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在城乡建设与管理工作中，为了处理各种事务、沟通各种关系、上传下达政策信息，文书往来是最普遍的一种形式，文书档案的归集、整理、查阅是城乡建设与管理过程中不可缺少的一部分。办公室对各类文件的收集和归档是否明晰高效，很大程度上影响到保障城乡建设时效性和管理水平
一、文书档案管理基本特点
办公室文书档案管理区别于一般城乡建设管理活动，包含多方面特点，主要表现在三个方面：第一，时效性较强，以资料的及时收集与保存为重点。办公室文书档案涵盖的内容繁杂，如关键性的政策性文件、办公物品信息、各类会议等活动过程记录记载、重要人事财务决定事项、事件发生经过及处理结果等均需要及时高效地给予收集与保存。一般文书档案记载形式以纸质或电子版形式为主，在管理中应包括收集、整理、编册编目以及保存等。第二，文书工作要求高。档案管理中以文书工作作为重点，其涉及的内容有收发文件登记、立卷、归档与运转查阅，这一过程实质也为档案形成过程。档案管理工作是否及时高效由文书工作起到基础性的作用。第三，档案载体多样性。城乡建设管理活动中，文书档案包含的内容广泛，如会计档案、设备档案、科技档案、党群管理等各个方面，而在保存载体上，有各类任务指标责任状，建设管理合同协议，会议录像、录音、照片或电子档案等。
二、文书档案管理中存在的问题
1.规范档案管理程序。随着城乡建设管理活动的不断扩大，文书档案的数量逐步增加，档案的归集整理更需要有一定的分级和统一协调的管理程序。以城乡建设管理为例，住房保障、工程质量监督、公用事业等每个部门均应具有自己的文书档案管理岗位，由于各部门人员对本部门相应的工作更加熟悉，在进行文书档案整理的时候效果更好，查阅时效率更高，更有利于领导决策的研究制定，这属于初级管理；办公室是负责城乡建设管理活动文书档案管理综合部门，应该对住建局每个所属部门的文书档案也有整体的掌握，利于使用更加专业和规范的方法，将整个单位的文书档案进行更为系统的整理，以备后续工作中的核查和翻阅，这属于综合管理。这两级文书档案整理之间既有区别也有关联，两者之间如何衔接、程序顺畅，不至于产生脱节现象，也是城乡建设管理文书档案管理中容易忽视的问题。另外，文书档案书写方式的规范化，也是影响文书档案管理提质增效的一项重要内容。2.电子版与纸质版相互依存。电子文书档案是现代办公室文书档案逐渐发展起来的一种文档管理形式。在办公电子化不断壮大的趋势下，城乡建设管理活动中电子文书与纸质文书相互依存、不可或缺，其所占比重也越来越高。从工作实践来看，电子版相比纸质版文书管理更加方便快捷，但电子文书相关数据在安全性、可追溯性方面，极易出现被复制或篡改情况，一旦出现意外，原始档案真实性将因此降低。对于讲究快速高效的现代办公形式而言，纸质文书档案的管理效率与安全性也存在着一定的弱点。例如，纸质文书档案整理费时费力，重复操作多，直接造成管理人员工作量增加和资源浪费。因此，在二者之间应该做好质量和效率的相互协调，并充分做好为办公电子化全面铺开的基础性工作。3.电子文书档案的管理。一个地区城乡建设的快速发展，离不开办公自动化，从本人工作实际中，电子文书与纸质文书的比例在1：5左右，占比虽然不高，但电子版文书档案相比纸质版更容易整理和查阅、工作效率高，电子文书最终将在文书档案管理中逐步取代纸质文书的位置。同时，由于电子数据也存在着可追溯性和安全性较低，管理期间容易被篡改和复制等问题，对于如何保证电子文书档案的真实性、有效性，是一个普遍存在的问题。
三、提高档案管理水平的方法
1.强化衔接与合作。文书档案管理是一项系统性工作，管理目标和内容建立在相关文件的基础之上，而文件的质量又决定着档案管理的效率和质量，所以在文书档案管理过程中，综合办公室与基层各专业部室之间必须做好工作衔接，也要重视与各部室文书档案书写人员的衔接。首先，领导的重视是提高档案管理质量和效率的重要保障，也是各类档案归集整理链条中的重要一环，能够保证办公室与各部室之间的有效衔接。其次，办公室作为文书档案综合管理部门，要不断规范文件管理的工作程序和内容，对各部门的文书档案编写进行统一的规范化管理，在纸张选择、版式设计、字体字号、表格格式等方面尽量做到协调一致。第三，坚持档案归集的时效性，收发文书要及时做好登记和整理，同时，注意保证各类资料的完整性，对收集好的文书档案进行归类放置，方便后续核查和翻阅。2.强化协调统一。电子文书和纸质文书因存在的方式区别，在管理程序上既要统一，管理方式上又有所不同。对于电子文书档案管理，实行广泛采用的电子签名技术，提交电子文书过程中，在做好文书档案格式校验工作的同时，通过授权验证以保证档案的安全性。在浏览、查阅电子文书档案过程中，利用加密认证、权限设定等方式，防止数据被复制或篡改。对于原始文档信息，必须做好备份，保证原始文档信息的真实有效；在纸质文书档案管理方面，在严格遵守相关规章制度的同时，应注意电子文书档案资源分配合理性，强化档案存储环境，使电子版与纸质版管理协调统一，保障文书档案的完整性。3.改进和创新管理方式。办公自动化、电子化对于档案管理人员来说，区别于纸质档案管理，是一项新的挑战，必须适应和提高对电子文书档案的管理技能和水平，在实践中总结经验，改进和创新管理方式，优化电子文书档案管理。首先，要提高自身素质和敬业精神，认真仔细对待每一份文档，保证电子文书档案的来源明确、完整和清晰；其次，熟悉和掌握使用授权验证、电子签名、文档校验、提交保存等规范性技术操作程序，提升工作效率和档案安全性；第三，明确电子文书档案的浏览、查阅权限，必要时可采取双人验证等方式，有效避免数据篡改和复制的情况发生；第四，严格奖惩制度，电子文件由于误操作会造成重要信息的丢失或损毁，因此，在对电子文书档案进行必要备份的同时，更要加强对档案管理人员的管理，完善奖惩制度，确保档案的安全。
四、探索档案管理工作新模式
目前，档案管理普遍推行“三全式”管理模式，该模式是对档案管理方式方法上进行的一种革新，在“三全式”档案管理工作实践中，还可采用“3+2”模式，也就是在“三全式”基础上，增加思想素质培养和职业道德教育两个方面。第一，档案管理是一项基础性工作，就城乡建设管理工作来说，档案的翔实、完整是一个地区建设发展历程的有效记载。而档案归集整理又是一项枯燥乏味的、重复性操作较多的工作，如何提高对档案管理工作的认识，能够认真完成档案归集和有效管理，对于档案工作人员来说，对自身思想素质也是一项挑战。因此，增强工作人员思想素质培养，也是当前档案管理工作的重要内容。首先，在思想认识上要把档案管理等同于城乡建设实践，它是城乡建设工作的延续，更是城市发展的历史依据，工作的重要性不言而喻；其次，在工作技能和水平上要积极主动学习新方法新经验，不断提升管理质量和效率。第二，档案的有效管理关乎城乡建设发展的各个方面，工作人员的职业操守直接影响到档案的真实、完整和安全，因此，加强职业道德教育也是提高档案管理工作的重要途径。首先，要教育工作人员增强爱岗敬业、无私奉献精神，敬重档案管理事业，把自身从事的工作同其他工作紧密联系起来，努力把工作成果服务于全局各部室单位；第二，增强档案安全意识，把档案管理视同生命一样重要，既要加强存储环境的安全，更要注意档案的保密性需求。增强自身的职业道德意识，积极配合领导和同事，注重细节把控，不断提高自身的工作能力和水平。各类档案的收集归档和完整安全是档案管理工作的保证，及时总结和综合分析档案管理工作中存在的主要问题和成因，并采取有效措施加以改进是提升档案管理工作水平的必要途径。不断增强思想素质、职业道德教育，提高工作技能和效率，才能保证和促进城乡建设档案管理工作的顺利开展，才能有效发挥档案管理在城乡建设发展过程中的基础性作用。
参考文献
[1]单军.浅谈如何提升企业办公室文书档案管理的效率[J].中外企业家，2017（28）：82，89.
[2]王亚平.企业办公室文书档案管理工作浅析[J].企业改革与管理，2017（14）：17.
作者:牟俭 单位:阜新市清河门区城乡建设服务中心
