水电项目档案全过程管理浅析

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水电项目档案全过程管理浅析

摘要:水电项目档案数量大、周期长、类型多,应坚持“三纳入”“四参加”“四同步”原则,以“全过程管理理念,切实抓好水电项目档案管理中的“建设、监督、设计、实施”等每一阶段、程序和环节,注重早期项目介入、选择合适档案管理方法、健全档案管理制度及档案管理体系等,确保水电项目档案始终处于受控状态,实现水电项目档案完整、准确和系统,提升水电项目档案管理质量和水平。

关键词:水电项目;项目档案;全过程管理

水电项目档案作为水电工程项目建设的全过程记录,是水电项目管理的重要依据和基础,也关系到水电项目进度、质量、投资、运营和安全等。应坚持“三纳入”“四参加”“四同步”原则,以“全过程”管理理念,切实抓好水电项目档案管理中的“建设、监督、设计、实施”等每一阶段、程序和环节日的工作,注重早期介入、选择适当档案管理方法、健全档案管理制度及体系,确保水电项目档案始终处于受控状态,实现水电项目档案完整、准确和系统,不断提升水电项目档案管理质量和水平。

1建立档案工作体系,完善档案管理网络

1.1加强组织领导。各参建单位应在建设单位统一领导下,成立水电项目档案领导小组,构建覆盖水电项目全过程档案管理的组织网络,加强对水电项目档案管理的组织领导。

1.2落实管理责任。明确业主、设计、监理、施工等单位档案管理职责,以及专(兼)职人员岗位职责。构建由项目分管领导、职能或承办单位(部门)负责人、档案部门负责人三级水电项目档案管理责任落实体系,实现领导、管理、制度和标准“四统一”。

1.3加强业务培训。组织档案专题培训会、培训班,提高各参建单位及档案专(兼)职人员业务能力和水平,提高有关人员对水电项目档案重要性的认识,提高档案管理能力,为项目档案管理打下扎实基础。

2纳入项目合同管理,确保归档进度要求

2.1纳入招标文件。编制水电项目招标文件时,应将编制竣工文件作为设计单位、施工单位和监理单位评价的重要依据之一,明确在水电项目招标文件中列明参与单位档案管理资质条件,将其作为水电项目评标的重要方面。

2.2纳入项目管理。在水电项目中标之后,将档案管理作为与中标单位进行合同谈判时的重要内容,也作为施工中合同管理的现实依据,从源头抓牢抓实水电项目竣工档案编制质量。

2.3纳入其他合同管理。在签订其他合同时,也要就档案管理提出明确具体要求。如在勘测、设计、施工、监理、采购等合同签订时,对水电项目档案的数量、质量和移交提出明确要求,将合同价格的一定比例作为水电项目竣工档案保证金,确保水电项目档案全过程管理有标准、有要求、有保障。

3建立管理制度规范,竣工档案及时归档

3.1制定总纲,明确基本规范。应参照《建设项目档案管理规范》等国家重大建设项目档案管理规定,以及档案管理规范和标准,出台《×××水电项目档案管理实施办法》,确保水电项目各参与方按照标准及流程做好档案管理工作。

3.2制定分目,明确具体方法。从协调职、权、责、利四个方面,制定《×××水电项目文件编制及档案管理实施细则》,涵盖水电项目勘测、设计、施工、监理等全过程,划分水电项目阶段性档案收集范围、管理标准和质量要求,如《×××水电项目设备文件材料管理实施办法》,分项目分工程单元做好项目档案排列、整理。

3.3同步推进,确保竣工档案及时归档。根据上述规范,将竣工档案与水电项目档案同步推进,并要求各参与单位在水电项目完成的规定时间内做好档案移交,同等重视、推进、落实水电项目建设进度和档案管理工作。

4实施“预归档”制度,规范归档行为

水电项目耗时长、任务重,产生的档案数量大。在档案资料整理归档时,应大力推行预归档制度,进一步明晰水电项目监理单位的监督职责,确保水电项目档案形成、整理、归档等全过程、全流程达标。

4.1同步检查。按照事先制定的水电项目档案管理规定,要求各参与方、参与单位和人员按照档案管理标准和要求,同步检查水电项目档案的形成、整理和归档是否满足要求。

4.2全过程做到“三纳入”。即水电项目档案纳入水电项目勘测、设计、施工、监理工作计划,纳入水电项目全过程考核管理,纳入人员岗位职责。大力推行水电项目档案预归档制度,即,水电项目施工、监理资料经相关人员签字,及时安排人员按照档案移交标准和要求做好预归档。

4.3发挥监理单位职责。监理单位是水电项目全过程参与主体之一,要从水电项目的每一环节、工序、流程,对档案资料进行质量监控。

5主动派员介入项目,提升档案管理效率

与火电、风电项目相比,水电项目有其行业特殊性,在水电项目核准前,进场公路、供水供电系统等准备工程已全面铺开。为此,建设单位档案管理人员应主动介入项目,加强交底。既要对水电项目的监理单位、施工单位、竣工验收单位做好档案资料业务培训、指导,也要重视与建设单位内部各部门、重点人员进行技术交底,按照水电项目档案管理制度、标准和规范,对其进行针对性培训,尤其要深入施工、监理、竣工验收一线,加强接触和交流,强调水电项目档案管理规范、标准和要求,根据实时进度,做好档案治理管控。

6建立档案检查制度,保障档案编制质量

根据《×××水电项目档案管理实施办法》中关于水电项目档案整编责任及时间完成节点、要求,组建由水电项目监理员、技术员和档案员共同组成的水电项目档案检查小组,进一步细化水电项目档案整编计划,涵盖水电项目全过程、各参建单位,并采取相应的档案检查机制,做好水电项目档案移交、分类、组卷、编目、装订、验收等工作,确保按期高质量完成。

6.1实行“周例会”制。在水电项目档案移交的关键节点,水电项目档案工作领导小组应落实周例会制,每周召开例会,各参与部门派员参加,对上一周水电项目档案整编检查情况进行通报,并拟定下一周水电项目档案工作重点和需要完成的任务。

6.2实行“月检查”制度。水电项目监理单位主动配合建设单位,明确水电项目档案月检查内容,重点围绕水电项目档案的系统性、完整性和真实性进行全面检查,形成档案检查会议纪要,通报检查结果,对在检查过程中发现的问题及时向有关参建单位和个人进行反馈,限期整改。

6.3突出检点围绕。《水利水电工程施工质量评定表填表说明及示例规范》《国家重点建设项目档案管理登记办法》《建设项目档案监督督导工作指南》《水利水电工程移民档案管理办法》等相关规定,重点检查施工原始记录、试验材料、原材料出厂证明、产品及设备合格证等相关资料是否收集完整、齐全。7运用档案管理系统,保障档案案卷质量做好水电项目档案信息化、网络化和数字化技术应用,充分发挥现代信息网络技术、档案管理软件作用,保证水电项目档案案卷质量。按照《电子文件归档与电子档案管理规范》等相关规定和要求,统一水电项目档案管理标准和模式,将传统水电项目纸质、照片等档案格式,转化成电子格式,提高档案管理质量和效率。还要规范水电项目档案卷内目录、卷内备考表、移交清单、移交目录以及相关电子表格等。积极使用水电项目档案管理系统,搭建水电项目档案信息化管理平台,统一标准和规范。各参建单位应安装档案管理系统软件,采取“边施工、边收集、边整理、边立卷”办法,做好预归档工作和相关水电项目数据录入工作,确保做到水电项目开工到哪里,项目档案管理就开展到哪里,为水电项目竣工档案验收和移交奠定扎实基础。作为水电工程建设项目全过程记录的水电项目档案,是水电项目管理的重要依据,事关水电项目进度、质量、投资、运营和安全。需要早介入,完善档案管理制度及体系,严把档案源头质量,将档案管理渗透至建设项目每一阶段、程序和环节,确保水电项目档案始终处于受控状态,实现水电项目档案完整、准确、系统管理和有效利用。

作者:晏彩霞 单位:国家能源集团陕西电力有限公司