前言：寻找写作灵感？中文期刊网用心挑选的高职档案管理研究(3篇)，希望能为您的阅读和创作带来灵感，欢迎大家阅读并分享。
摘要
在新媒体环境下，高职院校档案管理人员既面临着机遇也面临着压力和挑战。要克服压力迎接挑战，高职院校档案管理人员必须在能力、情怀、技能等方面不断提高和增强修养，才能做好本职工作。把上述几个方面概括成高职院校档案管理人员的“长宽高”，以形象的语言来表达，以期促进高职院校档案管理人员素质、能力的提高和发展。
关键词
新媒体；高职院校；档案管理人员
新媒体就是以互联网为基础，借助云计算、大数据、计算机和数字电视、移动互联网等技术实现的新媒体形态。它具有信息容量大、传播速度快、覆盖范围广、自由便捷、互动性强等基本特征。在此形势下，高职院校档案管理人员既面临着机遇也面临着压力和挑战。要把握机遇克服压力迎接挑战，高职院校档案管理人员必须在能力、情怀、技能水平、知识面、眼界等方面不断提高和增强修养，把握好自己的“长宽高”，才能完成好本职工作。
一、“长”就是指高职院校档案管理人员要有善于收集、长于梳理的能力
新媒体的集成性使其具有了“多媒体”的特性，在此环境下，高职院校档案管理人员在能力方面必须要有善于收集、长于梳理的能力，才能克服新媒体带来的工作压力和挑战。
1.要有善于收集的能力。
在新的时代背景下，新媒体平台已经逐渐成为人们获取信息和沟通交流的首要途径[1]105。面对繁杂多样、海量的信息，档案管理人员能否从中发现和找到对学校和教职工以及学生有用的信息资料尤为重要。它不仅是一种工作态度的问题，而且是一种工作能力的问题。善于收集新媒体环境下学校生成的各种有用信息，是考量档案管理人员工作态度和工作能力的尺度。面对海量的信息资料，档案管理人员要做好工作就必须善于把方向、管导向、抓倾向，扭住根本，审时度势，随时而动，顺势而为，及时、主动地去各基层处室、各教学环节收集各种信息材料，而不是守株待兔地等人送，坐失机遇。要主动出击，定期不定期地到基层去，循着学校工作中的重点、热点和难点，以及全局性、普遍性工作做信息资料收集工作，切实发挥好档案管理工作为学校决策咨询、教师教学科研和学生成长就业服务的功能。
2.要有长于梳理的能力。
信息资料收集工作的认真负责是做好档案管理工作的第一步。对信息资料的梳理、编辑和开发也是十分重要的环节。在新媒体环境下，对信息资料的梳理对于档案管理人员来说尤为重要，要从海量的信息资料中梳理出有用的资料就成为一种基本的能力。梳理信息资料的过程就是研究分析的过程，开展研判、编辑和分类的过程。既是档案管理工作的一部分，也是能力训练提升的过程。因此，面对新媒体环境，档案管理人员要不断地训练和提高自己对信息资料的梳理能力。
二、“宽”就是指高职院校档案管理人员必须眼界要宽、知识面宽、情怀要宽
新媒体的融合性使其具有了“全媒体”的特性，面对此情此景，高职院校档案管理人员必须眼界要宽、知识面宽、情怀要宽，才能应对新媒体给予的挑战，顺利完成历史和时代赋予的使命。
1.眼界要宽。
在新媒体环境下，我国改革进入深水区、攻坚期，经济发展进入新常态、各种社会矛盾复杂化，在此形势下，高职院校档案管理人员工作也面临着挑战和巨大压力，提高和增强高职院校档案管理人员工作实效性，特别需要高职院校档案管理人员具有开放性、务实性和前瞻性的战略思维。要积极主动开阔眼界，在工作中不能满足于当下，要站得高、看得远，具有前瞻性，及时了解党政工作、教职工和学生对档案管理工作的基本诉求，做到接地气、切实际，把档案管理工作中可能遇到的各种可能性想清楚，做好预判，在细节中体现功夫。要练就一双能够敏锐发现档案管理工作存在问题的“慧眼”，洞悉问题产生的原因，找准问题解决的办法，达到事半功倍的效果。
2.知识面要宽。
新媒体以其互动性、及时性、便捷性、海量信息等特点，迅速展现了其在信息传播方面的独特优势，高职院校档案管理人员要及时了解和掌握新知识，特别要学习掌握与新媒体相关联的知识，学习和领悟新媒体的传播特性、方式手段和发展方向，了解新媒体受众捕获、消化信息的习惯，融会贯通，在工作中使其与档案管理工作相结合，用科学知识、技术等丰富档案管理工作过程和内容；同时也要掌握更多的社会人文知识，涵养自身人文知识素养，丰富知识储备，优化知识结构，不断拓宽自身的知识视野，提高自己从事档案管理工作的水平和能力。
3.情怀要宽。
在新的形势下，档案服务高校办学要改“被动服务”为“主动服务”、“单一服务”为“立体服务”[2]36。这就要求档案管理人员要有宽广的职业情怀。情怀宽广是高职院校档案管理人员职业道德情怀的体现，是做好档案管理工作的一项重要保证。档案管理工作是服务性工作。档案服务就需要有爱心，有了爱心就会把工作做好。在新媒体环境下，档案管理人员面对学校管理人员、教师和学生就必须要有爱心。为教学服务、为教师服务、为学生服务，心里装着他们，工作中想着他们，一切围绕他们的工作服务，这不仅是一种职业情怀，也是一种崇高的人文关怀的体现。
三、“高”就是指高职院校档案管理人员要有较高理论素养，案卷设计水平高、案卷布局艺术性高
新媒体具有的集成性和融合性使其具有了“多媒体”、“全媒体”的功能和特性，这就要求高职院校档案管理人员在技能水平、案卷设计和案卷布局的艺术性方面必须要有较高的水平和素养，才能把工作做好做活。
1.技能水平要高。
在新媒体环境下，新知识、技术、信息等层出不穷，面对此情此景，档案管理人员必须要有驾驭新媒体技术的能力，灵活运用新媒体手段来开展档案管理工作，使档案管理工作声情并茂实现“全媒体”。这是高职院校档案管理人员应对新媒体、适应档案工作新常态的必然选择。在工作之余，有计划地挤时间学习和掌握计算机等多媒体制作技术，应是高职院校档案管理人员的一种自觉选择和“新常态”。把掌握的新媒体技术及时地运用到档案管理工作中来，让新媒体技术成为得心应手的工作本领，避免档案管理工作的枯燥、呆板，掌握和利用新媒体技术实现档案管理工作的信息化、现代化和媒体便捷化。
2.案卷设计水平要高。
新媒体的普及和广泛运用，使人们的视野更加宽广，获取信息和知识的渠道更加多样、便捷自由，极大地影响着人们的生活和工作。高职院校档案管理人员对案卷的设计要坚持高标准，坚持新颖、适当、合宜的原则，既不能墨守成规、涛声依旧，也不能只顾眼前、亦步亦趋，要做一件成功一件，既要满足当前，也要能满足以后，培养档案工作者在档案收集、利用、传播优秀文化实践上的主动意识。案卷设计要谋求高标准、新高度，牢固树立服务理念，在具体的工作中坚持创新精神，突出重点、突破难点，使教职工、学生查阅档案的过程时间缩减、效率提高，增加查阅的愉悦度。用科学正确的方法，依靠先进技术的支持，有计划、有步骤地推进档案管理工作向前发展，用档案工作一个个实实在在的“显绩”来汇总成服务于教育事业长远发展的“潜绩”。
3.布局艺术性要高。
档案管理工作是一项具有艺术性的工作。之所以如此是由档案管理工作内容的本质属性决定的。因此，档案管理人员在整体布局中必须要有高超的艺术性。这种艺术性是指在档案馆的档案信息平台的整体布局过程中，建立栏目设置较为齐全、网站内容相对丰富、运作机制比较健全的网站，既要考虑保密性、科学性，也要考虑艺术性，否则会使人有一种进入故纸堆的感觉和印象。这种艺术性是一种适应新媒体时代的认知和体现，把艺术带给服务对象的不仅是一种创新，也是一种改变人们对档案管理工作认知的大胆开拓。通过改变环境形象来提高师生对档案管理工作的新认知，争取他们对档案管理工作的支持和理解。
作者：姚萍 张晓林 单位：杨凌职业技术学院
参考文献
[1]郑爱军.新媒体视角下高校档案管理工作探究[J].山西档案，2015（5）.
[2]钟立扬.新媒体技术背景下高校档案工作的创新路径[J].浙江档案，2010（4）.
第二篇：高职院校离退休人员档案管理利用
摘要：
在信息化社会环境下，档案越来越受到各行各业的重视。对于高职院校来说，离退休人员档案也是学校未来发展的宝贵资源，如何高效地管理和利用离退休人员档案是本文要研究的主要问题。
关键词：
浅议；高职院校；离退休人员；档案；管理；利用
0引言
延安职业技术学院成立于2005年8月，由6所中专学校合并组建而成，在2014年年底又合并3所中专学校，截至2015年年底有在职教职工1018人，离退休人员452人，其中离退休人员有专业技术职务的242人，占全体离退休人员的54%，经过十年左右的发展，由这些离退休人员的发展变动形成的档案资料成为了学院发展的一项宝贵资源。尤其是随着我国人口老龄化进程的加快，学院的离退休人员数量也在不断上升，相应的档案资料的管理和利用也成为了学院档案工作人员要研究的重要课题。如何做好离退休人员档案的管理和利用工作，更好的为离退休人员服务，使其充分发挥余热，是本文要研究的主要问题。
1高职院校离退休人员档案管理内容
高职院校离退休人员的档案内容涉及的范围比较广，包括其个人基本情况以及在校工作期间各种行为动态的变动记录。按类型来说，离退休人员档案管理的内容主要包括以下三个方面。第一，人事档案。人事档案是教职工进入学校工作时建立的，记录教职工在职期间所有相关的资料，包括党团情况、职务任免、奖惩、工资、考核记录、科研成果等在内的多项内容。对于离退休职工来说，其人事档案资料除了上述基本内容之外，还要包括退休人员退休履历表、标注好退休时的归属单位；离退休人员社保医保资料登记表，以便学校及相关部门后期更好的为离退休人员服务。学校档案管理部门一定要在详细查访之后对这些资料进行仔细登记，保证档案资料的真实性和完整性，以方便后期档案资料的开发利用。第二，健康档案。在教职工离退休之后，学院会有计划、有组织地安排其中一些身体好、有能力的老同志开展一些社科活动，发挥其余热为年轻的教职工或学生传授经验和知识，离退休职工的健康档案就是一项重要参考。学校要以服务为宗旨为离退休人员建立健康档案，其中记录着离退休人员定期检查的身体健康状况，对于患有特殊病症的离退休人员要建立特种病定期检查记载档，以确保各人员身体健康状况资料完整详细，为离退休职工活动的组织安排提供参考。第三，专业技术档案。专业技术档案也是高职院校离退休人员档案管理的一项重要内容，在延安职业技术学院当中，所有的离退休人员当中有专业技术职务的占到了一半以上，足以说明加强专业技术档案管理的必要性。离退休人员当中有许多经验丰富、专业能力强，并且取得了不小的成就，为了充分发挥这些老专家的专业特长为学校的未来发展贡献更多的力量，学校有必要利用专业技术档案做好人才资源的二次开发利用。档案部门要注意加强对离退休人员在职期间参加过的科研活动、技术职称报告、各类证书资料等进行搜集整理，并将其作为学校的宝贵财富进行归档，以便后人查阅利用。
2加强高职院校离退休人员档案管理与利用的途径
2.1加强高职院校离退休人员档案信息化管理
进行档案管理信息化建设是加强高职院校离退休人员档案管理和利用的一条重要途径。进行档案信息化管理主要可以从以下几个方面来开展。
2.1.1建立离退休人员档案数据库
随着学校离退休人员数量不断扩大，档案管理工作也变得越发复杂，信息化管理已经成为必然趋势。进行档案管理信息化建设是为了提高档案管理工作的整体效率，也为实现档案资源的共享提供便利，而实现这些目标的基础都必须依靠数据库的构建。学院要根据自身离退休人员的具体情况，利用现代科学技术引进符合实际的档案数据库，这会为学校、政府部门、社会组织等获得离退休人员的全面信息扫清障碍，方便实现档案信息的共享，进而推进离退休人员档案社会化进程的发展。
2.1.2明确离退休人员档案管理信息化建设标准
在离退休人员档案管理信息化建设过程中，要明确相关规范标准，依靠相关的政策指导档案信息化建设，确保低成本、高效率地建成符合学校离退休人员档案管理需要的信息管理系统。如果条件允许，学校还可以建立档案管理信息化建设指导委员会，全权负责监督、考察档案管理信息化建设的执行情况，确保各项标准、政策落实到位，切实建立起满足发展需求的离退休人员档案信息化管理系统。
2.1.3提高档案管理人员信息化工作技能
为了真正实现高职院校离退休人员档案信息化管理，除了要建立必要的数据库之外，还要配备专业工作人员。要求离退休人员档案信息化管理工作人员除了要具备档案管理相关的专业知识和技能之外，还要掌握计算机相关的操作技能，熟悉档案信息系统的各项功能，具备信息化意识，能够理解离退休人员档案资源开发利用的积极意义，进而积极投身到档案管理工作当中，使档案资源的价值得到充分的开发。
2.2提高高职院校离退休人员档案管理规范化水平
2.2.1规范离退休人员档案管理与利用流程
加强高职院校离退休人员档案管理与利用的一个必然要求就是要提高管理工作的规范化水平，明确各项管理流程和标准。与其他人员的档案管理不同，高职院校在开展离退休人员档案管理时还要建立专门的离退休初始档案，除了要对其基本情况的人事档案进行搜集整理和落实之外，还要由档案人员对离退休人员进行家访，了解其离退休前后的具体情况，包括退休归属单位、家庭住址、联系方式等，并对相关信息逐一记录归档，录入数据库。以便后期更好地为离退休人员提供服务。
2.2.2健全相关的管理制度
为了提升高职院校离退休人员档案管理的规范化水平，学校还要建立健全相应的管理制度。首先，学校的管理层要及时转变观念，意识到离退休人员档案的重要性，明确离退休人员档案管理流程和标准，并制定相应的管理制度。改变过去落后的档案管理模式，充分发挥信息化环境下档案管理系统的优势，严格按照离退休人员档案管理相关的制度政策开展工作，确保各项工作有章可循。其次，学校还要意识到离退休人员档案的价值，明确档案资源查询、借阅、使用的具体流程，严格按照制度执行，从而在确保离退休人员档案完整、真实的前提下发挥档案资源的价值。
2.3强化离退休人员档案的开发利用
由于历史因素的影响，很多高职院校离退休职工往往看不到自身的价值，存在严重的消极情绪，认为自己离开了工作岗位就不会创造什么价值了，因而也就缺乏参与各种科学研究、学术讨论等活动的积极性，再加上这些教职人员退休之后居住相对分散，难以集中起来开展活动，离退休人员的价值就难以被真正发挥出来，这就给高职院校离退休人员档案管理工作提出了新的要求。面对这种局面，高职院校要树立必要的档案意识，加强离退休人员档案的管理，完善离退休人员的个人信息，并保持动态更新，以离退休人员的需求为根本提供必要的服务，体现出组织对他们的关怀，尤其是要加强对那些有特殊困难的人员的扶持帮助。同时，高职院校还可以通过对档案资料的分析发现离退休教职工中尚可发挥余热的人员，挖掘离退休人员中的能量，为学院的教育教学改革服务。比如，学校可以聘请身体状况良好、专业经验丰富的离退休人员成立科研协会，指导在职教师、在校学生的科研工作；还可以邀请曾经担任管理者的离退休人员参与学校的党团工作当中，为组织的建设发展出谋划策，从而促进高职院校在新时期更快更好地发展。由此可见，通过对离退休人员档案进行开发利用，不仅丰富了他们的晚年生活，还为他们发挥余热提供了舞台，对于学校和离退休人员来说实现了双赢，值得提倡和推广。
3结语
综上所述，高职院校离退休人员档案管理涉及的内容比较复杂，类别多样，因此在管理过程中要强调规范化，还可以通过建立档案信息化管理系统来提升离退休人员档案管理水平，高职院校还要充分利用档案资料来为离退休人员服务，并挖掘其价值，使离退休人员继续为学校的发展服务。
作者：李亚林 单位：延安职业技术学院
参考文献
[1]文军.认真做好离退休人员档案管理[J].兰台世界，2008（1）.
[2]肖丽.高校离退休人员档案的建立和利用[J].兰台世界，2009(9)：14.
[3]刘文彬.离退休干部档案管理工作的加强措施[J].管理观察，2015，28.
[4]雍莉.高校离退休人员档案信息化管理与实践[J].兰台世界，2014（02）：48-49.
[5]赵俊玲.我院离退休人员档案管理工作实践探索[J].包头职业技术学院学报，2014（01）：67-68.
第三篇：高职档案管理五常法应用
摘要：
档案管理是高职管理中的基础工作，目前正在朝着规范化、制度化、现代化的方向进行发展，为了实现这样的目的，就需要将“五常法”应用到高职的档案管理中，针对档案管理的具体特点来开展工作，从而提升档案管理的科学化和条理化，从而促进高职档案的高效开展。
关键词：
五常法；高职档案管理；模式
高职院校在工作开展中，除了要做好教学工作以外，还需要注重教学档案的整理工作。档案管理工作开展的科学与否是衡量教学管理开展的质量、水平以及绩效的重要依据，但是目前许多高职院校在开展档案管理工作的时候，存在着不收集、不管理的现状；档案整理起来也往往是束之于高阁，并不加以利用；在进行档案管理的时候，往往是以人工工作为主，这样就会降低档案管理的效率。基于此就需要将的“五常法”的档案管理模式应用起来。
一、高职档案管理模式的常见弊端
目前高职档案管理工作水平还存在着较大的弊端，管理质量参差不齐，具体表现在以下三个方面：
1.高职院校的档案管理工作是处于一种边缘化的状态
国家在颁布的《高等学校档案管理办法》中规定，学校行政部门要注重档案管理的工作。但是目前地区的高职教育过程中，依旧是以教学工作为主，而对档案管理工作不重视，而地区人民政府对高职院校的档案管理工作也不重视，因此高职院校在档案管理过程中受到的指导就比较有限，往往会在档案管理过程中出现各自为政、自行探索的状态。
2.高职院校档案管理机构缺乏独立性
尽管说目前一些高职院校已经建立了专门的档案保管机构，也就是综合档案室。但是这些管理室成立的时间并不长，没有形成自己的独立管理模式，档案管理人员也都不能直接参与到学校的重大决策的制定过程，因此档案管理也缺少一定的权威。而且，档案管理人员除了需要对档案进行整理以外，还有一些其他的工作，这样就不能及时开展档案管理工作，这就会影响档案管理工作的效率。
3.档案管理人员的素质不高
民办高职在管理过程中，往往希望低投入、高回报，因此人员在进行事务安排的时候，往往身兼数职，档案管理工作往往是由各系的秘书来进行管理，但同时秘书还有处理日常教学事务、行政事务等多方面的内容，这样就造成档案管理人员的工作内容教学繁重，因此就缺少时间和精力进行学习，因此高职档案管理人员的素质就较低，这就会为档案管理工作带来一些不利的影响。
二、创新管理模式，开展“五常法”管理的必要性
1.“五常法”管理的基本理论
“五常法”是一种现代化的管理方法，是由香港的何广明教授于1994年提出来的，分别指常组织、常整顿、常清洁、常规范、常自律。常组织是指需要对完成任务的物品进行整理，将必需品和非必需品分离开来；常整顿：是指要将必需品放在容易获取的地方，这样就能提升工作的效率；常清洁：是指需要经常对工作场所和使用的物品进行清理，对灰尘、污垢进行处理，从而保持工作环境的美观性；常规范：就是指需要将常组织、常整顿、常清洁的过程当做是一种的工作习惯，形成自己的工作方式；常自律：主要是指员工在工作过程中需要遵守规章制度，并且对自身的行为进行约束，形成良好的工作习惯。
2.“五常法”应用于高职档案管理的必要性
当前，高考人数在逐年递减，因此高职院校的生源在不断较少，为了吸引学生报考高职院校，就需要高职加强其内部的管理，提升自身的软实力，这也是未来高职院校需要努力的方向。“五常法”对档案管理的优势已经逐渐凸显出来，因此高职院校就需要将“五常法”引入到其自身的档案管理过程中，促进档案管理的科学性、条理性，营造出良好的档案管理环境，规范化档案管理的过程，这样就能提升档案管理的效率，在档案管理中遇到一些问题也能够积极进行解决。
三、应用“五常法”进行管理的档案管理模式探讨
将“五常法”具体应用到高校的档案管理过程中，具体从以下五部分来进行开展：
1.常组织
在进行档案管理的过程中，需要对一些必需品和的非必需品来进行划分。首先，需要对办公区和借阅区进行整理，保证办公桌上的整洁有序，在桌面上只摆放一些经常使用的物品，比如电脑、文件夹、打印机等，办公桌面需要保持干净，在文件柜中的物品需要摆放整齐，桌面保持无灰尘。对借阅区的物品进行定期清理，对于一些不需要的物品需要及时移走或者入库，营造出良好的阅览环境；其次，是对档案进行分类处理，一些不必存档的文件就需要及时进行处理。要做好文件的转移工作。档案要分类摆放，不能随意凌乱摆放，这样就能保证资料的安全。
2.常整顿
对档案整理过程中，需要对档案进行分类整理，从而提升档案整理效率。对文件进行分类整理，对每个文件都编上可查询的文件号，然后输入到计算机检索系统中，这样就能保证检索文件的快捷性。在对珍贵文件可以进行扫描，这样就能实现数字化的加工，提升档案利用的效率。
3.常清洁
档案管理中的清洁工作，首先就需要做到“防尘”，同时还需要保证档案管理环境无垃圾。在做清洁的过程中需要全方位处理，从上到下，从里到外对档案室进行全方位的清洁处理，定期对密集架、档案柜进行处理，从而营造出一个良好的工作环境。
4.常规范
档案管理人员需要养成规范的档案管理习惯，做好清洁、严禁烟火，做好档案室的通风、排气工作，还需要避免卷宗受到虫蛀的影响，档案管理人员要形成科学高校的工作习惯，制定量化的考核制度，对管理人员的行为进行规范。
5.常自律
管理人员需要对自己的行为进行约束，养成自律的习惯，档案馆无论何时都需要保持有序、干净，给人一种美好的形象，用积极的态度来对待自己的工作，养成随时整理档案、随时清洁的习惯。
作者：苏和 单位：内蒙古自治区鄂尔多斯职业学院
参考文献：
[1]许敏.基于“五常法”的民办高职档案管理模式探讨[J].兰台世界,2012,32:52-53.
[2]毕毅.浅析高职院校教学档案管理模式[J].改革与开放,2010,04:147.
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[4]张雪丽.五常法管理在酒店实验室应用的探索[J].实验技术与管理,2008,10:168-171
