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摘要
该文通过对传统人事档案管理不足进行分析，从加强档案管理意识、完善制度、信息化等方面，着重探讨如何做好医院人事档案管理工作。
关键词
医院；人事档案；管理措施
医院人事档案管理作为医院管理工作中的重要组成部分之一，在医疗、教学、科研等活动中的作用显得日益重要。现行的人事档案管理模式和工作方式明显滞后，阻碍着医院可持续发展，限制了医院内涵和外延建设。在新形势下，如何做好人事档案管理工作，充分发挥人事档案的资源优势，更好地为医院和社会服务显得尤为重要。
1医院人事档案管理工作现状
1．1档案管理意识淡薄
长期以来，在医院管理工作中，重视医疗服务而轻视人事档案管理的观念极为普遍［1］。管理者把注意力集中在医院发展业务上，对人事档案管理工作认识不足，没有正确认识到人事档案在医院管理中的重要性，认为人事档案管理就是收集、装订、保管，与医疗和科研没有直接联系，不能为医院直接创造经济和社会效益，只要不丢失、不泄密就行;职工认为人事档案与自己无关，不影响职称晋升就好，不及时把个人应归档的材料给档案管理部门，这些都直接影响了医院人事档案管理工作发展。
1．2档案管理机制相对滞后
传统的人事档案管理机制与深化卫生事业单位人事制度改革不相适应。封闭的保存意识，粗放的管理手段，缺乏系统、完备的规章制度，虽然有了规章制度，但由于管理不规范，落实不到位，严重影响了医院人事档案管理工作的科学化、制度化、规范化、系统化。有的缺乏激励、创新机制，导致有的档案材料不能及时归档。宏观管理意识淡薄，仅满足相关部门的需求，而忽略了广大社会群体的潜在需求，使档案资源在医药卫生体制改革中不能充分发挥应有的作用。
1．3档案开发与利用效率低下
目前不少医院重保存轻利用，没有与单位发展、人才建设相联系，使医院的大量人事档案资源闲置，档案基础工作薄弱，影响了人事档案资源的质量;有的单位编研工作积极性不高，滞后了档案资源的开发，没有更好地为医疗、教学、科研等工作服务，档案信息资源服务于社会的作用没有得到充分发挥。此外，多数医院的档案资料需要进行大量的人工操作，导致人事档案不容易检索与利用，严重阻碍了人事管理中资源信息的开发与利用［2］。档案整理方式单一，开发利用服务被动，难以有效地为医院医疗、教学和科研等工作服务。
1．4档案管理信息化程度不高
随着网络技术在医院管理中的运用，数字化档案替代纸质档案是当今社会发展的必然趋势。从目前看，大多数医院档案信息化水平不高的问题普遍存在，停留在传统管理方式，有的有了计算机网络条件，但仍采用人工或半人工的管理方式，不能使建立起的现代化人事信息管理系统得到充分的利用［3］。有的医院也尝试使用电子档案，但由于种种原因，使档案管理专业要求很难实现，既不利于档案保管，又影响了档案工作效率，已经成为医院人事档案管理工作的“瓶颈”。
1．5档案用纸规格不一
虽然档案规定了统一规格用纸，但现行的人事档案材料用纸大小不一，有的表格设计超过装订线;有的使用A3纸，双面印刷，没有内容分栏;尤其是各类大学院校制定的“学生成绩表”、《毕业生实习鉴定及登记手册》和“学生健康体检表”等，没有经过专门设计，小的像“口袋书”，大的像“辅导书”，页数、页码随意;有的人事档案材料，只有签字或单位公章，没有日期，给立卷归档工作带来了不便，影响了档案内容统一、真实和整洁。
2医院人事档案管理工作的措施
2．1加大宣传教育力度提高档案意识
加大档案宣传力度，真正从思想上引起广大医务人员对人事档案工作的高度重视和支持。首先，各级领导带头转变观念，重视人事档案管理工作，将档案管理纳入医院年度工作计划之中，同部署、同推进、同考核。其次，注重档案法律法规的宣传，结合一些案例，以提高医务人员的档案法律认识。再次，注重档案开发与利用宣传，再现档案在医院管理工作中的价值和作用，使广大医务人员“爱档、用档”。
2．2建立完善人事档案管理制度
借鉴国内外的先进经验，结合本单位的实际情况，建立完善人事档案的收集、立卷、保管、借阅、开发利用等各项规章制度和管理体系，使之有章可寻，保证档案制度得到落实，真正发挥人事档案的作用。将档案管理工作纳入当年的检查和考核之中，强调档案管理部门的岗位责任，明晰档案管理工作的宗旨，严格按照章程、制度行事［4］。同时，建立组织审核、认定制度，补漏拾遗，使医院人事档案管理工作步入健康、有序、科学的发展轨道。
2．3加快人事档案信息化建设
随着人事档案管理事业的发展，人事档案材料种类和数量急剧增长，人才流动，院际间人才交流，传统的档案管理方法和手工操作，已满足不了现代医院管理的需求，也给档案管理和开发利用带来了新的课题，所以，进行人事档案信息化建设是十分必要的。把人事档案信息与医院文书和医疗档案管理系统有效连接，可以为医院综合量化考评医护人员的工作绩效提供依据，合理分配使用医护资源，不断提高医院为患者服务的能力，提高医院管理效率起到重要作用［5］。同时，可以简化调档、转档手续，提高办事效率，在一定程度上解决医院流动人员“弃档”问题。
2．4强化人事档案开发与利用
“说起来重要，排起来次要，用起来需要，忙起来忘掉”是长期以来人们对人事档案工作态度的生动写照［6］。面对当今数字化时代，我们必须转变传统的医院管理理念，积极开发和利用档案信息资源，充分发挥档案价值和作用，服务于医院可持续健康发展，促进医院精神文明和物质文明建设。同时，档案管理人员，要加强服务意识，转变传统的“单纯保管、闭室自守”观念，积极开发人事档案信息资源。编写适合利用者查档的编研材料，做到档案保密与服务周到兼顾，积极主动地为医院各项工作服务。
2．5加强人事档案管理人员的队伍建设
在医院人事档案管理人员中，所学专业不对口，人员老龄化现象比较普遍，人员岗位流动性较大，档案队伍不稳定等，都严重影响了人事档案管理事业的发展［7］。因此，加强医院人事档案管理人员的队伍建设十分必要。首先，人事档案管理人员要具有敬业精神，加强理论和技能学习，不断拓展专业知识领域，不断掌握人事档案管理的新知识、新方法、新技术，改变以往的坐等服务方式，主动地与相关部门沟通联系，不断提升自身综合素质。其次，加强激励机制，提倡以人为本的管理理念，充分调动档案管理人员工作的积极性、主动性，将档案人员的培养纳入医院专业人才培养计划，通过专业培训、继续教育，不断推动医院档案管理水平的提高。
作者：程俊 单位：常州市第一人民医院基建科
参考文献
1刘俊．如何做好医院人事档案管理工作［J］．陕西档案，2012，(3):40．
2王冬．谈医院人事档案管理工作中存在的问题及对策［J］．中国医学创新，2010，13(7):141－142．
3吴文玉．浅谈医院人事档案管理中存在的问题及对策［J］．青海师范大学学报(哲学社会科学版)，2012，34(1):150－152．
4吴小芸．浅析医院人事档案管理现状及对策［J］．中医药管理杂志，2012，20(6):558－559．
5衡明慧．关于医院人事档案信息化建设的思考［J］．黑龙江档案，2012，(5):37．
6王红，王轶红．试述医院人事档案信息化管理的必要性［J］．医院管理论坛，2011，28(10):48－49．
7丁宇琳．医院人事档案管理工作重点分析［J］．现代医院，2012，(12):118－119．
