罗浚溢，赵永鑫．大数据时代档案工作的挑战与展望［J］．西南民族大学学报(自然科学版)，2014(4)．
作者:艾丹丹 单位:中航工业昌飞
