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摘要：
以企业文书档案管理工作为题展开论述，首先分析了当前企业在文书档案管理中存在的问题，然后在此基础上结合实际的工作经验，提出了解决的具体办法和措施，希望可以使企业档案文书管理更加正规化、合理化、科学化，进而提高档案文书管理的质量和水平，最终保证企业的健康、稳定、快速和可持续发展。
关键词：
文书档案；管理工作；公文管理；电子技术
随着社会经济的快速发展，我国企业的规模不断扩大，并且取得了显著的成绩。与此同时，企业在档案文书方面也投入了更多的精力，以此来保证企业决策的正确性。在新的发展形势下，企业文书档案管理工作越来越重要，已经与企业未来的发展不可分割。然而，由于各种因素的影响，当前企业在文书档案管理中还存在很多问题，导致文书档案管理水平低下，甚至给企业的发展带来了阻碍。因此，对文书档案管理工作进行探讨非常有必要。那么，企业文书档案管理工作存在哪些问题呢？下面进行详细论述。
1当前企业文书档案管理中存在的问题
1.1对文书档案管理工作不重视
当前的市场经济环境给企业带了更多的机遇和挑战。与此同时，也加剧了企业之间的竞争力。为了应对激烈的竞争，企业往往更重视产生的直接经济效益。久而久之，日益忽略了文书档案管理的重要性。除此之外，在新的发展形势下，企业纷纷建立了现代管理制度，以此来提高内部管理的水平。此时，企业职工在很大程度上受到了新管理方式、新思想的冲击，进而忽略了提供历史经验的文书档案管理工作。
1.2传统文书档案与电子版公文制作管理脱节
在传统的文书档案管理工作中，以纸质的公文为主，其内容庞杂，管理难度大，工作任务繁重。同时，给管理人员带了很大压力。近年来，网络信息技术的发展不断促进了电子档案的发展。电子档案实现了无纸化办公，与传统的手工作业相比，具有很大优势。然而，由于目前传统的文书制作还处于向电子档案转变的过程，在各方面还很不成熟。比如，企业档案部在管理这些电子文书、资料时，往往缺乏设备，无法有效的保存电子档案。其次，制作文书的部门不承担档案管理的职责。在这种情况下，很可能导致大量电子文书、档案的丢失，最终给企业带来很大损失。
1.3公文管理与档案工作失衡
当前，企业为了获得更多的收益，往往采用精简效能的办法，不断精简办公室文员的岗位。部分企业在文书档案管理工作中，甚至没有专门的负责人，而是临时由其他部门的人员来兼顾。在这种情况下，必然导致文书档案工作的不规范、不合理化。除此之外，档案管理工作属于二线岗位，与一线岗位的薪资相比，明显比较低。所以，这些人的综合素质也就比较低，缺乏责任感。同时，在专业知识、技能学习中，往往缺乏动力。工作人员在日常工作中，不能严格按照要求执行国家相关的归档文件制度。表现为：档案管理不达标，电子、音像档案缺失等。
1.4文书档案管理设备的滞后性
在现代企业文书档案管理中，要求传统的纸质文书、电力文书并存，数字与音像并存。为了满足上面的要求，企业必须建立内部网络，实现文书、档案的电子检索、保管等。然而，从实际情况来看，企业在配制设备的过程中，往往只重视一线自动操作系统，而将二线岗位需要的设备放在从属地位。在这种情况下，由于网络传输系统缺乏设备，导致文书档案无法实现快速检索、储存、传递等。所以，与现代化的文书档案管理要求存在很大差异，应该引起重视。
2加强企业文书档案管理中的措施
可以看出，当前企业在文书档案管理中还存在很多弊端。因此，企业必须引起重视。本文在分析上述问题的基础上，结合实际的工作经验，提出解决的具体办法和措施。包括以下几个方面。
2.1提高对文书档案管理工作的重视度
企业领导层应该从长远的发展角度出发，改变以往片面追求经济利益的观念，本着溪流长流的原则，提高对文书档案管理工作的重视度，以此推动企业的可持续发展。具体来讲，可以从这几个方面着受手：①加大资金的投入，补充足够的工作人员，不断完善管理设备。同时，制订有效的考核机制，对文书档案管理人员进行严格的考核，充分发挥文书档案管理工作在企业中的价值。②整理企业在生存、发展、改革中形成的系列文件，在此基础上，总结经验与教训，然后将其运用到今后的工作当中，以此提高工作效率。③借鉴以往经验，对企业未来的发展作出详细的规划，根据其发展的实际情况，对当前的经济结构作出合理的调整，促进企业的深化改革。在此基础上，为企业的发展增加更多的动力支持。只有这样，才能充分发挥文书、档案在企业发展中的重要作用和价值。
2.2建立健全制度
无规矩不成方圆。在文书档案管理工作中，企业需要建立完善的制度，规定各项工作的流程，明确人员的职责。只有这样，才能促使文书制作、档案归档、保管、调阅的规范化、标准化。一般而言，基于工作的需求，应该建立多种制度，包括文书制作制度、档案归档制度、档案保密制度、档案借阅制度以及对管理人员的制度。除此之外，在企业日常管理中有效地纳入文书档案考核机制，定期对管理人员的工作能力、绩效、态度进行评价。根据评价的结果，落实奖惩制度。针对表现优异、工作绩效突出的人员，应该给予物质或者精神上的奖励；对于工作业绩差、应付差事的人员，要给予严厉的批评或扣除奖金。在必要的情况下，直接辞退。在此基础上，提高员工的积极性。
2.3利用电子技术实现文书档案管理现代化
首先，在企业内部建立电子网络系统，将各个部门办公系统连接起来，便于进行文件、资料的传递、收集、借阅等。其次，依赖于计算机硬件系统加快电子档案的建设，将传统的纸质资料录入到其中。再次，借助电子办公系统快速地查阅、检索文书与档案。最后，安装多样化的电子监控设备，对室内的温度、湿度进行控制，实现档案管理的自动化。
3提高档案管理人员的综合素质
当前，在文书档案管理工作中，工作人员的素质普遍不高。因此，提高档案管理人员的综合素质，建立一支专业的档案管理队伍已经成为当务之急。只有这样，才能保证文书档案管理工作的顺利开展，并落实各项工作。要积极引入专业能力强、工作经验丰富的管理人员，充实到档案管理部门当中，为该项工作的发展注入新鲜血液。除此之外，定期对文书档案管理人员进行知识、技能的培训，提高他们的思想政治素质和业务能能力，比如计算机网络知识、文书档案保管方法、电子档案的制作等。
4结束语
本文首先分析了当前企业在文书档案管理中存在的问题，然后提出了提高对文书档案管理工作的重视度，建立健全制度，促进文书档案管理的规范化、标准化，提高档案管理人员的综合素质，利用现在电子技术增强文书档案管理的现代化等一系列加强企业文书档案管理的办法和措施，希望可以起到参考的作用。
作者：冯倩 单位：山西省煤炭地质水文勘查研究院
参考文献
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第二篇：企业档案管理系统建设经验
摘要：
档案管理系统是指用于对档案信息和档案实体进行辅助管理的计算机应用软件系统，如何建立企业档案管理系统，该文结合本单位档案管理系统建设过程中的体会进行经验总结。
关键词：
企业档案；理系统建设；实施
本课题以研究航天晨光公司档案管理信息化建设为例，浅谈企业档案管理系统建设经验。基于该公司目前呈现规模集团化、地域分布广泛化、产品多元化等特点，公司已建立了以档案馆为一级管理机构，档案室为二级管理机构的档案管理模式，其中档案馆负责对本公司各类重要档案集中统一管理，各档案资料室负责对本单位的各类档案集中统一管理。
一、企业档案管理系统建设背景简介
1.1 公司信息系统广泛应用。近几年，公司信息化建设突飞猛进，公司办公自动化系统（OA）广泛应用，致使电子文档的数量急剧增加；PDM系统的应用，使得科技档案也逐趋电子化。这些应用系统的普及既为公司提供了大量的信息资源，也给电子档案管理模式提出了全新的要求。置身于公司信息集成系统中，档案人员如果不进入到企业信息集成系统中去，则很难掌控企业信息的核心部分甚至收集不到有价值的档案，故而档案工作者不能坐等档案的最后形成与归档，要适时主动出击。
1.2 档案管理方式存在缺陷。仅依靠EXCEL手工操作来实现对公司档案的管理只是公司档案馆建馆之初的权宜之计[1]。由于缺乏档案管理应用系统，越来越多的档案数据在录入、整理编目和分类统计等方面存在困难，容易出错，工作效率低下；业务流程的规范度不高，虽然制订了详细的档案管理制度、流程和表格，但在执行中，随意性大，规范管理不够。
1.3 档案利用受制约。档案信息资源的开发利用已受到明显制约。起初档案馆提供档案利用的服务方式一般是采取来馆借阅、传真、发邮件、电话咨询等方式，由于公司各园区比较分散，相对于通过网络提供查询和检索档案信息的服务平台，档案利用服务的覆盖面和便捷程度存在较大的差距。
1.4 档案信息资源共享困难。因公司档案管理模式为以档案馆为一级管理机构，档案室为二级管理机构的档案管理模式，各档案室负责对本单位的各类档案进行集中统一管理，所以公司各档案资料室尤其是控股子公司档案资料室还保管着数量庞大的传统档案，其档案自成一体，犹如一个个资源孤岛，相对封闭，无形中造成了公司档案信息资源整合、共享的信息壁垒。
二、企业档案管理系统建设过程
2.1 准备阶段
2.1.1 广泛收集企业档案管理系统建设相关信息，选定3-5家档案软件开发公司多方面进行比较，联系到试用版档案软件进行一段时间试用，然后对试用结果比较满意的档案软件开发公司及其使用单位进行实地考察走访，摸清档案管理系统的发展动态，最后形成书面化的调研报告。
2.1.2结合公司人、财、技术等实际情况，充分分析公司档案工作特点，提出公司档案管理系统开发建设总体目标和需求分析报告。
2.1.3 多方调研和对比分析，选定软件开发方式，公开招标确定软件开发商，签订委托开发合同和技术协议。
2.2 实施阶段
2.2.1 组织召开项目启动大会，软件开发公司进驻实施现场。
2.2.2 引进系统所需基础设施。首先引进系统必需的内部设备和标准版本软件，初步搭建公司档案管理基础平台。
2.2.3 系统二次开发。由于公司独特的档案管理方式和规模集团化特点，需对软件开发公司标准版档案管理软件进行二次开发[2]。首先商讨系统开发建设目标和需求分析报告，确认项目解决方案；再依据项目解决方案进行系统二次开发与反复测试最终实现档案收集、整理、保管、利用等业务环节的基本管理需求。
2.2.4 系统培训。在项目实施的不同阶段，针对不同的用户角色，培训不同的内容。首先由软件开发公司对项目组成员进行全面的系统培训；再做好典型，针对性地选取试用对象，高标准开展系统培训工作；待系统全面普及公司各单位档案室后再进行所有档案人员培训。
2.2.5 系统试运行。选定小范围内让系统试运行一个月，选好试用对象，以点带面，逐步推开，遇到问题，及时解决。在系统试运行期间，要制定一定数据量的录入计划，有计划有步骤地充分使用系统。
2.3 交付使用阶段
2.3.1 编制项目解决方案、使用手册、上线报告、实施总结报告等项目文档，使项目实施过程文档化，知识由软件开发商向公司实施人员转移。
2.3.2 进行技术培训，使公司技术人员能够独立处理故障、掌握日常维护技能和经验。
2.3.3 系统推广至全面运行，经运行证明其性能和效果达到预期目标后双方鉴定验收，正式交付使用。
三、档案管理系统建设经验之谈
3.1 组织保障。一是加强领导，选定项目负责人。二是成立专门项目组，至少包括软件开发商、档案部门和技术支持的信息部门[3]。三是建立需求变更及方案确认机制。四是建立良好的沟通协调机制。
3.2 充分的准备工作。企业档案管理系统建设是一项较为复杂的系统工程，牵涉到其他部门、资金和技术保障。前期需做细致的项目规划、需求的调研与分析，整理出档案工作流程和管理模式，使软件开发与档案工作流程和管理模式两方面向中间靠拢。另外，软件开发商的选择也尤为关键，尽量选择开发能力强、有档案管理系统开发经验的软件开发公司。
3.3 实施过程有效监控。制定项目计划，安排系统开发进度，明确阶段目标，设定里程碑，每周召开周例会，通过周例会将待定的重大事宜进行确认，对本周的工作进行总结，对下周的安排进行部署，做到每个人都清楚项目的进度和自己接下来的工作，保障了项目进度，确保系统开发有条不紊地朝着预定方向发展。同时避免无限扩大范围，因为软件不是“万能”的，管理永无止境，如果项目没有明确的边界，软件完全向现实靠拢，项目将永远不可能结束。
3.4 系统安全风险管控。可靠、安全是系统开发要考虑的一个重要原则。企业档案管理系统在保证信息共享、稳定运行的同时，要考虑电子档案信息的保护与隔离，防止非法用户的侵入和信息泄密。系统安全应从物理安全、软件安全、数据安全和网络安全等方面进行风险管控。
3.5 系统兼容性与前瞻性。系统的开发研制与功能设计必须符合国家有关档案工作和计算机信息系统管理的法律法规和业务技术标准。软件系统应具有良好的实用性、兼容性及可扩展性，又要兼顾将来技术发展的趋势。系统的兼容性主要表现在档案管理系统要留有接口，能够实现与企业其它系统集成，如OA接口可实现与OA系统集成，满足文档一体化管理需要，PDM接口可实现与PDM系统集成，满足科档一体化管理需要，形成完整的企业信息管理系统，充分发挥信息的共享性和可开发性。系统的前瞻性主要表现在可支持档案管理系统后续发展与软件升级，使其具有发展潜力，便于更新换代。
3.6 项目文档化。在项目的每个阶段，我们都会及时整理相关的文档，对关键性的文档进行签字确认，保障了项目的成果及时形成文档得以保存，同时达到知识转移的目的，这样系统以后再有什么配置需求，公司档案管理系统维护人员就可以自行完成配置，减少对软件开发公司的依赖。
3.7 立体培训。档案信息化建设遇到阻力是必然的，因为很多人对“管理系统”不太了解，对新生事物天然地怀疑和抵触，而且新的管理系统会改变我们传统的工作方式和工作习惯，所以很多人不愿意学习使用它。抵触越大，多方位的培训就越发重要。针对项目准备、启动、实施和持续改善等不同阶段，需要做不同的培训，同时结合公司实际情况，创新培训内容、改进培训方式，针对项目组成员与其他档案人员、项目组中档案人员与信息技术人员等不同的培训对象，培训内容不同。公司档案管理系统建设过程中采用一对多集中培训方式和一对一针对性培训方式相结合。
3.8 档案队伍建设要跟上。首先，电子档案队伍中缺乏复合型、综合型档案管理人才，缺乏主动开发与运用档案信息资源，仍然停留在对档案实体管理的角色，而未能真正地向知识管理和咨询服务的角色转变。要通过内部培养、外部引进、培训交流等多种方式，为档案人才队伍的成长创造条件，实现档案人员由日常事务管理型向知识管理型、价值创造型转变，积极构建档案工作发展的良好生态[4]。其次是电子档案队伍中缺乏计算机专业人员，目前许多企业都采取档案部门与信息部门合作的方式，将档案管理系统的软硬件维护交由企业信息部门负责。
3.9 档案管理制度建设要跟上。为加强企业档案管理工作，适应新的档案管理模式的需要，充分发挥档案管理系统的作用，确保系统稳定运行、电子档案信息安全，相关的档案管理制度的制订工作也要同步进行。公司特对《电子文件归档与电子档案管理规定》进行了修订，同时新增了《档案管理系统维护与使用规范》。
四、结束语
航天晨光档案信息化建设项目经过4个多月的时间，建立了公司档案管理基础平台，实现了档案收集、整理、保管、利用等业务环节的基本管理需求，实现了档案馆和档案室相对独立的业务管理模式，又在移交、检查等功能上紧密联系。同时实现与公司OA系统集成。公司档案管理模式由不适应档案数字化管理需求的传统档案管理模式成功转变为适应公司信息化要求的集档案收集、整理、利用于一体的科学化管理的新模式。
作者：王朵 单位：航天晨光股份有限公司档案馆
参考文献
[1]邓红英,卜宪英.如何建立企业电子信息档案管理系统[J].四川档案,2004(6).
[2]李学宏.特大型国有企业联合档案信息资源系统的创建[J].浙江档案,2006(7).
[3]曹纫兰.中小型企事业单位如何建立电子档案[J].机电兵船档案,2008(5).
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第三篇：煤炭企业档案管理工作强化
摘要：
目前，我国的煤炭市场正处于最为困难的时期，由于煤炭需求量的不断下降，仅煤炭企业的煤炭库存就达到了1.1亿t，通过改制来寻求煤炭企业的转型升级成为了一众煤炭企业的共识。而在这个改制过程中，煤炭企业的档案管理部门如何通过强化档案管理工作，让档案管理工作更好地为煤炭企业改制服务，成为了档案管理部门必须深思的问题。
关键词：
煤炭企业；改制；档案管理
一、前言
档案管理是企业经营管理中不可或缺的重要工作之一，它是对企业所有经营管理活动的有效记录，贯穿着企业经营、管理、采购、生产、销售等诸多环节，同时也是企业文化的重要组成部分之一。随着煤炭企业寻求通过改制来实现转型升级[1]，再这样的形势背景下，煤炭档案管理部门也面临着新的挑战，必须积极思考如何进一步强化档案管理工作，使其更好地应对煤炭企业在改制过程中的更多变、更多元的要求[2]。
二、改制过程中档案管理工作存在的问题
首先，忽视档案管理工作。即使是在改制前，许多煤炭企业也并未对档案管理工作引起足够重视，并未将“档案”看作企业重要的无形资产来看待，也就不可能档案管理工作作为企业软实力来加以打造了。而在改制过程中，企业的工作重心也更加投向了企业改制，因此对企业档案管理工作也就更加忽视了。其次，档案管理相关制度不完善。煤炭企业在改制过程中，主要有两条准绳横贯在档案管理工作中，一是档案管理相关法律法规，二是各煤炭企业内部制度对档案管理工作的规范与监督。但是这些法律法规以及规则制度中的条款大多比较大条，没有在细节上对档案管理工作给予详细的规定，也就无法有效指导档案管理工作更好地开展。再次，档案管理手段较为单一。虽然目前计算机信息技术在各个行业都得到了广泛且充分的应用，为人们的各项工作带来了诸多便利。但是由于煤炭企业对档案管理工作的不重视，导致目前煤炭企业的档案管理手段仍然较为单一、落后，现代化水平不高，信息化程度不足。当企业在改制过程中需要调用大量档案的时候，此时档案管理部门的服务效率就显得捉襟见肘，间接影响了煤炭企业的改制进程。最后，档案管理人员综合素质不高。由于平时对档案管理工作的不重视，因此在改制过程中，管理层对于档案管理人员的解聘或任用也就显得不是很在意和慎重，这就导致新任用的档案管理人员也许并不具备充足的档案管理专业知识以及熟练的专业技能，有的企业甚至还可能存在其他岗位人员兼职档案管理工作的情况。这些都可能导致原本应当详细记载的文件被草草记录，原本应当及时整理的档案文件没有获得及时整理等等，当企业改制需要调用这部分档案的时候，档案部门无法立即拿出来。
三、改制过程中强化档案管理工作的对策
（一）提高档案管理工作意识
煤炭企业领导层对于档案管理工作的重视程度将直接影响企业全体成员对档案管理工作的重视程度，直接影响煤炭企业的档案管理工作能否做好，尤其是在煤炭企业改制的关键时期，煤炭企业领导层更应当充分认识到档案管理工作在企业改制过程中发挥的重大作用，从而对档案管理工作引起充分重视，并积极采取可行措施来提高企业全体成员的档案管理意识，要求企业各个部门、各个成员必须积极配合档案管理相关工作，从而在全企业形成一股良好的档案管理氛围，让企业档案管理部门也能趁企业改制这个关键时期对自身也进行改制，对档案管理相关工作积极予以改革和完善，努力促使档案管理工作更加高效化，从而更好地为企业改制服务，为企业后续发展服务。
（二）完善档案管理工作制度
健全完善的档案管理工作制度即使煤炭企业提升档案管理工作水平的根本举措，同时也是加强档案管理制度约束力度的重要手段。完善的档案管理工作制度应当包含详细的档案归档制度、档案保管制度、档案利用制度等等各个方面，要涵盖档案管理工作的方方面面。此外，档案管理工作毕竟涉及到煤炭企业各个部门，涉及到企业每个成员，不能仅仅依靠档案管理部门独自作战，而是要各个部门、各个成员积极配合企业档案管理工作的相关流程，因此煤炭企业还应当对这方面制定相关规章制度，用于约束和促使大家对档案管理工作的重视力度与配合力度，进而提高档案管理工作效率。
（三）更新档案管理方式方法
为了有效提高档案管理工作水平，煤炭企业档案管理部门应当积极地将先进的计算机信息技术应用到档案管理中来，更新档案管理方式方法，实现档案管理工作的信息化。这直接影响着档案录入的灵活性与及时性，影响着档案管理工作的成效和成果。为了实现企业档案资源的最大化利用，档案管理部门还应当增强档案工作服务意识，积极采取可行的措施为企业快捷提供档案服务。比如档案部门可以在企业官网中建设档案部门网页，为企业成员提供档案查询、浏览、下载等服务。比如为了提高企业电子文件、数据资源等档案信息的利用效果，统一提升企业总体的数据资源应用效果，大型煤炭企业还可以根据自身组织管理、业务规范、数据标准、储存安全等实际情况，构建企业统一的数字档案馆[3]，有效解决下属企业较多，每个分支企业都有自己的档案数据标准，都有自己的档案管理标准这一弊端。
（四）提升档案管理人员素质
为了有效提升档案管理人员综合素质，使其更好地满足新形势下煤炭企业档案管理工作的需要，煤炭企业还应当对档案管理人员加强教育培训。一方面，对档案管理人员加强档案管理专业知识、专业技能培训。煤炭企业可以通过开展各类学习交流活动[4]或者专业知识技能培训活动，不断提升档案管理人员的专业知识储备、专业技能水平。一方面，对档案管理人员加强计算机信息技术方面的知识和操作技能的培训，使其更好地满足档案管理信息化实际需要。一方面，要提升档案管理人员的档案管理意识，要使其充分认识不断提升档案管理水平对于煤炭企业改制、以及后续发展的重要意义，只有当档案管理人员形成了正确的思想认识后，才能有助于煤炭企业档案管理工作获得突破性的进展。
作者：王玥 单位：东北煤田地质局一O三勘探队
参考文献：
[1]仵明丽.新常态下煤炭企业转型发展的思考与实践[J].中国煤炭，2015，（03）：30-32.
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