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1统计报表统计报表
统计报表的作用主要体现在为档案管理员或借阅人员在相应的模块中自定义查询的类型、时间、输出文档的格式，制定并确定输出文档的位置，再通过系统将按照先前设定路径进行统计，最后将结果输出。
2借阅管理
对于纸质档案，用户可以在查阅档案后申请借阅档案，但必须在规定的时限内返还，如在借阅期满后未有及时交还的，应追催其予以返还。对于电子类档案，则在审核批准后予以直接下载，不受归还时间限制。但对这一操作，需要档案管理人员对下载用户和文档现存量进行跟踪统计。上述两种类型的文档，都应进行检索统计与借阅统计，以便日后完善管理措施。
3销毁管理
由于档案数量是日积月累，库存日益庞大的，对于其中超出时效的档案，应及时进行销毁处理。由此，在进行这一操作时，先要确保销毁的卷宗对各个部门工作并无影响；其次要进行文件鉴定，对于符合销毁鉴定的划入执行销毁处理类目，但需要对该范畴内的档案建立系统日志，以供日后查询。而未能通过销毁鉴定的档案则应重新收编入库。
4.1系统设计原则主要遵循以下几点
第一，操作简易原则。档案管理人员对电脑硬件及系统软件的了解度和实践经验各有不同，差别较大，但大多数工作人员对Windows微软系列的办公软件认知度较高。所以从操作角度出发，对于档案管理系统的设计，应尽量保持与Windows微软系统一致，降低培训难度，顺应常态操作惯性。第二，新颖先进原则。系统设计应结合时下最新计算机科技技术，与先进的档案管理理念高效融合，保证系统的设计具有一定现实意义和前瞻性。第三，权限分明原则。鉴于用户类型与档案使用目的的不同，应当对用户权限作出分类，以免档案资料直接面向复杂的用户群，埋下安全隐患。
4.2系统架构设计
信息化实践中，系统开发三层B/S结构（如图3-1所示）即浏览器、服务器、数据库。第一层——操作层。用户操作后，通过浏览器将操作指令传输到服务器。浏览器的主要功能是用户操作与呈现查询的结果。第二层——服务器。技术这是一个功能层，主要负责分析和执行用户的要求，并直接与数据库进行连接。第三层——数据层。而本次系统开发使用的是SQLServer数据库。首先，对系统数据库的设计包括两大模块：数据库概念结构与数据库逻辑结构的设计。数据库逻辑结构就是数据库中的各类数据表，而正是这些数据表定义了数据存储方式。其次，对用户信息表的设计。用户基本信息就是登记使用系统的每一用户的详细信息（如图3-2所示）。再有，对统计查询功能的设计。统计报表类数据要包括审核人、审核时间、报表编号、报表类型、备注、报表类型、操作员编号、生成时间、有效期限等。统计查询功能是本系统开发的特点之一，其统计结果可以在上级决策时作为重要参考。最后，对档案表的设计。档案表是系统区分不同类型档案的重要依据，规定了不同档案的类型（如图3-3所示）。针对纸质档案，需要加设档案存放地址与卷标；对于电子文档，则要加入电子存放网址。如档案名为汉字，最长可以允许25个汉字，档案编号最长可以允许32位长度，即50位宽度。
5结语
上述对系统模块划分、解析及每一功能模块的子功能进行了论证，确定了系统设计目标及原则，明确了系统数据库的逻辑及概念结构，编制了相应的数据表及实体属性图，以期为档案管理信息化系统实现提供参考建议。
作者：熊炜 单位：中共湖南省委党校
