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摘要：本文主要探讨在信息技术广泛应用的当下，加强高校学生档案管理，规避风险，做好事前预防、事中和事后管控，建立良好的风险规避体系和有效的长效机制。仅供参考，不足之处请指教。
关键词：高校；学生；档案管理；风险规避
1高校学生档案管理现状概述
由于高校学生档案管理工作是一个长期、持续性的管理过程，加上学员数量庞大、内容众多，信息化、数字化的广泛应用，管理难度增高，要做到万无一失必将面临众多挑战。高校学生档案管理面临的问题也比较突出，诸如有的高校领导层不够重视，保密意识薄弱；有的高校投入经费不足，学生档案管理设施落后；高校信息化建设滞后，无法满足信息技术的迅速发展和用人单位的需求；对于档案在使用过程中的自然、物理磨损及人为因素损毁等方面的应对机制不够完善；档案信息收集、存放不规范，过程把控不严谨及传递制度不完善；管理者安全意识不高、专业水平等良莠不齐，人员配置不到位等情况较为普遍。总体而言，鉴于高校学生档案管理的复杂性、长期性和过程的可持续性及风险的不可控性等因素，高校学生档案管理工作必须要从领导决策层面高度重视，增强风险意识，要持之以恒、坚持不懈地做好预防、管控和规范管理工作，并建立科学的风险防体系和长效机制势在必行、迫在眉睫。
2高校学生档案管理的特征，风险分析及识别评价
2．1管理特征
2．1．1学生档案管理有其延续性。档案涵盖了高校学生自入学到毕业及就业期间的各种规定的必要信息，高校期间的档案将是学生就业择业时用人单位在择优录用、岗位胜任能力评估及综合素养评价、面试、考评等方面的重要参考依据。
2．1．2学生档案有其独立性。高校阶段的学生档案属于相对独立的、阶段性的具有完整性的档案信息载体，反映着学生在高校期间的学习表现，参与体验社会、参加社团活动、拾金不昧、参与公益、个人特长、奖惩和在校的成长经历及高校的培养经历等。对学生择业就业、深造等有着积极的现实意义，将伴随并关系到学生今后的晋升和人生发展。
2．1．3高校学员档案管理工作具系统性、持续性、长期性。一所高校的学生档案管理工作必然由不同阶段、不同种类和单元模块来组成，其工作管理、开展是一个系统化的安全管理运行体系。同时，学员档案管理是一项长期、持续的工作，高校要注重协调各环节与档案管理的职能、制度与流程的衔接和风险规避。
2．2风险分析
鉴于高校学生档案管理的特殊性和风险的不可控性，要进行必要的风险分析、识别及评价以得出合理、科学的防范预案。①人员风险。高校领导层不够重视；档案管理人员风险意识淡薄、水平等良莠不齐；事中执行落实不到位，对流程、制度不熟悉；权责不清、分工不够明确，监管不力。②档案管理制度不健全、流程不完善，信息收集、存放不规范，过程把控不严谨。③高校在档案管理的信息化建设方面投入经费不足，信息化建设滞后，学员档案管理设施落后，无法满足信息技术的迅速发展和用人单位的需求。④传输过程、日常监控不到位等风险。查阅流程不完善，传输过程中造成损坏、丢失的屡见不鲜；应对自然、物理以及人为损坏风险方面不够及时，档案管理过程监控不到位。
2．3风险识别
任何风险的分析、识别往往有其规律可循，要及时发现、分析和预防，并进行科学的预判，就档案管理风险的识别而言可通过以下方法来识别。
2．3．1借助经验，通过头脑风暴法识别。当管理方面欠缺成熟的经验和先进的方法，可借助咨询专业人士、权威人士的意见来解决问题的办法。必要时集思广益、广泛征求意见、收集不同的建议与观点，并进行整理和汇总，得出最佳解决方案。
2．3．2依照不同领域进行识别。对档案资料经过科学地、系统地分析，进行综合权衡，可将风险按照不同的类别、性质、难易程度区分开，并进行梳理、总结、归纳和归档。
2．3．3对风险识别形成检查表。便于我们在分析、查询、调取时更为方便，也是便于今后遇到类似问题时能有更好的参照，以提高工作和管理效率。
2．4风险评价
风险评价主要是根据科学的手段进行风险识别后作出的全面评估，以预防规律风险的产生，而全面了解和掌握档案管理自信息采集、入档、查阅、传输等过程中可能存在的不足，并有针对性的应对和解决，最大程度上在事前规避风险的综合活动过程。
2．4．1进行定性评估。主要通过将识别出来的可能存在或引发的风险，经过科学地、系统地分析，进行综合权衡来界定。
2．4．2进行定量评估。在定性评估的基础上进行量化或区分风险大小，对于计划投入的人力、物力等方面的具体量化，也是提前预判可能出现或存在的风险。当然，在定量评估方面，要高度重视风险的起因、目的、范围和管理人员对项目的贡献，便于在遇到风险时，及时应对和调配资源。
2．4．3总结风险评估清单。对各种可能的风险进行识别、评价、评估后形成的书面报告，该报告中应该要较详尽的记录可能存在的潜在风险的名称、性质、势态以及对于不同风险如何应对的策略、措施及法律应用等。
3高校学生档案管理的风险规避
信息技术瞬息万变的今天，就高校档案风险管理而言，其风险的存在都是客观的。下面就高校如何增强风险防范意识，并采取切实有效的措施来管控、规避风险加以探究。
3．1领导高度重视，提升管理者素养并统筹协调
3．1．1高校领导要高度重视，将档案管理纳入高校决策管理体系。有些高校领导层不够重视，管理人员配备不到位，管理硬件落后、陈旧，在信息化建设方面投入不够，致使档案管理落后无法满足快速发展的需求。高校领导的决策管理应综合考虑将学生信息安全性、档案管理的风险纳入决策过程中，并从高校整体运行的管理决策面来布局和规划。
3．1．2提升档案管理人员专业水准、责任到人。当前，有些高校档案管理人员的水平良莠不齐，风险意识薄弱、专业知识匮乏。一方面要加强管理人员的思想、素质建设，强化防范风险的意识，加大对专职管理人员进行风险管理培训，提高风险意识和风险管理技能，加强法律知识培训，以提高知法、守法和用法水平；另一方面，权责分明，责任到人。风险管理体系的制定、实施和维护，要求对人员的职责权限予以明确，即权责分明，责任到人。包括档案管理的组织结构和人员组成，以及外部法律顾问、内部监管人员、法律部门等要明确其职责、并各司其职。
3．1．3将档案管理与代课老师及组织职能相结合。发挥高校档案管理组织职能作用，各职能部门分工、相互配合、联动，内外部职能机构相互配合，分工明确。同时，调动管理人员及相关老师的积极性，主动了解、熟悉学生档案管理的流程、制度。明确责任，划分权责，分配权力，履行义务并营造良好的风险防范意识氛围，便于学生档案管理风险防范计划的贯彻和档案管理风险的规避。
3．2建立健全高校学生档案管理的制度、流程
3．2．1建立高校学生档案管理制度和流程。对高校档案管理工作进行明确的分工、分类、细化、规范化流程，如果没有流程或不按流程开展工作，最容易出错，并且出错后不易纠错；容易造成损坏、丢失等风险。
3．2．2建立批准、授权、奖惩制度。实施档案管理风险应对措施的机构、人员要对自己的职责、职权明确，同时清楚奖励、惩罚措施；使每一个管理者不越权、不滥用权力，不相互推诿责任，敢于担当，善于担当。
3．2．3合理、高效利用和配置资源。高校档案风险防范的有效性和资源的配置有一定的关系，优质的资源往往是紧缺的，如何高效地调配需要合理、科学的安排，同时要考虑事件发生的轻重缓急来权衡。比如，人员配置、相关职能部门设立，经费投入等。
3．3高校学生档案管理应加快数字化、信息化建设
众所周知，随着高校的不断发展，以往的纸质版档案管理已无法满足当下快速发展社会的需求。尤其，信息技术发展一日千里和用人单位需求的不断增加，对于高校学生档案管理也提出了新的挑战。为此，各高校应高度重视信息化建设，普及信息化、数据化管理在学生档案管理中的应用，根据自身档案管理工作的需要努力开展通过信息化、数字化、数据化的来高效和更为安全的管理学生档案工作。当然，对于通过信息化、数据化等信息技术管理学生档案的高校，在信息保密方面难度增大，高校及管理者更要加强学生信息的保密工作，以防泄密。
3．4加强档案管理过程的监控，制定风险监测时间表
风险的过程监控的形式也是多样的，可以是定期审查、检查、分析评估，也可以是临时抽查，要确保对档案归档、数据备份以及设备维护、升级等各项工作按照计划实施。风险监控是学生档案管理过程中的一项重要工作，其监控不是目的是手段，也是过程，同样是为了发现、解决、处理问题，并不断优化、完善和持续改进。任何制度和机制都没有完美无缺的，也没有永远不变的，学生档案管理风险防范体系也是一样，需要在实践中不断总结、修正，加以丰富和完善。同时，制定学生档案风险监测时间表。管理人员严格按照监测计划实施、执行，对遇到风险及特殊情况需要调整、修订时间计划的，也要及时调整和应对。对监控过程中遇到、发现的风险进行定性、定量的分析，考虑风险源或导致风险的具体原因、风险发生的可能性，要及时为规避风险而制定应对措施，并形成书面，以便查阅。
3．5高校学生档案管理风险规避要从细节做起
一所高校学生档案管理虽是庞大的、复杂的，可是再宏大的管理也是从细小的信息收集、档案袋存放及相关数据备份做起；犹如万丈高楼平地起，也是由一砖一瓦构建的。换言之，越是规范，越是成熟完善的机制产生风险的概率就越小，风险有时候就像我生活中说的“先君子而后小人”。实践也证明越是内容具体、明确、清晰越不容易产生纠纷，相反对于那些模糊不清、模棱两可的、投机取巧的行为和条款，越是容易产生分歧甚至是纠纷。因此，高校学生档案管理风险规避的重点领域要形成严格规范的流程、制度，要特别注重加强对查阅审批、收回、存放、数据备份等程序的管理和及时审查，对发现的风险要及时分析、总结与归档，并形成风险管理报告，避免再发生。总之，在信息技术迅速发展的今天，高校如何有效预防、管控学生档案管理的风险，对于高校档案管理的健康持续发展尤为重要。不仅要高校领导从决策层面高度重视起来，并进行必要的投入，加快信息化和硬件设施建设；也要档案管理人员正确地认识风险后果，认真加以识别风险，做好事前、事中、事后风险管控工作。俗话说：没有最好的，只有更好的；相信随着国家关于档案管理法律体系和高校管理体系的不断完善，做好档案管理这样极具价值和意义的工作，需要我们毫不松懈、坚持不懈的长期努力以防患于未然。
［参考文献］
［1］罗若．信息化背景下加强高校学生档案管理的对策［J］．科技广场，2014，（8）．
［2］苗晓辉，崔金平．高校学生档案管理对策研究［J］．长春大学学报，2009，（5）．
［3］蔡亚琼．高校OA系统与文书档案管理的无缝对接［J］．兰台世界，2016，（8）．
作者:郭立 梁静 单位:重庆文理学院重庆交通职业学院
