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【摘要】科技档案中记录了科研项目的研究步骤、研究重点以及最终取得的研究成果，具有指导相关工作的意义。本文结合现代信息技术和科研机构实际特点分析计算机环境下科技档案整理的工作特点，对计算机在科技档案卷、件整理中的作用进行分析，提出在计算机环境下科技档案卷、件整理相结合的优化策略，并对科技档案卷、件整理注意事项进行浅析，希望为优化科技档案管理工作提供一定的思路。
【关键词】计算机；科技档案；卷件整理；作用
科技档案整理是指对科研项目从立项、实施、验收和优化等过程中形成的，能够作为档案长期保存的文件材料、实体和声像资料等，在规定的时间内进行收集整理，确保文件材料真实、齐全和完整，再根据项目内容和载体形式进行科学系统的归类、编号、装订等过程。随着科学技术水平不断进步，传统的档案管理方式已不能满足当今社会发展的需求，档案管理信息化建设已经成为未来发展趋势。《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）里有对于组卷、件的定义，更加科学，即在科技档案中能够结合科研项目的不同类型，使用不同的编码方式体现科技档案的项目和类别。科技档案不同于其他文件档案，具更复杂性和年限性。科研项目研发时间长短不定，短则两三年长则十几年，在这期间可以不断优化科技档案卷、件整理，保障科技档案的完整，积极借助信息化设备，提高档案管理水平和效率。
一、计算机在科技档案整理工作中的作用
在档案管理工作中，积极借助计算机信息技术，有利于提高档案管理效率和保障档案管理的质量，利用计算机信息技术确定匹配的检索方式有利于提高科技信息的检索效率。改变传统以纸质媒介为主的科技档案储存方式，防止出现科学技术工作者记录的相关科学数据、感想体会以及实验结果受到不同因素的影响而受到损坏，防止相关科学信息记录缺失、变得不完整的现象。随着计算机信息技术不断发展，信息技术与人们日常生活之间的联系愈加紧密，当代社会提倡的节能环保理念，完善无纸化要求愈加明显，大量的纸质文件检索费时费力，携带也不方便，使得档案管理方式更加趋向于计算机信息技术储存方式，因此有必要加强科技档案信息化建设，改变传统纸质载体的档案管理模式，有利于节约科技档案储存空间，提高科技档案卷、件整理的效率和质量。
二、科技档案卷、件整理的相同之处
在科技档案整理过程中，科技档案的卷、件整理有几点相同之处，由此只有详细了解卷、件档案之间的相同之处和不同之处，在计算机环境下才能明确科技档案的案卷整理相结合的共同点，提高科技档案卷、件整理相结合的效率。第一，在科技档案卷、件整理的过程中，充分了解不同卷、件档案的价值，并根据价值不同，选择不同的整理类目加以保管，比如针对社会贡献大，科研价值较高的卷、件要给予格外的重视，加强管理，而对于价值普通的科技档案科技，则可以一般类目进行储存。第二，相关档案管理人员应充分了解科技档案卷件之间的性质，根据性质不同划分不同的管理编目，再根据科技档案的重要性等级，选择档案的排列方式。第三，根据《归档文件整理规则》中的规定，确认科技档案保存年度、保管期限、科技档案来源机构以及相关储存方式进行储存。第四，加强对所有科技档案卷、件文件之间的联系，没有联系则可以建立联系，从而提高科技档案卷、件整体利用效率。
三、计算机环境下科技档案整理工作
（一）仪器设备的归档整理。科学仪器设备的档案整理是科技档案中重要组成部分，科技研发离不开各项仪器设备，仪器设备的性能对于科技研发结果有不同的影响。在计算机环境下对科技档案卷、件进行整理时，应对仪器设备采取“一机一档”的管理方式，将科学仪器设备的相关说明书、检验证明、合格证明、使用的光盘、日常使用说明以及在进行科学试验工作时检测出来的相关数据和记录的实验结果等相关文件手稿或打印版，并建立一个文件加以储存。将文件中的纸质版文件扫描储存到计算机系统内，将仪器设备和各个仪器设备的细节拍照储存到计算机内，根据科学仪器设备的性质和投入使用的科学实验的项目名称，为科学仪器档案设计编号和储存文件的名称，确定案卷号，进行归档保存。
（二）科技档案卷内文件的整理。在对科技档案卷内文件进行整理时，应根据国家档案局颁布的《归档文件整理规则》中的规定：“一般以每份文件为一件。正文、附件为一件；文件正本与定稿为一件；转发文与被转发文为一件；原件与复印件为一件；正本与翻译本为一件……”进行整理，有利于减少重复目录，重复文本。将纸质文件数字化，将所有文本扫描储存到计算机相应文件夹内，以防止纸质文件材料发生不可预测的危险时，依然可以有电子版的科技档案材料作为备份数据。同时应分析文件特点，设计相关检索目录，提高检索效率。
（三）科技档案中的文书档案整理。科技档案中的文书档案整理是指对科学技术研究过程中所有具有保存价值的文书进行归档整理，比如某科研项目的重要通知、请示和人员调整等相关信息等。将文书档案按照科研项目性质，或其中提出的相关观点形成的问题进行分类，结合项目科研的时间、重要程度进行分类组卷，参考科研项目其他相关文档归类的编号和性质，确定文书类档案的编号编目以及档案卷宗等内容。根据文书档案的内容，做好密级标识，划分保管期限，针对密级较高的文书档案，在编写检索目录时应为其设计更加复杂的计算机密码，确保档案内容的保密性和相关数据的安全性。
（四）电子照片档案整理。在科技档案整理过程中，电子照片档案整理是极其复杂和烦琐的。为了提高档案管理的效率和质量，快速查找相应照片的发生时间和相关事件，必须对所有照片进行分类，可以按照片发生的时间和事件进行划分，也可以按照片发生的年度进行划分。比如2020年初发生的疫情，记者们对疫情进行了大量的采访和跟踪报道，拍摄了很多珍贵的照片。为了提高照片的收集整理工作效率，可以将照片分组根据年限排列，还可以根据事件进行分类，编制成疫情防疫一线、二线、三线等，还可以划分不同的医院，或者划分主任医师、护士、志愿者等类别进行归档，还可以分为医院疫情防疫和社会疫情防疫，最后根据拍摄主体确定主题是人物主题还是事件主题，然后将电子照片进行归档处理。
（五）人事档案整理。在人事档案管理中，一般都是采取“一人一档”的管理方式，将每个人的档案采取分袋装订，按人分合袋组卷，分别按科研人员从事科研工作的年限以及资历划分到不同的案卷整理，对人事档案的材料和内容进行动态管理，可以组建不同的计算机系统网络，便于从不同的角度进行检索查询利用。人事档案是科技档案中的重要组成部分，因为所有的科技活动都是以人为主体开展的，在人事档案中，不仅要体现出科研人员的基本信息、工作简历，还有要充分体现工作人员和研发人员在科技研发中的贡献，以及相关科研人员所获得的奖励和成就。此外人事档案还应充分体现科研人员绩效考核方式，将科研人员的绩效考核内容以及激励政策加以充分体现，以便为后期人力资源管理调整做好充足的准备。
四、科技档案整理注意事项
（一）科技档案整理时的编目。在计算机环境下对科技档案卷件进行整理时，需要额外注意科技档案的编目，无论是按“卷”装订还是按“件”装盒，都要确定相关科技档案的性质、年限和项目名称，根据以上编写案卷题名和卷内文件目录，确定流水号编页。然后再根据文件档案内容，划分不同的装订储存方式。
（二）科技档案整理时的装订。在对科技档案文件材料进行整理和装订时，需要根据卷、件的形态和性质进行装订。科技档案文件材料有的采取装订的方式，有的则不能采取装订的方式，在装订的时候因为普遍是采取线装法或推夹器的方式，相同大小的纸张和相同题材的内容可以划分到一起进行装订，而对于不同大小的纸张，容易碎的纸张，装订会对文件造成破坏，这时需要采取封套法、粘接法或变形材料装订法等方式将所有文件按照顺序排列编制好，进行保管储存。而对于成盒装订的材料则需要根据科技档案的性质以及年限、编号保管储存在档案盒和封面，写上对应的起止号码，放置在档案架上，将档案架设置相应的号牌即可。
五、结语
综上所述，科技档案整理工作是一项系统的工作，对于科技档案人员而言，需要把控科技档案管理的工作环节，比如做好文件材料的前期搜集整理工作、档案移交与归档工作、档案管理制度建设工作等。在档案整理过程中需不断更新现代科学技术，熟练操控先进的仪器设备，能够采用计算机、大数据和信息网络系统等信息化手段对科技档案文件材料进行整理，将整理全过程纳入计算机数据化之中，在计算机上将所有科技档案整理的数据加以完善和匹配，编制简单快捷的检索目录，用计算机网络进行必要的查询、校对和报表统计等，使之符合科技档案管理现代化的要求，进一步节约时间和人力，使科技档案资源实现共享，进而推动我国档案管理工作健康稳定发展。
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作者:侯智洋 张蔷 单位:国家海洋信息中心
