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[摘要]档案管理作为企业的重要管理内容，能否提高档案管理水平，直接影响着企业的发展。特别是信息化大力发展的形势下，企业要根据自身的发展需要，注重发挥信息技术的优势，实现档案管理的信息化建设，提高企业档案管理水平，充分发挥出档案管理的优势，使其更好地为企业服务，以此来促进企业实现又好又快的发展。
[关键词]企业；档案管理；信息化
在信息化大力发展的新形势下，企业档案管理要坚持与时俱进，注重档案管理的信息化建设。档案管理作为企业的重要部分，主要对企业运营进行追踪，为企业的战略规划提供重要的数据信息。由此可见，档案管理对于企业发展的意义。在这种情况下，企业要认识到信息技术的重要性，并且要注重档案管理的信息化目标，其建设的意义具体主要体现在：其一，在信息资源共享的时代，企业无论出自于政治的角度，还是发展的角度，都需要注重信息化管理工作的开展，充分发挥出企业的表率作用。企业要注重创新和开拓，不断拓宽企业的发展渠道。其二，通过信息技术的有效运用，能够对企业的发展起到助推的作用，同时可以实现档案管理信息化建设，为企业改革提供重要的数据保障，以此来实现企业改革的最优化。其三，档案信息化管理目标的实现，在一定程度上推动了企业的文化建设，企业通过档案管理工作的开展，实质上也是对固有企业运营的记载，清晰地记录着企业的文化及发展。鉴于此情况下，企业要认识到档案管理信息化的优势，使其更好地服务于企业各项工作的开展，进而促进企业实现又好又快发展。其四，提高企业的工作效率。在网络时代企业计算机信息化建设中，最显著的特点就是各种先进技术和设备的应用，信息化的建设使得企业在开展工作时，医务人员能够利用各种信息化技术和先进的设备来开展工作，能够加强对病患信息数据的收集和分析，减少失误和漏洞的出现，同时还可以对企业的信息进行有效的收集和整理，将其作为企业改革发展的依据，提高企业的医疗水平和服务水平。因此，企业通过信息化建设能够有效提高工作的效率，改变医护人员的工作模式和工作流程，可以通过精准的信息数据分析进行病症的诊断和治疗，减少医患纠纷的出现，这对于医护人员工作的开展会起到极大的便利。其五，提高企业工作的便捷性。网络时代企业的信息化建设能够有效提高企业工作的便捷性，能够减轻医护人员的工作压力和工作强度。工作过程中，企业能够利用各种专业设备和系统进行数据的收集和分析，可以利用各种专业软件配合应用开展工作，企业可以建立官方网站和信息服务平台，使病人通过手机和电脑进行远程预约挂号，企业内部的智能发药机，还可以根据诊断医生的操作进行自动发药，这些都有效提高了企业工作的效率，减轻了工作人员的压力，使企业的服务更加便捷。
2.企业档案管理信息化建设优化措施
企业档案管理信息化建设涉及的内容很多，需要对其进行优化，才能确保档案信息化建设的水平，主要优化措施如表1所示。
2.1建立档案信息化管理系统。企业在档案管理信息化建设过程中，需要重点加强档案信息化管理系统，具体主要包括两方面内容：其一，提高档案管理效率：在档案管理过程中，档案信息化管理成为提高其管理的重要保障。企业要根据档案管理的需要，结合企业当前具体实际情况，深入分析具体业务流程，结合企业的行业特点，要有针对性地设计档案信息管理系统，将相关档案信息纳入档案信息管理系统当中，实现档案的信息化管理目标。其二，完善文件信息管理系统：实现藏纸质档案信息化，通过扫描、影像等技术手段转化成计算机可识别和处理的数字化档案，建立电子档案管理系统。针对当前这个系统而言，能够兼容不同文件格式的存在，兼容企业使用的各类软件。通过当前管理信息化建设，有助于提高企业档案管理水平，使得档案管理效率得到提升，促进企业的长足发展。
2.2完善档案信息化管理安全管控。随着信息技术的快速发展，先进的信息技术促进了各行各业的信息化建设，实现了管理方面的网络化与数字化。但信息化也逐渐暴露出一定的漏洞，对于企业的信息安全造成威胁。众所周知，企业档案涉及到诸多企业商业机密以及商业信息，要想保证信息的安全，避免商业机密外泄，则需要注重完善档案信息化管理安全管控，在当前这个过程当中，企业除了要注重完善相关管理制度以外，还需要注重发挥出信息技术的优势，采取信息化的管控手段。企业管理者必须高度重视信息化建设安全工作，建立健全网络安全理制度，加大信息化建设的投入，加强网络安全技术防范措施，采取切实可行的安全措施，确保档案信息数据的安全。另外，在网络信息化时代，网络可以实现多点互联，但是网络也存在一定的风险，由于网络空间中存在大量的病毒、黑客等，档案信息关系到个人的隐私，因此在实施档案的信息化建设时要做好安全管理，一方面避免电子档案信息被黑客盗取，另一方面避免档案在管理的过程中出现数据损坏或者流失的问题，及时修复和还原档案的数据信息。但是一些病毒在对档案管理信息系统进行攻击时会造成档案信息数据的破坏或者丢失，并且在档案没有备份的情况下容易流失，在流失或者损坏以后通常也难以修复和还原，因此需要档案管理部门针对信息管理系统进行升级和完善，从而增强档案信息系统管理的安全性与可靠性。
2.3建立档案信息化管理的安全体系。档案管理不同于其他管理工作，往往有着一定的特殊性与保密性特征，尤其其自身的性质所限制和影响，要求企业档案管理信息化建设，以此来满足档案管理工作的开展需要，这就要建立超强的安全保障体系，具体主要包括：硬件设施安全保障：企业在实际经营管理中，要意识到档案管理的重要性，在档案管理信息建设过程中，必须确保档案管理信息系统的环境安全、线路安全和设备安全。一旦出现不可预知的问题时，能够对档案信息进行很好地保护，避免信息丢失对企业造成较大的损失。网络安全保障：网络具有开放性的特点，在企业档案管理中发挥着重要的作用，但也存在较大的威胁，一旦黑客、木马等病毒对系统进行攻击，将会造成企业档案信息被窃取的风险，严重威胁着档案信息的安全性。鉴于当前这种情况下，企业可注重防火墙技术的应用，通过该技术部署内外网安全策略，定期对文件等进行扫描。与此同时，还需要进一步完善数据库建设，安装先进的数据库系统软件，只有做好当前方面的工作，才能够保证网络的安全性，进而实现对企业档案信息的安全管理。
2.4加大对计算机信息化建设的投入力度。企业必须要加强各项资源的有效投入，进行资源科学合理配置，例如购买相关设备有助于促进企业计算机信息化可持续发展。可以购买大量与企业工作密切关系的先进信息设备，有助于营造良好的信息化建设氛围。另外，人才对于企业信息化建设的重要性是不言而喻的，人才的素质会直接影响到企业信息化建设的水平。企业想要开展信息化建设，就必须要努力提高人才的专业素养，培养一些具备专业信息技术的人才，能够熟练应用各种先进的信息化设备和信息系统开展工作，以此来保证信息化建设的有效开展。企业还可以从当前的员工中选择出一些具有潜能和资质的人员进行培养，使其掌握信息化知识和相关的专业技能，并将其安排到合适的岗位上，这也能够发挥出其作用，对企业信息化建设的开展也有着积极作用。增强档案管理人员的素质水平。企业在招聘档案管理人员时应尽可能地选用那些专业的档案管理人员，并为其提供可靠的福利待遇机制，使其能够更好地为企业的发展提供优质的服务。另外，档案信息化建设要求工作人员具备高度的责任心，认真对待档案管理的工作，才能最终完成档案管理的数字化转型，提高档案信息化建设的效率。
2.5将档案信息化与传统方式联合起来。档案的信息化建设过程中，传统档案的保存方式也具备一定的优势，因此不能完全否定传统档案的重要性，比如消费者在购置房产时通常会拥有一份纸质的房产证明文件，这种文件非常重要，纸质文件是需要长期保存的，因此对于类似的文件则需要采用纸质保存的方式。在进行档案管理时，可以采用数字化档案与纸质档案并重的方式，既要实现档案管理的信息化与数字化转型，同时也要保留传统的纸质档案，发挥纸质档案的优势。部分原始的纸质档案具备较高的历史价值与学术价值，因此需要档案管理人员加以重视，避免档案管理的片面化。
3.结语
在企业档案管理的过程中，要结合国家有关部门对档案行政管理的要求以及有关信息社会的要求，有效管理、收集、保存档案的内容与信息，并将档案工作作为管理的依据，将档案管理学作为最新的理论指导，将档案资源作为企业管理的对象，增强企业档案的数字化水平，推动企业发展实现网络资源的共享，增强企业数字管理一体化的水平。
作者:刘亚玲 单位:甘肃万泰建设工程有限公司