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摘要：随着经济社会的发展，综合办公室职员的分工越来越细，相应地综合办公室的档案管理工作也随之增加，面对日益增加的办公室档案，需要建立完善的档案管理规范来对其进行管理。本文首先分析了综合办公室档案的管理特点，然后指出综合办公室档案管理存在的实际问题并提出了相应的对策，为综合办公室档案管理的工作提供参考意义。
关键词：综合办公室；档案管理；问题；对策
1前言
办公室档案管理是一项繁琐的工作，它包含众多的内容，既包含对办公室所有工作档案的记录、收集和更新，又包含对档案的使用价值进行归类和利用。现代办公室工作的分工协作越来越明显，办公室的档案管理也进一步细分，对办公室档案的管理工作提出了新的要求，但在实际档案管理工作中，常常因为人员和制度等管理问题，致使因档案管理不规范而影响办公室工作的顺利进行。因此必须建立完善的档案管理制度，加强综合办公室的档案管理，提高办公室人员的工作效率，从而使档案发挥其应有的价值，为办公室工作的顺利开展作出应有的贡献。
2综合办公室档案管理的特点
（1）档案种类繁多。办公室的档案种类非常多，通常包括行政管理、收发文管理、会议纪要、人员信息、设备档案、工会资料等文件档案。由于档案信息的多样性，办公室档案的存储载体也多样化了，如图片、录音、录像、协议等各类文件和电子资料的责任书等等，不同的存储方式给办公室档案的管理增加工作量。总的来说综合办公室中档案的管理是一项庞大繁琐的工作。（2）档案管理的专业性、特殊性。综合办公室的档案管理中，有很大一部分是专业性较强的档案信息，如项目施工过程中的会议纪要及技术资料，对此类档案的管理，必须具备相关领域的专业知识；收发文看似简单，但必须要有写作能力的人才能进行更好的管理，而且管理过程是需要专业的方法和流程，因而与其他档案管理相比，综合办公室档案管理对于管理者具有更高的专业性要求。（3）档案更新频繁。综合办公室的档案需要经常更新，例如随着综合办公室人员的流动，人员的行政信息需要不断更新，又如作为设备管理单位的综合办，特种作业设备资料及人员操作证也需要根据施工需要，不停的进行更新和换证取证。因此需要频繁更新是综合办公室档案管理的的特征之一。
3综合办公室档案管理存在的问题
（1）没有档案管理意识，对办公室档案管理不够重视。部分综合办公室的负责人对档案管理工作的重要性认识不到位，忽略了日常工作中对办公室档案的管理工作的重要性，办公室档案的管理是否恰当，对整个办公室的工作质量、工作效率起着重要的作用。事实上，办公室各员工的工作和的档案管理工作是相辅相成密不可分的，办公室档案得到规范的管理是高效工作的前提条件和工作基础，大部分办公室领导没有认识到这一点，没有制定严格的管理方法，这必定会降低办公室人员的工作效率。（2）办公室档案的管理制度不完善。由于办公室负责人对档案管理工作的不重视，所以在实际工作中并没有建立完善的档案管理制度。即使有了相关制度，也存在落实不到位，执行不够严格的问题。档案管理工作只是浮于表面，少了制度的约束，办公室档案的管理工作就难以执行到位，因而难以发挥其应有的价值。（3）档案管理人员人数、经验不足。在实际的工作中，综合办公室通常会配备1名档案管理人员，在办公室人员和项目较少的初期，1名档案管理人员能够包揽所有的档案管理工作，但随着档案数量的增加，档案管理工作的内容越来越多，导致档案管理工作的难度加大。如果没有相应地增加档案管理人员，或者档案管理人员经验不足，就难以展开公室档案的管理工作。（4）档案管理人员缺乏专业的知识。办公室档案的管理需要具备一定的专业技术知识才能把管理工作做好。在某些单位，档案管理人员管理水平参差不齐，缺少档案管理的专业人员。在办公室档案管理工作上，只是调用其他工作岗位的人员兼职档案管理工作，这些人员的工作重心并不在办公室档案管理的工作上，有时候管理工作并不是固定一个人，而是谁有空谁负责管理，频繁的换人导致管理信息脱节。（5）档案管理方法落后，没有与时俱进。我国档案管理专业起步较晚，发展水平较低，很多办公室档案的管理方式还停留在传统的管理模式上，档案资料信息通过手工记录完成，综合办公室的档案包含大量的信息，传统的纸质记录方式效率低，工作量大，查询起来费时费力，在传统的记录方式下，信息的准确性和安全性得不到保证，导致档案的管理信息丢失。传统的档案信息记录方式已不能适应信息化、现代化的要求。
4综合办公室档案管理工作改善策略
针对综合办公室档案管理存在的问题，从实际出发，提出以下几个改善方法：（1）加强办公室档案管理的意识。办公室的负责人要高度重视档案管理的这项工作，设立专门的档案管理人员负责办公室档案管理的事务。负责人要定期对单位的档案管理工作进行检查，对执行不到位的地方要及时指正。在办公室内部引导所有员工重视档案管理工作，要求全部员工配合管理人员的档案管理工作，同时为档案管理工作的开展创造良好的环境。要定期的给相关管理人员提供专业的培训，并对他们的管理能力进行考核，提高他们的专业性，增加他们的对办公室档案的责任心。（2）建立完善的档案管理制度。综合办公室档案的管理应该建立在完善的管理制度之上，加强制度建设，建立良性运行机制，是开展办公室档案管理工作的关键和保证。首先，要建立登记、统计、考核、评价、奖励等管理制度。其次，要建立惩罚和激励机制。惩罚和激励机制能促使档案管理工作者产生紧迫感和危机感，积极提高档案管理能力和水平。办公室档案的管理制度需要根据档案管理工作的特点进行制定，要注意制度的实用性和可操作性，才能充分发挥制度的指导监督作用。办公室档案管理制度是指导档案管理人员采用正确方式进行管理的标准，档案的管理不仅要建立具有约束力的管理条例，同时要制定奖惩制度来引导员工，有序推进综合办公室各种档案的管理工作。（3）提高办公室档案管理人员的专业水平。办公室档案管理人员的专业水平直接影响档案工作的质量。要使档案管理人员适应档案工作者工作的需要，首先要充分发挥档案工作者的主动性和创造性，努力提高档案工作者的知识水平和管理能力。随着设备的现代化、档案种类和载体的多样化、管理方法的不断改革，对档案工作人员的专业知识、科学知识和管理操作能力提出了新的更高的要求。办公室档案管理工作要求管理人员必须具备专业知识，因此要根据实际情况，为档案管理人员提供与档案管理相关的专业知识培训，提高他们的档案管理水平，另外要加强员工工作责任心的培养，建立有效的监督机制来规范档案管理人员的日常工作，同时鼓励员工借鉴其他优秀的工作经验，以弥补管理人员管理经验不足的问题。（4）加强档案管理人员的管理能力考核。为了进一步提高档案管理人员对办公室档案管理的认识，要通过多种形式开展有关办公室档案管理规定的宣传教育，使办公室档案管理人员充分认识到做好档案管理工作是自己的法律责任和义务，增强档案管理意识，为提高工作效率创造条件。将档案资料的积累纳入档案管理人员责任制，加强档案资料的控制和积累，并进行检查考核，做到奖惩分明。要建立档案管理机构领导制度，加强对办公室档案工作的领导、指导、检查和考核，不断提高办公室档案管理水平。综合办公室要加强对档案管理人员工作的考核，考核管理人员的工作质量以及工作效率。（5）采用信息化的管理平台对档案进行管理。鉴于传统管理方式的各种弊端，综合办公室档案管理应采用信息管理模式，即结合相对先进的信息技术，以网络为管理平台，对办公室的档案信息资源进行更加科学的管理和开发。确办公室档案管理能够有效地为企业的生产经营提供更好的服务。办公室档案管理信息化可以有效保证办公室各部门工作人员通过计算机或网络技术提供准确的数字信息，对企业的生存和发展产生积极的影响，并能为企业经济效益的最大化提供更好的保障。通过对传统的办公室档案管理的方式进行升级，使办公室的档案管理变得更加高效，减轻管理人员的工作负担。
5结束语
综合办公室档案的有序管理可以极大地提高工作效率，可以有效地保证办公室档案信息的安全保密，能够最大限度地保证档案信息的开发利用，有效降低工作人员的工作强度，对企业的发展有着积极的意义。本文介绍了综合办公室档案管理的特点，分析了办公室档案在管理过程中存在的问题，并提出了一些解决思路，可为综合办公室的档案管理工作提供理论借鉴意义。
参考文献
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作者:景倩 单位:中铁二十局集团第六工程有限公司
