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摘要：在社会不断的发展过程中，不同国家与地区之间的技术与文化交流越来越频繁，越来越深入，在长时间的学习、交流与创新发展过程中，我国数字化水平也越来越高。在此过程中，我国档案管理也积极引进数字化网络技术，大力发展数字化档案管理模式，切实提升了档案管理整体水平。本文即分析了数字化在档案管理中的应用意义，并探究其具体应用方式。
关键词：数字化；档案管理；应用分析
档案是对事物前进发展过程中从前期的规划、中期的建设到后续的发展进行的有效记录，这是有效的资料文献，能为后续的规划开展量化定性分析提供充分的依据。为了充分发挥档案的作用，有效开展档案管理工作，很多单位开始将数字化技术应用到档案管理中。积极开展数字化信息管理工作是广大档案管理者的职责与使命，需要在实际工作中切实将数字化管理运用到档案管理中去。
一、数字化管理的概念
顾名思义，数字化管理是指充分借助通信、网络、计算机等先进技术，在对管理对象与行为进行技术量化的基础上积极创新，主动开展研发、计划、组织、生产、协调、销售、服务、创新等活动，履行管理职能的方法。数字化档案管理是档案管理技术与计算机、网络等技术充分结合的产物，是未来相当长一段时间内档案事业发展的主要方向，也是档案信息化发展的重要形式。将数字化管理应用到档案管理工作中，不仅能够获得更加公平、客观、高效、优质的管理效果，还能够提高单位业务开展水平，引导单位发展的方向。
二、数字化技术在档案管理应用中的重要意义
（一）档案管理数字化是时展的结果。档案管理的对象大多是各种形式的凭据资料，是对企事业单位发展进程的忠实记录。在社会发展过程中，档案始终肩负着重要的任务与使命，档案管理工作的主要职责就是为服务对象提供具有利用价值的资料，档案工作内在的发展动力在于档案管理理念和方式的不断创新。随着信息社会的到来，尤其是大力提倡无纸化办公的今天，计算机成为一种普通的办公工具，将各种先进的信息化技术应用到档案管理中，有效收集、存储与利用信息数据，不断提升信息数据资源的利用效率，不断强化数字化技术的应用水平，开展数字化档案管理，是时展的必然趋势。
（二）档案数字化是提高档案管理效率的有效途径。信息社会，计算机网络技术的不断发展大大冲击了传统档案管理工作，需要不断提升档案管理效率，逐步明确新时代档案管理工作开展的目标，有针对性地加强学习，培养信息素养，提升业务能力，大力提升档案管理效率。在此过程中，数字化技术是一项必须掌握的技术。数字化技术在档案管理工作中的有效应用能够大大提升档案管理的信息化与现代化水平。建立数字化档案管理系统需要投入一定的专业技术与人力，打造包括资料收集、鉴选、扫描、转换、挂接、检索、数据库、备份等在内的信息化档案管理平台，通过数字化技术切实提升档案管理效率。
（三）档案数字化有助于提高档案管理的地位。档案资料是对真实历史进行记录的历史资料，其主要作用在于服务，为各项业务的开展提供充分有利的依据，为处理各种事件提供真实有效的资料凭据。但是在部分企事业单位中，并未真正重视档案管理工作的开展，档案管理人员并没有意识到档案管理工作的价值所在，也没有充分利用数字化技术来辅助档案管理工作的开展。档案管理工作涉及的工作非常琐碎，从档案资料整理、编目与鉴定到档案资料的清点与检索，而将数字化技术应用到具体管理工作中能够有效提高档案管理的地位。档案管理数字化的不断发展不仅能够有效加强档案资料的保护与管理，还能提高档案管理的科学性，让档案资料的价值得到更为充分地发挥。数字化技术的应用有助于资源的快速共享，助力档案资料的公开管理，加快信息采集与处理工作的开展，让档案管理工作的质量与效率都得到有效提升。
三、数字化管理在档案工作中的应用
（一）档案接收上的应用。数字化的档案接收要求将档案以电子档案形式进行报送，无论是图片还是影像，都能够以数字化打包的形式进行发送，档案管理人员只需按要求逐条输入系统，从而有效规避了纸质形式的随意性与重复性，最大限度地保障了档案的完整性与真实性，并且电子档案的可复制性让工作效率更高。
（二）档案保管上的应用。传统的档案保管都是依托于纸质档案，随着社会的不断发展，产生的档案资料越来越多，无形中增加了档案保管的难度。数字化管理在扫描录入档案信息后，将不再需要搬动及查阅纸质档案，也大大减少了纸张的浪费，节省了存储的空间，减少了投入的劳动力。后续的档案管理更多的是进行数据库的维护，只要做好备份。这种数字化的档案管理模式无论是投入的时间、空间还是人力都更少，管理效率也更高。
（三）档案查阅上的应用。数字化技术的应用让各项工作的开展变得更为方便快捷，充分满足了人们对高效率、快节奏的要求。无论是哪个单位机构，在档案资料查阅时都想要更为准确的结果，要求过程快速，但是在传统的档案查阅过程中往往需要耗费大量的时间和精力，而且准确性往往也不能满足工作的需要。实现档案管理数字化，将档案进行数字化录入后，只要输入查阅条件，就能依靠计算机进行全面的自动检索，无论是图片还是影像，又或者是电子文件，只要是符合条件的档案都能够查阅、复制和打印，查阅的结果还能够上传或者下载，大大节省了资料查阅的时间，更加人性化。
（四）档案业务工作中的应用。档案业务的数字化指的是在建设数字化的平台基础上实现业务工作的数字化，不断规范业务流程，进一步提升工作效率。借助数字化办公平台，档案管理人员各项业务的开展都能够在数字化办公设备或者借助相应的程序下实现，避免传统手工处理过程中可能存在的人为性错误，还能有效界定各项业务开展的流程，保证程序不越位的同时精准地记录时间阶段，有效管理约束档案管理人员，进一步提高工作效率。数字化管理是现代社会最先进的管理手段，是档案管理工作的新路径。在档案管理工作中充分应用数字化管理模式，逐步开展档案管理资料保存的数字化、信息传送的网络化、系统管理的智能化，不断提升档案管理人员的知识化与专业化水平，让档案管理工作摆脱时间与空间的限制，实现可视化发展，进一步规范档案管理的流程，有效控制成本投入，实现档案管理的规范化发展。为了让数字化发展在档案管理中得到充分应用，相关单位应充分重视档案管理工作，不断提升管理水平，进一步完善档案数据库，让数字化能够更好地服务于档案管理。
参考文献：
[1]吕鹏.计算机网络技术在高职院校档案管理工作中的应用[J].电子技术与软件工程,2018(9).
[2]杨卉.档案管理工作中计算机网络技术的整合运用实践微探[J].中国新通信,2018(10).
[3]黄梅英.浅析计算机网络技术在高校档案管理中的应用[J].人力资源管理,2017(12).
作者:韩梅 单位:通榆县档案馆
