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摘要：大数据背景下，各类新技术在档案管理工作中的应用，大大提高了档案管理工作质量。文章分析了大数据背景下的档案管理特点，针对当前档案管理工作中存在的问题，结合大数据技术特点，提出了提升档案管理工作质量的具体路径。
关键词：大数据；档案管理；信息数据；档案信息
档案在社会经济发展过程中发挥着重要的参考作用。随着大数据时代的到来，大数据技术在社会各个方面得到广泛应用，不仅提高了档案管理工作效率，也创新了档案管理工作模式，提高了档案存储质量和档案利用效率。
一、大数据背景下的档案管理新特点
大数据技术在社会各个方面广泛应用，对人们的生活、学习、生产都产生了很大影响，特别是大数据可以存储的容量庞大，可以自动获取信息数据，对数据进行深度挖掘，使其发挥出更大的参考价值和作用[1]。大数据技术在档案管理中的应用，加快了档案信息数据处理速度，提高了档案信息数据的质量，使档案管理出现了以下几个方面的新特征。
1.显著提高了档案信息数据的可用性。大数据时代，信息数据以指数级速度增长，从而使档案信息的数量快速增加，原有的档案管理模式无法对海量信息数据进行深度加工、整理和存储。大数据技术在档案管理中的应用，可以对海量数据进行广泛搜集和深度加工，从而筛选和形成更具参考价值的档案信息数据，大大提高了档案信息的参考价值。
2.大大增加了档案信息数据的动态性。大数据时代，数据存储取代传统纸质档案管理模式，一定程度上拓展了原有档案管理的内容和空间。特别是档案信息数据存储并不占据实质性存储空间，从而使档案信息数据的搜集和整理不再受时空限制，理论上使档案信息数据存储达到无限大，也使档案信息的动态搜集、整理、存储得以实现。例如，对于人事档案管理来说，在人员招聘、面试、入职、离职等过程中，都有大量动态档案信息数据需要搜集、整理和存储，在原有档案管理模式下，由于空间限制，只能对有限的几个关键档案信息进行记录。但在大数据背景下，这些档案管理数据则可以做到应收尽收、应录尽录，提高了档案信息数据的动态性，从而使档案管理更加全面和真实。
3.明显增加了档案管理的复杂性。大数据时代，由于档案信息数据总量快速增加，档案信息数据的类型也更加多样化，虽然能更好地满足不同行业人群的不同需求，但在一定程度上也增加了档案管理的复杂性，特别是在对档案信息数据进行分类的时候，如果无法确保档案信息种类的准确性，可能引发档案信息数据的混乱，增加档案数据的复杂性。如果缺乏有效的档案信息分析工具，则面对着庞杂的档案信息数据，可能导致有的数据有价值，有的数据没有价值，在档案信息数据输出的时候会产生大量无用信息数据，无疑增加了档案管理的难度。
4.极大提高了档案管理的便捷性。大数据技术在档案管理中的应用，对传统档案资料的搜集整理方式产生很大冲击，档案信息数据的来源渠道更加多元化，丰富了档案信息数据类型，有的是结构化数据，有的是非结构化数据[2]。与传统纸质档案之间存在的最大区别是，大数据技术不仅可以对原来的纸质档案进行保管，还可以对音频、视频等档案信息数据进行存储，从而突破传统纸质档案管理模式。同时，在对这些不同类型的档案信息数据进行存储以后，还可以根据档案管理需要，对不同类型的档案信息数据进行类型转化，对已经分类的档案信息进行深度挖掘，寻找更有利于自身需求的信息，提高了档案管理的便捷性。
二、当前档案管理工作中存在的问题
从当前档案管理工作状态来看，虽然大数据技术已经在档案管理中得到了初步应用，但在实践中仍然存在推广应用不到位的问题，还存在沿用传统档案管理工作模式的现象，导致档案管理工作效率低下，很难适应大数据时代的档案管理工作要求。
1.档案管理理念落后。在当前大数据技术的广泛应用推动下，档案信息资源数据结构发生了根本性的变化，档案信息数据数量和种类增加，形成了庞大的档案信息数据库，对这些档案信息资源进行深度价值挖掘，要有先进的档案管理理念，这也是当前档案管理工作的重要课题。在档案管理实践中，档案管理人员在云平台上进行档案云存储系统的开发与维护，开发有利用价值的档案信息数据，可以为用户提供远程档案信息服务，有效提升档案工作水平。但是，由于当前档案管理实践中，一些档案管理部门和档案管理人员仍然在沿用传统档案管理模式，档案管理理念比较落后，特别是大数据技术应用技能落后，从而导致档案管理工作难以有效满足档案用户的现实需求，不利于档案管理工作现代化目标的实现。
2.档案管理设施不足。档案用户要想得到高水平的档案服务，必须要有完善的档案基础设施。大数据背景下，档案管理人员在开展档案信息服务过程中，必须要借助于云平台等基础服务平台，才能更好地完成档案信息数据的存储和利用。但是，一些档案管理部门未能配备相应的档案管理基础设施，导致档案管理缺乏基础设施支撑，不仅无法完成档案信息数据的收集和整理，也无法及时进行归类和存储，更无法为用户提供远程档案信息服务。总之，由于缺乏完善的基础服务设施，影响了档案管理部门档案信息数据与大数据的全面融合，阻挡了档案管理部门档案管理工作水平的提升。
3.管理工作中安全意识较差。档案信息资源安全，是档案管理系统的首要目标。大数据背景下，开展档案管理工作，需要应用各类先进的大数据技术。在此过程中，必须把档案信息数据安全作为首要考虑因素，提高数据安全管理意识，确保档案信息数据库的安全，防止档案信息数据被泄露或篡改。但是一些档案管理部门由于缺乏相应的数据安全防控技术，档案信息数据安全管理技术落后，有的档案管理人员缺乏相应的档案信息数据安全管理意识，很难为档案用户提供安全的档案信息服务。
三、大数据背景下的档案管理工作水平提升路径
针对大数据背景下的档案管理工作中存在的三个问题，可以从以下几个方面加以提升和完善。
1.要树立大数据管理意识。要想把大数据技术与档案管理紧密结合起来，首先要树立大数据管理意识[3]。第一，要从思想上转变档案管理思想。服务意识对档案管理服务产生直接影响。将大数据技术应用在档案管理工作中，结合档案用户实际需求，强化档案管理人员的大数据思维和档案服务意识，建设和建立现代化档案管理模式，特别是要自觉转变自身的档案服务意识，从传统的档案管理意识向大数据档案管理意识转变，在日常工作中强化大数据技术应用，自觉提升档案服务能力。第二，要对传统的档案管理体制进行创新完善。在大数据背景下，档案管理部门要遵循开放原则和要求，自觉强化大数据技术在日常档案管理中的应用，对传统档案管理模式进行创新完善，充分发挥大数据优势，确保档案管理工作在大数据背景下的与时俱进和长远发展。第三，要加强对档案信息数据的远程服务能力建设。档案管理部门要通过现代信息技术在档案管理系统中的应用，如网络技术、信息检索智能化技术、GIS技术等先进技术等，加强档案信息数据管理，提高档案信息检索准确性，并通过档案网络远程服务平台的建设，提升档案管理部门的信息管理效率和服务质量。
2.要创新和完善新型档案管理体制。档案管理部门在档案管理体制创新中，要加强大数据技术的多方应用和全面融合，系统性地开展新型档案管理体制设计和实施工作，确保档案管理服务系统在良好环境中不断完善，并不断提高档案管理运行效率。在大数据背景下，档案信息数据共享理念已经基本形成。因此，档案管理部门要提升自身的档案管理水平，必须根据用户实际需求，基于档案信息共享理念，建立档案信息数据共享服务平台，在确保档案信息数据安全的前提下，与不同行业和不同地区的档案管理部门共同合作，共同开发档案管理系统，更好地满足不同用户的档案信息需求。用户在登录档案信息系统和查询利用档案信息的时候，需要通过大数据安全技术平台的身份验证，并对用户采取分级授权、分级利用，确保档案信息数据共享过程中的数据安全，最终建立一个互联共享的新型档案信息服务体系。
3.建立智慧档案管理平台。大数据背景下的档案管理工作，并不是对档案信息数据的简单罗列，而是要通过大数据技术的广泛应用，对档案信息数据进行广泛收集、深度加工、全面应用，其档案管理的要点较多，从而实现了档案信息数据的智慧管理和智慧应用。要着力提高档案管理技术，建立档案管理智慧平台，通过平台辅助作用，更好地进行高效管理。要根据用户需求特点搭建档案管理智慧平台，进行智能化管理。智慧档案管理平台在管理体系上可以分为四个不同层次：第一层是管理系统顶层设计，顶层设计最为关键，做好顶层功能设计，才能充分发挥智慧档案管理服务平台的优势和作用；第二层是管理系统底层设计，需要把档案信息数据的存储、传递等功能作集成设计，为智慧档案管理平台提供档案智慧存储和传递功能；第三层是管理平台的功能层设计，主要是对平台的功能进行设计，并进行信息数据安全监控；第四层是管理平台的应用层设计，主要基于用户需求设计功能，并进行信息数据的安全监控。在构建智慧档案管理平台设计的时候，只有做到四层结构关联与契合，确保平台功能的系统与完整，才能让大数据背景下的档案管理功能更加明确。
4.开展档案信息双向数据化管理。在大数据背景下提升档案管理工作质量，实际上就是要对具体的数据管理方式进行创新，把档案信息数据录入平台，利用先进的大数据技术对其进行结构化分析，确保把所有数据都转化为结构化数据，更好地满足档案数字化管理要求。在对档案信息数据进行统计和分析的时候，通过大数据技术，提升档案信息服务的层次性。在满足用户档案信息需求的前提下，进一步考虑用户在此过程中对周边档案信息的检索应用，充分发挥档案智慧管理服务平台作用。结合相关档案信息建立起综合性的档案管理体系，推动档案管理向持续性和综合性方向发展。通过双向数据化管理，可以有效满足用户对档案信息的应用需求，也可以延长档案信息的存储周期，缩短档案信息的检索时间。
四、总结
大数据技术在档案管理工作中的广泛应用，对新时期的档案管理工作提出了新的目标要求。档案管理部门必须要针对大数据背景下的档案管理特点，全面树立大数据管理意识，创新和完善新型档案管理体制，建立智慧档案管理平台，开展档案信息双向数据化管理，全面提升档案管理工作水平。
作者：王霞 单位：阜新市细河区卫生健康服务中心馆员
