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【摘要】学校档案管理工作在学校中发挥着重要的作用，它是学校非常重要的基础工作。学生档案详细的记录着学生在校期间的所有表现，是评估学生的重要文件，也可以给企业提供筛选人才的参考依据。有效的档案管理工作有助于提高学校的管理效率。本文主要针对学校档案管理中存在的问题进行分析，并且提出相关优化建议，希望能给予学校档案管理工作部分参考和借鉴。
【关键词】学校档案管理;问题;对策
1学校档案管理中出现的主要问题
1．1管理机制尚不完善
目前来看，许多学校的管理机制都不完善，管理无标准。究其原因，主要是没有关于学校档案方面的法律法规，以至于高校的档案管理体制呈现出多样化的趋势，因为现在还没有具体的考核标准，很多学校并没有意识到学生档案管理的重要性。学校许多工作人员认为学生档案管理工作可有可无，因此在人员、设备等方面比较落后，管理机制尚不成熟。
1．2管理工具和方式比较落后
现有的学生档案管理工具和方式都比较落后，还采取着人工的形式进行管理统计，在资料收集方面也不成熟，速度和质量都很慢，所以应该改进管理办法和管理工具，加快资料收集速度，提高资料收集质量，将学生档案管理工作信息化、智能化、科学化。
1．3档案内容不全
现阶段，学生档案内容主要涉及报名表、入学登记表、学籍、成绩、身体状况、诚信记录、荣誉状况等，但很多学校由于不够重视，管理机制的不完善，导致学生档案内容不全，格式不统一，档案归档范围狭窄，不能跟得上市场经济的发展，也不能满足用人单位对学生能力、综合素质和时代特色等信息的需求。所以档案内容关乎着学生今后的就业等多方面发展，内容不全对学生档案管理工作的进行非常不利。
1．4管理人员不专业、变动频繁
很多学校的管理人员并非专业的管理职工，经常变动频繁，也没有设专门的管理科，通常由辅导员或任课老师担任，这些人员在时间、能力方面本就有限，对档案管理的知识也比较欠缺，所以他们是很难在档案管理工作中投入大量的时间与精力的。有些高校配备了专门的管理人员，却通常是亲戚或关系好者，他们在档案管理方面的能力更加欠缺，素质普遍偏低，真正懂得档案管理工作的人非常少。管理人员的频繁变动是另一个比较重要的原因。大部分高校里的管理档案人员基本上并非专门招的管理方面的职工，而且由于当前档案管理工作不专业，没有一个固定的标准，且学生档案管理工作任务中，工作大，这类从业人员普遍对待档案工作缺乏热情和积极性，导致学生档案管理工作交接不好，管理质量难以提高，比如就经常出现档案丢失、保管不善、乱拿乱翻等不良现象。这些现象的频繁发生一方面又加重了学生档案工作的负担，另一方面导致档案材料损坏丢失、档案整理不规范，归档质量较低，影响整个的学生档案管理工作质量。
1．5管理意识弱，态度不积极
目前，学校职工档案意识还处于比较薄弱的水平，很多都认识不到学生档案工作的重要性，工作态度也不积极，整理归纳不认真，档案质量低、材料不齐全，工作不到位。一些学校将学生档案全部交给档案室进行管理，这样虽然有了专门的管理组织，但对于学校来说，其他部门的人员对档案管理工作不熟悉。学生档案信息的收集与统计是整个学校的事情，因此当二者的工作职责发生矛盾时，容易出现相互推卸责任的情况。
2优化学校档案管理的相关对策
2．1加强学校领导的思想认识
学校档案管理人员对档案管理的意识薄弱，与学校领导对档案管理的重视程度也有关系。所以加强学校领导的思想认识是优化档案管理的关键保证。学生档案管理人员要经常与学校领导汇报工作，对相关工作提出自己的看法与建议，积极为档案管理工作提出建议，并不断改善，促进档案管理工作的进一步优化。最好将其纳入到学校的管理制度、学校规划以及学校计划中，加大办公设备的投资金和人员投入，提高工作人员工薪待遇，改善工作环境。学校在提高管理人员素质的同时还要健全学生档案管理制度，明确管理人员的具体职责，不随便调整工作人员岗位，扩大档案归档范围，完善管理机制。加强学校领导的思想意识，优化学校档案管理工作。
2．2档案管理需要全员共同努力
因为学生档案的管理与收集与整个学校息息相关，所以教师对档案管理也有着很大的影响，学校要加强对广大教师的宣传和教育，强化教师的档案意识，最好将其纳入到学校教师评优评先中，让学校教师真正配合档案管理工作。教师的积极配合会减少档案管理过程中的许多问题。档案管理不仅与学校发展息息相关，更与教师的未来发展和切身利益具有直接关系。因此，学校要向教师表明这种利益关系，鼓励教师积极参与到档案管理工作中去，来完善档案管理工作。向管理教师说明档案管理情况，确保数据真实可靠，碰到不熟悉的领域，要立即请教专业人员，听取建议、补充信息，保证档案管理工作的高效完成。所以档案管理需要全员共同努力。
2．3改善档案管理工具和方式
学校要改善档案管理的工具和方式，逐渐淘汰人工化，促进档案管理工作尽快实现科学化、制度化和信息化。要达到这个目标，需要设置专职管理人员，通过技能培训以及专业知识培训，保证管理人员具备相应的管理能力和水平。学校还要完善相关制度，对管理人员提出具体的工作要求和工作目标，改善档案管理工作的工具和方式，使得学校档案管理工作更加科学化、制度化和信息化。
2．4强化管理人员服务意识、提高管理人员业务素质
档案管理不是一个人或者一个管理机构的事，它是全校的事情，关乎着每位同学的发展和学校的发展，所以不能把管理水平一直停在原处，要顺应时代的发展，树立服务意识。档案的管理与收集不能为了省事而凭空捏造，要打破传统那种高高在上的姿态，主动服务同学、学校，认真保管、整理以及收集档案，树立为教学、为学校服务的意识，注重服务理念的宣传。
3结语
综上所述，本文认真分析了学校档案管理工作的缺陷，并提出了相关措施，希望能为学校档案管理工作提供一点有效的建议，使其真正被应用于同学，服务于社会。
参考文献:
［1］高晓玲．加快学校档案信息化建设提升学校档案管理水平［J］．办公室业务，2016(23)．
［2］秦凤萍．学校档案管理工作中电子档案的应用探析［J］．兰台世界，2016(24).
作者:魏柳 单位:山东省济南第七中学
