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1某公司档案管理存在的问题
1.1对档案的重视程度不够
一般人认为，档案管理工作不需要太多的重视，是可有可无，人员配备也是不太讲究的，因为档案工作无非就是抄抄写写，以及做好资料的保管，档案管理工作不是单位的主要工作，因为它不能给企业创造直接的经济效益，是成本中心，只要做到档案不丢失，重要信息不外泄就行了。这是对档案管理工作的地位与作用缺乏足够认识的表现，这些认识上的误区，导致员工对档案价值的认识不足，在管理方面又很松散，并且没有秩序，进而导致缺乏高度的工作责任感。该家企业的档案管理缺乏长远性考虑，缺乏战略思维，致使整个企业的档案意识逐步弱化，从而导致资料在新旧更替的历史进程中出现混乱，阻碍了企业的可持续发展。
1.2档案管理手段比较落后
人类步入21世纪，经济全球化，资讯网络化，传递即时化是信息时代的新特征，这些新变化给企业管理带来了颠覆性的改变，如果企业管理者不能与时俱进，企业必然“OUT”。遗憾的是这家企业的档案管理部门还是用手工填写企业的档案资料。手工录入，手工检索，不仅在编纂档案时耗费大量的时间，而且检索过程也非常没有效率，这种手工检索的方式对于信息的检索效率也实在太低，这些缺乏与时俱进的档案管理技术行为，必然影响企业的核心竞争力，必然在市场竞争中处于不利地位。
1.3档案室的环境有待优化
目前，这家企业的档案室主要是以纸质的形式来保存档案资料的，纸张在经常使用的过程中，会受人为、环境或自然因素的影响，如湿度、光线、温度以及空气中的灰尘、有害气体，以及霉菌、鼠啮、虫害等不利因素影响，这些因素都会导致其强度、色泽、字迹发生变化，最终导致纸张发生老化，进而影响纸质的耐久性，自然也影响着档案的真实性与完整性。此外在搬移、清扫档案室与调阅资料的过程中也有可能会损坏纸张，直接导致档案的保存年限降低。或许由于这家企业的档案库经费紧张，导致库房和设备条件简陋，没有达到档案保护的标准化的要求，这些将影响档案的保存年限。
1.4档案管理人员素质不高
目前，不少中小企业档案管理人员在思想观念、文化程度、专业素质、理论水平等方面都有差异。通过调研，这家企业的档案管理员对档案管理意识淡薄。由于缺乏系统培训，没有及时掌握先进管理技术，对档案的收集、整理、归档、装订等档案资料的重要性并不熟悉，导致该企业的档案管理等工作明显落后。这家企业的档案管理人员身兼多职，既是档案管理员，也是办公室工作人员，还兼顾人力资源管理工作，于是根本无法集中精力投入档案管理工作中，日常往往只是将材料放入档案盒，整理归档不够，导致档案管理工作水平达不到应有的水平。这些档案管理人员诸事缠身，导致事业心缺乏，职业生涯规划淡薄，敬业精神欠缺，业务上很难精益求精，最终损害的一定是企业的利益。
2优化档案管理的对策思考
2.1提高认识，转变观念
由于这家企业对档案管理工作重视不够，档案管理意识薄弱导致企业内部管理者与管理人员的工作没有主动性、积极性，更不要说创造性了，这样势必影响档案资料的真实性和完整性。基于这种情况，这家企业领导应该认识到企业档案管理工作的重要性。档案是企业的“软资产”，是企业的信息财富。档案管理的过程中，要从实施工作抓起，从制度建设、基础设施、人员配备及管理方面要给予保证。使档案管理员能够凡事有法可依，在管理档案过程中，依照规范的操作流程进行收集、归档、梳理等处理，落实资料的及时归还，以保证资料真实性和完整性。还要定期检查档案管理中可能存在的问题，针对问题采取对策，以确保档案管理流程的畅通。
2.2手段创新，与时俱进
随着社会经济的不断发展，信息化时代扑面而来，网络经济深刻影响着社会生活的方方面面，档案管理工作也要顺时而为。时代要求对档案管理也提出新的要求，就是要做到全面、快速、准确，仅仅依靠手工管理方式已不能适应新的需求。只有利用信息化来改造传统企业档案管理，利用计算机管理档案，利用网络化来优化档案管理，来解决手工操作效率低、易出错、速度慢的问题。努力利用办公自动化来开创档案管理工作现代化。比如多利用现代办公技术，利用档案管理软件，就可以节省一些空间，节省一定的时间。
2.3加大投资，美化环境
针对这家企业档案管理环境不佳的问题，需要加大投资，以美化环境。例如，为了纸张档案的保护，需要注意以下几个方面：(1)合理调节、控制档案室的温湿度。影响纸质档案快速老化的重要因素之一是温度和湿度，为此，延长纸张的寿命要调节好温湿度，经常保持自然通风，以去除室内的湿气，还可以安装除湿设备，也可以放置一些无水氯化钙、硅胶，石灰等物品。(2)合理控制光线对档案的影响。氧气和光同时作用于纸质资料上，发生的光氧化反应容易使字迹变得模糊，纸质褪色。为了避免阳光的直接照射，可以安装窗帘，或者采用人造光源来照明。(3)防止空气的污染。目前，雾霾天气影响比较严重，空气的污染直接影响着档案资料的质量，可以安装空气净化器来解决污染问题。(4)加强对危害纸质档案的生物防治。可以放置防霉器，还要注意库房的清洁卫生，带上鞋套进库房以减少污染源。
2.4加强培训，提高素质
科技日新月异，管理手段不断创新，不培训，员工知识可能会落伍。为此，培训是员工的福利，档案管理人员的素质水平决定着档案工作的质量高低，因此要加强培训，提高水平。同时，注重档案工作人员之间的业务交流。通过交流，他们可以学习别人的先进经验，发现不足，吸取经验，改善档案工作，提高工作质量，从而提高人员的素质。只有档案管理人员素质处于最佳状态，才能保证新时期档案系统有良好的服务效能，才能促进档案事业的发展。
作者：王勇 单位：浙江商业职业技术学院
