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【摘要】如今，人们开始进入大数据时代。大数据对办公室档案管理工作提出了新的要求，希望档案管理者利用大数据技术处理信息。但目前，依旧有很多档案管理者使用人工方式处理档案，这无法提升档案管理工作的效率。本文围绕大数据时代背景下办公室档案管理的改进对策展开研究，意在起到一定的参考作用。
【关键词】大数据；办公室；档案管理
1前言
进入新世纪之后，世界一体化的进程不断推进，以人工智能、物联网为代表的信息技术和社交平台不断出现在人们的视野中，给人们的生活、学习方式带来了巨大的变化，人与人之间的交流越来越频繁，获取数据的成本大幅度降低，数据呈现快速增长的态势，这对社会的发展产生了重要影响。大型存储服务器和全新的分析技术使得很多单位开始运用海量数据来处理相关事务。由此一来，人们开始进入大数据时代。大数据对办公室档案管理工作提出了新的要求，希望档案管理者利用大数据技术处理信息。但目前，依旧有很多档案管理者使用人工方式处理档案，这无法提升档案管理工作的效率。本文围绕大数据时代背景下办公室档案管理的改进对策展开研究，意在起到一定的参考作用。
2大数据时代加强办公室档案管理工作的对策与建议
不管在什么时候，办公室都要加强档案管理工作，在大数据时代背景下，办公室档案管理工作面临着全新的形势，必须与时俱进，探索新型管理工具，顺应大时展的步伐，才能使提升档案管理工作的效率。在大数据背景下加强档案管理工作，办公室可以从以下几点入手：
2.1全面收集各种档案信息
在大数据背景下，分析数据可以采用云计算方式，而且基于数据的数量非常多，所以得到的结果也具有真实性，客观性和推广性。与此同时，大数据可以和其他数据库的信息进行相应对比，从中找到潜在的规律。传统的数据库分析无法达到这样的境界，因为传统数据库只能对自有局限信息进行分析，无法与外界数据进行综合分析，再加上数据基数比较少，所以在分析数据时容易出现数据不足，导致得出的结果与实际情况存在出入。毫无疑问，办公室有着各种各样的文献、信息、数据，这些都是档案信息的有机组成部分，办公室需要对文献、信息、数据进行筛选，将具有保存价值的资料转变为电子文件，对其进行信息化建设，这样可以方便利用者进行检索，同时，大数据时代背景下出现了各种各样的新媒体，如果一直沿用传统的纸质档案管理方式，可能被时代所淘汰，再加上办公室的信息数据持续增加，如果一直来管理纸质档案，可能会降低工作效率，所以要进行信息化建设，建立电子文件，保存重要数据。另外，传统背景下的档案管理系统已经不能跟上时展的步伐。办公室档案管理部门要多利用物联网技术、云计算技术将档案信息实施分布式存储，方便人们进行快速化检索，这样可以发挥档案资料的利用率。总而言之，办公室的当务之急是要全面搜集各种有价值的信息资料，对其进行信息化处理。
2.2大数据背景下共享档案资源
根据当前的情况来看，办公室档案管理工作还存在一些问题，比如条块分割比较明显，一些办公室档案管理部门担心档案资料泄密，所以不愿意与其他单位的档案管理部门进行共享，其实档案具有历史价值，只有得到具体共享，才能实现其本质价值，如果进行分散管理，条块分割，不仅不利于共享资源，也会在一定程度上增加管理成本，这不利于更大程度地发挥档案资源的社会价值。所以办公室的档案管理部门要建立良好的合作关系，统一建立档案资料共享平台，制定开放标准，将档案馆的相关数据和资料上传到网络公共平台中，发挥信息技术的力量，使更多的人可以检阅、利用档案资源。与此同时，办公室档案管理部门还要立足于优化配置公共资源的角度，在保证知识产权和国家机密的前提下，适当开放各种数字信息资源，要承担起国家数据中心的职责，为地方政府和其他公共部门搜集、利用档案信息提供服务，体现为社会建设做贡献的决心。
2.3尝试数据预测工作
在相关关系法基础上进行预测是大数据技术的重要功能之一，在日常生活中，我们以为只要知道了“是什么”就行，但是没有去探寻“为什么”的原因。其实这是不全面的，可能会导致我们逐渐变得一叶障目，不懂得举一反三。相关关系分析可以让我们更好地了解周围的世界，让我们以全新的视角认识环境。所以办公室的档案管理工作不仅要发挥记录历史、传承文明的功能，还要尽可能对未来进行预测。在之前，办公室档案管理工作主要为人们的查阅、检索所服务，这只是发挥了档案管理的浅层功能。在大数据时代背景下，办公室档案管理系统中记载了大量的信息资源，在这种情况下，办公室档案管理部门要发挥大数据技术的力量。建立科学的数据模型，分析海量数据，对其进行相关性分析，将非结构性数据转变为结构性数据，了解档案信息之间的关联性，挖掘信息档案的潜在价值，对未来发展进行一些预测，并通过微博、微信等传播途径为社会大众推送有价值的信息，以此发挥办公室档案管理工作的社会功能。
3结束语
一直以来，办公室档案管理工作都有着至关重要的作用。办公室的档案记载了办公室发展过程中的重要信息，有着重要的历史价值，同时，档案也能为办公室预测未来的发展提供一些参考，所以办公室加强档案管理工作有其自身之义，关键是办公室档案管理工作要与时俱进，应用新型技术，加强信息化建设。总而言之，大数据时代的发展不可阻挡，办公室档案管理部门要与时俱进，认识大数据时代对档案管理工作提出的各种要求，探索全新的管理模式，以此提升档案管理工作质量和效率。
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作者:黎琪丹 单位:广西钦州市浦北县劳动人事争议仲裁院
