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[摘要]档案能够记录人类社会的活动和思想等多个方面，对于社会的发展有着重要的推进作用，所以档案管理工作受到越来越多人的重视。档案管理工作开展离不开档案管理人员的支持，所以有必要提高档案管理人员的素质。此外，近几年信息化技术对于人们的生活和工作所产生的影响在不断扩大，档案管理工作也应当顺应这种发展趋势，引入信息技术和新的工作理念等，优化档案管理工作。只有这样才能够获得更好的档案管理效果，并充分发挥档案管理的作用。
[关键词]档案管理；人员素质；档案管理科学化
在档案管理工作不断改进的过程中，新的管理方式不断被引入。考虑到档案管理人员是管理工作开展过程中的重要执行者，这就要求档案管理工作者要不断学习新技术，逐步提高个人的工作素质，并加强对档案管理人员的各项培训，提高档案管理工作者的工作热情和工作意识，这样才能做好档案管理工作。
1.档案管理科学化的概论及必要性
在档案管理的过程中，通过多种措施和制度规范这项工作，并提出更具标准化内容的过程，就是档案管理科学化。实际上这只是一种概念或是意识，表现的是精益求精的态度。在引入新技术，新管理理念的过程中，档案管理工作也要不断地优化管理方法，建立完善的档案管理系统，优化各环节的工作，这样才能够满足相关企业或是单位的工作需求。此外，近几年新兴媒体的影响力在不断扩大，中国的网民数量在不断增加，宽带普及率也达到了98%左右，信息技术被广泛地运用在了各行各业的发展中。这给档案管理工作提供了更多的渠道和载体，更是一定程度上改变了档案的储存、收集等多项工作。所以档案管理科学化、信息化是必然的发展趋势。只有推进档案管理科学化，才能够为相关的决策工作提供更有力的依据，才能够为决策执行工作提供更多的支持。
2.档案管理人员的素质现状分析
2.1缺少档案管理意识。当前很多企业或是单位对档案管理工作不够重视，不能根据企业当前的发展情况调整档案管理工作，并配备专业的档案管理工作者。导致档案管理人员出现了身兼数职的情况。而且档案管理人员整体的年龄层也比较大，整体的文化水平参差不齐，在上岗之前缺少相关的工作经验，上岗后也没有接受过系统性的岗前培训。在这种情况下，部分档案管理人员缺少档案管理意识，认为在档案管理的过程只要不把档案信息弄丢就可以了，在工作的过程中责任意识不强。此外，这项工作任务量比较大，可能需要耗费较多的精力才能够做好这项工作，这会给档案管理人员带来较大工作压力，从而产生厌烦心理，一部分人就会消极怠工，不能认真细心地管理档案、信息，导致一些档案信息缺乏准确性和真实性。[1]2.2缺乏专业的业务技能要想做好档案信息管理工作，管理人员还要有较强的业务能力。对档案管理知识有较多的了解，能够熟练地掌握相关的管理业务，做好每一个环节的管理工作。但就现实情况看，很多管理人员不能积极主动地学习新的知识，新的技术，也没有接受过较为系统的专业培训。甚至一些管理人员是以口口相传的方式交代工作的，在这种情况下，这项管理工作就会更不专业，更不严谨。在工作开展的过程中，不仅无法保证信息的完整性，甚至无法确保信息的真实性。例如：直接把重要的档案信息，和一些杂乱的资料共同存放在一起，导致管理混乱，一些重要的信息丢失。
2.3缺少服务意识。对于所有的行业来说，服务意识都非常重要。档案管理人员也应当拥有一定的服务意识，这样才能够做好档案管理工作。但由于这项工作比较繁琐、枯燥，很多管理人员缺少耐心，无法认真地整理相关的信息资料，消极地对待上级安排的任务，墨守成规，不能主动地学习新知识新技能，在工作的过程中缺少服务意识，无法有效地提升档案管理的水平。[2]
3.档案管理的现状
当前，由于部分领导人员不重视档案管理工作，所以忽视了档案管理的资金、设备投入，也没有为档案管理人员提供专业培训的机会。在这种情况下，档案管理工作只能够依靠一些比较传统的管理设施开展，这无法推进现代化的档案管理模式，也无法进行档案信息化的建设。在缺少资金支持的情况下，部分档案管理工作甚至还存在着纸质文件加电子文件的储存方式。在这种情况下，一旦档案管理工作的工作量激增，工作人员就会面临更大的工作负担。档案管理效率就会降低，人工出错率失误率也会提高。此外，当前部分企业和单位所设立的档案管理制度还不够科学、不够完善，相关的规章制度缺少针对性、缺少可操作性、更缺少完备的理论体系。在这种情况下，是无法为档案管理工作提供指导依据的，更无法实现档案管理科学化发展。[3]
4.如何提升档案管理人员的素质，推进档案管理科学化
4.1提高领导层的重视度。在推进档案管理科学化的过程中，领导层发挥着重要的作用。领导层对这项工作的重视度，将会直接影响到这项工作的推进。所以，领导层要重视档案管理工作，加大对档案管理部门的资金投入，引入先进的设备、软件。例如：扫描仪、计算机系统等，并建立属于自己的档案管理库，和局域网。加强对档案部门工作人员的关怀，定时定期考察档案管理室，亲切地与档案管理工作人员交谈，了解他们的近期工作情况，以及工作心得，采纳可行性较高的意见。并根据基层档案管理情况，调整管理方式。提高档案管理工作人员的福利待遇，设立奖励制度，对工作积极、顺利完成任务的管理人员给物质予奖励。这样，档案管理人员也会有更高的工作积极性，在工作过程中也会更加努力负责。[4]
4.2加强业务培训，提高业务素质。因为档案这门学科的专业性比较强，无论是资料的收集、整理，还是资料的检索；鉴定等多个方面都有特定的方法和理论。所以，只有提高档案管理工作者的专业知识水平，才能够提高他们的整体素质。这就需要档案管理工作者在入职之前，接受单位的岗前培训，学习档案管理涉及的各种理论知识：档案保护、档案文献编辑、档案管理学等多个方面。在此基础上，还要加强实践方面的培训，通过互联网教学、面对面授课等不同的方式，掌握有关计算机相关的知识，学会使用复印机、传真机等等。还提高他们的写作能力以及文化素养，要求管理人员在入职之前要掌握文字编写、排版、撰写档案目录或年鉴的方法，拥有一定的书面表达能力等。并通过培训让他们掌握更多的专业技巧，适应信息化、科学化的档案管理模式。此外，单位还要鼓励管理人员积极参加计算机等级考试、参与计算机操作相关的专题讲座等。对于这些行为，要给予一定的奖励。基于档案管理部门的现实情况，单位还应当加大职业道德观念的教育。树立档案部门内部的榜样，给予他们一定的实质性奖励，可以是季度的奖金、或是提高工资待遇等等。这样更能够发挥榜样的带动作用，提高整个档案部门的职业道德水平。
4.3规范管理制度、流程，提高保密意识。在档案管理工作开展的过程中，管理人员必须要保证档案信息的安全，防止信息泄露。这要求管理人员有较为严谨的保密意识。所以，单位要加大档案信息安全的宣传力度，并及时地开展相关的法律教育和普及工作。让档案管理人员认识到保密的重要性。在此基础上，还需要设立完善的管理规章制度和奖惩制度。要把档案管理科学化与干部和员工的业绩考核结合在一起，并细化各项管理流程，规范多个管理环节。[5]例如：档案管理中信息的调取环节，无论是纸质档案的借阅、归还，还是数字化档案信息的调取，都应当设立严格的操作规范。要求每两名档案管理人员，共同负责一部分相同的档案管理工作。每名档案管理人员都有一定的操作权限，如果其他工作人员需要调取，或是查阅档案资料，那么至少有一名档案管理人员在旁守候，并对调取档案信息的来访者进行详细的记录。还可以基于档案设置，划分公开信息和不可公开的机密信息，并为单位内部的每一个工作人员设置一定的档案权限，并在此基础上引入在线身份验证的方法，这样工作人员只能够看到之间权限范围之内的档案信息，无法随意地传输数据资料，这样就能够更好地确保这些信息的安全性。之后可以设立追究责任制度，一旦某一环节的档案信息出现了泄露，那么就要根据情况直接追究到相关的档案管理工作人员和信息泄漏者的身上。这样能够让档案管理人员有更强的保密意识，也能够提高档案管理的规范性。在此基础上，还应当引入档案案卷清理制度。工作人员每隔一段时间就需要清理没有价值的档案信息。这个过程，档案管理人员就理清自己管理的档案信息内容，对于一些期限比较长的档案，也能够追溯其历史、调查使用价值。这样档案管理人员就能够了解哪些档案信息需要重点管理，并对所有的档案进行分类、分阶段的整理。并把以往的纸质档案信息全都录入到计算机系统中生成数字化档案，这样就能够双重保存，并借助计算机就能够开展科学管理。[6]
5.结语
由于档案管理工作对于管理人员的专业性要求比较高，为了提高这项工作的科学性，提高管理人员的素质，就需要领导层重视档案管理工作。给予更多的政策和资金支持，引入现代化的设备、软件，积极推进信息化建设工作的开展，完善的管理制度，规范各环节的管理工作，细化管理流程，并组织管理人员接受业务培训，学习更多的专业技能和理论知识。
【参考文献】
[1]蔡威娜.以提升档案管理人员素质推进档案管理科学化[J].赤子（上中旬），2017（11）：279-279.
[2]刘佳.以提升档案管理人员素质推进档案管理科学化[J].黑龙江史志，2018（9）：279-279.
[3]古罡辉.浅议如何有效提高档案管理科学化水平[J].卷宗，2018（12）：52-53.
[4]胡春红.以提升档案管理人员素质推进档案管理科学化[J].小作家选刊，2017（8）：79-80.
[5]韩少光.提高档案管理科学化水平的有效途径[J].城建档案,2017（03）.67-68.
[6]王楠.浅议信息化背景下的行政事业单位档案管理科学化[J].现代交际,2016（02）.
作者:丁国玲 单位:山东省菏泽市曹县发展和改革局
