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［摘要］
随着现代信息技术的发展及人力资源管理信息化平台的建立，加快人力档案信息化、数字化，逐渐成为企业的重要工作之一。人事档案管理信息化的实现，可以提高人力资源的利用率，积极吸收人才，让其为社会和企业服务。本文以人力资源管理信息化平台为切入点，讨论如何实现人事档案信息化管理。
［关键词］
人力资源；人事档案；信息化
各企业通过实现人事档案信息化管理，可以有效提高人力资源的管理水平，建立电子档案，实时更新。因此，企业要建立完善的人事资源管理制度，规范管理流程，进而推动企业快速发展。但各个企业在信息化平台构建人事档案时，会受多种因素影响，存在很多不足之处。
1基于人力资源管理信息化平台实现人事档案管理信息化的原因
1.1加强集团企业人事管理的需要
很多集团企业都是由多个小企业组成，其中包括多个机构和管理层，每个管理层和部门都拥有自己的人事管理模式，为集团企业的人事管理增加了难度，集团管理的跨度较大，不易调节各管理层与机构的关系。这一特点，造成企业信息沟通较少，管理政策不统一等问题。因此，建立信息化的人事档案，是规范集团企业人事管理的有效方式。
1.2人事档案管理和人力资源管理紧密相关
企业建立人事档案的管理机制，可以实时读取人力资源的信息，运用管理、开发及激励等方式，形成人事档案材料，及时更新。并且人事档案管理也可以体现出人力资源信息，企业管理者通过档案，了解员工入职前后的基本情况，及入职后职务的变化和奖惩情况，如果有职务罢免的情况，也应记录在档。人事档案除了可以体现员工的日常信息外，还可以提高企业的人力资管管理水平，促进企业发展。为此，企业要根据人力资源管理信息化平台，实现档案的信息化管理。
2基于人力资源管理信息化平台制定人事档案管理信息化的目标和设计方案
2.1制定人事档案管理信息化的目标
企业在人力资源管理信息化平台上，建立内部的档案管理系统和数据库，让人力档案与资源管理相统一，使其变成一个供企业各部门查阅和参考的信息源，进而使人力资源管理部门的工作规范化、数字化。这样可以为企业发展提供支持，发挥其应有的作用。
2.2制订人事档案管理信息化的设计方案
企业要根据自身的实际情况，在人力资源管理平台上，加入企业各部门的业务，填写部门业务信息，建立管理体系。在这一体系中，员工的基本信息及工作岗位的调动，都是档案管理的基本组成部分。这就要求人事档案管理部门明确自己的工作，搜集各部门的人员材料，并对收集的材料分析、鉴别，从中找到有价值的信息进行整合，以纸质或数字的形式保管，并在信息化的系统中增设档案利用的服务，转递档案、统计信息。同时，还要根据业务，在系统中设计数个模块，为企业提供服务。
2.2.1档案信息管理
收录到档案中的信息包括员工的基本信息，及相应的档案内容。其中，基本信息包括员工的姓名、性别，在企业中设立的档案标号，担任的职务及名称等。而档案部门的工作人员收录这些信息后，管理人员要及时根据员工信息的变化，加入新的信息，及时改正错误的信息，定期查看，排除积存的档案，确保档案的完整。
2.2.2收集材料归档
档案管理部门要在系统中加入数个子菜单，其中包括材料送交、鉴别、归档等，为了解决材料送交出现的错误，还要设立一个材料送交还原功能。
2.2.3档案转递
由于企业人事调动或是员工职务发生改变，其档案会随着人员的变动，转移到另一个管理机构，改变其所属的部门，这就要求档案管理部门使用档案转递业务，实现档案的转移。但档案传递菜单的功能不可以单一，而要根据不同的转递情况给出不同的业务。如新员工加入公司或企业内部的人事调动、岗位调整等情况，可以设置档案转出、办理转递两个子菜单，把档案变成转入档案，归到转入档案的子菜单中，最后进行接收、查询。但如果是员工离职，或不属于集团的组织要求，只需三个子菜单即可完成，包括调档申请、转递、查询。
2.2.4查借阅
查借阅是档案主要利用方式之一，档案管理部门要设置查阅与借阅的子菜单，为社会和企业提供数据服务。因为大部分档案已经做了数字化处理，可以让借阅人员在任何时间、任何地点借阅，支持在线远程业务。查阅包括两个子菜单，即申请和查询，而借阅则是三个子菜单，分别是借阅、归还与查询。
2.2.5查询统计
档案管理人员在查询统计的模块，对各项档案业务进行统计，比如信息综合查询、是否缺档等。
3结语
人事档案向数字化转变，并通过信息化的方式管理，是企业人力资源管理的创新。让档案信息与人力资源紧密结合，使集团企业的各个管理层互相配合，促进人力档案信息的管理更加规范，企业降低了风险，提高了档案管理水平。
作者：时华维 刘建红 单位：威海市文登区人力资源和社会保障局 威海市文登区畜牧局
主要参考文献
［1］卢艳.基于人力资源管理信息化平台的人事档案管理信息化构建［J］.现代商业,2011(29)
第二篇：教师人事档案管理信息化建设
在很多人眼中，一个学校中最重要的是学生的档案的管理。如果保存不妥当，就会影响到学生的发展，但是，他们对于教师的档案并不看重，甚至不知道教师需要有档案这回事。也正是由于大部分人的无知，导致了我国对于教师的档案管理存在着诸多的不足之处。其实教师的档案管理和学生的档案管理并没有什么区别，一个学校中管理档案的手段和方式都是相同的，对教师的档案管理效率低下，对学生的档案管理自然也好不到哪里去。教师的人事档案包括教师的履历和他们的发展，如何高效地保存教师的档案是学校的一件很重要的事。有很多学校都已经把教师档案的管理和信息技术结合起来，也有很多学校仍然固守以往的人工整理保存的方式。总之，教师人事档案管理的信息化还不健全，尚在探索之中，要想做好这一点，就必须了解到目前管理中的不足，之后提出措施来补救。
一、目前我国对于教师人事档案管理的不足
（一）固守传统管理方式
虽然目前有部分学校已经开始对教师的人事档案进行信息化管理，但是很多学校，尤其是教学理念比较落后的学校，对于教师的人事档案管理仍然停留在传统的管理方式上，这种传统的管理方式，不仅需要管理人员花费大量的时间和精力来整理教师的档案，还增加了很多工作量，教师在校任职期间可能会有一些别的改变，传统的管理方式也不能及时把这些信息收集到老师的档案中，对于教师和学校有很大的影响，更新速度慢，而且查找起来也十分不方便，最重要的是这些学校都还没有对于这种现状进行改变的想法，他们认为这种办法虽然比较古板，但是不会出现很大的问题，认为信息化会导致档案丢失或者被窃取，这些顾虑都可以理解，但是，相比信息化管理人事档案的好处来说，就显得微不足道了。所以最不足的不是学校固守传统的管理方式，而是他们的思想太过传统，没有接受新技术的想法。
（二）信息化管理技术不成熟
对于少部分采取信息化管理人事档案的学校来说，由于普及力度小，学校对于这些也不够关注，所以相关的管理人员技术要求也不高，他们在对学校的教师档案进行信息化管理时，由于不了解一些操作过程中出现的错误，对这些错误不能够对症下药，在管理和录入时就会显得十分困难，而且也会造成档案的错误和遗漏，这都是由于管理人员技术不过关，不够专业所造成的，这也是信息化管理技术不够成熟的表现。不管是小学、初中还是各大高校，对于这个技术都没有太多的了解，所以还需要有一定的重视，并且在技术方面进行指导。
二、教师人事档案管理的信息化措施
我国对于教师人事档案管理方面的不足需要有多方面的措施来进行解决，对于管理方式的不足，需要学校改变自己的观念，把传统的管理方式转变为信息化管理，而对于信息化管理技术不够成熟这方面，要求学校加强技术指导，对管理人员的培训多多加强，所以在教师人事档案管理这方面，最重要的解决措施有以下两点：
（一）普及信息化管理
普及信息化管理不仅是要给学校普及这一技术，还要给社会的各阶层人士普及，让他们了解到这一技术的存在和发展，很多学校不了解这一技术，认为只要动动手指甚至不用太多人，只需要简单扫描就可以把一切资料都录入到学校的管理系统中是天方夜谭，尤其是很多学校的领导都是年纪比较大的，对于这种新的技术不接受，有的甚至到了排斥的地步，不放心机器的操作，更愿意用可操控性比较强的人来进行管理，普及信息化管理就是要让他们了解到信息化管理不仅速度快、效率高而且出错率很小，通过信息化管理教师的人事档案，可以节省大量的人力资源，也能提高工作效率，很多公司和企业对于人员档案的管理早已经施行了无纸化，学校作为培养人才的摇篮，必须跟得上时代的发展进步，信息化管理能够减轻管理人员的工作压力，同时能减少这个岗位的人员。在社会普及信息化管理能够让全民了解到这一技术的优点，在全社会有积极的响应，相当于对信息化管理的一个宣传，能够让学校对这一技术重视起来，就能够有效解决他们固守传统的管理方式的不足。
（二）加强对于管理人员的专业培训
在进行信息化管理教师人事档案的过程中，还有一点需要重视的就是管理人员的专业素养，作为学校的档案的管理人员，不仅需要有对信息化管理的技术的熟练，还要有保密意识以及耐心、细心等品质，如果不重视管理人员的这些特点，那么学校的教师人事档案的管理就会出现很多问题，所以学校在开展这项工作时需要把这一个因素考虑在内，对管理人员进行专业的技术指导，在培训完成后对他们进行测试，看他们是否真的能够自己独立操作系统，对于系统的故障能否冷静应对，让他们对技术有了掌握之后，学校还要分配几个人进行二次审核，在录入和管理档案时有人互相监督，避免资料的泄露，同时也能在出故障时互相帮助。让管理人员掌握技能，对他们的职业道德进行严格的要求，这两个因素缺一不可，必须互相牵制和补充，职业道德和技术水平对信息化管理是不可或缺的，这能够有效保证对于教师人事档案的管理和保存，也能够及时更新一些信息，提高了效率更有利于学校和教师的发展。
（三）大力加强档案数据的安全性
信息化下的高校档案虽然有很多优势，能够明显提高工作效率，降低工作成本，但是，鉴于档案的重要性和数据丢失的高风险性，加强档案工作的档案数据安全性显得尤为重要。信息化时代大量的数据可以通过一个小小的内存卡进行保存，有气便利的优势，但存在数据丢失的风险，诸如电脑病毒、内存卡损坏等。因此，信息化背景下的高老师档案工作要重视其保存的安全性。
总结：
教师人事档案的信息化管理技术其实早已成熟，但是由于人们对这一技术并不了解，导致在学校中信息化管理还没有步入正轨，学校采用了这一方法之后，希望他们能够注意到这一方法的优点的同时尽量避免技术的缺点，让学校的信息化管理逐步走向成熟。
作者：吴雪梅 单位：孝义市教育局人事科
第三篇：人事档案管理服务民生探讨
【摘要】
人事档案形成于国家机构以及社会组织的人事管理活动，是一种个人为单位进行集中保存的历史记录。服务民生是构建和谐社会的必然要求，从这个要求出发来看当前我国的人事档案管理机制，很明显还存在着一些问题，比如管理观念、方式的落后等，文章针对这些问题提出了在人事档案管理中的几个优化发展方向，来促进我国人事档案管理工作的进步，使其更好地服务民生。
【关键词】
民生；人事档案；管理
民生问题涉及到社会的方方面面，党和政府对民生问题越来越加以重视。与此同时，档案学界也相应地在民生档案相关问题的方面展开了研究。民生档案的内容广泛，与民生息息相关。其中，人事档案是其中的重要组成部分，是党和政府各部门、各单位在保障和改善民生工作中形成的真实记录，是维护人民群众各项权益的原始凭证，直接关系到每个人的切身利益和权益。包括福利待遇、职务职称、学习培训以及家庭背景等与民生密切相关的材料，它记录了一个人一生的主要经历，并反映了个人的发展历史和进步。随着社会环境的变化，人事档案管理工作也提出了新的要求与问题。
一、人事档案管理在服务民生上的问题
（一）管理观念相对落后
档案管理的任务是要对各类档案资源进行整合、分类，以更好地服务于人民的需求。但我国历史上长期的计划经济体制控制下形成的集中管理的模式，造成了人事档案工作中不平衡的观念，这主要体现为重事轻人、重物轻人、重组织轻个人、重典型人物轻普通人物。人事档案管理工作的性质主要是政治性和服务性，除了要对人事档案实体和信息、进行管理之外，还要对人事档案管理人员进行管理。但是这种不平衡的管理观念大大忽视了公民的基本权利，对公民查档核实求证造成了很大不便，可以说，公民的某些权利根本上是没有得到应有的保障的。再加上对人事档案管理工作发展历程的规律缺乏清晰的认识和把握，要想实现人事档案管理在观念上的更新以及档案管理制度的创新相对来说比较困难，其管理服务能力的自觉性也就相应地难以得到提高。
（二）管理机制不够集中
我国人事档案管理工作的体制要求是集中统一，然而市场经济的发展以及人才竞争的激烈加剧，使得一部分地区、一部分单位从利益角度出发，不顾档案管理工作的服务性质，擅自建立一些管理机构来进行对人事档案的管理工作，这便造成了分散管理的混乱现象。主要体现在两个方面：一是人事档案的保管分散，有些人事档案是保存在其当前的工作单位的，但也有一部分人因为对人事档案的重视程度不够，从一个单位迁移到另一个单位后，就任其留在原来的单位里，更有甚者，把自己的人事档案交给私人保管，这就使得人事档案的管理比较混乱；另一方面是人事档案管理机构的隶属混乱。现有的保管人事档案的部门分别是组织部门、劳动部门和人事部门，但现在出现一种情况，就是一些无权保管人事档案的科室、单位也对人事档案进行保管，出现“多头”管理的状态，且各部门之间往往是权责不明、相互推诿。
（三）管理方式不够先进
现代科技水平的发达，使得人事档案的管理在科学化、规范化等方面都取得了一定进步。但是由于对服务民生宗旨的忽视，目前的人事档案管理工作不可避免地也存在着落后甚至僵化的方面。有些单位领导缺乏对民生档案建设的正确认识，认为是可有可无的，这致使人事档案的管理条件相对落后。如柜架配备不合格、人事档案装具不到位，库房条件简陋，温湿度控制设备缺少并难以及时更新等，这给人事档案的保管工作带来了很大的安全隐患。除此之外，在人事档案的管理手段上也存在着不够先进的现象。传统的手工式管理使管理人员的工作集中于一些收发、取放、装订等细碎繁琐的事务中；微缩技术的应用不普遍使人事档案进行计算机信息读取难以实现。这些都加大了人事档案保管工作的难度。
二、人事档案管理服务民生的改进策略
（一）树立以人为本的管理理念
人事档案在一定程度来说，是国家信息资源的重要构成部分，对于我国“人才兴国”战略的实施具有重大意义，档案管理工作要实现服务民生的宗旨，必须树立起以人为本的管理理念。一是要变传统的重事轻人、重典型人物轻普通人物等落后观念为重视所有涉及人事档案的人、事、物，建立服务全体人民群众的档案资源体系，对于人事档案保管工作中出现的问题要及时发现并解决，对于人民群众的建议和意见要虚心听取以改进工作质量，保障人民的基本权利，满足人们对公共信息需求量的不断增长。
（二）管理机构改革和职责优化
基于目前互联网应用技术的发展，人事档案的管理工作可以建立全国行业联网的社会化、信息化管理机构，以方便对人事档案信息进行整合与传递。在当前市场经济的状况下，这些社会化的管理机构可以采用自主经营、自负盈亏的现代企业运转方式，树立起自己的品牌、服务等意识，依靠先进的管理手段，周全仔细的服务质量，并结合社会需要开展业务，这样政企分开的方式可以使人事档案的管理更为科学。在人事档案管理工作职责优化方面应该加强窗口建设，减少办事环节；拓展服务内容，如为存档人员提供办理退休申报、劳动能力鉴定申报等社会保障事务；创新服务方式，实现人事档案保管工作由管理型转向服务型。
（三）人事档案管理的现代化建设
解决人事档案管理方式不够先进的问题，应该加强对其进行的现代化建设步伐。一是人事档案管理的电子化，这是实现人事档案管理现代化的前提。把纸质档案转换成电子档案，建立个人信息体系，并通过办公自动化网络系统录入数据库，方便查找。二是人事档案信息标准化，这就要求各个机构对计算机等人事档案管理设备进行统一，以此实现人事档案信息从形成到储存、交换的标准化管理。三是人事档案信息网络化。利用网络的优势，结合人事档案的保密性，对具有人事档案保管权利的部门实现权限开放，以使得人事档案信息资源的异地共享模式。
（四）推动人事档案公共服务化
人事档案做为民生档案的重要组成部分，在人们的生产生活中发挥着重要作用，人事档案部门要积极探索人事档案服务民生、人事档案促进民生的新模式、新机制和新方法。重点推动人事档案公共服务化，积极探索“就近查档、跨馆出证”等远程协同服务方式，方便档案利用者查阅档案资源。即利用现代化技术手段，搭建网络平台，使人事档案的利用者，可以通过网络来获取自己所需要的档案内容。从而提升新形势下人事档案工作服务保障的能力，使人事档案能更好的为人民服务，特别是提高流动人员人事档案基本公共服务能力。
三、结语
人事档案的管理完善工作可谓是任重而道远，既需要进行宏观上的政策调控，也需要各个档案管理机构和人员的具体执行和实践。人民是国家之本，我国又是人口大国，人事档案管理工作复杂而繁重，但不论有多困哪，在人事档案的管理工作中都时刻要秉持为人民服务的宗旨和原则。通过一系列切实有效的改进措施，深化对人事档案管理工作的认识，不断进行创新，提高我国人事档案管理工作的质量和服务水平，为构建和谐社会而贡献力量。
作者：白兰 单位：黑龙江省齐齐哈尔市梅里斯区人力资源和社会保障局
【参考文献】
[1]陈潭.单位身份的松动——中国人事档案制度改革研究[M].南京大学出版，2007:66.
[2]张东梅.谈以人为本做好人事档案工作.兰台世界[J].2006(3):9-10.
[3]陶丽霞.对新时期人事档案管理改革的思考.兰台世界[J].2006(7):9-10.
