前言：寻找写作灵感？中文期刊网用心挑选的文书档案管理效率路径探究，希望能为您的阅读和创作带来灵感，欢迎大家阅读并分享。
摘要：
文书档案是一个单位的基本数据，它包括了单位的发展历史，涉及单位的行政管理、财务活动、销售活动、法律活动和社会活动等诸多方面,单位的正常运行离不开这些文件的维护，同时文书档案对决策有凭证和参考作用，因此单位的文书档案管理工作十分重要。但是就目前形式来看，很多单位对于文书档案的管理工作重视程度还不够。随着社会的发展，提高管理效率势在必行，以此为出发点，分析文书档案的概念，文书档案管理效率提升的意义以及提高路径等问题，为未来进一步提升文书档案管理效率奠定基础。
关键词：
文书档案；管理；效率提高
文书档案管理工作是一个单位或者企业的基础性工作，影响着单位和企业的未来发展趋势，也是决策者进行各种决策所依据的证据来源所在。随着市场机制的改革、经济全球化的发展，改变管理松懈的现状，提升文书档案管理工作的效率有利于单位的平稳、健康、长期发展。广东省科技基础条件平台中心（原称广东省计算中心）是我省最早从事计算方法研究、计算机应用研究及推广、为全省培养计算机使用维护和操作的专业人才的省直科研机构，承载着信息系统规划、咨询、监理、开发、测评，服务计算、云计算、大数据、专业镇理论研究、高性能计算研究与服务，科技成果转化、信息技术人才培养、政府委托任务等职能，是一个巨大的数据中心。如何提升该单位文书档案管理工作效率也是广东省科技基础条件平台中心亟待解决的问题。
1文书档案管理概述
文书档案是一个单位或企业从诞生到发展过程中形成的一个巨大的资料库，存在形式更是多种多样：请示、信函、通知、通告、会议记录、总结、命令、决定等等。对于广东省科技基础条件平台中心这么一个历史悠久的科研单位，文书档案的种类和数量繁多，文书档案管理工作是将已经形成的文书进行归类整理，运用科学的分类方法和归档方法进行系统的划分、整理，最终以一种合理的形式进行保管的管理性工作。
2文书档案管理工作的重要性
由于文书档案管理关系到一个单位或企业的发展和决策，因此具备政策性和很强的保密性。文书档案作为一个重要的数据资源库，需要专业人员进行管理。因此一个单位从上到下，所有员工重视文书档案管理工作这是十分必要的。首先，文书档案是单位处理问题的凭证，而且经过一段时间，一些文书材料经过一定的处理会具有法律效力，这与普通的论文、著作不同。其次，文书档案是一种真实的记录材料，具有客观性、不可更改性。最后，文书档案是很重要的参考资料，可以让我们了解一个单位的由来和发展史，甚至真实地反映着社会发展的轨迹。
3文书档案管理存在的问题
3.1文书档案管理理念落后
文书档案管理工作不仅仅是将文书资料进行归档存放这么简单的过程，因为文书档案的管理是为了服务日后，因此在整理过程中必须按照一定的原则、分类进行汇总，并且对于量比较大的资料要进行编码，按照序列存储，这样对于日后的检索、查找、提取会更加方便，这也是文书档案管理工作的意义所在。但是目前的文书档案管理工作前期的工作量十分巨大，或者比较注重收藏的过程，对于日后如何提取这些材料进行利用则做的远远不够，造成了管理工作的浪费。这些都是由文书档案管理理念还不先进造成的。
3.2电子信息化程度不高
据了解，目前很多单位的文书档案管理工作，不论从人员配备还是处理技术上都十分落后，尤其是在电子化时代，手工处理显然不合时宜。电子信息化程度较低的现状，给各种文书档案的收集、整理、保存都带来了阻力。随着网络技术的飞速发展，文书档案管理的电子信息化是一种必然的发展趋势。3.3文书档案检索效率不高既然文书档案是一个庞大的数据库，因此信息检索就十分重要，但是目前广东省科技基础条件平台中心的手工检索比重还很高，对于计算机检索的利用尚不普遍，目前文书档案管理工作人员仍然注重手工检索的工作，也开发了相关的很多检索工具，但这种重量不重质的做法，必然会影响检索的工作效率。
4提高文书档案管理效率的路径
4.1增强全员的文书档案意识
经过前面的介绍，我们能够了解文书档案是一个单位或企业管理层的重要组成，记载了一个单位或企业的由来与发展，对于一个单位或企业的未来发展十分重要。因此想要提高文书档案管理效率首先要做的就是加大文书档案工作重要性的宣传力度，尽可能地让一个单位中所有的人员都重视文书档案的管理，在工作中注意各种文书材料的留存和移交。其次是要将档案工作融入到单位或企业的考核当中，用制度来约束大家，让大家时刻紧记文书档案的整理，追究忽视者的责任，奖励将文书档案工作落到实处的工作人员。
4.2加强文书档案的集中管理
经调查，广东省科技基础条件平台中心目前的文书档案管理工作比较松散，应该成立专门的文书档案管理机构，配备专业的人才，采纳国际先进的技术，未来文书档案的管理一定是整齐划一的。每个单位应该及时了解自己的情况，制定文书档案管理的各项制度，包括收集录入、过程整理以及调阅封存等等，最后由专门的档案管理部门进行统一集中的管理，当然一些特殊的部门可以不按照规定进行文书档案的整理，这些也都要进入制度。这样有效、集中的管理可以很好地避免各种文书档案遗留在某一个个人或者部门的手中，造成不必要的流失或者外泄。针对各种信息化资源比较多的情况，对于音频、视频、等电子形式的文件，更加需要规范化的整理方式和管理方法，要注重国外相关技术的引进，从而提高文书档案管理工作的效率。
4.3推进文书档案管理的信息化建设
网络时代的发展，信息技术的普遍应用预示着各行各业都必须面临一场改革，我国目前的文书档案管理依然受传统思想和标准的限制，信息化建设明显落后，这是我们必须正视的一个问题，计算机技术进入文书档案管理体系不仅可以简化流程，而且可以高效率地被利用，最重要的是要分析在整个过程中哪些环节可以引入信息化，进而在制定标准化的流程。此外推进文书档案管理的信息化建设还需要工作人员思想和行动上的配合，实现文书档案信息的网络化推广是未来的一大发展趋势。
4.4优化文书档案的整理环节
文书档案的收集整理是一个漫长而且细致的工作，因此不能一门心思地蛮干苦干，这种工作方式是不能够取得有效成果的，需要的是交流，学习和吸取经验，坚决不能闭门造车。档案部门在整理单位文书档案的时候要注意与其他部门的协同合作，因为其他部门在文书档案整理过程中都是需要配合的对象，决定了各种档案是否能够及时、有效、集中的移交到档案管理部门。因此平时档案部门的工作人员就要及时跟其他部门的工作人员进行交流，传达资料、整理原则，移交程序等等，这样不仅能够降低各部门在档案管理方面的时间浪费，而且可以优化整个整理环节，节约资源。
4.5提高档案管理人员素质
一个单位或者企业各项制度的研究、生成以及运用都是靠着员工自身来完成的，因此单位文书档案管理工作人员的素质是十分重要的。①工作人员首先要从内心意识到档案管理工作的重要性，知道档案管理的根本宗旨就是为了服务单位；②单位在用人之初，就要做到先能者居之，管理文书档案的工作人员必须具备高度的责任心，有很强的学习能力和文书档案管理的技能，当然在她们真正的入职之前还要对其进行有效的培训，确保每一位工作人员都是经过培训合格上岗的；③单位不仅要从思想上重视档案管理的重要性，更要在现实中提升文书档案管理工作人员的地位、升工作效率打下基础。
5总结
综上，我们可以看出，科学技术不断有新的突破，给一个单位或企业的文书档案管理工作带来了机遇和挑战，尤其是当一个单位发展历史悠久，涉及方面广泛的时候，它的档案管理工作更要从基础抓起、稳扎稳打，从单位实际情况出发，提升管理者意识，推进管理工作与现代化接轨，运用科学的方式方法提升文书档案管理工作的效率，从而发挥文书档案对于一个单位或企业的重大意义。
作者：马妙仪 单位：广东省科技基础条件平台中心
参考文献：
［1］汤勇.浅谈办公自动化与文书档案管理应用［J］.科技风：2010（24）：116.
［2］慑菊荣,鲁礼炳,艾劲松.浅谈文书档案管理的信息化建设［J］.电脑知识与技术：2007，3（16）：1155，1184.
［3］刘蕴璞.论文秘工作与文书档案管理工作的一体化［J］.现代商贸工业：2009，21（8）：37-38.
［4］陈逸辉.试论文书档案管理的特点和趋势［J］.中国科技博览：2010（21）：302.