前言：寻找写作灵感？中文期刊网用心挑选的人事档案管理的有效性，希望能为您的阅读和创作带来灵感，欢迎大家阅读并分享。
一、目前一些单位人事档案管理中比较突出的问题
1.不了解人事及相关政策，致使档案材料缺失
一名合格的人事档案管理人员，需要了解档案记载个人所经历的一个时期内所有的人事政策。因工作单位类型不同（企业、事业、国家机关），人事档案中保存的项目也不尽相同。举例来说:1983年10月《中共中央关于整党的决定》和1989年9月7日，中共中央转发中央组织部《关于在部分单位进行党员重新登记工作的意见》，全国范围内中国共产党员进行重新登记，人事档案中就应该有两张《中国共产党员登记表》。由于1989年的党员登记，没有在部队开展，因此，军队专业干部当年的档案中就没有《中国共产党员登记表》。1985年、1993年以及2006年，事业单位工资制度改革，人事档案中就应该有《套改工资表》；1993年企业开始实施社会保险，其人事档案中就有当年社保机构出具的工龄审批表等。
2.人事档案审核不仔细，致使档案内容不一致或出现虚假档案
人事档案的审核关系到个人的职称晋升、工资对应和职务任用等，尤为重要。要求人事档案管理人员要仔细审核所有的入档材料，确保人事档案的真实性。如2006年3月中组部在“干部人事档案目标管理”的基础上,又下发《关于进一步开展干部人事档案审核工作的通知》，对干部人事档案的审核工作提出了更高更严格的要求,特别强调“对档案中涉及的干部出生时间、入党时间、参加工作时间和学历学位等信息前后记载不一致的,要按照有关政策规定予以确认,确保档案中的信息真实可靠。”如果工作人员不认真细致，便易出现错误。举例来说：一是“三龄一历”问题。一名申报晋升职称的人员，申报材料中填写的工作时间是其大专毕业时间，与审核其档案的工作时间不符，经向本人问询，得知他中专毕业后参加工作，此次申报晋升职称时，不愿意让评委知道初始学历，就将申报表中的工作时间后延。若不及时纠正，便出现人为错误。二是档案中工资记录与本人实际情况不符。一名专业人员因申请调入，笔者阅档时发现，该同志曾在护理岗位工作，后因工作需要和学历学习转为医生岗位。但是档案中有关工资栏目的记录与职称栏目记录不符，即：该同志调入医生岗位前，工资中应有护士10%的工资相应记录。由于该同志调动两次，其中一次还是跨省调动，因此在审阅档案时发现的问题，均要回原籍修正。
3.人事档案材料的收集、整理、归档、装订等环节中出现失误，对存档的材料的真实性就会出现质疑，导致人事档案可信度下降
如：某职工以出国陪读的名义，书面向单位提出请假申请，经审批后出国一年。三年后他个人交来一份其个人在职学习的材料，由于当时没有认真审核，便将其材料归档。后在干部任用时发现，档案内容记载的是他工作期间曾脱产到外地某学校脱产学习三年，仔细审核后发现，当初他申请陪读的时间就是他开始上学的时间，申报在职研究生时盖章的单位也并非是他工作单位。三年内除有一年记录其出国陪读休假1年外，其他时间均在单位出勤上班，档案中明显出现与实际不符的问题。
二、改进人事档案管理工作的建议
人事档案管理是基础性工作，涉及全体在档人员的经济利益与政治前途等。尤其是在当今建立公平公正、诚实守信、杜绝虚假与投机的时代背景下，更显其意义重大。因此，必须引起高度重视与切实改进。关于改进措施，笔者认为不外乎以下几点，看似老生常谈，却是必须要做的。
1.强化领导档案管理意识，完善人事档案队伍建设
首先，强化领导档案管理意识，是做好这项工作的第一要素。只要领导重视，相应的人员、政策、工作条件等等便容易解决。其次，设立人事档案专人管理制度。按照标准化程序、规范化思路和规章制度做好人事档案管理工作。档案管理人员应全面熟悉与掌握《档案法》、《干部档案管理条例》、《档案整理工作细则》等有关档案管理的基本规定内容，提高政策业务水平。还要强化规范管理意识，加强各项制度建设，严格工作程序。做到干部档案管理流程规范、内容规范、科学分类规范。同时要从查(借)阅档案制度、收集归档制度、鉴别核对制度、转递制度、保管保密制度等各个环节严格把关，做到有章可循、有法可依。
2.系统学习与定期培训，提高档案管理人员的素质与能力
现在高校的档案专业大多以文书档案为主，人事档案管理专业比较缺乏。因此，许多人事档案管理人员都没有经过系统的培训，经过培训的人员也是仅限于岗位上的传帮带，而人事政策和某个时期、某个阶段出台的各种政策的学多就要以自学为主了。加强自身学习，不断提高人事档案管理人员的素质与能力是非常有必要的：（1）政治素质的要求。人事档案工作者必须具有高度的保密观念和良好的保密习惯。自觉遵守党和国家的保密制度。要严把“口风”关，不向无关人员谈论档案内容，以确保档案的安全性。人事档案材料在移交、清点、整理、借阅、转递过程中要认真履行手续，不得自作主张随意处理材料。杜绝弄虚作假、篡改、损毁和歪曲档案内容。（2）业务能力的提升：人事档案工作者在工作实践中，要不断学习档案理论及相关学科的新知识，要自觉地学习不同时期出台的相关人事政策。如事业单位的考核政策，从1995年开始实施年度考核与两年一次工资调整的关系，到2006年工资改革后年度考核与一年一次的工资调整关系等，以及职称职务晋升与工资调整的关系，均应如实记录在个人的档案中。要善于理论联系交际，不断发现问题，注意总结经验，同时要拓宽知识领域，掌握计算机信息化系统与人事档案的关系，不断借鉴运用到实际工作中。
3.制定统一规范的人事档案管理模式
现在人事档案管理比较混乱，有的单位自己存档，有的单位交由上级主管部门存档，有的单位委托人才交流中心存档，还有个人存档，等等，形式多样，政策也不尽相同。如北京市人力社保局2011年在全国率先提出六项新的政策，对北京生源毕业生就业报到、流动、档案转接过程中的办事手续进行大幅简化，其中规定：“北京生源毕业生在京就业后，除进入事业单位就业的情况以外，不再统一要求填写《毕业生见习期考核鉴定表》，不再统一要求办理转正定级手续。”而此前，这两个证明曾是人事档案转接的必备材料。对于部分事业单位(教育、医疗和部分科研单位)而言，晋升与职称定级关系密切，仍按照原渠道办理。如果毕业生从企业进入上述事业单位，可至原单位或区县人力社保部门申请补办《毕业生见习期考核鉴定表》和转正定级手续。如果不了解相关政策，在人员流动时，进入事业单位的人员的人事档案就会与毕业后一直在事业单位的人员的档案材料不一致。而事业单位调出的人员，也会在调出时补办相关的转正定级手续。笔者认为，如果在全国范围内统一制定规范化的档案管理模式，分别制定企业、事业、国家机关、自主存档人员人事档案管理标准和流程，推广标准化，就能更好地为流动人员提供人事档案服务。能否将国家公务员的档案由组织人事部门按管理权限建立并管理，其余人员的档案，打破身份、学历、职称、行业、地域等各种限制，由政府人事部门所属人才交流机构统一管理。
4.根据国家相关政策，利用现代技术，及时快速将人事档案信息以影像、数字化等形式予以保留
现在从事人事档案管理的人员，年龄大的也就是20世纪60年代初期生人，对1966年返乡人员、80年代退休后档案转街道人员情况了解甚微。工作中经常会遇到他们的子女或当事人前来查阅当时的信息，由于当时管理上的不重视，很多信息无从查阅。面对这样的情况，笔者希望人事档案管理人员应妥善保留相关资料，利用现代化信息手段，及时录入相关信息，便于后人查询。随着国家对退休人员养老金、退休金的调整，退休人员的工资与退休时的工资已相差较大。档案中只保留退休人员退休时的工资计算办法，之后历次工资（或养老金）、补贴的调整均有政策依据，但是这样工作一般是由各单位离退休办公室人员进行调整，调整后的金额与个人档案脱节。笔者所在单位2009年将此项工作并入人事部门，并将历次调整的政策与个人的履历对应，或尽可能找出当年调整的数据记录，把历年调整的金额与个人的工作时间、工龄、职称、任免情况统一做成数据库，并为每一位退休人员打印出一份“入档资料”留存。2009年后，北京市又数次调整退休人员补贴，我们再次将相关信息补充到个人上述表中，及时调整、记录。这种做法不妨可以作为参考。
5.提高人事档案管理工作的社会认知度
要通过各种形式普及和提高单位、个人对人事档案的认识，从法律的高度来认识档案管理工作的重要性。各院校在学生毕业之际，要让学生明确知道就业、考学、晋升职称、晋升职务、退休与档案查阅的紧密关系，出具有关公证、政审等都需要查阅档案。因此，档案应随着个人的流动而流动，不要再出现“弃档”和“死档”。对于去世人员的档案，笔者认为政府应制定相应政策，在单位保留5年或10年后，就移交到属地档案馆，允许亲属查阅使用。
作者：洪玉凤 单位：首都医科大学附属北京妇产医院人事科
