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摘要:得益于信息技术的发展和科学的进步,世界农业档案的管理越来越科学化,然而我国依然存在农业档案管理方式落后的情况。为了提升农业档案的信息化程度,对我国农业档案管理部门进行调查,了解现状,提出解决办法。我国农业档案管理手段落后,缺乏农业档案管理意识;可以通过提升农业档案管理的科学意识,统筹兼顾,整合资源,强化管理制度,建立常态长效发展机制等方式提升农业管理的科学性。研究为我国农业档案管理实践提供了理论参考。
关键词:信息技术;农业管理;档案管理;应用研究
农业档案的质量与合理组织管理与我国农业整体实力和发展直接相关,农业信息档案是员工培训,企业运营和维护效率的重要材料[1]。良好的农业档案管理技术可以促进农业工作的正常开展,并为农业活动提供必要材料[2]。农业档案在建设管理中,使得档案管理工作得到了有效完善和发展,创建农业档案信息管理系统,可以有效解决档案资料不足,资料查找难的问题。通过创建现代化的农业档案信息管理系统可以提升档案管理效率,利于农业学习管理,提高农业档案管理水平[3]。目前,我国农业正经历农业管理电算化发展阶段,来自全国各地的农业专家正在逐步探索如何建立现代化的计算机化档案管理系统,使我国农业信息管理与世界接轨,与国际同步,立足现实,面向未来。
1 农业档案管理现状
1.1 缺乏农业档案管理意识
长期以来,农业研究所和农业科学院以及农业部门一直是国内农业档案管理的重要机构,负责我国大部分农业生产资料的保存管理。因特定农业资料如畜牧类、粮食生产类文件来源分散,管理人员不熟悉相关文件材料的分类储存,对档案资料收集和放置规范理解有误,出现不规则笔迹、表格、测试数据,这些错误材料,特别是田间生产材料,被一些科学家和技术工作人员用于编写农业生产指南或用于学术类写作,导致文章的不准确性[4]。
1.2 档案管理手段落后
随着科学技术、计算机技术和网络的发展,信息化技术在农业生产活动中的广泛应用大大扩展了科学技术信息的传播渠道[5]。另外,信息化技术使得农业信息的及时性大大提高,有利于农业生产资料的系统管理。然而,我国目前大多数农业档案管理机构的档案管理方法与实践仍然相对落后,农业信息和自动化办公的方式不同步,文件管理方法仍被锁定在传统的手动管理模式下,很少使用计算机来管理文件。当前,许多农业资料和技术记录都基于电子文档,但仍保留了许多老式过时的存档方式,如纸质文档,纸质文档搜索困难,查找资料缓慢,难以与现代管理实践同步,降低了文件资源的共享率。
2 信息化农业档案管理体系构建策略
2.1 提升农业档案管理的科学意识
在一定程度上,进行农业档案归档工作,并且在适当的情况下建立档案管理信息,其关键在于人才的使用和管理。因此,有必要提高人才的现代化思想意识,重视档案的现代化管理方式,构建信息人才管理团队。基层工作人员必须了解计算机基本结构,充分发挥信息技术在推进档案工作中的作用,通过选择,实施教育从而保持档案管理人员良好的思想品质,培养年轻的人才和一支专业的团队,帮助人员了解信息化文件系统的工作原理,增加资金投入和培训工作,并逐步创立核心档案信息管理团队。
2.2 统筹兼顾,整合资源
改善档案工作管理机制,建立农业信息化管理机构,提高文件档案管理可靠性,全面规划和统一计算机化农业信息,改善计算机化农业管理系统的整体功能;保持管理团队整体协调,加强信息建设的总体设计,使信息上下连贯,有效地整合各部门的资源,避免双重结构;促进基层创新,引进高级技术人才,组织安排农业档案相关学习实践活动,在实际工作中使用信息平台,并不断更新平台模型,丰富信息平台的内容和功能;指定农业生产站的信息化专业管理负责人,网络筹资,系统加强计算机化工作的评估和管理。
2.3 强化管理制度,建立常态长效发展机制
完善所有农业生产部门的日常管理体系,引入电算化平台,发展和完善管理人才队伍治理机制,加强档案人才资源整合和人员培训,做好标准化培训工作和标准化工作机制,使档案信息技术团队保持平稳运行。同时,所有的农业管理员工必须接受所有级别的定期培训,从而适应工作方式的调整,必要时员工离开团队进行脱产学习,以确保信息文件管理团队始终处于快速发展状态。
3 结语
农业档案计算机化的发展是一项重要而紧迫的任务,对我国农业生产活动的组织和发展具有重大影响,如何完善农业档案的计算机化途径是每个档案管理员都应认真考虑的重要问题。通过调查,了解了我国农业档案管理中的问题,提出了具体的解决方案。目前,我国农业档案管理手段落后,缺乏农业档案管理意识;可以通过提升农业档案管理的科学意识,统筹兼顾,整合资源,强化管理制度,建立常态长效发展机制等方式提升农业管理的科学性。研究没有对农业档案管理的实践作量化分析,缺乏数据支持,可以在将来的研究中加入量化研究,使研究结果更加科学化。
作者：卢宝华 单位：黑龙江省农垦科学院
