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摘要：高校实物档案是档案全宗的重要组成部分，在高校教学评估、学科建设、专业申报、校史馆建设、专题展览以及学校校庆等纪念活动中起着重要的作用，同时对校史研究具有重要的价值。但许多高校在实物档案管理规范化和科学化方面存在不足。本文针对高校实物档案管理存在问题的原因进行分析，并提出创新管理工作的方法对策，以期切实推动和加强高校实物档案的管理。
关键词：实物档案；管理；问题；对策
实物档案是指学校各项工作活动和对外交流过程中形成的有较高保存价值和利用价值的实物，包括荣誉证书、奖状、奖章、奖杯、礼品、锦旗、印信、名人字画及学校发展中有纪念意义的物品和有收藏价值的教学科研设备设施等。它是高校档案的重要组成部分和文书档案的重要补充。学校各级管理者要正确认识实物档案对学校发展具有的特殊作用和意义，重视解决实物档案管理存在的问题，推动实物档案管理进一步规范化、科学化。
一、高校实物档案管理存在的问题
（一）对实物档案管理重视程度不够
档案馆作为学校教辅机构，相比教学、科研等学校核心部门，存在领导重视不够、投入资源不足的问题，对实物档案管理更是如此。例如有些高校档案部门没有实物档案管理的机构设置，相关的档案管理人员来源复杂，没有受过良好的专业培训；实物档案管理的硬件投入不足，用房紧张，设施简陋，许多高校缺乏足够面积的专业实物库房和专用装具；实物档案的保管较为随意，出现不同种类的实物档案混合摆放，实物档案标识不清，出处不明，损坏无法利用等现象。
（二）缺乏详细完善的实物档案管理规范
国家颁布的《高等学校档案管理办法》，形成了11大类的高等学校档案实体分类和相应的档案工作规范，但该办法主要聚焦纸质档案管理，对实物档案具体业务的操作指导性不强，实际工作中缺乏可遵循的详细管理规范。许多高校在实物档案管理过程中存在以下三个方面的不规范。一是收集管理不规范。高校机构庞大，涉及部门多，实物档案产生的部门比较分散，许多部门、学院没有档案意识，普遍存在实物档案收集没有固定的兼职档案员，不重视收集，众多具有参考作用、研究价值、纪念意义的实物没有长期的专人管理，重要的实物档案散落在个人手中。二是分类管理不规范。高校实物档案形状复杂、介质多样、大小各异、种类繁多，具有多样各异的特性，常出现不同种类的实物档案混合摆放，造成分类混乱、查找困难等情形。三是保管不规范。实物档案没有专用的库房和装具或库房面积不足设施简陋，达不到实物档案防潮、防虫、防鼠、防尘等基本保管要求，更谈不上文物级别的实物安防要求，造成实物档案损坏或寿命缩短等现象，影响了实物档案的完好保存及开发利用，对高校存史取证留下遗憾，实物档案价值得不到充分体现。
（一）提高认识，重视实物档案在高校的重要意义
高校实物档案是档案全宗的重要组成部分，是传承高校文化精神，提高学校的知名度，反映学校发展壮大的历史见证的真实载体，在高校教学评估、学科建设、专业申报、校史馆建设、专题展览以及学校校庆等纪念活动中起着重要、独特的作用，同时对校史研究具有重要的价值。因此，各高校需要提高认识，坚持可持续发展理念，对实物档案工作进行长远规划，加强硬件投入，改变实物档案用房紧张、设施简陋的现状。
（二）加强队伍建设，提高实物档案管理人员素质
高校实物档案具有很强的专业性、技术性、连续性，首先档案管理部门需要具备懂专业、固定的管理人员，各二级部门需要相对固定的兼职档案员，从上至下明确职责，分工到位，形成有效的人员管理网络；其次提高专兼职档案管理人员的业务素质，每年进行专业技能的培训，不断更新专业理论知识；最后要提高实物档案专、兼职管理人员的积极性，学校对实物档案工作中做出显著成绩的单位及个人结合年终考核给予表彰和奖励，同时在档案管理人员专业技术职称评聘方面创造条件，逐步提高实物档案管理人员职称水平和待遇等，从根本上解决管理者职责不明、工作主动性差、整体素养不高问题，切实为实物档案管理提供人员保障。
（三）强化高校实物档案的收集工作
高校档案管理机构应按照《中华人民共和国档案法》、教育部国家档案局第27号令《高等学校档案管理办法》等法律法规加大宣传力度，从学校层面制定颁布实物档案管理制度，明确归档要求。学校各单位部门在公务及教学活动中形成、获得、接受、赠送或征集的具有一定级别的荣誉或礼品等实物均应收集齐全，完好无损地整理归档。在具体工作中争取相关领导的重视和支持，积极组建基层实物档案兼职队伍，争取做到全校各职能部门能够按时完整地归档，做好实物档案管理最基础、最重要的收集环节工作，确保后续鉴定、整理、编目、入库等归档工作的顺利进行。
（四）认真做好实物档案的整理工作
一是重视实物档案的鉴定。实物档案收集到管理部门后首先要对实物进行鉴定，这就需要有经验的档案管理人员专门鉴定，仔细甄别其保存价值，如果全盘照收给整理工作带来困难，也给实物档案库房带来压力，影响实物档案的研究开发和利用。二是做好实物档案的分类。高校实物档案具有多样各异性，种类繁多，实物档案必须分类存放。按照高等学校档案实体分类方法，结合本单位的实际情况进一步完善学校自己的分类号。建议每一类实物可先按照类别分开排列，然后再按时间先后顺序排列，例如：全宗号-实物(SW)-类别-年度-件号，这种排列方式既便于查找又方便库房的存放。
（五）切实做好实物档案的保管和利用
高校实物档案需要专门、独立的库房，不宜与其他类档案存放在一起，因此各高校在新建和改扩建实物档案库房之前要做好规划，为各类实物档案预留足够的存放空间，购置或定制实物档案专柜保存，为实物档案管理提供必要的硬件条件。除符合常规档案装具管理的实物外，特别要提的是体积较大的纪念品、教学设备及易碎材质的实物等需专门定制装具和配备专用库房，实物还是按分类归档注明存放地编目方可。还有一些巨大实物，不便于搬运散落校园各处，又没有足够大的库房放置的，需进行虚拟归档，编制档号制作标签（标牌）就地归档，编目注明存放地方，并对实物写明保护说明，经常跟踪实物状态。实物档案的管理相对文书类纸质档案管理显得比较复杂，但做好这项工作，为今后学校校史研究、陈列展览、各部门实物佐证查考等最终的档案开发利用打下坚实的基础。通过对实物档案的编研、展示，直观真实生动地再现学校发展历程中所获得的创业佐证、荣誉、工作成果等，激励和陶冶学生情操，让师生在参观学习过程中了解学校的历史、发展过程、辉煌成就、办学特色以及办学理念，在潜移默化中接受爱国爱校教育、增强师生的荣誉感、责任感和使命感，最大化地实现实物档案的利用价值，需要不断研究探索和创新实践，努力为高校事业发展作出应有的贡献。
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作者:马新梅 单位:海南大学档案馆
