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【摘要】本文运用SWOT系统研究大数据背景下档案信息共享面临的优势和劣势、机会和威胁，在对各种因素相互匹配整合的基础上构建矩阵。结合“发挥优势、扭转劣势、迎接机遇、接触威胁”原则，提出完善档案信息共享的swot战略，为档案信息共享发展进行有益的探索。
【关键词】大数据；档案信息共享；档案信息资源；SWOT分析法
一、信息共享的概念
近年来，“共享”一词已渗透到各个领域，为行业发展带来了新的变化。比如：共享经济、共享单车、共享图书等。该共享现象以“协同共享”为理念，以互联网信息技术为依托，在资源拥有者与资源需求者之间实现使用权的共享，共享的实质是将物品的所有权与使用权进行分离，实现物品的二次或多次消费利用，由此带来价值的显著提升。而档案是在各项社会活动中，人们直接形成的，具有保存价值的原始记录。1985年初，国务院提出，对档案信息资源进行大力开发，以此为序幕，专家、学者们开始展开对此方面的研究。档案信息资源因其原始记录性、知识性、可传递性等特征决定了自身蕴含极大价值的同时，也让传递成为可能。共享是管理领域的变革和创新，档案信息共享主要是通过利用计算机信息技术与现代管理体制的结合，使档案信息资源在网络上能够实现同时为不同地区的档案需求者提供共享，其本质是以用户为中心，以网络为工具，以利用为灵魂。档案信息共享还有一个简单的模式，就是在有限范围内根据一定的规章制度实现档案实体的共享。通过对现代先进信息技术的充分利用，将记载与传承人类悠久的文明历史的档案信息资源进行加工与整合，力求实现档案信息的充分共享。档案信息资源的共享是一种不断发展不断完善的社会潮流。
二、大数据时代档案信息共享的SWOT分析
SWOT分析法是最常用的商业管理领域的战略分析法之一，调研列举出分析对象内部的优势、劣势，外部的机会、威胁，然后进行系统组合分析，主要是将四类因素有机组合，从中得出相应的符合实际的结论，制定出适当的管理战略。SWOT分析法的内涵就是将档案信息共享“能够做到的”（内部环境中存在的优势和劣势）和“有机会做到的”（外部环境中存在的机会和威胁）之间进行有机组合分析，形成SO、ST、WO、WT四类档案信息共享的管理模式策略。
（一）优势分析。1.档案馆（室）数字化管理系统的发展迅速。大数据时代赋予档案信息管理工作便利，数字环境下档案管理系统通常分为三个部分，即处理日常档案工作的业务管理系统、采集数字化档案的系统以及数字化的档案查询系统。三个部分互相配合，不仅在日常工作上满足了档案馆（室）工作需求，而且缩短了档案用户检索所需档案的时间，提高了检索的效率和服务效能，数字管理系统很大程度上减少了档案工作人员的重复作业，减少了档案用户检索档案的重复率与错误率，使得档案在电子文件状态下依旧可以保持真实有效，从而促进档案信息资源数字化工作的顺利开展。目前，档案馆正致力于将传统的档案信息资源整合成数字化的档案信息资源，可以利用档案网站与档案数据库的方式提供“一站式跨库检索”等档案共享功能，有利于档案信息资源共享的发展。此外，为了保障档案信息资源在共享过程中的安全性，引进“身份认证”等技术，一定程度上约束了用户的行为，保障信息的安全性。2.档案信息资源共享的应用价值巨大。“十四五”期间，人民生活水平显著提高，对档案信息、档案文化的需求日益增长，迫切要求加快档案开放、扩大档案利用、提供优质高效服务。这对目前的档案信息共享发展提出了新的要求。档案信息资源的共享是对档案服务方式的创新，提高了档案服务的质量，同时档案信息共享让档案信息资源在原有基础上起到了价值增值的作用。档案信息资源是属于国家层面重要的信息资源，档案信息共享则是利用现代化的计算机网络技术充分发挥档案信息的价值，从而满足整个社会多元化的、多层次的信息需求，满足各类信息利用者的需求。档案信息共享不仅可以对信息资源有效管理，也可以让有利用需求的人方便快捷获取所需信息，因此档案信息共享应用价值巨大。
（二）劣势分析。1.档案信息共享观念薄弱。这里的档案信息共享观念薄弱的主体是指档案管理部门。我国的档案管理机构是绝大部分档案的存放之处，在传统思维的影响下，绝大部分档案面向社会的开放程度相对较低，档案管理部门在提供档案信息共享方面的积极性也较低，使得档案信息资源难以充分为公众所利用。此外，单方面只重视投入档案信息资源的现代化网络设施、设备，没有顺应大数据时代发展潮流对于档案信息工作方式、理念等进行创新，使得档案信息资源共享工作陷入滞缓境地。2.档案信息技术整合规范缺失。档案信息资源共享工作在大数据背景下呈现出技术密集的特征，这项工作一定会涉及一连串技术方面的问题。档案共享的发展如果缺失了国家整体的宏观调控与统筹规划，不同地区之间、不同行业之间在发展档案信息资源共享时将缺乏全局性的发展规划，想要全面推动档案信息共享工作顺利实施稍显困难。标准化俨然是档案信息共享建设过程中总揽性的前提和基础，只有建立一套宏观的规范的档案信息整合标准，各地区在进行档案信息资源整合共享工作与馆际协调时才能有依据，从而推动档案信息共享发展。3.档案信息资源开发力度不够。毋庸置疑的是，我国的档案信息资源总量是无与伦比的。馆藏数量在逐步增加，馆藏结构却很单一，没有管理特色。盲目追求“实体”拥有，但是拥有的实物具备的保存价值在含金量方面却不高，实物利用率也低。目前，档案信息资源的开发工作缺乏主动性，这使得我国的档案管理很难在较短时间内快速进入信息化。档案作为一种信息资源，通过开发能充分发挥其应有的价值，档案信息资源共享工作因此顺利开展。
（三）机会分析。1.国家政策的大力支持。“十二五”规划提出全力打造“一站式”的档案信息共享与服务平台，提供优质的全方位档案共享；“十三五”规划提出档案事业发展必须坚持档案利用便捷化的原则，且在《纲要》中提到了目前档案信息整合共享程度明显提升；“十四五”规划提出加大档案开放力度、提高共享程度、便捷利用手段。由此可见档案信息共享建设在国家档案事业发展中占据着重要的位置。2.计算机、网络、信息技术日臻成熟。档案信息资源共享得以实现的关键要素是高速发展的现代网络信息技术，它的实现依赖于计算机技术的成熟和普及。在档案管理工作中广泛运用网络信息技术，简化了档案工作过程，提高了工作效率。随着数据库技术、网络通信技术、超文本技术和多媒体技术等的发展，为数据库的档案信息采集、档案信息异地查询和档案文献传递等提供了强有力的技术支持，过去由于时空对档案信息资源共享发展进程造成的障碍已被克服。得益于信息技术的发展，我国各级、各类档案部门的数字化工作已全面开展，档案信息资源的社会共享有了技术保障。大数据时代的档案信息共享得益于网络信息技术的发展，可以为档案需求者、利用者提供丰富的在线信息，满足其阅览需求，从而充分发挥档案信息资源的社会服务职能。
（四）威胁分析。1.法律法规尚待健全。我国的《档案法》产生于20世纪80年代，当时的环境决定了档案法律主要是针对传统档案的特点与实体档案管理的需要，并不符合当前的时代需求。即便《档案法》对于档案文件的开放原则作出了相关的规定，但是由于档案鉴定过程中意见不一，导致开放进程缓慢，需要有相关的细则进行明确。同时，关于档案信息资源的知识产权保护问题也迟迟未有合理的法规配套，导致片面重视知识产权的保护，给档案信息共享设了限。2.安全与技术漏洞依旧。大数据时代，互联网的开放性对档案信息资源的安全性构成威胁。目前档案部门虽有采取“身份认证”技术来约束用户获取档案的范围，但这是远远不够的。互联网的普及度与便捷性使得大数据潜在的经济价值提高，外部的黑客入侵与电脑病毒会对档案信息安全造成威胁。此外，内部人员的违规操作也可能影响档案信息的安全，如没有定期备份数据、不重视软件硬件设施的提升等。所以，档案信息共享仍存在薄弱点。
三、档案信息共享的SWOT战略
在国家档案事业中，档案信息共享是重中之重，基于SWOT分析法中的四个维度（内部的优势、劣势，外部的机会、威胁）建立如图1所示的档案信息共享思维立体矩阵，通过综合分析，总结得出图1所示的SO、ST、WO、WT战略，可促进档案信息共享的发展。
（一）SO战略。SO战略即将内部优势因素与外部机会因素相结合的一种增长型战略，是一种理想的状态，可以简单概括为积极寻求与地区间、行业间的合作。鉴于目前良好的政策环境和社会氛围，档案部门应打破各自为政的局面，充分发挥大数据时代信息技术的优势，积极主动地寻求与大数据公司或者相关的研究机构的合作。这不仅为档案工作者提供了一个相互学习和交流的平台，也契合合作双方信息交互与开发共用的宗旨。此外，合作双方间的档案信息共享要统筹规划，为档案信息资源的共享发展夯实基础。
（二）ST战略。ST战略即将内部的优势与外部的威胁相结合进行战略分析，在利用好档案信息共享的内部优势的同时应对甚至规避威胁，可采取如下方法：1.加大档案工作人员队伍建设。为了保证档案信息的安全，除了购入先进的技术、设备之外，还存在可以杜绝不安全事件发生的重要因素，就是档案工作人员，不管技术或设备如何先进，都需要人员来操控，所以人员问题至关重要。要加强队伍建设，提高安全意识，严控人为失误。2.加强档案保密和安全措施。档案信息共享的服务性决定了档案部门信息资源开发的共享度，档案信息共享与档案内容保护的矛盾意味着共享并不代表完全公开。因此，要想发展档案信息共享，就必须完善计算机档案管理系统的安全防范措施，除现有的身份识别、访问权限控制、数据备份外，还需采取专用的核心密码加密系统对数据进行加密。此外，档案信息开发工作人员必须提高自身档案保密意识，重视档案的保密程度和开放范围，档案信息共享必须建立在有安全保障的前提下在网络上进行传输。
（三）WO战略。WO战略是一种扭转型战略，将内部的劣势与外部的机会有机组合分析，借助外部环境机遇扭转由于内部存在的劣势而呈现出的不利局面。社会信息化进程的脚步在加快，档案信息资源开发力度不够的问题虽是劣势也是机遇。国家一直在强调信息资源开发的问题，因此要在现有基础上加大对档案信息资源的开发力度。现有的各类档案信息资源的社会利用率会伴随档案信息资源的开发工作极大提高。首先，档案部门需要加强基础设施的建设，加大对档案馆相关设施的经费投入，同时制定详细的档案信息资源开发战略并严格执行，确保档案信息资源管理的安全。其次，建全档案信息资源服务体系，使档案信息开发工作更加规范化、科学化。最后，加强宣传和教育力度也是非常重要的一环。
（四）WT战略。WT战略是一种保守的防御型战略，在内部劣势与外部威胁共存的情况下，如何克服自身弱点，规避外部风险是关键。1.出台相关政策法规。档案信息共享的发展以国家法律法规为保障。档案部门应以《宪法》为根本，参照《档案法》《著作权法》等法律体系，结合大数据背景下社会共享资源的特性，以及现有国家已经制定和颁布的有关档案事业方面的决定、指示、章程、法规等规范档案的共享，完善共享涉及的档案保密与知识产权保护相关的法律法规政策。2.完善档案信息共享平台建设。档案信息共享平台是以互联网技术为基础，集档案信息采集、信息审核、信息存储、共享利用等功能为一体的集合。在大数据时代，档案信息资源共享平台建设应做好如下几点：首先，管理机制的健全，制定统一的管理制度，避免多方管理的混乱；其次，重视技术的研发，档案信息共享的水平高度和平台建设完善程度取决于信息处理技术的先进程度，尤其需加强云计算、云存储、数据迁移等技术的创新与升级；最后，计算机病毒、网络攻击、系统安全漏洞等因素对平台的安全性影响极大，必须加强档案信息共享平台的安全保障。
作者：侯珊珊 单位：苏州大学社会学院
