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摘要：针对传统档案管理方法存在的档案管理数据量较低，无法满足当前信息化时代对海量档案存储的需求，开展创新档案管理理念实现档案管理信息化研究。通过档案资源信息化处理、基于决策树的档案管理算法以及基于蓝光存储的电子档案存储，提出一种基于创新档案管理理念的信息化档案管理方法。通过实验证明，该方法与传统档案管理方法相比可有效提高对档案信息的管理数量，并在一定程度上保障档案管理的安全性和可靠性，为企业信息化发展提供理论依据。
关键词：创新；档案管理；理念；信息化
0引言
当前大数据及互联网技术的广泛应用使得信息管理工作的信息量不断增加，同时信息的类型也逐渐多样化，尤其是在档案管理工作中，基于传统档案管理理念和服务方式的档案管理已无法满足目前社会对企业、高校等各个领域中档案管理的要求，并且所处信息环境正在发生本质上的改变，因此更多的研究学者开始将研究目标转向对档案管理的信息化发展[1、2]。
1基于创新档案管理理念的信息化档案管理方法设计
根据当前信息化时代对档案资源管理的需要，本文基于创新档案管理理念提出一种全新的信息化档案管理方法，图1为该方法具体管理内容。根据图1中的管理内容，下文将在针对档案资源信息化处理、基于决策树的档案管理算法以及基于蓝光存储的电子档案存储进行详细的设计说明。
1.1档案资源信息化处理。基于创新档案管理理念评估内部档案应用现状，考虑到固定资产的磨损情况，建立内部档案三维模拟场景，获取档案信息，统一档案信息化格式，将其转换成DXF交换格式文件。在利用网络技术扫描文件得到档案资源多维度二维平面关系，划分档案属性区间，以经济市场发展趋向为中心点，计算数据中潜在的偏差值，修正获取档案信息与实际信息的差异性，分析视图与档案信息化请求间的联系，提供档案管理者状态查询的直接检索窗口，定义用户在应用程序中的多种检索行为，选择与内部具备相应的数据，并档案信息与用户之间的双向选择[3]。利用新管理理念提供的档案信息容量控制方法，计算存储档案区域的信息容量值，充分利用现有资源，将管理时期按照时间检索方式划分成多个离散阶段，发送全段请求，当内部管理时期与请求数据区域达成一致时，计算档案现有容量。计算公式如下：公式（1）中：m为存储档案区域的信息容量值；t为档案管理的周期；为针对不同类型档案的查询方式；为档案潜在的安全风险系数。根据上述计算公式，对现有档案资源实施信息化分配决策，在最大容量的基础上保障档案的开发与管理[4]。提取关键数据，备份元数据，避免档案信息丢失造成信息化损失。
1.2基于决策树的档案管理算法设计。结合决策树算法中的信息增益和熵对档案管理决策树进行构建和分类评估，档案中的信息增益是与其数据产生的概率相关的，利用档案中的信息增益进行对不同类型档案属性标准确定，并根据属性的信息增益情况对其进行管理。假设给定一个档案中所有信息数据的概率为a1，a2，a3，…，an，所有档案信息数据的集合为，并且集合A中的所有概率都应当满足如公式（2）所示的条件：公式（2）中：为档案信息中所有的数据子集的相关数据的发生概率；为数据发生次数。根据公式（2）可对其熵进行定义：公式（3）中为档案信息数据的概念熵。由于在对档案管理时，对数据进行挖掘存在不确定性、随机性和异构性，因此在对档案数据进行信息量化过程中，需利用概念熵对其动态特征进行描述。将概念熵看作是一个确定的指标，并代表档案信息中各项数据的不确定程序。通常情况下，在档案管理中，该数据的取值为0时表示数据是准确的，而当数据的取值为1时，则表示该数据是不准确的。利用决策树中的概念熵，将其取值定义在0和1之间，当档案信息中所有的数据子集的相关数据发生概率相同时，则此时的概念熵的取值最大，并表示该档案信息的管理最稳定。对于任何一个档案管理数据的状态K，及其分裂状态下的集合N，其档案信息的增益值应满足如下公式：公式（4）中：为数据分裂的状态结合，N={n1，n2，n3，…，ni}；为档案信息的增益值；T（K）为在K状态下的档案信息数据度量值，根据本文上述公式（3）中熵的定义可知，T（K）的取值范围在0和1之间。利用上述算法可实现对海量档案资源的信息化管理，并在管理过程中根据计算结果得到档案资源当前所处状态，进一步降低档案在传递过程中的安全风险。
2实验论证分析
2.1实验准备。结合仿真实验软件建立标准化数据库管理、展示平台，并选择支持4G或以上运行内存的计算机设备为该管理平台提供数据支持。分别利用本文提出的基于创新档案管理理念的信息化档案管理方法与传统档案管理方法对同一组人力档案进行管理，并设置本文档案管理方法为实验组，传统档案管理方法为对照组，记录管理过程中的第30s、60s、90s、120s和150s时的相关管理情况及各项参数信息，并比较实验组与对照组在相同的管理时间当中管理档案的数量。
2.2实验结果及分析。根据本文上述实验准备完成对比实验，并将实验数据记录如表1所示。根据表1中的数据可以直观看出，实验组在150s档案管理时间内，对档案管理的数量明显高于对照组。同时，通过公式（4）计算得出实验组与对照组在每30s之间内的平均档案管理量。公式（5）中：为每30s平均增加档案管理数量；和分别为第一次和最后一次记录档案管理时间下实验组或对照组档案管理数量；和分别为第一次和最后一次记录的档案管理时间。根据公式（5）计算得出：实验组每30s可平均增加档案管理量约1022件，而对照组每30s只可平均增加档案管理量约298件，存在较大差异。因此通过对比实验证明，本文提出基于创新档案管理理念的信息化档案管理方法与传统档案管理方法对比，可有效增加对档案管理的数量，更加满足当前信息化时域下，社会对各个行业中档案管理数量及效率的要求。
3结束语
在当下信息化时代背景中，社会信息化的体现就是通过信息化技术及网络应用实现对信息的制造、存储、管理、传递和有效利用。在不同领域中的档案资料记载并反映个人经历、工作表现、学习情况等，是一个人成长和发展的体现，同时也是与每个人关系最为密切的档案资料。
作者:王偲璇 单位:云南电网有限责任公司
