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【摘要】学籍档案是学校管理中必不可少的一部分，对学校管理来说至关重要，学籍档案来源于学校整个教育教学过程，是教育教学工作开展始末的原始记载，是办学水平综合评价的体现。学生档案材料的缺失，是学生档案收集整理不合要求造成的，档案材料的严重缺失给国家人才建设、人才录用带来不良的影响，小到学生日后的安家、落户、就业，大到国家干部队伍建设，人才的培养、启用，都存在很大的隐患。
【关键词】学生档案;特点；难点；改进策略
学生档案是职业学校档案管理的基础工作之一，职业学校每年都有千余学生入学、千余学生毕业，这些毕业生在学习过程中产生大量的文件、表格、文字材料。它们是学生在校学习期间各方面表现情况的客观凭证。多年以来，学生档案信息都以纸质文件的形式保存。近十年只有学生毕业证信息登入互联网，其他的档案材料比如就业档案材料、学生成绩、招生录取等资料仍然以纸质形式存在，而这部分纸质档案是学生三年学习的客观记录，对他们一生有着重大影响，是国家人才就业、升职、安家、干部考察、人事调动的重要依据。这些重要的原始记录，存在着偷工减料或者文件缺失的现象，学生档案纸质材料的减少，将带来一系列严重后果。档案材料的缺失直接抹杀了档案所具有的信息价值。与档案工作的客观性、真实性、原始记录性的基本原则相违背。解决学生档案材料缺失问题，必须从档案基本建设要求与材料缺失的现状着手，有针对性地做好学生档案材料的收集、重组与完善，避免学生档案材料缺失对国家人才建设带来的不良后果。
一、学生档案缺失产生的原因和现状
学生档案是反映学生的个人经历、品德、才能和学习表现的，以学生个人为单位保存起来，以备查考的文字、表格和其他各种形式的历史记录。主要内容有每个学生自进入该校学习以来产生的思想品德、考试成绩、家庭状况、奖励与惩罚、实习实训、管理能力等各方面情况的原始记录，是学校档案必不可少的组成部分。学校学生档案材料不全或缺失的现象，是学生档案收集整理不合要求造成的，档案材料的严重缺失给国家人才建设、人才录用带来不良的影响，小到学生日后的安家、落户、就业，大到国家干部队伍建设，人才的培养、启用，都存在很大的隐患。国家职业教育兴起于20世纪80年代，大多数学校是由高中学校或其他类型的培训机构转型而来，是一种新兴的年轻的教育体制。经过国家长期的政策扶持与学校自身艰苦创业，职业类学校基本建成规模，并向社会输送了大量的职业技术型人才。办学之初，很多毕业生并没有考上大学继续深造或成为国家工作人员，而是就业于私企或自主创业，学籍档案对他们的切身利益来说显得不那么重要，加上毕业生存在对档案不了解也不关心的现象；有的甚至毕业几年了，可毕业证、学生档案还在学校档案室；还有的将档案放在家里；有的学校教师对学生档案没有足够的重视，造成学籍档案材料收集不齐全、制作不完整；更有甚者不知将档案丢在何处。根本不理解“档案有什么用”，等到参加工作，单位需要用或需要办理各种手续追查的时候再回校补办；学校办学机构的变更造成一部分学生文件丢失。以上种种原因造成学生档案的保存出现不少漏洞：档案室学生档案零散不齐全，不少毕业生参加工作若干年之后再回校补办毕业生档案，更有学籍档案不知所终，毕业证遗失的不负责任的情况。
二、职业学校学籍档案零散及遗失成因分析
随着职业学校办学规模的逐渐扩大，各项管理措施不断完善，学籍档案的制作越来越规范化，档案管理手段越来越科技化，工作人员从思想认识到管理办法日趋完善。但是不规范文件管理仍然长时间制约着档案管理工作向前发展的进程。
（一）从学校管理体制来看。建校之初，有的学校缺少具体的学籍档案管理机制，对于规范的学籍档案材料的形成、填制、发放、管理环节没有形成制度，学校领导对档案工作重视不够，教学管理部门未科学管理档案。
（二）从管理层面来看。职业学校管理教师系统的档案管理培训较少，档案意识不够强，没有监督班主任完成学生档案材料的收集与档案表格材料的填制工作，加上受当时管理条件的限制，大量学籍档案信息的记载，特别是纸质学籍档案的形成远没有达到规定的要求，以至于空白档案表格很多，文件发挥不了客观记录的作用。
（三）学生及学生家长缺乏档案意识。不积极配合管理教师工作，信息填写不全，上交材料不及时或未交，毕业时没有及时领取毕业证书及学籍档案材料。认为只要参加了工作，能赚到工资，有没有档案无所谓，在校表现不好的学生更不愿意将当时的真实记录带入工作单位，以免影响将来事业的发展。部分考研、出国留学、就业的学生档案材料也因此变得不完善。
（四）档案缺乏关注。许多学生中专毕业之后考不上大学不能继续深造，没有与接收档案的就业单位、与学校签订三方协议，而是回乡务农或自主创业，学籍档案因此失去原始凭证的作用，一些零散的学生档案长期存放在学校档案室无人问津。
三、学籍档案的特点分析
学籍档案是指学校在学生管理活动中形成的，记录和反映学生个人求学经历，以及在校期间思想品德、才能、学习、实践和工作表现的，具有独一无二的特性，是伴随学生一生的原始记录。学籍档案既是学生在校期间德能勤绩的原始凭证，又是用人单位考察、选拔人才的客观依据。来源于学生个体，又服务于社会各个领域与学生个人。学籍档案是学校管理中必不可少的一部分，它对学校管理来说是至关重要的内容，学籍档案来源于学校整个教育教学过程，是教育教学工作开展始末的原始记载，是办学水平综合评价的体现。学籍档案来源于学生，具有信息量大，存储量大，数据更新快的特点，存储、更新与查找工作十分繁重。
四、学籍档案的作用职业学校的学籍档案真的没有用吗？
其实不然，根据笔者多年的工作经验，在这里略举一二。
（一）国家企事业单位招聘员工，国家公务员的选拔等都要审查档案，并以其记载的相关信息作为甄选人才的重要证据。学籍档案伴随学生一生，无论就业、落户、升职、子女入学、出国留学、国家公务员考察、国家干部选拔等等方面，均以原始档案为依据进行甄别。在毕业学生中这样的例子不胜枚举，从国家级公务员到村官各级别、各领域、各系统均有涉及，学籍档案甚至成了学校档案为社会各级各类单位利用人次最多的档案资源，这种为社会各界无偿提供信息援助与佐证材料的查询利用稳步进行。
（二）学籍档案经用人单位启用之后转为人事档案，人事档案具有不可替代的作用。转正定级、工龄认定、职称评定等相关事宜都是由学籍档案转换成人事档案后才能进行。我们应给予足够的重视，以免在日后的学习生活中造成不必要的烦恼和损失。由此可见，学校保存的学籍档案只是“存放”，起不到档案本身具备的法律效果和凭证作用，学生毕业之后学籍档案仍留在学校保管没有转换成人事档案，以至于无法缴纳社会保险，将来也无法计算成为工龄，从而影响养老金的数额计算。从档案具备的凭证价值与参考价值来看，档案的缺失造成无法弥补的后果。
五、促进学校学籍档案建设的几点思考
（一）不忘初心、牢记使命，保障档案为教育教学事业服务。贯彻落实《中华人民共和国教育法》《中华人民共和国档案管理办法》，以及学校相关规定，争取单位领导对档案工作的支持，加大对档案管理工作的投入力度。针对档案管理环节薄弱的特点，确定合理的专门档案管理人员、工作室和库房，工作的硬件设施与库房“七防”管理到位，为档案的保管保护提供充足的硬件环境，完善档案收集、管理与利用规章制度，管理有专人，设施要到位。
（二）在学籍档案的管理工作中本着求真务实、整理规范、数据完整、查找利用及时可靠、服务国家教育事业及社会各界的原则。不弄虚作假，不随意删减遗漏信息，档案文件信息收集及时齐全完整，整理规范。档案信息的利用体现了档案的价值取向，这种价值的体现来自于扎实进取的日常工作。严格学生档案从入校起至毕业全过程各种材料的收集，重点抓好注册名册、考试考证成绩、思想表现、管理能力、创新能力、毕业信息等方面材料的归档。
（三）加强管理人员素质培养，重视继续教育与本人能力提升。万物发生与发展，皆须以人为本。加强档案管理首先要重视档案管理人才建设，重视人才培养，对我们从事专项档案事业的队伍，当给予更多的学习深造、深入实践、服务社会的锻炼机会，在物质上设定必要的经费援助。不仅对年度档案管理进行评估，也要做好档案职称评聘等工作，因事设岗，因岗设人，踏踏实实进行档案的基础管理。我们的队伍要与时俱进，既要管好档案，又要做好档案信息的开发利用。
（四）加强档案现代化建设，继续做大做强档案数字化管理。加强档案数字化建设，是提升档案信息化管理水平、推进档案编研利用，使档案工作逐步走向规范化、制度化和科学化的基础。加强信息管理设备建设与档案库房硬件建设、集中进行学籍档案资料整理归类、将档案录入计算机、进一步完善学生学籍数据库信息意义非凡。
（五）档案建设既能为党存史，又能出谋划策，为国家建设大事业出一份力。档案是历史的记载，是悠悠文化长河的汇聚，承载的是社会的记忆。学生档案客观见证某一地区、某一时期教育部门事业建设进程。学生档案的记载体现出一个地方职业教育在某一个时期的教育发展特色，记录的是这一特殊时期的经济与科学发展的特殊性及其规律，这种客观规律的记录为今后教育的发展推进，特别是人才培养提供了有力的参考信息。
六、结语
十年树木，百年树人，人才的培养对于国家建设无疑是最重要的。职业学校的学生们毕业之后是国家建设的主力军，是未来的大国工匠，他们在校期间的点滴表现皆为学习成长的客观记载，既反映了所学之长，又是他们未来立业成家之根本，在其走出校门之际，唯有档案伴随一生。档案是国家用人鉴人的基本依据，也是维护利益的根本条件，新时期的档案人更应该重视与管理好档案。
作者:文莉 单位:桃江县职业中专学校