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摘要：
为解决传统档案管理低层次徘徊问题，本文引入工程化管理思想寻求解决问题的最佳途径，并通过具体实践探索提高档案管理水平的方法。
关键词：
档案工作；管理工程
随着我国现代企业制度的建立及逐步推进成熟，企业内部的各项管理工作也呈现多样化、复杂化的发展趋势，传统的管理方法已经越来越无法适应，需要运用管理工程的思想和方法进行规范和控制，才能建立良好秩序，使管理工作更加高效有序。无论是档案管理理论研究自身，还是其向实践的转化，本质上也是一项工程，工程化思维和工程化方法能成为拓宽这种瓶颈的有力工具。
一、档案管理工程化的框架设计
（一）设计三个层级的业务目标
在档案管理模式转型期，运用工程化方法，可以直接从构想出发，首先确定三个层级的业务目标，在实践中细化完善每个目标的实施细节，从而逐步达成档案管理工程化的最终目标。第一，将企业各项工作中形成的大量文件、数据，通过归档的过程控制，按照一定的规范，组合成模块鲜明、系统性强的知识体系。这一目标的实现，需要建立企业各项活动与档案管理的信息链，在信息共享的基础上，完成企业知识体系集中统一管理。第二，进一步建立并规范档案需求分析方法，采用信息管理技术及档案编研方法，按照一定的规范，开展多层次多渠道的档案信息开发利用工作，满足各项工作对档案的利用需求。第三，运用知识管理的技术和方法，建立专业技能发现工具，用计算机系统做支持，通过对档案文件的分析，建立基于档案的专业知识库，通过利用环节进行知识推送，使档案管理成为企业知识管理不可缺少的一部分。
（二）设定实现目标的运行机制
档案管理者需要从档案管理内部体制环境和档案管理外部环境两个方面考虑，确定影响达成终极目标的各个正面及负面因素，分析这些因素的形成原因和相互关系以及这些因素产生影响、发挥功能的作用过程和作用原理及其运行方式。在档案管理内部体制环境中，建立能够发挥集群智慧的知识场。知识体系不仅涉及企业档案管理规章制度和标准规范及操作流程，还应该包含企业活动涉及的相关专业的初级知识。同时，培养具有一定专长的企业档案管理专家队伍，提高企业档案管理者的综合业务素质，不断完善档案管理知识体系，形成循环滚动向上的机制。通过优化内部环境，为档案管理外部环境的改善创造良好机会。影响实现档案管理工程化终极目标的外部环境，通常是由于企业档案管理工作弱化，服务陈旧，无法为企业中心工作提供最优服务造成的。因此，档案工作需要建立与外部环境，特别是企业中心工作的信息交流平台。通过平台明确企业各项工作对档案信息服务的需求，有针对性地确定自己的工作内容和工作目标，必要时还可以得到外部有力的支持和帮助，这是改善档案工作外部环境的关键所在。
（三）实现目标的过程控制手段
档案管理的每一项工作都是一个过程，运用管理工程的过程控制手段，包括指标控制、自动化控制、程序控制等，可以确保各项工作持续地、可预见地和稳定地运行在目标性能水平上。档案管理的指标控制，就是在每一个工作项目中，确定哪些是工作过程中的关键指标要求，在过程中随时检查这些指标要求，确保最终的档案服务的理想水平。例如：产品数据的完整性是产品档案管理需要关注的工作项目之一。将产品数据完整的保存下来并科学地组织成一个逻辑清晰体系完备的集合，同时去除大量无效的冗余数据，需要经过产品状态确定、产品数据分类、产品数据鉴定、产品数据整理等多个环节，而每一个环节都有自己的关键输入要求和输出要求。指标控制要做的，就是确定控制输入要求，预防工作缺陷的发生，同时监控输出结果，尽早发现问题并纠正。档案管理的自动化控制，就是通过一定的设计，使档案工作具有防差错技术或“防呆”能力。在企业的数字档案管理系统中，数字档案的采集、管理、利用等环节，需要根据各个环节及环节内各项工作的具体要求，借助计算机技术，通过详细的系统设计，实现档案工作过程的自动化纠错。档案管理的程序控制，就是将档案管理各项工作的具体操作方法，以技术规范的形式固定下来。这样做的好处是：可以防止管理经验和知识遗失、有助于档案管理标准化、便于档案工作规范和技能的传播、便于档案工作质量的审查等。
二、档案管理工程化的初步实践
（一）以实践为基础，细化初期业务目标
首先细化了档案业务目标，将目标设计为若干具体的工作项目。其次必须摸清家底，确定档案全宗范围。从档案管理的角度分析各项工作产生哪些文件、信息、数据和知识及其存在形式；区分传统档案管理范畴与尚未涉足的档案管理领域，确定并细化新领域的工作内容；根据档案文件重要程度（现实的和历史的价值）及利用情况决定取舍及管理方法。在此基础上，采取措施形成企业各项管理活动与档案工作的信息联动，将企业各类信息平台中的信息进行分类整理，随时跟踪企业各管理部门工作动向。同时，主动收集有归档价值的信息，形成档案全宗管理机制并根据各项管理工作的变化实行动态管理。
（二）优化档案工作运行机制
开展了规章制度体系和管理标准体系建设。首先建立了一套适合档案工作发展的规章制度体系，该体系包含三个部分：档案工作法规性管理制度、档案业务管理制度、与档案业务接口关系的各项管理制度。通过制度建设，建立一套适合企业档案工作的管理方法，包括如何计划、如何协作、如何控制流程和工作进度、如何分解任务等等，使档案管理成为流程化、可重复的技术基础工作，在此基础上加强档案工作管理标准体系建设。将档案工作标准规范分为现行文件管理标准、档案管理标准、档案技术标准等三个部分，在标准体系下可以设计业务操作手册，作为各个管理标准的延伸。
（三）以提高工作质量为目的的过程管理
在档案工程实施初期，尝试性设计了产品技术文件归档质量指标要求及质量控制方法，收到较好的效果。后续将逐步根据档案工作各项目，有计划有针对性地开展工作质量指标的设计工作。针对档案管理系统的应用，进行详细的工作质量需求分析，并将分析结果以详细设计要求的形式反映给系统开发人员，使计算机管理系统也能参与档案工作的质量控制。档案管理的程序控制只要依托档案部门的质量工作组的活动实现。QC小组和六西格玛小组分别以各自的质量控制方式，不断优化档案工作流程，使各项工作质量逐步以最优化的方式呈现。
三、建立档案管理工程化发展评估体系
企业档案管理者应当以积极科学的态度审视和跟踪档案工程化实施过程及其所带来的一系列变化，建立包括评价主体、评价对象和评价行为模式的档案工程化评价体系，厘清影响评价的相关因素。借鉴其它管理工程评价的原则和标准，建立诸如档案工作项目必要性和可行性评估方法、项目风险分析方法、档案管理规章制度和标准体系的适用性评价方法、档案管理团队建设方案、档案工作程序控制的适用性分析方法、档案专业工具的先进性及应用的广泛性等等一系列评价方法和指标。从发展的视角构建档案工程成熟度发展模型，以评价标准和评价流程为依据进行科学分析，参考成熟度发展模型有针对性的做出改变，提出从结构、进程、质量三个方面适时调整档案工程建设的策略。
参考文献：
[1]李颖.档案记忆观视野下的企业档案管理探析[J].档案学通讯，2013（1）：31-34.
作者:李伟 赵卫民 单位:北京宇航系统工程研究所
