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摘要：
基建档案管理工作是基本建设工程管理工作中的一项重要内容，直接关系基建档案作用的充分发挥，并与单位事业的发展息息相关。本文对基建档案管理展开了探讨，分析了基建档案管理工作的定位，并对其管理要点及实践进行了详细的介绍，旨在为基建档案管理工作的开展提供参考。
关键词：
基建档案；管理要点；实践
随着我国社会经济的快速发展，基本建设工程项目的建设也越来越多。在基建项目建设过程中，基建档案是单位事业基本建设的真实记录，是单位档案的组成部分之一，其管理工作也是单位管理工作的重要组成部分。加强基建档案管理工作对提高基建工程的质量，促进单位事业的发展具有十分重要的意义。
一、基建档案的管理内容
基建档案主要指的是进行基建项目时所涉及的各种信息资料，例如立项文件、审批文件、招投标、设计稿、勘察、施工、监理以及竣工验收过程中所形成的档案，包括文字、图纸以及声像等各种形式。它对于工程维护、管理、改建、重建以及扩建提供重要依据。
二、基建档案的管理模式
（一）施工前对档案的管理方式
基建工程在施工之前，档案管理者需要把归档套数、验收标准等要求写入合同中，从而可以为业主的档案文件进入归档而提供依据。如在此过程中，有特殊的需求，需要提前在合同中注明或者约定。例如参与科学院基建项目的合同中需作出如下要求：施工单位需要整理符合科学院建设项目的档案，然后移交给相关的建设单位。此外，还需要另编一套和规划管理以及城建建设相关的档案归入当地的档案馆保存。
（二）施工初期对档案的管理方式
基建项目开始在施工的初期，需要对设计进行交底以及图纸会审，同时要求对参建单位相关的工作者参与档案交底的培训，主要的培训内容有：档案归档的标准、范围、渠道以及业务流程，然后把最终的档案标准分发给各单位。通过组织业主参与培训的方式，有利于参建单位更好地了解与掌握业主对档案的需求，从而能够对档案的验收工作做好准备。此外，在工程进行预付拨款之前，需要监理单位一起做好审核工程中的分部、分项划分表，这对于基建档案管理工作能够有效了解具体工作内容，从而便于管理人员开展工作。
（三）建设中至竣工验收对档案的管理策略
对于项目施工而言，其中所涉及的各个单位情况需要做好检查和管理的工作，例如监理单位以及项目管理等单位，可以根据工作的实际情况进行按月、按季开展检查工作。通过月度检查可以督促相关的施工单位高效整理各种资料，从而保障项目中的资料能够形成准确的档案资料。工程项目进入中后期，此时需要项目建设中的相关单位进行讨论，如施工单位、项目管理以及监理单位等做好档案归档准备工作；需要得到城建管理单位所出具相关认可文件之后，再组织竣工验收工作，并通过会签形式明确项目档案的范围，进而完成档案初步管理的工作。
（四）档案备案与验收前的档案管理
这是工程竣工与验收工作之后，需要进一步加强对档案进行汇总，然后再移交到城建档案管理单位。当档案完成备案之后，可以根据建设单位所提供的档案信息与要求完善档案的验收，并在工程结算之前做好整改与移交的工作。
（五）建设项目保修期的档案管理
一般情况下，建设工程进入保修期的日期是从竣工、验收合格时计算。因此，在保修款支付之前，需要全面对建设项目进行复核，并把参建单位所提交的档案做好整理，最终能够形成完备的基建档案材料。因此，这就需要根据工程建设过程中的不同阶段进行资料的整理工作，如合同管理、月度检查、交底、总结、分部分项划分以及归档范围等进行讨论和管理，保证基建档案管理工作能够取得良好的效果。
三、基建档案在管理工作中的要点
（一）各项归档材料保证是原件
根据原件定义需要做到两点：一个是非复制件，而另一个是最初形成。如在施工中，见证取样相关的记录、试验以及测量资料等都需要进行现场填写，从原则上必须保证这些档案能够有较高的标准并存档。然而，受到施工单位以及工地条件的限制，资料如果出现过脏的情况，则不能进入存档。此外，还需要做好单位公章加盖和复印的准备，用复印件代替原件。除此之外，有的是一些电子签名的资料，这些都是误解了原件的含义。因此，除了一些特定的物资以及试验资料之外，其他的归档材料要求必须是原件，同时不能通过名章、电子签名等形式代替原件。
（二）重视图纸签章
在项目建设工作中，施工图需要具有执业人员、勘察设计相关的企业等进行图章与签字，同时还需要做好加盖公章；而在竣工图中，则需要严格地根据国家标准中的要求而进行设计竣工图（50mm×80mm）。需要注意的是，竣工图章必须保持在八个字框中完成全部填写，主要的内容有：编制人、日期、施工单位、审核人、技术负责人、监理单位以及总监等。在这些资料收集方面，除监理单位以及施工单位可以直接用名称刻印之外，剩下的人都必须是手签。
（三）收集项目中的照片档案
参与基建项目过程中所涉及的资料较多，此时需要做好各种档案资料的收集、整理以及保存的工作，其中一项就是对照片档案进行收集和整理。如在工程项目进入开工之前，需要对工程的地貌、地形进行拍照保存，而在进行工程拆迁、建设时，需要根据实际的工序进行照片验收。这些照片是反映相关工程建设的重要资料，同时也对项目在维修、管理以及改扩建中可以发挥重要的作用。
（四）对电子文件资料的收集
目前，电子化档案管理能够便于用户进行查询、利用相关资料。因此，需要根据建设工程中相关电子版资料进行收集。如项目的设计、施工以及竣工资料中所涉及的各项电子版资料都需要做好保存、移交。在此过程中，需要注意的是电子档案的文件名必须要和纸质文件中的名称保持一致，并且在内容方面也需要和纸质文件做到高度的对应。而对于一些特殊的手写资料则需要进行扫描，转化为PDF的文件再进行归档。如竣工与验收的记录、质量报告、图纸会审、工程洽商以及竣工图等，卷内的目录需要刻成相关的光盘，同时和卷内资料的电子版保存于同一光盘中。
四、关于基建档案的具体管理工作
（一）监理需要发挥自身的管理职能
在档案管理工作中，监理首先要在合同中明确对档案管理的责任、对项目建设中的各种内容加强管理，如在勘察、设计以及施工过程中，必须保持档案文件能够进入科学的整理与归档的程序中。此外，在审查、勘察、设计以及施工中，必须要向相关的单位做好档案移交的工作，尤其是项目的竣工图，必须保证项目文件具有真实、准确以及完整的意见签署。此外，监理还需要在监理大纲当中加入一些档案使用以及管理工作中的各种细则进行约束工作。这就要求项目中的监理单位必须要配备一定数量的专职收集以及管理的工作人员，专门负责监理中各项资料收集、整理以及移交工作。
（二）总包单位在档案资料的收集中需要提升积极性
在基建档案管理的工作中，其中的资料形成必须是保持高度真实、完整以及准确性，也就是做到“谁形成、谁负责”的原则。在这一过程中，要求总承包单位做好资料审查以及汇总，同时保证档案资料的完整、齐全。此外，有的业主对承包单位所负责的建设内容不熟悉，从而难以在档案形成中充分地保证其质量。因此，这就需要调动相关的总包单位在档案资料的收集过程中逐步提升积极性，做好不定期地检查各个分包单位中对资料的收集以及整理工作开展的情况，进而保证档案资料的完整性以及真实性。
（三）项目建设单位需要做好全面负责的准备
1.提前整理项目建设中的档案。在基建开工之后，建设单位中的资料档案管理人员需要根据项目在资料准备阶段中所提供的资料进行归类。此阶段设计的内容主要有：立项的文件、项目建设用地以及征地文件、拆迁文件等，这些资料必须要加强整理和管理，此外，还有建设勘察、测绘、图纸设计以及招投标等相关文件，通过提前完成这些工作，能够减轻档案资料在验收时进行整理的工作量。2.各个单位需要编制档案管理的指导书。由于参与基建项目的单位非常多，而各个单位对于档案资料管理以及处理的水平都参差不齐。因此，在档案资料整理以及管理过程中难免会出现各种问题，对此要求各个单位进行编制指导书，便于档案资料在管理中能够有一定的参照，如档案封面样板、目录、备考表以及组卷方法，以保证各方档案在形式上保持统一。3.把握施工的过程。档案人员需要根据工程的实际情况而走访工地，充分地了解项目施工的工序以及流程，便于能够对各个分部、分项中所涉及的资料进行梳理、组卷，从而形成案卷。
五、关于基建档案在管理中的注意事项
（一）接口档案
由于项目建设有来自不同专业、单位等进行交叉作业情况，这对档案管理而言较为困难。因此，在接口工作方面需要注意保持统一性。如在安装设备中，对基础工程具有较高的依赖性，而施工单位则需要在交叉作业中做好档案信息的接口处理，保证项目建设中档案的完整性。
（二）承包单位对档案管理
有的业主会和承包单位签订合同。如建设中的桩基工作以及各种安全防范，较为常见的有：消防、人防、防雷以及电梯，这些要求具有较高的专业水准。在这一过程中所形成各种档案，由于业主对其中是否准确、完整没有充分的把握，就需要依靠相关的监理单位以及承包单位的帮助，提升业主对项目的认识能力以及信任度。综上所述，在基建档案收集以及管理的工作中，需要加强对工程中的各项资料进行规划、施工以及维修做好记录，这是单位在进行档案管理工作中最为重要的组成部分。因此，档案管理人员需要提升各个基建单位的归档意识，同时遵循档案原则，不断完善管理制度，从而保证档案管理的工作能达到标准化和规范化。
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作者:潘立举 单位:广西河池市人民医院
