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一、建立现代化档案管理系统的优越性
1、现代档案管理信息系统具有处理迅速、存储量大、查阅方便的特点。应用电脑文字处理软件，灵活使用表格、图形对档案分门别类，并组成档案管理系统，可以方便地查询、阅读、修改、交流和重复使用。同时，可以方便领导查阅资料，正确做出工作决策。
2、行政事业单位的档案管理工作繁琐复杂，而且具有非常严格的政策严肃性，例如：社会保险金的参保人员档案关系到社会保险者的切身利益，行政事业单位人员信息关系到每一个人的工资与退休等。这些档案的有效管理不仅需要高效率，而且需要严格规范。利用信息化手段进行管理，可以方便查阅、防止篡改、有利于保密。
3、原来的档案管理工作依靠人工操作，成本高，效率低。采用信息化管理以后，虽然对于档案员的信息化素养要求更高了，但是由于采用的电脑进行管理工作，可以精简人员编制，减少管理工作的成本。无纸化办公的实现，减少了对纸制品的消耗，对于当前提倡健康生活，低碳生活具有积极意义。
4、通过网络信息技术，将档案信息上网，这样可以让每一个档案信息人员可以通过输入自己的基本信息进行档案查阅，如工资发放情况，社保情况等，这样有利于增加政府工作透明度。所以，档案管理的信息化客观上推动了社会的民主发展的进程。
二、行政事业单位如何提高档案管理的信息化水平
为适应当前社会经济发展的需要，行政事业单位应尽快建立起现代化的档案管理系统，走档案管理信息化之路。笔者认为实现档案管理信息化应从以下途径进行：
1、领导重视是档案室信息化建设的根本保证
档案管理工作的信息化建设不仅需要投入大量的资金设备，而且需要引进专门的人才，同时需要在档案管理信息化建设过程中加大建设工作的督促与制度的强化。而这些工作还不是一蹴而就的，需要经过一段时间的积累，才能从设备管理、制度、人员上到位，而且档案管理的方法程序还需要社会人员的适应与接收的过程。才能真正付诸实践应用。因此，要让单位领导充分认识档案信息化的重要性，认识到档案信息化对各项事业创新与发展的重要性，把档案工作纳入主要领导的议事日程，纳入部门的考核，纳入档案人员的职责范围。
2、着力提高档案标准化、规范化水平
档案信息化系统建设的好坏的衡量标准是档案管理工作最终的标准化、规范化水平的提高程度。所以，一方面要加强档案信息管理平台的建设，管理软件不能够杂乱无章，系统要具有整体性、可操作性。同时要建立档案信息化管理的规范制度，没有制度的信息化必定是混乱的，所以要从人员的职责、操作流程、监督管理程序等各个方面进行严格把关，形成相互的监督制约机制。要建立起档案网络管理系统，实现档案的统一化管理，集中化管理，实现档案信息从接受、整理、归档、著录、存储到开发利用的现代化管理，从文件材料的产生开始，参与撰写、检索、借阅、编研等文件处理和档案管理的全过程，这样不仅使得管理规范化，而且有利于档案资源的共享。
3、加强档案管理人员素质的培养
档案信息化建设依靠的主要是高素质的档案工作人员。档案工作者不但要有强烈的事业心、职业的敏锐必性、思维的创新性和过硬的档案专业技能；还要具备一定的计算机处理技术。而且还要具备一定的能力，即：档案信息真实性的维护能力；档案信息的获取能力；档案信息的鉴定、评估能力；档案信息的加工、提炼能力；档案信息的交流、传播能力；档案信息市场的调查、营销能力。等等。
三、结语
总之，档案的信息化管理已经成为社会的趋势，对于档案本身、和谐社会的建设，对于低碳、环保生活方式的构建具有积极的意义，我们当前主要任务是在原有的平台上，把信息平台建设好，把档案管好，提供档案管理的水平。