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【摘要】
本文论述了办公自动化环境下医院档案管理的相关问题。提出办公自动化在档案管理过程中出现的难点以及解决措施。
【关键词】
办公自动化；医院；档案管理
就医院档案而言，既记录下了医院在发展过程中发生的重大事件，也保存下了医院发展至今获得的大量医疗科技成果。可以说，医院在进行医学研究时，作为一个医院中最重要的资源之一的医院档案将为其提供大量的真实数据与丰富的医疗资料。近些年来，随着现代医疗体制的不断改革，医院管理愈发向数字化方向发展，这使得办公自动化逐渐被融入到档案管理工作中去，从而提高了医院的管理效率。
一、何为办公自动化
所谓办公自动化，主要指借助与计算机相关的各种技术设备，以互联网为载体进行的办公室信息化管理工作。在办公自动化的应用下，档案信息可以实现自动传输，不同部门之间可以随意发送、接受信息，并将其储存在自己科室的计算机中，从而实现了信息的快速流通与多部门共享。可以说，办公自动化的应用，使得档案管理不再是传统的手工归档模式，而是实现了“纸质档案”向“电子档案”的转化，档案管理更加智能化，管理工作更有效率，甚至档案也在管理中实现了完整性和可靠性的要求。
二、办公自动化在实行中出现的问题
（一）软硬件支持不足。
医疗体制改革及信息管理技术的发展使得许多医院开始采用电子自动化技术进行档案管理，但是这种管理尚处于初始阶段，相关基础设施不够完善，在软硬件方面缺少相应的配备。比如，医院若要实现高级的自动化办公，必须要有相应的技术人员进行局域网的设置，网络线路的铺设以及服务器的建立，否则将无法创建数字化档案管理站，档案文件难以借助数字化技术实现局域网内的在线接收，高效率的档案管理工作也就难以实现。
（二）人员素质普遍不高。
无论是传统的手工归档还是现阶段的信息化管理，档案管理工作都具有非常明显的复杂性，是一项系统性的工程。从事档案管理的人员，除了要有丰厚的知识储备，还要具备可靠的管理才能。可以说，专业技术能力对于档案管理人员的工作能力是非常重要的，无论是信息的编排还是网络安全的维护，都需要扎实的专业知识来支撑。而当前医院在管理工作中所欠缺的正是这样的人才。
（三）管理不规范、检索效率低。
档案文书在管理上不够规范是许多医院存在的问题，诸如档案号乱用、卷宗分类混乱、案卷名称与实际不符等现象，比比皆是。其中更有许多档案在编撰和归档时没有总结出相应的卷内目录，一些卷宗即使进行了组卷管理，却没有按照相关的管理标准实施，这些又加剧了档案管理的不规范程度。由于档案管理的混乱，许多医院在文献档案的检索方面缺少应有的效率。首先，对于实行人工检索方法的大多数基层医院而言，前文所提及的档案管理不规范使得人工很难在短时间内实现档案的有效检出，虽然这些管理人员立足于自身多年工作经验，自行研制了可用于检索的工具，但是他们通常存在着“检索工具运用越频繁则档案管理质量越高”的错误认知，反而使得他们无法精益求精。其次，对于实行电子检索方法的一些大中型医院而言，虽然电子检索方式可以在一定程度上提高检索效率，但是纸质档案的管理混乱使得电子化的档案多多少少也存在着相应的问题，限制了电子检索的准确性和迅速性。
三、解决措施
（一）建立健全档案管理制度。
针对办公自动化给档案管理带来的便捷，医院应针对档案管理建立全面系统的管理制度，将档案管理与文件管理糅合在一起，使其呈现出统一的管理模式，如此可避免越权问题的发生。除此之外，还要针对档案管理的技术操作与业务流程制定统一的标准，以此来确保各种类型的档案都可以被统一归档、统一管理。
（二）加强素质培训、实施奖惩机制。
即使办公自动化的程度再高，人力在其中也是必不可少的，数字化的档案管理依然要依托人工操作来实现，因此人员素质的高低依然对档案管理工作具有重要的意义。为了使档案管理能够与时俱进，医院需要培养素质全面的人才，通过交流学习和定期培训来提高其专业技能水平，以便可以更好地应用办公自动化技术，提高档案管理效率。除了技能培训，医院还应该建立相应的奖惩制度与激励制度，将管理人员的业绩与其自身的职称挂钩，以此来调动其工作积极性，更好地推行办公自动化，确保档案管理的顺利进行。
（三）领导给予重视，加快档案的信息化速度。
对于档案管理及档案信息化，领导应给予相应的重视，以此使医院的档案管理可以迎合时代要求。简单地说，首先要转变传统管理模式，使档案实现资源的有效共享；其次便是将档案尽可能地信息化，适当引进先进的软硬件设施，将纸质档案导入到相应的信息管理平台之中，实现档案的自动化管理。当然，由于档案的数据化转化是一个不断积累的过程，所以需要档案管理人员长期地坚持。
四、结语
面对信息化时代医院的发展需求，其档案管理必须结合办公自动化发展方向进行档案的自动化管理，本文对医院档案管理中出现的问题进行了阐述并总结了相应的解决策略，仅供参考。
作者：杨文静 单位：滕州市妇幼保健院
【参考文献】
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