前言：寻找写作灵感？中文期刊网用心挑选的信息化档案管理初探(5篇)，希望能为您的阅读和创作带来灵感，欢迎大家阅读并分享。
第一篇：档案管理信息化建设初探
一、档案信息化管理的优点和作用
1．提高办公效率。
我们都知道，传统的档案管理完全是靠人来进行的，而且往往需要大量的人力对档案进行管理。通常，由档案管理员将资料放在档案室中，然后记录相应的存放位置，当用户进行查找时，管理员就按照记录进行一一查找。这种方式，十分耗费精力同时精确性也不高，毕竟人总会有出现失误的时候，如管理员会忘记或丢失相应的档案，这样的情况时有发生。档案的信息化管理，就是将人员的方案信息录入到系统中，主要的工作就做好了。录入的过程简洁稳定，不会耗费巨大的人力，同时在查找档案的时候更显现出巨大的便捷性，只需要将档案人员的相关信息输入进去，就会轻松查找到人员的档案。利用信息化建设的方式会增加管理的办公效率。
2．资源共享更加便捷。
我们都知道，单纯的纸质的档案管理，对于资源的共享是非常困难的。我们无法将大量的纸质档案进行复制共享，那样做也是不切实际的。运用信息化的管理方法，大大改善了档案的资源共享性。档案管理机构可以将信息化的档案进行资源共享，当然这种资源共享也是保密的，是在不涉及隐私的情形下的。相关的档案需求人员，可以针对那些共享的信息获取自己想要的资料，针对共享的信息，用户可以在系统中直接获取，因此信息化的档案共享资料十分便捷。
3．保存具有稳定性和安全性。
信息化的档案管理都是采用电子化的方式，只要存放合理，就一定不会丢失，具有较高的稳定性。传统的纸质存档模式，由于纸本身的属性，随着时间的增加，就会相应的腐蚀，字迹也会变得不清晰。同时随着档案数量的增加，很难将大量的纸质档案管理完好。信息化的档案存档在该方面体现了足够的优势，电子档案可以保留足够长的时间而不丢失，只要保证系统的稳定性，存档就是十分可靠和安全的。
二、实现档案管理信息化的有效措施
1．建立信息化档案管理体系。
要想建设档案信息化，最重要的是要先树立一个信息化的理念和体系，先具有这样的体系是建设信息化的基础。档案管理员要转变传统的管理理念，逐渐向信息化过渡，增强档案管理意识、信息化意识，关注科学技术，运用科学管理的思想考虑问题。作为档案管理工作者，时刻考虑如何才能满足人员的需求，为需求人员做更便捷的服务。我们要逐渐建立起信息化的规则和方案，并且逐渐完善和修改。在建立体系的过程中，我们要弄好每个团队人员的分工情况，各尽其职，保持整个团队的顺利工作，保证档案的稳定性和安全性。在工作过程不断修正和磨合，逐步实现信息化体系的改善和优化。
2．培养信息化管理团队。
团队建设在任何的组织中都是至关重要的，团队的成长和完善一定会带来整体的发展和变革。因此，信息化档案建设迫切要求团队的组建和技术的学习，团队要不断地充实技术知识，经常参加培训，逐步实现团队的专业化。增强档案队伍的建设，要不断促进团队学习前沿的档案信息知识和相关技术，建设一支具有综合实力的档案管理队伍。对档案队伍的组织架构进行梳理，合理地安排和配置人员，应对不同的业务要求，进而满足信息化社会对档案管理提出的要求。在硬件方面，需要引进先进的电子设备作为技术支持，对信息技术进行有效的运行和管理。建立信息化团队，推动档案管理工作的创新与改革，推动我国信息化档案管理的发展。
3．确保档案信息管理应用系统的安全。
在建立信息化系统的过程中，安全问题不容小觑。如果系统的安全问题不能保证，就意味着里面所有的存放的档案信息都是有风险的。因此，安全性在系统的建设中是十分重要的。对系统安全性的保证，从根本上来说是人来完成的。在应用系统的建立过程中，就要具有安全性的意识。用户在进入系统的开始，就要做出一系列的安全举措，例如，用户登录界面要设置有效认证，只有在进行了身份的认证后才可以安全登陆。而且用户在访问系统中的某些权限时，也是经过了系统的审核后才可以进行相关的操作。通过这样的方式，可以避免信息的被盗风险。另外对于系统的管理者和用户来说，都需要传达一种安全性的理念，作为系统的管理者要有责任和义务为用户提供良好的资料和服务，作为用户也需要例行自己的权限，确保自己和他人的信息处于可控的状态。档案管理在当前的形势下，给我们带来了更大的挑战和更高的要求。传统形式的管理已经不能满足现阶段的要求，信息量的大量增加以及查询的需求的增加要求我们建立一个新的档案管理平台。
作者：杨爽 单位：洮南市发展和改革局
第二篇：人事档案管理信息化技术探究
摘要
人事档案管理是人力资源管理的重要组成部分，随着信息技术的不断更新与发展，信息化技术成为影响人事档案管理的重要因素。本文审视信息化技术为人事档案管理带来的各种影响，推进信息化技术在人事档案管理中的应用，促进人事档案管理效率与质量的不断提高与加强。
关键词
信息化技术；人事档案管理；影响；应用；探究
随着经济的发展与社会的进步，人事档案作为个人成长的历史记录逐渐成为一种重要的战略资源。为适应社会发展的需要，人事档案管理随着信息化技术的发展逐步实现信息化管理的过程，通过信息技术的应用来提高人事档案管理的效率，加强人事档案管理的质量。
1信息化技术对人事档案管理的影响
1.1改变传统人事档案管理模式
在信息化社会中，信息资源逐渐成为社会经济活动中必不可少的战略资源，人事档案是个人成长的重要信息资源，它是人力资源管理的重要组成部分，实现人事档案管理的信息化使时展的应然取向[1]。传统的人事档案管理主要采用纸质方法来承载重要的信息，导致大量信息丢失的现象，如高校的人事档案管理中，由于高校岗位的类型较多，工作人员的数量就相应增多，繁杂的工作量就会增加了人事档案管理的难度，降低人事档案管理的效率。信息化技术利用计算机与网络技术的优势，通过电子文件来保存人事档案信息，如使用MicrosoftOffice办公软件可以对人事档案的人员进行计算与汇总，通过表格的形式来呈现人事档案管理的相关内容，可以对人事信息一目了然。
1.2提高人事档案管理工作效率
传统的人事档案管理工作中，由于受到纸质信息管理的影响，使得人事档案管理的工作非常繁琐。信息化技术的到来为人事档案管理提供了资源共享的平台，扩展了人事档案管理的范围与领域，如信息化技术中网络技术的应用可以使人事档案的相关内容在网络平台中共享，不需要对人事信息进行重复的记录，实现了人事数据信息的实时更新，同时，工作人员都可以通过信息化技术的网络服务共享来获知自己的人事档案信息，及时发现档案信息中的问题与错误，并采取有效地措施解决档案问题，消除不必要的矛盾。人事档案管理的信息化能够降低管理人员的工作量，提高工作人员的业务水平，有利于提高资源利用的有效性，提高人事档案管理的效率与水平，真正的实现人事档案管理的办公自动化及信息化。
1.3增强人事档案管理服务水平
人事档案管理的重要功能在于档案的查询、编辑、修改及更新等服务方面，在传统的人事档案管理中，查询的方法主要采取的是人工查询，这种查询方式大大降低了查询的效率；在编辑、修改与更新过程中，也会出现对原始人事档案的破坏，造成人事档案的客观性受到严重影响，导致人事档案的其权威性受到质疑。信息化技术的出现则为人事档案的管理带来新的思路与方法，计算机技术的处理功能与网络技术的共享功能，使得人事档案管理的服务水平得以提高，如人事管理人员可以在电脑上迅速的调出需要查询人员的姓名、职称等相关信息，还可以及时的修改相关信息，并更新辞职或离职人员的信息资源，这样可以保证人事档案的准确性与真实性，促进人事档案的高效、高质管理。
2信息化技术在人事档案管理中的应用
2.1加强人事档案管理应用信息技术的思想
社会的信息化发展促使人们越来越重视信息的重要作用，信息化技术在人事档案管理中的应用实质就是要实现信息管理自动化系统的开发与应用，这种自动化的人事档案管理系统具有即时性、快捷性及动态性等方面的特点，它能够实现传统人事档案管理无法实现的功能，如快速的查询功能、及时的更新功能等，这就要求人事档案的管理人员必须端正态度、摆正心态，愿意接受改变、接受新的技术，如有些人事档案管理人员由于工作年限较长，不愿意改变已有的工作模式，或者因思想的固化而不能充分利用先进的信息技术，这些都不利于信息化技术在人事档案管理中的应用与推广，因此，必须要加强人事档案管理应用信息化技术的意识，促进人事档案管理人员从实际出发，立足现代信息技术的发展，综合考虑人事档案信息化管理的过程与内容，实时监控档案管理中的问题，及时寻找针对性的解决措施，增强信息化技术对于人事档案管理的积极影响。
2.2推动人事档案信息化管理的一体化进程
人事档案管理的内容包括人事档案的建档、归档、转档、查询、借阅、借出、盘点及处理等方面，这些内容既相互独立，又相互影响，它们形成一体化的流程，如档案的查询是建立在建档与归档基础之上的，没有建档与归档也就无法查询相关的人事档案，同样档案的处理需要原有的档案信息作为处理的对象与基础，因此，每一个流程与环节都是相辅相成，相互促进的关系。信息化技术在人事档案管理中的应用使得档案的每一个内容与环节都实现了管理的信息化过程，管理人员可以在计算机或其他网络设备上快速的实现档案的查询、盘点、转档等方面的功能，加强人事档案信息资源安全、快捷的共享，通过计算机技术与网络技术的应用促进人事档案管理中所有业务的一体化运作，如人事档案信息的接收、存储、提取、使用、管理等方面，实现人事档案管理服务一体化的职能[2]。
2.3促进人事档案管理中信息技术的软件开发力度
人事档案管理中信息化技术的应用需要信息化操作平台的支持，没有信息化操作平台的支持，实现人事档案管理的信息化是不可能的，这就要求人事档案的管理人员大力研发人事档案管理的信息化软件或技术，对各类操作不断进行更新与升级，从而建立起整体的人事档案管理信息系统。在人事档案管理信息系统的建立过程中，要全面考虑档案工作的实际情况，如管理系统需要具有查询、传输、维护、处理等方面的功能，这些功能能够实现人事档案管理的安全性、实用性及科学性。
2.4提高人事档案管理应用信息化技术的信息沟通
人事档案管理部门是整个企业或高校的重要组成部分，它不是独立存在的个体，而是关系到企业或高校整体部门的生存与发展，因此，人事档案管理应用信息化技术需要促进不同部门之间的沟通与交流，建立各个部门之间的协调机制，确保人事档案信息的完整性与规范性，实现人事档案信息资源的安全可靠，促进人事档案管理信息化速度的提高。
3结论
信息化技术在人事档案管理中的应用是现代化科技发展的必然趋势，要不断的加强人事档案管理中信息化技术的应用，促进人事档案管理的安全性、可靠性，提高人事档案管理的更新速度及利用效率。
作者：陈铭 单位：国网黑龙江省电力有限公司信息通信公司
参考文献
[1]张雨薇，李锋．人事档案管理信息化建设的必要性与建设策略分析[J]．科协论坛，2013（3）：98.
[2]张彬．人事档案管理的困境与出路[J]．吉林大学学报（社会科学版），2011（5）：23.
第三篇：信息化档案管理服务水平加强
［摘要］
在档案管理信息化大力推进的过程中，档案管理工作中遇到很多之前没有遇到的问题。本文就档案管理信息化建设中的特征进行分析，并据此提出采取有效措施，推动信息化管理进程。
［关键词］
档案管理；信息化；建设
0引言
档案在机关和组织中具有很大的文字保存价值，通过图表音像等方式，方便今后的资料留存。是资源信息的统一载体。但现在很多单位存在档案资源管理冗杂、保管条件较差、资料利用率低、管理人员的专业知识能力有限等一系列问题。所以信息化档案管理是解决这些问题的有效途径。
1档案信息化管理的特征
1．1存取自动化管理
在档案管理中现代化信息技术广泛应用，无论是电子档案或电子文件生成，还是传统的纸质档案，在存取的时候都要运用自动化管理。1．2信息资源的智能化发展在信息化条件下开展档案管理，电脑取代传统的体力劳动并要进行一部分简单重复的脑力劳动，因而档案工作人员有大部分精力把自己的劳动集中于档案的深度开发领域上。针对档案信息管理的深层次开发就是档案智能开发，主要提供有效的系统加工精炼信息，要满足不同层次、不同角度的需求。
1．3档案信息资源的网络化推进
网络时代是世界发展的主要趋势，计算机在信息获取以及传递上打破时间、空间限制，方便快捷的方式有效满足了人们目前的需求，因而档案网站、数字档案馆也随之产生。当这些部门不断增多并且得到普及的时候，其档案信息资源在信息化条件下可以得到共享。
2档案管理信息化措施的有效开展
2．1管理设备统一调配
为了让档案变得具有流动性，并且能够方便查阅，并将纸质档案信息逐步转化为数字化信息，实现这一技术要依靠网络化设施的配备，实现计算机网络部门的全覆盖。计算机档案管理系统要得到充分的运用：因为其功能有档案的自动编目以及检索、档案自动全文存储与检索等相关的信息化工作流程。因此，使用的计算机要型号和规格统一，这是档案管理信息化的硬件保障。计算机内部要运用内存较大的高容量载体，满足数字信息的全部要求。在各单位档案数量逐步增加的过程中，档案部门库房压力也增大，同时面临纸质档案的自然老化以及人员管理不科学造成的损坏，所以大容量的载体运用能够有效地解决这一问题。工作中运用计算机的磁盘存储以及光盘存储系统，尤其是光盘存储系统，能够解决现有档案存储难点。高容量的存储载体不但能解决工作量大的问题，并对档案的搜索分类带来便利。行业中的“地面通信骨干网”快速的实现档案的交流以及共享。高速信息网络中快速的信息传递和丰富的信息资源提供全新的档案管理方式，并且成为信息时代的信息管理和交流工作的重要基础。因而档案管理也要逐步适应这一趋势，选用规范性、通用性及稳定性的档案管理体系，实现档案的信息、传输资源共享。
2．2规范化的管理机制
档案信息化建设中，应明确相关的责任，确保网络以及数据的安全运行，需要从实际情况出发，有效制定相关制度和管理章程。档案管理部门关键是要严格地根据国家的相关政策进行制度建立，以期建立适应信息化建设的档案管理制度。第一，对档案管理的流程以及技术进行管理和规范，将工作环节和工作流程细化。第二，建立制度相关的安全管理措施，尤其是在电子文件以及电子档案这部分，要确保档案的安全完整性。工作人员在工作中要有高度责任感，具备负责的工作态度以及树立服务思想。在效率上求发展，让其在平凡的岗位上创造不平凡的工作业绩。制定统一的档案管理标准。档案信息化是档案管理中的重要标准之一。并且档案馆标准化的管理流程有：档案整理标准、统计标准等，这些相关标准可有效平衡工作情况，对工作情况也可做到量化检查。如果评定过程中没有各项标准的设立，其信息库资源建立衡量标准不完善，则不能监督信息数据库，保障其合理性工作过程中各个单位的档案部门按照标准统一开展工作，各部门各自为政，自成体系，就不能形成畅通的档案网络建设，资源共享也不会得以实现。
2．3需要建设复合型的管理队伍
第一，档案信息化建设的基础是档案管理人员队伍的检查，其队伍的建设对信息化发展速度以及质量产生重要影响，所以在平时的工作中培养人员的信息化意识非常有必要，很多档案管理人员工作时间比较长，习惯于传统的管理模式和管理体制，对计算机、网络在主观心理上就非常排斥，特别是前期使用中因为技术操作不熟练导致工作速度没有传统方式快，导致对计算机网络信息技术的应用持怀疑态度，因而要经常给工作人员普及相关知识，让其对信息技术的优点有全面了解，使其在平时的运用和学习中具有主观积极性。第二，档案信息化是指在信息查阅中要自动登记、辅助立卷、检索，因而其传递和安全利用都是在计算机上进行实施。所以管理人员就要对计算机操作流程熟悉并且能熟练地开展操作，掌握相关的系统网络安全知识，确保管理中的安全与完整性。管理人员在立足本职工作的基础上，强化其自身的学习意识，对信息教育培训进行参与，更新专业知识，对业务素质和工作水平进行熟悉。档案工作人员明确自身的工作职责和义务，不但做好档案的收集和保管工作，并且为基层服务提供比较优质的档案服务，并强化自身的法务档案意识，严格执行相关的政治和工作纪律。档案部门也要举行相关的业务培训交流，让工作人员说出自己工作中面临的困惑以及平时的工作感悟，有好的经验大家可以一起分享，并创造条件聘请专家进行上门业务指导以及座谈交流会，在工作交流和经验分享中，提升自身的工作能力和工作效率。
3结语
信息化管理能够让档案管理制度得到初步完善，在设备统一调配，管理机制规范以及管理队伍建设的过程中提升整体的管理水平，加大管理规模和管理范围，有效推进信息管理流程。
作者：张艳 单位：大港油田勘探开发研究院
主要参考文献
［1］夏燕玲．档案信息化建设与档案管理的几点思考［J］．云南档案，2010（3）．
［2］胡琼．浅谈提高档案管理科学化水平的有效途径［J］．中国科教创新导刊，2014（7）
第四篇：信息化技术医院档案管理研究
［摘要］
医院档案是对医院各项活动的真实记录，也是对医院文化的彰显，更蕴含着病人的相关资料，在医院运营中是至关重要的，因此，做好医院档案的管理工作，也就显得非常重要。在当前的信息化时代，传统的档案管理方式已经无法满足新形势的发展需求，在这种情况下，在档案管理中引入计算机技术，成为提高医院档案管理水平的关键所在。本文结合当前医院档案管理中存在的问题，对计算机在档案管理中的应用进行了研究和讨论。
［关键词］
医院；档案管理；计算机；应用
0前言
在当前的信息化时代，信息技术的飞速发展，使得各种数据资料逐渐向着数字化、信息化的方向转变，也给档案管理工作带来了新的挑战。传统的档案管理方法无法满足日益增长的信息管理需求，暴露出许多的问题和不足，因此，应用计算机等先进技术，实现档案管理的现代化和信息化，成为医院档案管理发展的主流趋势。
1医院档案管理中存在的问题
1．1重视不足
当前，部分医院的档案管理人员对于档案管理工作不够重视，认为其只是对资料和文件的简单整理，对于医院的发展并没有什么实质性的作用和意义，缺乏相应的档案管理意识，也缺乏对于档案管理工作的积极性和主动性，导致档案管理工作的效率非常低下，无法充分发挥其应有的作用［1］。
1．2程序繁琐
现有的医院档案内容繁杂，不仅包括了对医院日常经营活动的记录，还包括了来自上级部门的文件，以及平级部门之间的信息交往等，文件的形式多种多样，在传统的档案管理规程中，需要对这些文件进行逐级分类、页码编制、题目拟定及保管期限确认，为了方便查阅，还需要编制相应的检索方式，进行装盒排架，程序相当烦琐而且劳动强度大，档案管理人员为了对档案进行整理，经常需要加班加点，还很容易出现人为失误，案卷的质量得不到有效保障。
1．3借阅困难
传统的医院档案多是纸质档案，在进行归档时，为了便于保存和查阅，一般都会对文件进行装订，而这一操作环节很容易对文件造成损坏。不仅如此，对于已经装订好的文件，想要复制其中的某一页或者某一部分的内容，在无法分离的情况下是非常困难的。另外，纸质档案的借阅非常困难，医务人员在档案进行借阅时，不仅需要说明目的，还需要办理相应的借阅手续，严重影响了工作效率。
1．4标准不一
分类标准的不统一也会在一定程度上影响档案管理的效率和质量。在传统档案管理中，采用的是人工立卷的方法，虽然存在着相对统一的分类标准，但是由于个人理解能力的差异，可能会导致文件的分类不尽相同，从而影响档案的借阅。例如，在进行分类组卷的过程中，即使是严格按照分类方案进行组卷，仍然可能会遇到难以准确判定归属类别的文件；档案人员自身的综合素质不同，也可能会导致案卷题目的拟写出现一定的差异［2］。
2医院档案管理中计算机的应用
针对上述问题，在医院档案管理中，应用计算机技术，有着非常显著的优点，能够有效提高档案管理的质量和效率。这些优点主要体现在几个方面：其一，提高效率，以计算机辅助工作人员进行档案管理工作，能够有效减少工作量，实现对文件的自动检索和统计，同时按照设定好的逻辑进行分类和组卷，在避免人为误差的同时，能够有效提高工作效率；其二，快速检索，利用计算机系统进行档案检索，具有效率高、速度快、准确性强、方式多样等特点，档案管理人员只需要在搜索框内输入关键词，系统就可以实现自动检索；其三，灵活借阅，以计算机系统对医院档案进行管理，在借阅时，只需要将借阅者的个人信息输入到计算机，就可以对其借阅结果进行查询。如果要对借阅的档案是否需要到期归还进行查询，只需要输入打印出的催还单信息即可，能够有效节约时间；其四，方便保存，应用计算机技术，能够实现档案的电子化管理，在对档案进行查阅和使用时，不会造成磨损，有利于实现档案的长期保存。同时，需要对档案进行复印时，可以直接调取数据库中的数据资料，从而减少复印对于档案的损害，增强文件的保密性。在实际应用中，还应该关注几个方面的问题。
2．1转变管理观念
对于医院档案管理人员而言，首先必须转变档案管理的观念，了解档案管理在医院发展中的重要作用，从而更加积极主动地开展档案管理工作。对于医院而言，许多的档案资料都有着非常巨大的使用价值，档案管理人员应该进一步加强档案管理力度，对档案资料进行系统的整理和分类，以确保档案的价值能够得到最大限度地发挥。同时，医院应该进一步健全激励机制，调动档案管理人员的积极性和主动性，强化档案管理教育工作，不断提高档案管理的质量和效率［3］。
2．2加大硬件投入
医院要想将计算机技术彻底应用到档案管理中，必须首先建立起先进、完备的软件和硬件系统。简单来讲，档案管理的电子化和信息化实际上就是对档案的信息的储存、管理、检索和利用，而这要求档案管理部门必须具备与之相适应的基础设施，如扫描仪、打印机、刻录机等。因此，医院必须立足自身的实际情况，从档案管理的需求出发，适当加大硬件设备的投入，关注设备的质量和可靠性，以防止出现硬件设备损坏，档案数据丢失的情况。同时，为了切实保障信息安全，应该在信息系统中设置相应的防火墙、隔离卡、密码机等安全设备，减少病毒与人为恶意攻击对档案的破坏［4］。
3结语
医院档案管理工作对于医院的日常运营和长远发展有着非常重要的作用，在档案管理中应用计算机技术，能够有效提高档案管理工作的质量和效率，改变传统的档案管理模式，延长档案文件的使用寿命，同时也能够减少人为失误对于档案的影响和破坏，应该得到足够的重视。
作者：李娣 单位：河南省安阳市人民医院
主要参考文献
［1］张丽红．计算机在医院档案管理中的应用［J］．黑龙江史志，2014（15）：135．
［2］杨建民．计算机技术在医院档案管理中的应用分析［J］．办公室业务，2014（5）：159．
［3］吕园芳．刍议计算机在档案管理工作中的应用［J］．办公室业务，2013（2）：131．
［4］刘小华．浅析计算机在医院档案管理中的应用［J］．兰台世界，2012（z4）：56．
第五篇：信息化小学档案管理方略
【摘要】
人事文档管理是现代人事管理中的重要内容，是人力资源有效的利用的基础保障。随着我国基础教育的发展，对中小学的档案管理提出了更高要求。为探讨当前我国小学档案管理情况，本文从小学档案信息的基本内容出发，指出信息化环境下，小学档案管理的必要性，进一步指出现阶段小学档案管理中存在的问题，并提出相应的解决对策，达到最终提高小学档案管理水平的目的。
【关键词】
小学；档案管理；信息化
小学教育是我国整个教育体系的重要组成，随着新课改的推进，以及教育体制改革的深入，对小学教师的档案管理提出了新的要求，因此，当前小学学校应该更加重视和思考如何实现科学的档案管理。
一、小学档案信息的基本内容
现阶段，我国小学档案信息的基本内容包括以下两个方面：一是个人隐私信息，主要有性别、出生时间、籍贯、履历、健康状况、政治表现、学历、家庭状况等；二是内部职务信息，主要是所在单位内部职务和具体工作信息。
二、小学档案管理的必要性
（一）有利于学校档案管理工作的不断完善
小学的档案管理工作是一个系统的工作，包含多方面的内容，研究小学档案管理建设与实施问题，可以提高小学教师档案管理的效率，积累经验，从而间接地使小学档案管理工作得到进一步完善。
（二）推进小学档案管理的改革进程
通过对小学档案管理现状与存在问题的研究，必定会使更多的人重新认识小学档案管理的重要性，从而进一步推进小学档案管理的改革。
三、当前小学档案管理存在的问题
（一）管理制度不健全
现阶段，我国一些小学尚未明确档案管理的职责，未建立系统、全面的规章制度，只是建立了查、阅档案的制度，在实际工作中监管力度不够。有的学校虽说制定了相关的管理制度，但是因未能充分认识到档案管理的重要性，在管理上不够规范，这些制度未能得到妥善落实，直接影响到小学档案管理制度化和规范化的实现。
（二）资料收集和整理不规范
根据中组部制定的相关规定，要求规范档案的资料收集工作，确保档案的完整性和真实性。然而，一些小学，尤其是农村地区的小学中负责档案管理的人员对相关法律法规的重视度和执行力度不充分，以及人员调动或更换较为频繁，使得档案资料原始资料收集不够全面，整理分类缺乏规范性。另外，不同地区、不同学校间流动人员的档案归类和整理的标准未能统一。而通过多次反复整理后的材料大小、衔接不够规范，以致于原材料的完整性遭到破坏，导致档案的应用价值大幅降低。
（三）失真现象较为严重
档案保存和应用的前提是基本信息的真实性，但在实际管理中，往往会出现履历表所填写信息档案资料的失真情况。因人事发展的需要，诸多小学会出现“新建档案”。而此类档案主要依照个人所填写的履历表、个人简历及其提供的学历、任职资格证书等个人具有的有限的原始材料复印件来建档，而参加工作的初始时间记载不够明确，各个阶段的相关考核评定、工资薪酬等原始信息严重欠缺。此类“新建档案”人员的大多数历史记录是缺乏的，很难找到原始材料，如此造成工龄认定和核算的困难，大大削弱了小学学校档案的凭证、参考功能，影响到教师的调动或提拔考察。
（四）管理经费投入不足
目前，大部分小学的档案管理工作仍停留在纸质档案的创建和保管阶段，管理的重心仍是实体化管理。虽然当前一些学校的档案室已实现计算机管理，但应用范围仅仅是文档目录的输人，档案管理的无纸化、信息化程度不高，难以实现人事信息查询和查验，更难实现人事信息的有效筛选、分类、整理，进而造成诸多人事统计工作仅仅依靠手工达成，导致人力资源利用率不高。
四、强化小学档案管理的对策
（一）增强管理人员档案意识
小学档案主要记录教师个人的工作经历、政治面貌及工作能力等方面的信息，而这些信息均和教师的工资待遇、职称评定、人事调动等有着密切关系，是全面考察和了解、选拔和任用人才的重要参考。应加大小学档案管理工作的宣传力度，增强教师及管理人员的档案意识，使学校在制定教学工作计划时重视档案工作，检查和总结工作中也要加强档案管理工作。同时，在制度、组织、经费等方面给予支持，确保档案管理工作的有序、合理开展。
（二）建立健全档案管理制度
应建立健全《档案人事管理制度》、《档案管理责任规定》等规章制度，规范人事信息的登记，严格根据档案保管时间、归档范围等规定来进行档案的管理，改进和完善管理体制，并加强档案的规范化建设。健全完善已有的管理制度，创建“以人为本”的档案管理体制，推进小学档案的制度化、规范化管理。
（三）动态管理确保档案完整
小学档案原始资料应实现动态收集，强化过程监管，确定收集范围，以保证档案的完整性和真实性，推进档案的动态化管理。比如：年度考核信息、职称评定、工资薪酬等材料根据管理计划定期收集；对于零散的材料应不定期收集，及时有效地掌握信息，再仔细、准确鉴别后归档，以备人事部门对教师个人档案的查阅和利用提供全面、客观、真实的参考。制定原始材料的传递和登记制度，推行动态管理，加强监督，一旦出现遗漏，及时补全，以保证档案信息的完整。
（四）加大档案管理投入
首先，应在管理人员培训上加大投入。应有计划、有组织地对档案管理人员进行层次化业务培训，不断提升管理人员的综合素养和管理技能。其次，加大档案管理信息化建设投入。科学整合档案资源，把使用率高、文本格式类似的个人信息制成标准化电子文本，应用各种终端管理设备，根据应用者的实际需要给予相应权限，提供自动化和优质化服务，创建共享机制。最后，不断强化服务意识，积极开发利用人事信息，为小学人事改革、人才引人及培养等人事决策提供前瞻性的档案信息，促进小学档案管理职能的转变。
五、结语
总而言之，档案管理是小学管理中重要的内容，是小学人力资源管理和应用的基础工作，其具有服务性、真实性及保密性，在促进小学人力资源开发和利用，推进小学人事制度改革中发挥着不可替代的作用。所以，包括小学在内的其他学校应重视并积极做好该项工作，促进学校档案管理质量和效率的提升。
作者：杨慧慧
参考文献：
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[3]李爱华.浅析如何做好学校电子文档的管理[J].课程教育研究2013（12）：111
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