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医院文书档案是记录单位发展的重要信息资源。如何充分发挥好档案作用,更好服务于医院管理、科研、医疗工作是医院档案管理工作人员必须思索的问题。当前医院档案管理面临着多种问题。首先,部分医疗机构对档案管理重视不足。部分医院侧重于对“病历档案”的管理,忽略了综合档案,对综合档案的历史价值、管理借鉴及科研帮助作用没有正确认识。其次,档案管理体系不健全。档案管理科室在医院行政架构中大多被边缘化。医院质控管理体系大多重视对业务指标的管理,对档案归档的完整、及时率等缺乏重视。医院档案管理制度不健全,如“三合一制度”“档案收集管理制度”等明显滞后于医疗机构自身发展。再次,档案资源再利用效率低。由于上述问题的影响,各科室不能在档案室完整准确地查找到档案资料,致使其对档案缺乏信任;同时,医院档案室缺乏必要宣传,档案信息资源开发利用不足,查询方式较为单一,干部职工对档案室存在效率低的印象,这都降低了档案利用率。最后,档案管理专业人员紧缺。医院档案管理人员的专业素质参差不齐,知识更新缓慢、人员老化等问题严重,对信息化手段的掌握和利用不足,甚至仍停留在手工收集、检索的操作程序上。受待遇、职称晋升等因素影响,年轻人员缺乏加入档案管理工作的积极性。对此,笔者为做好医院档案管理工作提出以下建议:
(一)增强各级人员对于档案管理重要性的认识
医院要将档案管理列入目标责任制体系中,积极利用各类会议、宣传栏、微信公众号、内部OA系统等渠道宣传档案管理的重要性,定期组织医院干部职工、专兼职档案管理人员、科室信息收集员学习档案管理政策法规,牢固树立全员档案管理意识。在医院党委会或院长办公会上定期对档案管理工作存在的问题进行研究和解决,要积极参与上级档案管理部门举行的档案管理工作评估、升级等考评活动,在人财物上给予档案管理工作支持,保障档案管理工作的健康可持续发展。
(二)健全档案管理体系
依据《中华人民共和国档案法》及有关规定,完善档案管理运行体系和管理制度,成立由分管领导任组长的档案管理领导小组,选拔优秀管理人员负责院内档案管理工作,明晰档案管理各步骤流程,在各科室设置兼职人员负责文件收集整理和档案按时移交工作,确保各科室、各种类型档案材料“收集、分类、整理、移交、归档、利用、分析”的规范、高效。建立档案管理考核量化标准,明确各科室、各部门在档案管理中的具体职责,通过质控管理体系定期对档案管理“三率”(及时、准确、完整)落实情况进行监管,使其与需提交档案科室的主任的绩效待遇挂钩。
(三)加大档案管理人员培养力度
选拔责任感、综合管理能力强的人员来充实档案管理队伍,将培养档案管理从业人员纳入医院人才培养计划,建立良性的档案管理人才梯队。实施“引进来、送出去和自己学”的培养模式,引进成熟型档案管理人才推动医院档案管理工作开展,鼓励档案管理人员进修学习,学习上级部门、其他单位好的经验做法,支持本院档案管理人员应用网课、书籍等在业余时间充电学习,不断提升适应档案管理新形势和新要求的能力和水平。
(四)提升档案利用效率
充分利用信息化技术,扎实做好档案资料收集录入工作,通过“文档一体化”等方式,实现文书档案纸质、电子版双同步、双录入,提高档案检索效率。在严格落实档案保密工作的同时,扎实做好院务公开工作,通过医院内部信息平台实现信息共享,提高档案利用率和社会效益。积极主动挖掘和拓展档案信息资源,为医院院史和年鉴编纂、科研工作及医院管理提供依据。定期开展满意度调查,积极收集干部职工对档案管理的意见建议,进一步改进档案管理工作。
作者:龚晓红 单位:湖北省秭归县人民医院