前言：寻找写作灵感？中文期刊网用心挑选的高校会计档案电子化管理现状与优化探析，希望能为您的阅读和创作带来灵感，欢迎大家阅读并分享。
摘要：会计档案作为高校档案管理的重要方面，对高校建设和未来发展有重要的影响。因此，在推进高校会计档案电子化进程中，一方面，要结合高校档案信息化建设的实际需要，对高校会计档案电子化管理现状进行全面了解，对档案管理存在的深层次问题进行深入发掘；另一方面，要以问题为导向，推进高校会计档案电子化进程，构建和完善高校会计档案电子化管理制度体系，完善高校会计档案电子化安全机制，进一步提升高校会计档案管理水平。
关键词：高校会计档案；电子化管理；主要问题；优化策略
0前言
高校在运行和管理过程中会产生大量的会计信息，很多重要的会计信息则成为会计档案，高校会计档案是高校经济业务事项的具体体现、是会计核算之后形成的具有保存价值的各类会计材料，除纸质的会计材料外，还有通过电子计算机生成的各类电子会计档案。新时代背景下对高校会计档案电子化管理提出更高的要求，但当前高校会计档案电子化管理还存在诸多问题，因此有必要结合高校会计档案特点提出具体优化策略。
1高校会计档案电子化管理现状
网络信息时代背景下，为进一步提升高校会计档案管理效率，既要在技术层面对高校会计档案电子化管理进行升级，同时也要完善相应的制度机制，对相关人员进行培训，做好人才保障工作。从当前看，由于技术引进相对较少，工作人员对会计档案电子化管理运用的还不够熟练，在一定程度上影响高校会计档案电子化管理工作的开展[1]。
1.1会计档案电子化程度不高。高校在教学、科研、管理活动过程中会产生大量具有保存价值的会计电子档案，这些会计电子档案将成为高校建设以及未来发展决策制订的重要依据。但当前部分高校对于会计档案电子化管理重视程度不够。很多领导潜意识认为纸质的会计档案更加牢靠。在传统意识影响下，财务人员也对推进会计档案电子化工作重视程度不够，对相关理论和技能学习热情不高，不愿意将纸质会计档案转化成为电子会计档案；同时由于基础设施、软硬件设备投入不足，也难以对电子会计档案信息进行有效整合和系统开发，这也导致部分高校会计档案电子化程度不高，影响高校会计信息化进程。高校会计档案管理主要由档案管理部门和财务部门共同参与，但当前部分高校并没有结合会计档案电子化的实际需要，制订相应的档案管理制度，也没有对会计档案电子化管理相关责任进行划分，导致职能部门和具体工作人员对会计档案电子化的具体责任了解不清，也在一定程度上影响了高校会计档案电子化进程。
1.2会计档案电子化实施难度大。随着高校功能越来越多样化，高校会计工作也呈现多样化特征。相应的对会计档案电子化也提出更高要求，财务工作内容也越来越细致。虽然高校财务部门会对财务制度进行明确要求，并制订会计软件和明确的记账格式，由于很多部门缺乏专业的会计人员，在会计业务实施过程中难以做到统一规范。而当前财政、税务部门加大对学校会计工作的监督力度，不同部门又对会计档案检查的侧重点有所不同。例如，审计部门在审核过程中更加侧重会计纸质档案，相应的高校为了应对审计部门审核，更侧重于纸质会计档案管理。加之，高校在会计档案信息化建设方面还存在一定的局限性，难以实现所有的纸质会计档案与电子会计档案建立起一一对应的联系。这就使得会计档案电子化难以发挥其应有作用；此外，会计档案电子化需要专门的人才管理，同时在硬件设施和软件系统上也要求较高，需要学校投入一定的人力和资金。但很多高校领导安于现状，对会计档案电子化支持力度不足，增加了会计档案电子化实施难度。
1.3会计档案电子化安全机制不完善。高校会计档案电子化对信息安全要求较高。虽然部分高校在推进会计档案电子化进程中为财务部门提供了专门的机房，并对物理环境进行了改造。但由于会计档案电子化需在一定的系统和软件上运行。一旦系统发生崩溃或被黑客攻击，就很容易造成会计电子信息的泄露和丢失。而这些会计电子信息对高校发展乃至人才培养和科研工作都会产生重要影响，甚至造成不可估量的损失；同时高校在会计档案管理过程中需要档案管理人员具备较高的安全意识，但很多高校会计档案电子化建设刚刚起步，并没有建立相对完善的会计电子档案安全保障系统，导致会计档案信息在传递过程中很容易出现安全隐患；此外，当前高校对会计档案电子化安全制度建设重视程度不够，虽然为财务部门和档案部门配备了专门的软、硬件设施，但相应的制度机制并没有及时更新，仍然沿用传统的纸质管理模式和管理手段，这也在一定程度上增加了会计档案电子化安全风险。
2高校会计档案电子化管理的优化策略
随着高校电子会计档案作用越来越明显，很多高校都将其作为信息化建设的重要内容。因此有必要对高校会计档案电子化管理的具体路径进行优化，一方面，需要高校领导给予会计档案电子化管理足够的支持；另一方面，高校档案管理部门也应该配合财务部门做好会计档案电子化相关工作，完善相应的制度，建立健全相应的安全机制，确保会计档案电子化信息能得到合理保存、合理利用。
2.1推进会计档案电子化进程。为加速推进高校会计档案电子化进程，有必要对高校财务人员和档案管理人员进行系统的培训，了解推进会计档案电子化进程的价值和作用，要求财务管理人员和档案管理人员树立电子化理念，掌握必要的大数据、云计算等技术，在实践工作中加快对传统的纸质会计档案电子化转换。通过建立符合高校会计工作实际需要的会计档案电子数据库，更好地实现会计档案信息的后续开发和利用；同时高校要与第三方企业合作，建立完善的会计档案管理系统，并选派专人对管理系统进行管理和维护，遇到问题要及时地上报解决，进一步提升高校会计档案管理效率。高校主要领导要顺应时展潮流，明确高校会计档案电子化建设目标，并给予一定的政策和资金支持；同时要加快推进高校会计档案信息共享进程，在确保会计档案信息安全基础上，按照相关制度要求，在允许的范围内对会计档案信息进行交流互动，不同部门和院系的管理人员在获得一定的权限后可对会计档案信息进行查阅和利用，打破“信息孤岛”，进一步提升会计档案信息的利用效率；同时要加强与兄弟院校之间的交流和互动，借鉴其先进的经验和管理模式，更好地推进本校会计档案电子化管理工作，更好地为高校发展服务[2]。
2.2加强会计档案电子化管理制度建设。高校会计档案电子化管理离不开制度保障，高校应该结合会计档案电子化管理的实际需要，完善相应的管理制度，进一步明确高校会计档案归档、保管、交流、使用、销毁各个环节的制度细则，确保高校会计档案电子化管理各项工作开展有制度可遵循。首先，要加速推进高校会计档案格式标准化建设，高校会计档案电子化管理需要标准化的电子文件作为依据，同时标准化的会计档案也有利于提升档案管理工作效率，便于档案查询。高校档案部门应与财务部门沟通交流制订既符合财务工作要求，又符合档案管理要求的标准化电子文档，并对产生会计档案的各部门工作人员进行培训，要求各部门在产生会计电子文档时一定要执行相关标准；其次，要制订和完善会计档案电子化管理制度。传统的会计档案管理制度已经很难适应会计档案电子化需求，因此高校应从会计档案电子化发展的长远角度出发，对会计档案电子化管理制度进行细化，既要借鉴传统会计档案管理的优势和经验，同时也要结合会计档案信息化建设的新问题、新情况，对管理制度进行优化，进而更好地指导会计档案电子化相关工作开展；最后，要加强会计人员的教育和培训，高校会计档案多来源于高校财务部门，因此会计人员的能力和素质将直接影响高校会计档案的质量，在具体人才培养过程中要制订严格完善的教育培训制度，财务部门要加大对教育培训制度的落实力度，一方面，要结合高校会计档案电子化建设的实际需要，对会计人员的知识结构进行更新，确保会计人员具备专业的档案管理知识和计算机知识，能熟练地运用各种数据和软件对会计信息进行处理，并生成符合档案管理要求的文件；另一方面，要加强会计人员的职业道德教育，进一步提升会计人员的责任感、使命感。确保档案部门保存的会计档案的真实性和原始性。
2.3完善会计档案电子化安全机制。会计档案信息需要安全环境和安全机制作为保障。为了提升高校会计档案电子化管理水平，一方面，要加强档案部门与财务部门的协作。会计档案电子化安全问题涉及财务和档案两个部门，因此要想确保会计档案信息的安全性就需财务部门与档案部门工作人员做好衔接和协调，既要保证会计档案信息的原始性和真实性，也要在传递过程中保障会计电子档案的真实性、完整性和安全性，同时财务部门和档案管理部门要严格执行相关制度要求，进一步提升工作人员的服务意识、服务能力；另一方面。要加强纸质档案与电子档案的协调并存。当前在推进高校会计档案电子化进程中，还难以保证所有的会计档案都以电子文件的形式进行保存和利用。当前很多高校的纸质会计档案仍然是高校档案部门进行档案管理的重要方面，对于高校档案管理部门而言，不能因为高校会计档案电子化是未来发展趋势，就降低对纸质档案的管理要求，也不能在工作中马虎大意造成纸质档案信息泄露，应在充分了解纸质档案和电子档案的各自优势的基础上给予二者足够的重视；最后，要对电子档案进行合理保存和利用，高校档案部门在接收会计电子档案后也应按照相关的制度要求对会计电子档案进行保存，既要注重物理环境的改造，也要定期地对会计电子档案进行检查和核对，确保利用会计电子档案时能够及时地找到并加以利用。为了防止因为人为操作失误或自然灾害对会计电子档案造成的损失，有必要对重点会计电子档案进行备份，确保会计电子档案信息的安全性[3]。
3小结
总之，新时代背景下对高校会计档案管理工作提出了更高要求，特别是随着档案信息化建设的稳步推进，高校应将会计档案电子管理工作作为高校管理工作的重要组成部分，高校主要领导要在不同场合、不同地点对高校会计档案电子化管理的重要意义进行宣传，并要求包括财务部门在内的其它部门，配合档案管理部门对会计电子档案进行收集、整理以及后续的开发和利用，进一步提升高校会计档案电子化管理水平，更好地为高校发展服务。
参考文献
[1]张晓凌.新政府会计制度下高校财务管理的优化策略———评《高校财务管理创新研究》[J].科技管理研究，2020，（20）：271-271.
[2]周晓峰.数字化时代高校档案管理的创新与优化模式分析[J].福建茶叶，2020（4）：326-326.
[3]祝红霞.政府会计制度下高校会计核算模式再造的思考[J].财务与会计，2020（9）：76-77.
作者:樊英 单位:成都大学研究馆
