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【摘要】
随着我国科学技术的发展，信息时代走进了我们的工作和生活中，同时也改变了我们的工作环境和生活方式，作为档案管理从传统的纸质档案已发展到电子档案，因此档案管理工作也要有所改进和创新，这样才能适应新时期档案管理工作的需要。本文就信息化条件下如何改进档案管理工作进行研究和探讨，为促进我国档案事业的发展提供理论依据。
【关键词】
信息化；档案管理；档案工作
一、我国档案信息化发展的历程
随着计算机技术与通讯技术的完美结合，在上世纪90年代以来，信息时代掀起的浪潮席卷整个世界，使世界各国的档案管理向着数字化和网络化方向发展。美国是全球最大的档案存储国，在当前的信息时代，档案管理工作走在了世界的前列，由于采取了一系列的信息化的手段来推进档案管理信息化的进程，如“美国记忆”工程、“幽谷”工程、“加利福尼亚数字图书馆网馆和加利福尼亚文化”工程、“世界数字图书馆”工程等，使美国的档案管理达到了现代化。各个西方国家也紧随其后，如加拿大、英国和法国等，使世界各地的档案管理信息化建设迅速的发展。我国的档案信息化的发展是从计算机辅机管理开始的，发展过程分为三个阶段。第一阶段，我国档案信息化的萌芽阶段，80年代末到1995年。在这个阶段，主要特点是计算机技术开始应用到档案管理，主要的工作任务是对传统的纸质档案进行管理，参照国家相关的法律、法规，对传统的纸质档案所涉及到的八项必要的环节进行管理，第二阶段为1996年到2005年，这个阶段的特点为：计算机开发有了飞跃性的提高，从单机的档案管理环节发展到网络化的综合业务管理，档案信息可以通过网络为其它部门提供信息。第三阶段为2006年至2015年。在这个阶段，我国档案信息化建设已纳入各级政府发展规划。这个阶段的特点为以电子文件管理为主，充分借助局域网、政务网和互联网网络平台，实现了政府各级档案室的互联互通、数据交换和信息共享。
二、今后如何改进档案管理工作
随着计算机技术和通讯技术的飞速发展，我们每个人的身边都充斥这大量的信息，为我们的生活提供了很多的便利，使我们的生活更加快捷，我们进入了信息时代，对于档案管理工作来说面临着巨大的考验，在新形势下如何改进我们的档案管理工作，是我们每名档案管理人员当务之急，为了适应新形势下档案信息化的发展，档案管理工作应从以下几方面进行改进：
1.改变观念，知难而进。
到目前为止，我国档案信息化的发展已进入成熟期，随着客户对档案信息的需求越来越高，传统的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、利用、编研已不能适应当前的社会的发展，因此我们要改变观念，对档案管理的各种软件产品进行全面的更新换代，利用各种技术手段，以档案信息为管理对象，将各个类的档案进行数字化加工，经过信息化的档案资源是可重复、多平台利用的信息资源，使档案信息具有价值和使用价值，为我国的经济发展、科技进步、社会繁荣提供更加全面、高效、快捷的服务；为社会创造出最佳的社会效益和经济效益，使档案信息成为国民经济和社会发展的宝贵战略资源。
2.完善电子档案的管理体系，确保电子档案系统的正常运行
随着计算机、光盘、缩微、多媒体等技术的发展，为电子档案系统的建立提供了良好的物质基础和技术支持，国内多家大型的档案部门已建立了电子档案系统，但到目前为止还不够完善，针对存在的问题还需要以下方面工作：
（1）对计算机条件下的档案信息流程进行改进、规范，采用统一的标准化管理。首先将系统的电子信息全部进行凭证化处理，将档案电子信息同其它信息系统中独立出来，形成具有原始性、完整性和不可抵赖性，符合法律要求的数据文件，使电子信息档案系统平台更加完善。
（2）电子档案的形成要经过归档处理，这个过程主要是将所有的档案信息封装成为以卷为单位的档案基本单位，每个卷都有一个标准的元数据（电子封面），这也是系统平台管理的需要，只有符合要求才能实现共享。
（3）对采集的电子信息进行统一化管理。主要包括登记、归档、整理、移交、接收、保管、迁移、鉴定销毁、查询借阅、备份恢复等覆盖案卷整个生命周期的各环节管理。同时保证对流程运行过程中各个环节产生的流转痕迹进行记录查询等具有可操作性。
3.电子档案信息系统的安全运行
档案的特点是具有一定的保密性，因为一些档案信息是具有一定历史价值的记录，有些可以作为法律依据，因此一旦被篡改或者丢失，对国家、对集体和个人都是会出现很大损失，要保证电子档案信息在档案封装过程、传输过程、整理和归档过程、保管和利用的整个过程中的信息安全，因此要实现电子档案安全级别的严格划分和明确标识，对用户采用制定不同级别，享有不同的权限进行访问，以便更好的进行安全控制。
4.提高档案管理人员的管理素质，加速档案信息的发展
高水平的软件需要人来设计，高科技的硬件需要人来操作，档案信息化需要人来完成，信息时代的档案管理人员要具有高水平的计算机技术、网络技术、通讯技术和电子技术等，同时还要具有一定的档案管理能力，这就需要档案管理人员要不断的学习，不断的研究并不断的进行探索，实现档案管理信息化和科学化。同时要加强道德方面的修养，为用户做好服务的同时，做好各个等级档案管理的保密工作，做到不为名、不为利，默默无闻，安心工作，为我国档案事业的发展做出应有的贡献的坚定信心。
结束语
随着信息时代到来，档案信息化对我国国民经济的发展显得越来越重要，也为档案管理人员的工作提出了更高的要求，作为档案管理人员一定要认真学习档案管理的知识，和与之相关的科学知识，为我国档案管理水平的提高做出贡献。
作者：廉丽 单位：东宁县道路运输管理站
参考文件：
[1]张长海.论档案学研究的规范化建设[J].档案管理,2001年04期.
[2]成学,李柏妹.浅谈档案工作人员的思想素质[J].湖南省政法管理干部学院学报,2001年03期.
